Введение

      Термин   «делопроизводство» характеризует   совокупность работ   по

документированию  управленческой деятельности учреждений и организации в  них документов. Понятием «документ» определяется  информация, записанная  любым способом на любом материале, изданная или полученная  любым  физическим  или юридическим лицом, в  любой  организации   для   использования в своей деятельности. Таким   образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически  взаимосвязаны.

      Решение проблем управления  документацией  в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. Первый этап 1970-1980гг. В  это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело.

      Однако  второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

       Отдел кадров традиционно представлял  собой самостоятельное  структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю  предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости  от  вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

       В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений  и  конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

       Документированная информация составляет основу управления, его

эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала  полноценным ресурсом производства, важным  элементом социальной  и политической  жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

       В современных условиях для повышения эффективности управления   необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как  всякое управленческое  решение всегда базируется на  информации, на служебном документе.

       Организация работы с документами  влияет  на  качество  работы  аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация  представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

       Во  время рыночных отношений немаловажное значение придается  механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.

       Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки  в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За  счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

       Работа  любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные

части, вплоть до простейших операций. На продуманных, правильно организованных операциях и строится полная цепочка научно-организационной работы.

      Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих  – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен   уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

      К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

      Вместе  с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами  –  важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

      Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей  организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. 
 

1. Организация кадровой  службы

      Классическая  форма  организации  кадровой  службы  на  предприятии   – создание отдела кадров. Его численный состав и структура во  многом  зависят от масштабов  предприятия  и  способов  достижения  поставленных  перед  ним целей.

      Организация любого предприятия начинается с составления  положения,  в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

1.1. Положение об отделе  кадров

      Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

- общие  положения;

- задачи;

- структура;

- функции;

- взаимоотношения  с другими подразделениями предприятия;

- права;

- ответственность.

      В разделе «Общие  положения»  закреплены  подчиненность  отдела  кадров директору предприятия.

      Раздел  «Задачи» содержит четко сформулированные направления

деятельности  отдела кадров, важнейшими из которых  являются организация

работы  по обеспечению подбора, расстановки, использованию  рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание

кадрового резерва; организация системы учета  кадров.

      В разделе «Структура» указан порядок  разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы  и  закрепленные за ними подразделения отдела.

      В разделе «Функции» рассмотрены  функциональные обязанности  в  области кадровой работы, в частности:

- разработка  планов комплектования кадров  в соответствии  с  программой  развития предприятия;

- оформление  приема, перевода и увольнения  работников в соответствии  с трудовым законодательством;

-  учет  личного состава предприятия;

- хранение  и  заполнение  трудовых  книжек,  ведение  документации  по делопроизводству;

- контроль  за  исполнением  руководителями  подразделений  приказов  и распоряжений по работе с личным составом;

- изучение  движения  кадров,  анализ  текучести  кадров,   разработка мероприятий по ее устранению;

- анализ  состава, деловых качеств специалистов  предприятия с  целью  их рационального использования;

- создание  условий для повышения образовательного  и  квалификационного уровня специалистов;

- работа  по созданию резерва на выдвижение;

- подготовка  предложений  по  улучшению   расстановки  и  использованию рабочих;

- подготовка  и систематизация материалов  для аттестационной комиссии;

- подготовка  материалов  для  предоставления  рабочих,  специалистов  и служащих к поощрению и награждению;

- принятие  мер по трудоустройству высвобождаемых  работников;

- осуществления  контроля и инструктажа работников  отдела кадров;

- организация  контроля  за  состоянием  трудовой  дисциплины  и  правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение  всей отчетности по кадровым  вопросам.

      Раздел  «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень  документов,  которые  поступают  в отдел кадров,  и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

      От  производственных подразделений отдел  кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

      Из  отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины,  копии  приказов  о  приеме,  перемещении внутри  предприятия,  увольнении  рабочих и служащих,   изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам  трудовой дисциплины.

      От  бухгалтерии  отдел  кадров  получает  штатное  расписание,  расчеты потребности в рабочей  силе,  справки  о  заработной  плате  для  оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

      В  бухгалтерию  отдел  кадров   представляет   сведения   о   списочной численности работников, прогулах, текучести кадров,  табель  учета  рабочего времени, проекты приказов о приеме,  перемещении  и  увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для  оплаты, сведения о приеме, перемещении,  увольнении   и   очередных   отпусках   работников предприятия.

      В юридический  отдел  из  отдела  кадров  направляются  на  визирование приказы по личному составу.

      В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми  наделен  отдел кадров, в частности:

- право  требовать от всех  подразделений   предприятия  необходимых   для полноценной работы отдела кадров материалов;

-  право   принимать  работников   предприятия   по   вопросам   приема, перемещения и увольнения;

- право осуществлять связь с другими организациями по вопросам  подбора кадров;

- право  требовать от других подразделений  обязательного выполнения  тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

      В  разделе  «Ответственность»  установлена  ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и  ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

1.2. Должностные инструкции  сотрудников отдела  кадров

      Любая должностная инструкция работника предприятия имеет  три  раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и  требования  к  квалификации по разрядам оплаты.

      Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

- руководство  работой отдела;

- обеспечение  выполнения работ;

-  разработка  необходимой  документации,  предложений,   рекомендаций, инструкций;

- обеспечение  рационального использования  материальных,  финансовых  и технических средств;

- проведение  работ  по  защите  информации,  составляющей  коммерческую тайну;

- обеспечение  рационального распределения   нагрузки  между  работниками отдела;

- создание  условий для роста и повышения  квалификации персонала;

-  контроль  соблюдения  работниками   правил   внутреннего   трудового распорядка,  правил   и   норм   охраны   труда   и   противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

- внесение  предложений о поощрении отличившихся  работников,  наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

- обеспечение  составления уставной отчетности.

      Начальник отдела кадров должен знать:

-  постановления,   распоряжения,   приказы,   другие   руководящие   и нормативные  документы  вышестоящих  и  других  органов,   касающиеся деятельности отдела;

- нормативные  акты и методические  рекомендации,  определяющие  порядок проведения работ в отделе;

- основы  экономики, организации труда  и управления;

- правила  внутреннего трудового распорядка;

- правила  и нормы охраны труда, техники  безопасности,  производственной санитарии и противопожарной защиты.

      Численный  состав  отдела  кадров  и  перечень  видов  основных   работ определяется численностью работающих в организации.

2. Состав кадровой  документации

      Задачи  управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при  наличии  совершенной  системы информационного   обеспечения   работы   с   кадрами,   которая  включает многочисленные информационные  показатели  и  постоянно  совершенствуется  и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

      Информационные  показатели, используемые в кадровой службе,  включены  в общероссийские классификаторы технико-экономической информации,  позволяющие кодировать  анкетно-биографические  данные  о  работниках,  сведения  об  их образовании, занимаемой должности и др.  Так,  Общероссийский  классификатор профессий рабочих, должностей служащих  и  тарифных  разрядов,  введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с  1 января  1996г.,  предназначен  для  решения  задач,  связанных   с   оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и  распределением  кадров  по категориям персонала, уровню квалификации, степени  механизации  и  условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы  рабочих и служащих. Начисления  пенсий,  определения  дополнительной  потребности  в кадрах и др.

      Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых  в кадровых  службах. Под обобщающими  понятиями  «кадровая  документация»  или  «документация  по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих  сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы:  персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

      Разновидности документов  по  функциям  и  задачам  управления  кадрамивключены  в   Общероссийский   классификатор   управленческой   документации (документы по  приему,  переводу  и увольнению  работников,  по  оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

      В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой  договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная  карточка (форма № Т-2);

- учетная  карточка научного работника  (форма № Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую  работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового   договора  (контракта) (форма № Т-8);

- табель  учета рабочего времени (форма  № Т-13);

- личные  заявление работников предприятия;

- графики  отпусков;

      Трудовой  договор(контракт)  заключается  в  письменной   форме   между работником и администрацией предприятия в лице  руководителя  предприятия  и должен содержать следующие основные  реквизиты:  название  документа,  дата, место составления, текст, подписи,  печать.  Контракт  составляется  в  двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой  храниться  у работника.

      Приказ  (распоряжение)  о  приеме   на   работу   является   одной   из

унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с  1 января 1999 г. является обязательным для  предприятий  всех  организационно- правовых форм и форм собственности.

      Приказы по личному составу являются важнейшим  документом,  составляемым в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются  прием,  перевод  и  увольнение  работников;  предоставление  им отпусков и командирование; изменение  условий  и  оплаты  труда,  присвоение разрядов  и изменение анкетно-биографических данных; поощрения  и  наложения взысканий и др.

      Для  оформления  приказов  по  личному  составу  необходимо  письменное обоснование,  в  качестве  которого  могут   выступать:   личное   заявление работника,   контракт,   докладная   записка   руководителя    подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку),  акт (например,  о нарушении трудовой  дисциплины),  служебное письмо   другой организации  с  запросом  на  перевод  работника,  свидетельство  о   браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

      Личное  заявление работника о приеме, переводе или  увольнении  пишется, как правило,  от  руки,  в  произвольной  форме.  В  заявлении  указываются : наименование структурного подразделения, наименование вида документа,  дата, адресат (должность, фамилия, инициалы  руководителя  предприятия  ),  текст, личная   подпись,   расшифровка   подписи.   В   дальнейшем   на   заявлении проставляется резолюция  руководителя и отметка об  исполнении  документа  и направлении его в дело.

