Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа. 2

 
 
 ОГЛАВЛЕНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ

 Среди общей массы управленческих  документов выделяется отдельный  комплекс, которым оформляются трудовые  правоотношения между физическими  и юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).

Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руководитель несет персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.

Целью данной дипломной работы является анализ организации делопроизводства по учету личного состава в Вооруженных Силах Республики Беларусь на примере воинской части 41684. Данная цель реализуется в рамках конкретных задач:

• исследование генезиса системы делопроизводства по учету личного состава в Вооруженных Силах;
• изучение нормативно-методической базы кадрового делопроизводства;
• определение общих понятий современной системы документационного обеспечения учета личного состава;
• изучение систем ведения документации по учету личного состава в Вооруженных Силах;
• определение особенностей управленческого процесса в воинской части, влияющих на кадровое делопроизводство;
• построение схем движения кадровых документов между строевой частью и другими участниками документооборота;
• разработка предложения по оптимизации делопроизводства кадрового органа воинской части.

Поставленные задачи решаются в соответствующих разделах работы.

1. ИСТОРИОГРАФИЯ И ИСТОЧНИКИ

1.1. История развития  системы государственного делопроизводства

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин “делопроизводство” возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно в речевой практике он появился несколько раньше)[14]. Этот термин образован от сочетания слов “производство дела”. Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин “дело” обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина “делопроизводство”. Значение дела как собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Из этого следует, что при возникновении термин “делопроизводство” определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Основными результатами периода 20-х годов были следующие[14]:

- организации исследований в  области управления, научной организации  труда (НОТ) и делопроизводства;

- вышедших наиболее важных нормативно-методических  документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ);

- практики работы ведомств, учреждений организаций по документированию управленческой деятельности “общего делопроизводства” и специальных систем документации.

Организационно-научная деятельность по организации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства.

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись по следующим основным направлениям:

- документооборот учреждений и методы его оптимизации;

- способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета  документации;

- контроль исполнения документов;

- хранение документов.

Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях Института техники управления по выполнению учреждениями операций предлагалось, по возможности отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась “безрегистрационная система”, базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

По системе и направлениям обследования объектов Институтом технического управления практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во вторых - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исследования и контроль, отправка документации.

В проекте “новой системы делопроизводства” Института технического управления излагались следующие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;

- количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;

- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства.

Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблемы концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 году собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:

- создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

- разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;

- механизация труда “канцелярских работников;

- проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;

- установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

- создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации  технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х годов представляется малодоказательным и справедливо лишь от части для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70 годах.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. “Материалов к Единой государственной системе делопроизводства” В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х. гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов управленческой документации(ОКУД), Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др. технико-экономической ( а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов появилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Особенно остро отставание нашей страны выявилось в 80-90 гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементарной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции “бумажного офиса”. Это отнюдь не умоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

1.2. Нормативно-правовая база делопроизводства по учету личного состава в Вооруженных Силах Республики Беларусь

Нормативно-правовая база по учету личного состава - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу кадровой службы.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Республики Беларусь в сфере информатизации и документации;

- указы и распоряжения Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Министерства обороны Республики Беларусь, регламентирующие вопросы ведения учета личного состава;

- правовые акты органов исполнительной  власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- методические рекомендации главного управления кадрами Вооруженных Сил Республики Беларусь;

- государственные стандарты на  документацию;

- унифицированные системы документации;

- Государственную систему документационного  обеспечения управления. основные  требования к документам и  службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации  архивного хранения документов.

Основными руководящими документами, регламентирующими работу кадровой службы по учету личного состава в Вооруженных Силах Республики Беларусь, являются:

1. Постановление Министерства обороны « Об утверждении Инструкции о порядке приема граждан Республики Беларусь на военную службу по контракту в Вооруженные Силы Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 83. Настоящая Инструкция определяет порядок приема граждан Республики Беларусь (далее – граждане) на военную службу по контракту в Вооруженные Силы Республики Беларусь и транспортные войска Республики Беларусь (далее – военная служба по контракту)

2. Положение «о порядке прохождения военной службы», утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 25 апреля 2005 г. № 186. Настоящим Положением определяются порядок прохождения военной службы гражданами Республики Беларусь (далее – граждане) в мирное время в Вооруженных Силах Республики Беларусь, внутренних войсках Министерства внутренних дел, органах государственной безопасности, органах пограничной службы, Службе безопасности Президента Республики Беларусь, Оперативно-аналитическом центре при Президенте Республики Беларусь и других воинских формированиях, создаваемых в соответствии с законодательством (далее – воинские формирования), порядок заключения контракта о прохождении военной службы (далее – контракт) и прекращения его действия, а также другие вопросы.

