Делопроизводство в кадровой службе

Оглавление

Введение 3

1. Документирование трудовых правоотношений 5

2. Ведение трудовых книжек 7

2.1. Оформление трудовых книжек 8

2.2. Заполнение сведений о работе 11

2.3. Заполнение   сведений о награждении 12

2.4. Заполнение сведений об увольнении 12

2.5. Дубликат трудовой книжки 19

2.6. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) 22

2.7. Вкладыш в трудовую книжку 23

2.8. Учет и хранение трудовых книжек 23

2.9. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек 25

2.10. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей 25

3. Защита персональных данных работников в кадровой службе 26

Заключение 30

Список использованной литературы: 31

Введение

В данной работе я рассмотрю  историю возникновения трудовой книжки как таковой, основные правила  её ведения, а так же учёт и хранение.

Тема достаточно актуальна, на мой взгляд, так как трудовая книжка это единственный личный документ, в котором последовательно фиксируются  факты трудовой деятельности, рост квалификации, изменение служебного положения, причины увольнения работника  с мест прежней работы. Трудовая книжка – это маленький, но очень  важный документ не только для работающего  гражданина, но и для гражданина пенсионного и пред пенсионного возраста, так как анализ трудовых книжек проводят и Пенсионные фонды для начисления и перерасчёта пенсий.

Так же трудовая книжка важна  при устройстве на работу, ведь анализ данных из трудовой книжки позволяет  работодателю сделать вывод о  соответствии опыта работы требованиям, предъявляемым в организации  к данной должности.

Впервые в нашей стране трудовая книжка была введена в 1939 г. Тогда же были установлены статус трудовой книжки, порядок ее заполнения, ведения и хранения, ее форма. С 1975 г. начали действовать новые правила оформления трудовой книжки, изменилась и ее форма. Однако всегда сохранялось правило, согласно которому заведенная на работника трудовая книжка не подлежала обмену на вновь вводимые формы. С 1 января 2004 г. введены в действие трудовые книжки нового образца. Трудовые книжки, заведенные ранее этой даты, остаются действительными и обмену на новые не подлежат.

Таким образом, в настоящее время работникам кадровых служб приходится заполнять трудовые книжки разных образцов.

Порядок работы с трудовыми книжками установлен ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Инструкция зарегистрирована в Минюсте России 11,11.2003, № 5219. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку установлен приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н "О Трудовых книжках".

Действовавшая ранее Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. Госкомтрудом СССР 20.06.1974 № 162 (в ред. от 19.10.1990) отменена указанным постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69.

1. Документирование  трудовых правоотношений

Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная  информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. За счет более  совершенной системы документационного  обеспечения управления достигается  более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор  на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более  четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия  должно учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни  человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также  ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового  кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что  документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для  администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет  не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и  его оформление в соответствии с  действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической  силы. Именно ошибки, допускаемые при  подготовке документов, отсутствие в  них отдельных реквизитов или  неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче  в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового  кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в  жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение  по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении  граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять  особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все  особенности работы с кадровыми  документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько  профессионально организованно  ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

2. Ведение трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника .Порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей регулируется «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением правительства РФ от 16.04.2003г.№225, а порядок заполнения трудовых книжек (вкладышей к ним)- «Инструкцией по заполнению трудовых книжек»,утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69.

 Работодатель (за исключением  работодателей - физических лиц)  обязан вести трудовую книжку  на каждого работника, проработавшего  в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации  является для работника основной.  

Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а  также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

 В трудовую книжку  вносятся сведения:

• о работнике¹,
• выполняемой им работе,
• переводе на другую постоянную работу ,
• об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора,
• сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

 Трудовые книжки ведутся  на государственном языке Российской  Федерации, а на территории  республики в составе Российской  Федерации, установившей свой  государственный язык, оформление  трудовых книжек может наряду  с государственным языком Российской  Федерации вестись и на государственном  языке этой республики.  Работодатель  обязан по письменному заявлению  работника не позднее трех  дней со дня его подачи выдать  работнику копию трудовой книжки  или заверенную в установленном  порядке выписку из трудовой  книжки.

1.   Оформление трудовых книжек

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, как это предусмотрено правилами, утвержденными постановлением правительства  РФ от 16.04.2003 №225,службой персонала  осуществляется в присутствии работника  не позднее недельного срока со дня  приема на работу.  В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие  сведения о работнике:  

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании  паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность;  

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных  знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или  специальной подготовки).

