Делопроизводство в системе управления персоналом

Министерство общего и  профессионального образования

Свердловской области

ГБОУ СПО СО  «Первоуральский  металлургический колледж»

 

 

 

 

Специальность:

080501«Менеджмент»

 

 

 

Курсовая работа по дисциплине управление персоналом на тему:

«Делопроизводство в системе управления персоналом»

 

 

 

Исполнитель:

студентка

Руководитель:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

«Первоуральск» 2012

 

 

Содержание

Введение ………………………………………………………………………………..…3

Глава I. Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом…………………………………………………………………..5

1.1 Законодательное регулирование  кадрового делопроизводства…………………....5

1.2 Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом…………………...6

1.3 Роль системы кадрового  делопроизводства в системе управления  персоналом..11

1.4 Общие нормы организации  документационного обеспечения  системы управления персоналом…………………………………………………………………13

Глава II.  Анализ системы документационного управления персоналом

в МЭС Урала……………………………………………………………………………..19

2.1.Характеристика управления персоналом в МЭС Урала………………………….19

2.2 Оценка состояния системы  документационного обеспечения  управления персоналом в МЭС Урала……………………………………………………………….24

Заключение…………………………………………………………………………….…32

Список используемой литературы……………………………………………………...34

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность исследования. В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер.

К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В связи с этим необходимость  исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом актуальна.

Теоретической и методологической основой исследования курсовой работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

Целью курсовой работы - анализ и исследование системы документационного обеспечения управления персоналом.

Для достижения цели работы были обозначены следующие задачи:

1. Исследовать теоретические  основы системы документационного  обеспечения управления персоналом.

2. Ознакомиться с основными понятиями системы документационного обеспечения, рассмотреть структуру и место в системе управления персоналом

3. Определить роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом.

4. Ознакомиться с  нормами  организации документационного  обеспечения системы управления  персоналом.

5. Провести анализ системы документационного управления персоналом

в МЭС Урала.

6. Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом.

1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства

Современное законодательство требует  от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные  аспекты трудовых отношений с  работниками. Разрабатывают и оформляют  такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с  юристами.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому  кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового  права.

За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической  ответственности.

Методические документы по управленческому  труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие  документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации  работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные  стандарты.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной  архивной службой, дает исчерпывающий  список внутренних документов, а также  регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической  значимости.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена  типовая форма первичных учетных  документов, то предприятие вправе разработать форму документа  самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.

Предприятие имеет право при  необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные  формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.).

При заполнении унифицированных или  самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно  заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных  документов.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.

1.2 Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом

 

Документационное обеспечение  управления является важной составной  частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно  влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого  решения состоит из: получения  информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы  самым тесным образом связаны  с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение  управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел  в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию  благодаря активному внедрению  в сферу работы с документами  средств вычислительной техники  и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее  удобен в употреблении, так как  он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности  его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня  как синонимы.

Тем не менее, между данными  терминами все-таки существуют некоторые  различия.

Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда  речь идет о компьютерных технологиях  работы с документами.

Термин "делопроизводство" преимущественно используется при  описании организационной стороны  и традиционных приемов работы с  документами.

Документационное обеспечение  управления (ДОУ) - вид обеспечения  управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и  управляющих воздействий по изменению  ее состояния.

Основой документационного  обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Определение документационного  обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой  отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных  и взаимодополняющих направления:

• документирование
• организация работы с документами (управление документацией предприятия)

По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб  всеми документами, составленными  в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным  подразделениям компаний и прочим субъектам  за пределами организации .

Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

В рамках системного подхода  организация - это социально-экономическая  целостная система, и как всякая целостная система обладает известным  количеством конкретных компонентов, частей.

Система управления любой  организацией включает в себя как  обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

Однако, по мнению А. Петрова  и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом.

Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

К свойствам системы документационного  обеспечения управления персонала  относятся:

• наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;
• наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;
• расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;
• наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

При этом основными задачами документационного обеспечения  управления являются:

1) Сокращение информационных  потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения  и удешевления процессов сбора,  обработки и передачи информации  с помощью новейших технологий  автоматизации этих процессов.

С ростом масштабов предприятия  и численности его сотрудников  вопрос об эффективности документационного  обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

• руководство теряет целостную картину происходящего;
• структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;
• это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
• приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
• для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
• оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает  расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли  или увеличения дефицита государственного бюджета.

Таким образом, система документационного  обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления  управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

1) Документирование представляет  собой создание документов, т.  е. их составление оформление  согласование и изготовление.

2) Организация работы  с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения  и использования документов.

3) Систематизация архивного  хранения документов - определение  правил хранения создаваемой  в организации информации, ее  поиска и использования для  поддержки принятия управленческих  и других решений.

От технологии организации  работы с документами и от качества создаваемых документов зависит  не только оперативность и эффективность  управленческих решений, но и общие  показатели результатов деятельности организации.

Без налаженной системы документационного  обеспечения управления трудно построить  эффективное управление.

 

1.3 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом

 

Любой работодатель, вне  зависимости от того, юридическое  или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами  организации труда, управления трудовыми  отношениями и регламентированием этих процессов.

Управленческая деятельность в области управления персоналом в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением в процесс  управления значительного числа  участников, определенной последовательностью  подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается  как в документировании, так и  в соответствующем управлении документами.

Наглядным результатом регламентирования  у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов  управления персоналом и подразумевает  организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования  у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая  трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии  и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают  документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• предоставление отпуска;
• увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все  работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку:

• локальных нормативных актов,
• документов по управлению персоналом и охране труда,
• первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,
• учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших  знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что  любой кадровый документ имеет юридическую  и даже коммерческую ценность.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально  оформить трудовые отношения и формализовать  кадровые процедуры, но и решить множество  других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может  выступать в качестве письменного  доказательства, и ее отсутствие может  привести к неблагоприятному для  работодателя исходу дела .

Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко  регламентировать взаимоотношения  работодателя и работника, права  и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально  закрепить единые принципы корпоративных  отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

 

1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом

 

Основными исходными данными  для правового регулирования  документационного обеспечения  системы управления персоналом предприятия  являются: Конституция (Основной Закон) РФ; Трудовой Кодекс; Указы президента Российской Федерации; постановления Правительства РФ по труду и социальным вопросам; генеральные, региональные, отраслевые тарифные, профессионально тарифные, территориальные и иные соглашения; устав организации; договор учредителей организации; философия организации; коллективный договор, правила внутреннего распорядка, положения и подразделениях.

Документационное обеспечение - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному  обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может  либо осуществляться непосредственно  в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных  стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в  области документов и делопроизводства являются:

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ Р. 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.

В настоящее время документы  составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных  и машиночитаемых документов, предназначенных  для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации

плановой (плановые задания  по кадровым вопросам, заявки на молодых  специалистов, наряды, плановые расчеты  по численности, оплате труда и т.п.);

первичной учетной (по учету  труда и заработной платы);

отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и  т.п.);

по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному  страхованию и т.п.);

организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

Каждое подразделение  службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному  назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется  ряд документов в соответствии с  вышеприведенной классификацией: проекты  приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации  характер. Порядок работы с ней  регулируется внутренними правилами  и положениями. Особое внимание уделяется  контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Особенностью нынешнего  этапа является то, что если в  кадровых службах государственных  учреждений и предприятий сохраняются  традиции обязательного строгого и  четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто  недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость  создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны  считать документацию, возникающую  в деятельности этих организаций, частной  собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются  установленные государством правила  ведения делопроизводства и сдачи  документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений, общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. Следует учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.