3. Приказ Министра Обороны «О некоторых вопросах прохождения военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь» от 21 июня 2011 г. № 512. Данный приказ раскрывает ряд особенностей, на которые должен обратить внимание кадровый работник при приеме сотрудника на работу, постановке его на учет.

4. Приказ Министра Обороны «О некоторых вопросах работы кадровых органов Вооруженных Сил» от 30 ноября 2011 г. № 1050

5. Постановление Министерства Обороны Республики Беларусь «Инструкция о порядке заключения контракта о прохождении военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь» от 11 мая 2011 г. № 15. Настоящая Инструкция разработана на основании Положения о порядке прохождения военной службы, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 25 апреля 2005 г. N 186 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 69, 1/6402), и определяет порядок заключения и условия контракта о прохождении военной службы (далее, если не установлено иное, - контракт) в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее - Вооруженные Силы), а также формы контрактов.

6. Закон Республики Беларусь «О воинской обязанности и воинской службе» от 5 ноября 1992 г. № 1914 – ХII. Настоящий Закон устанавливает правовые и организационные основы исполнения гражданами Республики Беларусь воинской обязанности (конституционного долга по защите Республики Беларусь) путем прохождения воинской службы, а также основания и условия освобождения от воинской службы.

7. Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 08.04.2002 N 8 (ред. от 10.12.2008) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь". Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее - Инструкция Определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях и организациях Вооруженных Сил Республики Беларусь (далее - воинские части).

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО УЧЕТУ ЛИЧНОГО СОСТАВА

2.1 ОСНОВНЫЕ  ЗАДАЧИ ПО УЧЁТУ ЛИЧНОГО СОСТАВА  В ВООРУЖЁННЫХ СИЛАХ.

Учет личного состава организуется и ведется на основании штатов, штатных расписаний, приказов командиров воинских частей по строевой части, приказов по личному составу и в соответствии с правовыми актами Республики Беларусь, определяющими порядок прохождения военной службы (службы в резерве) и законодательством Республики Беларусь о труде.

Основными задачами учета личного состава являются:

ведение учетных документов о прохождении военной службы (службы в резерве) военнослужащими (резервистами), трудовой деятельности гражданского персонала;

обеспечение командиров и начальников всех степеней справочными данными по личному составу, необходимыми для принятия решений по наиболее рациональному его использованию, а также данными о штатной и списочной численности личного состава воинских частей для принятия решений о порядке их комплектования, материального и технического обеспечения, подготовки для них резерва и восполнения потерь;

подготовка справочных данных по вопросам прохождения военной службы (службы в резерве) военнослужащими (резервистами), трудовой деятельности гражданского персонала и розыску военнослужащих (резервистов), самовольно оставивших воинские части (место службы);

извещение семей или близких родственников умершего (погибшего) личного состава о месте, времени, причине (обстоятельствах) смерти (гибели), выдача документов, необходимых для возбуждения ходатайства о назначении пенсии (пособия) и о предоставлении льгот, установленных законодательством Республики Беларусь.

Учет личного состава должен отвечать следующим требованиям:

вестись постоянно, в любых условиях деятельности войск (сил);

своевременно, достоверно и полно отражать штатную, списочную и наличную численность личного состава, а также происходящие количественные и качественные его изменения.

2.2 ВИДЫ  УЧЁТА ЛИЧНОГО СОСТАВА В ВООРУЖЁННЫХ СИЛАХ.

Учет личного состава подразделяется на персональный, штатно-должностной и количественный (статистический).

Персональный учет личного состава предназначен для всестороннего изучения профессиональных, моральных и других качеств личного состава, наиболее целесообразного использования кадров. Он должен отражать точные биографические данные, прохождение военной службы (службы в резерве), трудовую деятельность и другие сведения, объективно характеризующие личный состав.

Штатно-должностной учет личного состава ведется в каждом подразделении и воинской части. Он предназначен для осуществления систематического анализа укомплектованности подразделений и воинских частей военнослужащими по должностям и специальностям, организации контроля за движением личного состава.

Количественный (статистический) учет личного состава ведется в воинских частях в интересах получения обобщенных цифровых количественно-качественных данных о личном составе.

Командиры и начальники всех степеней должны организовать учет личного состава в подчиненных подразделениях и воинских частях и обеспечение качественного и полного выполнения требований руководящих документов.

