ВВЕДЕНИЕ 

     Актуальность. Создание в нашей стране правового  государства с эффективно работающими  институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки  и образования обуславливается  не только всесторонним и полноценным  юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

     При написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников. К первой категории следует отнести законодательные акты РФ, приказы МВД РФ, регламентирующие деятельность отдела внутренних дел¹. Во вторую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации². В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации³.

     Ко  второй категории изданий относится  научная литература. Отечественным  документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем  знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А.⁴, Санкиной Л.В., Лихачева М.Т. и др.)⁵.Особое внимание при написании дипломной работы уделялось рассмотрению и изучению учебных пособий Кузнецовой Т.В.В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и без документационное обслуживание⁶.

       Целью исследования является анализ системы документооборота участковых пунктов милиции и разработка рациональных предложений по ее совершенствованию. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

          -изучить литературу по теме исследования;

     -проанализировать механизм регистрации документов;

     -перечислить методы составления документов;

     -выделить особенности внутреннего  документооборота организаций;

     Глава 1. Принципы и создание документов в участковом пункте милиции

1. Организация работы с документами

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения.

     Обновление  стандарта ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары⁷. Стандарт стал составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

     · государственное это или негосударственное  предприятие;

     · каким видом деятельности занимается предприятие;

     · как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

     Что же нового предусмотрено в стандарте?

     Пожалуй, самое главное содержится в его  введении - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.

     Число реквизитов документов стало больше: 30 вместо 29. В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

     Как теперь должны располагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа  можно увидеть на приведенном  образце.

     Отметка о контроле, ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

     Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные - не менее 20 мм.

В грифе  утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж - утверждено приказ).

     Косметическим изменениям подвергся реквизит »отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу⁸.

     Изменилось расположение отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу.⁹

     Все остальные реквизиты существенно  не изменились.

     К достоинствам нового стандарта, как  это не парадоксально, можно отнести небольшое количество изменений. Сохраняется определенная преемственность и стабильность. В качестве сравнения можно привести международный опыт. Правила составления документов в западном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, с небольшими изменениями, сохранились до наших дней¹⁰.

     Выполнение  единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.

     В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки¹¹. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году « Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения « уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело»¹².

     Делопроизводство и архивное дело. Термины установил определение понятия « документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

     Основными правилами организации документооборота являются: - оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; - максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); - порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей¹³.  

     Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.

     Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.

     В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п.¹⁴ 

      В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

     Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы.

     Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации). Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

       К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

     Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

     Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.  

     При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел¹⁵.

     Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 06 - индекс структурного подразделения; 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре; 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. Исключением являются индексы распорядительных документов.

      Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов.

     Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение)¹⁶.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2 Организация документооборота участкового пункта милиции

2.1 Организационно- распорядительные документы

             Отдел организации деятельности участковых уполномоченных милиции (ООД УУМ) является структурным подразделением милиции общественной безопасности обеспечивающим деятельность участковых уполномоченных милиции. 

     В задачи ООД УУМ входят:

     - обеспечение безопасности личности, общественной безопасности, охрана собственности, общественного порядка;

     - выявление, предупреждение и пресечение преступлений и административных правонарушений;

     - раскрытие преступлений, по делам о которых производство предварительного следствия не обязательно;

     - розыск отдельных категорий лиц, установление места нахождения которых отнесено к компетенции милиции общественной безопасности.

     В состав ООД УУМ входят:

     - начальник ООД УУМ, непосредственно  подчиняющийся начальнику МОБ;

     - старшие участковые уполномоченные  милиции (Ст. УУМ), непосредственно подчиняющиеся начальнику ООД УУМ;

     - участковые уполномоченные милиции  (УУМ), подчиняющиеся начальнику ООД УУМ.

     Прием поступающих документов осуществляется участковыми уполномоченными милиции от граждан, проживающих на территории административного участка, либо документы поступают с дежурной части по распределению по зональному признаку. Следует отметить, что практически любое сообщение о преступлении и иной информации о совершенных правонарушениях после регистрации в Книге учета совершенных преступлений или Журнале учета информации, а, следовательно, входящий документ, анализируется и обрабатывается ООД УУМ, в частности участковыми уполномоченными милиции, а это первоначальный и, соответственно, важный для рациональной организации документооборота этап документопотока в РОВД¹⁷.

     Таким образом, документооборот ООД УУМ  занимает место узлового звена системы делопроизводства УВД. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами в ООД УУМ, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность УВД в целом.

     Документооборот ООД УУМ практически не отличается от обычных организаций военного типа и попадает под современную  классификацию. Однако в ООД УУМ имеется большое число документов с грифами «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО», «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ».

     Важно отметить, что специфической особенностью документооборота ООД УУМ является наличие неформальных информационных связей наряду с документированной информацией. Как правило, это оперативная информация, субъективное мнение, собственные позиции, обмен опыта между сотрудниками УВД и пр. Неформальная информация в зависимости от обстоятельств дела может послужить в своем роде катализатором разрешения дела или, наоборот, замедлить процесс его рассмотрения. Ввиду этого представляется целесообразным также включить данный документопоток в состав анализируемого в ООД УУМ документооборота. Основываясь на данных, характеризующих качественные характеристики документопотоков, представляется возможным разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков¹⁸.