Перечисленные сведения указываются  на первой странице (титульном листе) трудовой книжки с соблюдением следующих  требований:

• фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами,
• дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
• запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);²
• профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
• После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный  лист) трудовой книжки подписывает  также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась  трудовая книжка. Изменения записей  в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении  брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со  ссылкой  на  их  номер  и  дату. 
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Все записи о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а  также о награждении, произведенном  работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при  увольнении - в день увольнения и  должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).  Все записи в трудовой книжке производятся без  каких-либо сокращений и имеют в  пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.  С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

2. Заполнение  сведений о работе

Заполнение сведений о работе начинается с внесения в  графу 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки (в виде заголовка) полного и (при наличии) сокращенного наименования предприятия. Под этим заголовком в графе 1 раздела указывается порядковый номер вносимой записи (например, «1.»), а в графе 2 раздела—дата приема работника на работу (см. выше). Далее в графе 3 раздела указываются сведения о принятии на работу (назначении в структурное подразделение предприятия — с указанием его конкретного наименования, если в трудовом договоре, заключенном с работником, имеется условие о работе в конкретном структурном подразделении), а также о наименовании должности (работы, порученной работнику в соответствии с трудовым договором), профессии (специальности) работника с указанием квалификации (разряда, категории). В графе 4 раздела указываются дата и номер (знак «№» и порядковый номер, присвоенный в соответствии с принятой на предприятии системой регистрации документов) приказа (распоряжения) работодателя о приеме работника на работу.

Если в период работы на предприятии работнику  присваивается новый квалификационный разряд (категория), устанавливается вторая (и последующие) профессия, то запись об этом в установленном порядке вносится в трудовую книжку. Например, инженеру по автоматизированным системам управления производством была установлена вторая профессия — инженер по защите информации — с присвоением 2-й квалификационной категории. В этом случае в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки вносятся следующие сведения: в графу 1 — порядковый номер записи, в графу 2 — дата установления второй профессии, в графе 3 указывается: «Установлена вторая профессия — инженер по защите информации — с присвоением 2-й квалификационной категории», а в графе 4 — наименование соответствующего удостоверения, его даты и номера.

3. Заполнение   сведений о награждении

Заполнение сведений о награждении работника производится в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 3 раздела указывается (в виде заголовка) полное и (при наличии) сокращенное наименование предприятия;
• в графе 1 раздела указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 раздела указывается дата награждения;
• в графе 3 раздела указывается, кем, за какие достижения и какой наградой награжден работник;
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого 
  вносятся в трудовую книжку сведения о награждении, с указанием его наименования, даты и номера.

4. Заполнение  сведений об увольнении

Особой регламентации  подлежит порядок совершения записей  о прекращении действия заключенного с работником предприятия трудового договора. В общем случае заполнение сведений об увольнении работника производится в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 раздела указывается дата увольнения;
• в графе 3 раздела указывается причина увольнения;
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносятся в трудовую книжку сведения об увольнении, с указанием его наименования, даты и номера.

Например, при  прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением численности работников предприятия 22 марта 2004 года определено как последний день работы на предприятии данного работника. В этом случае в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки вносятся следующие сведения: в графу 1 — порядковый номер записи, в графу 2 — дата увольнения, в графе 3 указывается: «Уволен по сокращению численности работников предприятия в соответствии с пунктом 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого уволен работник.

При прекращении  трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи, например: «Уволен по соглашению сторон в соответствии с пунктом 1 статьи 77 Трудового кодекса 1     Российской Федерации».

При прекращении  трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные предусмотренные законодательством основания прекращения трудового договора по инициативе работодателя, например: «Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне в соответствии с пунктом 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении  трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ, например: «Уволен в связи с неизбранием на должность в соответствии с пунктом 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении  трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса (иного федерального закона), например: «Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы в соответствии с пунктом 2 статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации».

При прекращении  трудового договора по инициативе работника  по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием соответствующих причин, например: «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением на дневное отделение учебного заведения высшего профессионального образования в соответствии с пунктом 3 статьи 77 и статьей 80 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении  трудового договора в связи с  переходом работника на выборную работу (должность) запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием соответствующих причин, например: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в... (указать наименование предприятия) в соответствии с пунктом 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении  действия трудового договора в связи  с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю в графе 3 раздела «Сведения о работе», помимо иных необходимых сведений, прежним работодателем указывается, в каком порядке осуществляется перевод — по просьбе работника или с его согласия (в соответствии с пунктом 5 статьи 77 ТК РФ). При приеме работника на работу в порядке перевода в графе 3 раздела «Сведения о работе», помимо иных необходимых сведений, новым работодателем указывается, что работник принят на работу (должность) в порядке перевода.