      Приказы по личному составу оформляются и  ведутся  строго  отдельно  от приказов по основной деятельности.  Текст  приказа  по  личному  составу  не имеет констатирующей  части  и  глагола  «ПРИКАЗЫВАЮ».  Как  это  принято  в приказах  по  основной  деятельности.   Поэтому   кадровые   приказы   сразу начинаются с  распорядительного  действия.  ПРИНЯТЬ,  НАЗНАЧИТЬ,  ПЕРЕВЕСТИ,

УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

      Различают простые  (индивидуальные)  и  сложные  (сводные)  приказы  по личному составу. В индивидуальных  содержится  информация  только  об  одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках  независимо  от  того,  под какие управленческие действия они  попадают  (прием,  увольнение,  изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов  следует  учитывать,  что  в одном  документе  не  должно  содержаться  информации  с   разными   сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о  предоставлении  отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года)  срок  хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет.  В  индивидуальном порядке оформляются, как правило,  и  приказы  о  поощрениях  и  наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

      Каждый  пункт приказа по личному составу  должен  быть  сформулирован  в строгом соответствии  с ТК РФ. Постоянной информацией для  любого  кадрового приказа   является   указание   распорядительного   действия   (уволить, премировать, перевести),  фамилии  и  инициалы  работника(имени  и  отчества полностью – при приеме на работу), должности и  структурного  подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

      Состав  других  сведений  в  пунктах   приказа   по   личному   составу

определяется  спецификой распорядительного действия.

      При приеме на работу обязательно устанавливается  размер  оплаты  труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости,  условия приема : временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.д.

      При переводе на другую работу – новая должность  и  подразделение,  вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с  ТК РФ),  изменение  оплаты  труда (если оно возникает).

      При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

      При предоставлении отпуска – его  вид, продолжительность, дата начала  и окончания.

      При командировании  –  дата  и  продолжительность  командировок,  место направления, наименование предприятия.

      При поощрениях и наказаниях – причина  и вид поощрения или взыскания.

      Каждый  пункт приказа по личному составу  должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного  действия.

      Приказы по личному составу,  согласно  ТК  РФ,  доводятся  до  сведения работника под расписку. Визы  ознакомления  работников  могут  располагаться либо  непосредственно  после  текста  каждого  пункта  приказа,  либо  после подписи руководителя предприятия.

      Проект  приказа по личному составу согласовывается  со   следующими должностными лицами : с главным бухгалтером,    юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники  которых  упоминаются  в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному  составу руководителем кадровой службы.

      Приказы по личному  составу  обязательно  регистрируются  (отдельно  от приказов  по  основной  деятельности).  В  качестве  регистрационной   формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и  номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках  хранения  приказов по личному составу рекомендуется нумеровать  их  по  следующему  правилу.  К порядковому  номеру  приказа  добавляется   буквенное   обозначение   (чтобы отличить  его   по  номеру  от  приказа  по   основной   деятельности), например:  №28/к – приказ  о движении  кадров  (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км –  о  командировании, №43/о – об отпуске, № 21/ п – о поощрении.

      Информация, содержащаяся в приказах  по  личному  составу  (сведения  о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

      Личная  карточка (форма №Т-2, Приложение №4) заполняется  на  работников всех категорий в одном экземпляре на основании  соответствующих  документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки,  диплома,  на  основании  опроса работника. Коды профессии  и  специальности  указываются  по  общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных  разрядов

(ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

      Свободные  строки  могут  при  необходимости  заполняться  данными   по усмотрению организации. После  заполнения  раздела  «Общие  сведения»  лицо, оформляемое на  работу,  подписывает  личную  карточку  и  проставляет  дату заполнения.

      Свободные сроки в п.6. раздела I  предназначены  для  названия  и  даты окончания  второго  образовательного   учреждения   высшего   или   среднего профессионального образования. При заполнении  п.12  раздела  I  организации необходимо именовать так же,  как  они  назывались  в  свое  время,  военную службу записывать с указанием должности.

      В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о  приеме на работу и переводах на другую  постоянную  работу,  администрация  обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

      В  разделе  IX  «Дополнительные  сведения»  для  полноты   учета   лиц, обучающихся в  очно-заочных,  заочных,  экстернатных  отделениях  учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует  проставлять  даты поступления в образовательное учреждение и его  окончания.  Личные  карточки таких  работников  рекомендуется   хранить   отдельно   до   окончания   ими образовательных учреждений.

      В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.

      Приказ (распоряжение)  о  переводе  на  другую  работу  (форма  №  Т-5) применяется  при  оформлении  перевода  работника  из  одного   структурного подразделения  в  другое.  Заполняется  работником  отдела  кадров  в  одном экземпляре.

      Приказ (распоряжение)  визирует  начальник  структурного  подразделения прежнего и нового места работы и подписывает  руководитель  организации.  На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки  в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

      На  оборотной  стороне  делаются  отметки  о  несданных   имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

      Приказ  (распоряжение)  о предоставлении   отпуска   (форма № Т-6) применяется   для   оформления   ежегодного   и   других   видов   отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом,  действующими законодательными актами и положениями, коллективным  договором  и  графиками отпусков.