     Документооборот ООД УУМ делится на несколько  документопотоков: входящий, исходящий, внутренний.

          Входящий документопоток складывается из:

     - документов вышестоящих организаций (МВД, ОВД, УВД АО и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, приказы и распоряжения, которые являются основанием для начальника в организации службы участковых уполномоченных милиции¹⁹;

     - документов от не соподчиненных организаций, направляемых с целью консультирования, получения информации и др.;

     - обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

     Исходящий документопоток  состоит из документов, создаваемых в  и отправляемых за его пределы. Исходящие документы ООД УУМ создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. информация о гражданах, проживающих на территории административного участка или об исполнении и состоянии запрашиваемого дела. Как правило, запросы поступают в ООД УУМ от таких организаций, как ЖЭК, ПВС и др. Также к исходящим документам ООД УУМ относятся сопроводительные письма, отправляемые заявителю вместе с копией решения²⁰.

     Внутренний  документопоток  составляют документы, создаваемые и используемые выходящие за его пределы. К ним относятся организационные документы, определяющие правила выполнения отдельных видов деятельности - расписания дежурств, схема расстановки оперативных групп, сроки сдач дел и др. Самостоятельные группы внутреннего документопотока ООД УУМ составляют плановые и отчетные документы Ст. УУМ и УУМ, документы по учету личного состава.

2.2 Контроль и сохранность документов

  Организация  хранения конфиденциальных документов  должна исключать  возможность  несанкционированного доступа к  ним.

         Все документы, дела и издания,  имеющие гриф конфиденциальности,   должны храниться в служебных  помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

 Помещения,  в которых хранятся конфиденциальные  документы должны отвечать требованиям  внутри объектного режима, обеспечивающего  физическую сохранность находящейся  в них документации.

         Основной принцип хранения конфиденциальных документов – персональная ответственность сотрудника предприятия, ответственного за работу с конфиденциальными документами, а также исполнителей за их сохранность.

         Дела, выдаваемые исполнителю, подлежат  возврату в подразделение делопроизводства службы безопасности (СБ) в тот же день. При необходимости, с разрешения начальника подразделения делопроизводства СБ или уполномоченного СБ они могут находиться у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

За каждым исполнителем закрепляется сейф, в  котором исполнитель хранит   числящиеся за ним документы. Конфиденциальные документы до завершения исполнения хранятся в сейфах исполнителей.

     Сейфы должны иметь надежные  индивидуальные запоры и опечатываться. 

 Ко  всем сейфам необходимо иметь  по два экземпляра ключей. Руководитель  структурного подразделения хранит  ключи исполнителей в своем  сейфе. Ключ от сейфа в опечатанном  пенале руководитель в конце рабочего дня сдает сотруднику охраны. Запасные ключи от всех сейфов хранятся у сотрудника предприятия.

          Выносить ключ за пределы служебного  помещения не разрешается.

При вскрытии сейфов должно присутствовать то лицо, которое отвечает за хранение документов. При его отсутствии сейф вскрывается комиссией с составлением акта.

         При отсутствии возможности обеспечить  каждого исполнителя сейфом, может  применяться сейф на нескольких  исполнителей. В этом случае каждая  полка сейфа должна быть снабжена дверцей с замком, а общий ключ находится у руководителя структурного подразделения.

 Работа  с конфиденциальными документами  выполняется только в служебных  помещениях.

      При работе с документами исполнитель  должен иметь на рабочем столе  только те документы, которые необходимы в данное время. Остальные документы необходимо хранить в сейфе, которые должны быть закрыты, ключи от них убраны.

 Для  работы вне служебных помещений  необходимо разрешение руководителя  предприятия или структурного  подразделения²¹.

      Запрещается хранение конфиденциальных  документов с какими-либо другими  документами, хранение конфиденциальных  документов, в том числе и во  время работы с ними, в ящиках  стола, шкафах и т.п. не предназначенных  для хранения подобного рода  документов.

         При временном выходе из рабочей  комнаты работник должен убрать  все документы в сейф и закрыть  его. При выходе из комнаты  всех исполнителей дверь закрывается  на замок.

 Открывать  окна во время работы с конфиденциальными  документами возможно, если они оборудованы сетками и, если исключается возможность просмотра документов с улицы.

        Каждый исполнитель прежде, чем  закончить работу обязан:

проверить и удостовериться в наличии всех документов, числящихся за ним по описи  документов, находящихся у исполнителя.  

убрать  документы в сейф, опечатать его  и сдать ключ под расписку руководителю структурного подразделения.

           Документы, дела и издания могут  передаваться другим сотрудникам,  допущенным к этим документам, только через делопроизводство  или уполномоченного .

            Запрещается изъятия из дел  или перемещение документов из  одного дела в другое без  санкции руководителя делопроизводства  или уполномоченного , осуществляющего  их учет.

          Уничтожение документов  производится комиссией в составе не менее трех человек с составлением акта²².

2.3 Передача документов в архив