При прекращении  трудового договора в связи с  осуждением работника предприятия в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность указанный работник лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

В трудовые книжки работников предприятия из числа  лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, по окончании фактического срока отбытия наказания, устанавливаемого по справкам органов внутренних дел, вносится (по месту работы) запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Заполнение соответствующих сведений производится в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 раздела указывается дата записи;
• в графе 3 раздела указывается период, не засчитываемый в непрерывный трудовой стаж, например: «Время работы с 00.00.0000 по 00.00.0000 не засчитывается в не 
  прерывный трудовой стаж»;
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносятся в трудовую книжку соответствующие сведения (например, приговор суда, вступивший в законную силу), его дата и номер.

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится (по последнему месту работы) запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа).

Заполнение соответствующих  сведений производится в разделе  «Сведения о работе» трудовой книжки в следующей последовательности: 
 • в графе 1 указывается порядковый номер записи;

• в графе 2 раздела указывается дата записи;
• в графе 3 раздела указывается дата, начиная с которой  восстанавливается не прерывный трудовой стаж, например: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с 00.00.0000»;
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносятся в трудовую книжку соответствующие сведения (например, определение суда, вступившее в законную силу), его дата и номер.

Записи, ранее  внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления (за отсутствием в деянии состава преступления либо за недоказанностью их участия в совершении преступления), признаются недействительными¹. Оформление соответствующих записей производится в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 раздела указывается дата записи;
• в графе 3 раздела указывается: «Запись за номером таким-то недействительна»,после чего в графу вносится правильная запись;
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносится в трудовую книжку правильная запись (например, приказа или распоряжения работодателя), а также его дата и номер.

При изменении  формулировки причины прекращения  трудового договора в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки также оформляется соответствующая запись, например: «Запись, за номером таким-то недействительна. Уволен... (указывается правильная формулировка)». В графе 4 этого же раздела указывается наименование документа, на основании которого вносится в трудовую книжку правильная формулировка.

Работник предприятия  должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке с каждой вносимой в его трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. В процессе ведения в трудовую книжку, кроме того, вносятся (с указанием соответствующих документов) записи о времени военной службы работника в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» (о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах) и о времени обучения работника на курсах (в школах) по повышению квалификации (по переквалификации и подготовке кадров).

По желанию  работника в трудовую книжку по месту  его основной работы на основании соответствующего документа могут быть внесены сведения, подтверждающие его работу по совместительству. Заполнение соответствующих сведений производится в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в следующей последовательности:

• в графе 1 указывается порядковый номер записи;
• в графе 2 раздела указывается дата приема работника на работу в качестве совместителя;
• в графе 3 раздела указываются сведения о принятии (назначении) работника в качестве совместителя в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, а также наименование должности (специальности, профессии с указанием квалификации);
• в графе 4 раздела указывается наименование документа, на основании которого вносится в трудовую книжку соответствующая запись, а также его дата и номер.

В необходимых  случаях на основании соответствующих  документов в трудовую книжку могут  вноситься исправления. Так, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника предприятия может производиться на основании сведений их паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении-фамилии, имени, отчества и других соответствующих документов. Оформление соответствующих исправлений производится в следующей последовательности:

• одной чертой зачеркивается прежняя запись (например, фамилия   при смене фамилии при вступлении работника в брак);
• на свободном месте в непосредственной близости от зачеркнутой записи оформляется новая запись (например, новая фамилия);
• на внутренней стороне обложки трудовой книжки оформляются ссылки на соответствующие документы, заверяемые подписью работодателя (уполномоченного им должностного лица) и печатью предприятия.

Изменение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей об образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения имеющихся записей (если таковые имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. Исправленные в трудовой книжке сведения во всех случаях должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены.

Если за время работы работника  на предприятии его наименование изменилось, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Предприятие такое-то с 00.00.0000 переименовано в предприятие такое-то». В графе 4 этого же раздела указывается наименование документа, на основании которого вносится в трудовую книжку соответствующая запись, а также его дата и номер.