2.3 ПОРЯДОК  УЧЁТА ЛИЧНОГО СОСТАВА В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

В отделении (расчете, экипаже) (далее - отделение) военнослужащие учитываются лично командиром отделения по списку личного состава отделения, в котором указываются следующие сведения о личном составе: наименование должности; воинское звание; фамилия, имя и отчество; дата рождения; образование; семейное положение, адрес места постоянного проживания, номер домашнего телефона, фамилии, имена и отчества родителей (членов семьи).

Во взводе (авиазвене) (далее - взвод) учет личного состава ведется в журнале боевой подготовки взвода, а при отсутствии такого журнала - в именном списке личного состава. Именной список личного состава ведется на всех военнослужащих подразделения, включая командира.

Записи в именном списке личного состава производятся простым карандашом на основании записей в военных билетах и служебных удостоверениях военнослужащих в порядке их прибытия в подразделение. Недостающие сведения записываются на основании данных опроса личного состава.

Новый именной список личного состава составляется после полного использования всех листов старого списка. Использованный именной список личного состава сдается для уничтожения в установленном порядке.

В роте (батарее, эскадрилье) (далее - рота) учет личного состава ведется в книге учета личного состава.

В книгу учета личного состава заносятся сведения о военнослужащих в порядке прибытия их в подразделение. Запись производится на основании записей в личных документах военнослужащих (военных билетах, служебных удостоверениях) и учетных документах штаба воинской части.

Записи в книге учета личного состава ежемесячно сверяются с данными учетных документов, ведущихся в штабе воинской части.

Книги учета личного состава в подразделения выдаются штабом воинской части. Перед выдачей эти книги прошнуровываются и пронумеровываются, на последней странице книги производится запись о количестве листов, которая заверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства. Книги учета личного состава регистрируются в установленном порядке. Новые книги учета личного состава заводятся только после использования всех листов старых книг. Использованные книги учета личного состава сдаются в штаб воинской части для уничтожения в установленном порядке. Перед их уничтожением производится проверка правильности проведенных записей на военнослужащих, перенесенных на учет в новую книгу учета личного состава.

Для проведения вечерних поверок ведется именной список для вечерней поверки.

В именной список для вечерней поверки данные на военнослужащих заносятся в порядке штатно-должностного расчета. Лица, временно прикомандированные, записываются в конце списка.

Данные на военнослужащих, зачисленных в списки личного состава роты навечно или почетными солдатами, заносятся в начало списка.

Заполненные именные списки для вечерней поверки хранятся в подразделении в течение одного года.

Учет личного состава в роте ведет командир роты, который обязан:

знать личный состав роты и вести его учет;

ежедневно докладывать начальнику штаба батальона (полка, бригады) сведения о наличии и расходе личного состава роты;

ежемесячно проверять наличие военных билетов и служебных удостоверений у военнослужащих роты, их состояние и своевременность записи в них учетных данных;

периодически проверять знание старшиной роты, командирами взводов, их заместителями и командирами отделений сведений о подчиненном личном составе в соответствии с их должностными обязанностями.

В батальоне (дивизионе) (далее - батальон) ведутся следующие учетные документы:

на личный состав управления батальона и подразделения, не входящие в состав рот - книга учета личного состава;

на весь личный состав батальона - книга штатно-должностного учета личного состава.

В батальоне учет личного состава ведет начальник штаба батальона, который обязан:

ежедневно иметь достоверные и лично им проверенные сведения о численности личного состава батальона по штату, по списку и в наличии, о количестве отсутствующих с указанием причин по каждому подразделению батальона и в целом за батальон;

ежедневно докладывать командиру батальона и в штаб воинской части сведения о наличии и расходе личного состава;

не реже одного раза в два месяца проверять состояние учета личного состава в подразделениях батальона, наличие у военнослужащих военных билетов и служебных удостоверений, своевременность записи в них учетных данных, наличие жетонов с личными номерами у военнослужащих.

В батальоне кадра, а также зенитных ракетных и технических дивизионах (не батарейного состава) зенитных ракетных полков и бригад и в отдельных радиолокационных ротах на весь личный состав батальона (дивизиона, роты) ведется книга учета личного состава.

В радиотехнических батальонах, радиотехнических центрах и радиолокационных узлах, содержащихся по самостоятельному штату и входящих в состав радиотехнических полков (бригад), учет личного состава ведется по правилам, установленным для штаба воинской части.

При этом личные дела офицеров, прапорщиков, солдат и сержантов, проходящих военную службу по контракту, этих батальонов, центров и узлов, ведутся в штабах полков (бригад).

В подразделениях, приравненных к взводу, роте и батальону, учет личного состава ведется по правилам, установленным для соответствующих подразделений.