Делопроизводство и новые информационные технологии. 2

Глава 1. Делопроизводство и новые информационные технологии

1.1Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы.

Для рассмотрения темы курсовой работы – «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые информационные технологии».

Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 

 Управление можно представить как последовательный процесс:

• получения информации;
• обработки информации;
• принятия решения;
• доведения решения до сведения исполнителей;
• исполнения решения;
• подведения итогов.

При этом необходимая  информация для принятия решений  и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

На работу с документами  работники сферы управления затрачивают  в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление.

Делопроизводство состоит  из двух неразрывно связанных компонентов:

1.  документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)

2.  организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления  документов и работы с ними. Правила  работы с документами на конкретном предприятии представляют собой  систему делопроизводства, которая  представляет собой совокупность:

• общепринятых принципов обработки документов;
• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных  программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.)

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий  класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники.

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

В настоящее время  под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатациейинформационных систем.

Информационная система  – это система, предназначенная  для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности.Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Информационная система  должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

• хранение информации;
• передача информации;
• преобразование информации.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1.  ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);

2.  автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);

3.  автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска).

Обычно термином «информационные  системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

Каким образом возможно использование в делопроизводстве новых информационных технологий?

В самом начале внедрения  информационных технологий в различные  системы управления и делопроизводства, компьютер использовался лишь как «умная пишущая машинка». С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов – к примеру, таких как организация системы делопроизводства на предприятии.

В настоящее время  на рынке производителей программных  продуктом в наличии имеется  достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

• системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
• справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
• комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб – такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

В условиях традиционного  «бумажного» делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих технологических  функций:

• изготовление и учет бумажных документов,
• их перемещение по организации и отправка;
• контроль работы с документами исполнителей;
• уничтожение / хранение документов
• связанная с документами справочно-аналитическая работа.

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с бумажными документами  приходят несравненно более эффективные электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления.

Основные проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного масштаба:

• путаница и проблема поиска документов;
• невыполнение документов в срок;
• дублирование и противоречие документов друг другу;
• неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;
• невозможность проследить историю работы с документами.

Один из самых эффективных  путей решения проблемы управления документами – переход организаций  на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети.

Принципиальное решение  – компьютерная сеть, связывающая  компьютеры на рабочих местах в различных  подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.

Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД).

1.2 Цель и  значения внедрения компьютерных  технологий в делопроизводстве

Большинство делопроизводителей знакомо с традиционными способами создания и обработки документов. Внедрение ПК не меняет принципы и задачи делопроизводства, но снижает трудоемкость и повышает эффективность работы с документами. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью. На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места. 
 
Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные. 
Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют: 

• тестовые, диагностические и антивирусные программы;
• операционные системы;
• командно-файловые оболочки (процессоры). Это программные средства общего назначения, следует только отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них всех перечисленных выше программных средств.

Среди прикладных программных средств, необходимых  для компьютеризации документационного  обеспечения управленческой деятельности, можно выделить: широко используемые типовые: 

• системы подготовки текстовых документов; личные информационные системы; системы управления базами данных; программы по распознаванию текстов; программы выхода во внешнюю среду;
• системы обработки финансово-экономической информации; менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей:
• системы подготовки презентаций;
• системы управления проектами;
• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю-референту и другим специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК.. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями: 

• ввода, подготовки и редактирования документов;
• ввода и обработки сведений о документах (регистрации);
• обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами;
• осуществления контроля исполнения документов;
• хранения и поиска документов (создания баз данных);
• приема и пересылки документов;
• систематизации документов, формирования папок (дел);
• подготовки к архивному хранению и их архивирования

Хорошо спроектированная и правильно используемая система  автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности: 

• повышения исполнительской дисциплины и более эффективного использования рабочего времени сотрудников;
• уменьшения потерь документов;
• более полного и точного обоснования принимаемых решений;
• централизованного отслеживания прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа;
• систематизации и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии.

Современный уровень  развития компьютерных технологий позволяет  решать поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие перечисленные выше функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей. Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др. 
Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии: 
создание; 

• визирование, согласование;
• подписание, утверждение;
• регистрацию;
• рассмотрение;
• исполнение;
• списание в дело;
• хранение,
• уничтожение. 

Когда мы говорим  об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов. 
 
Системы ведения электронного делопроизводства: 

• СУД - Системы управления документами (DMS);
• САДП - Системы автоматизации деловых процессов (WMS);
• СОГР - Системы организации групповой работы (GroupWare);
• электронные архивы;
• АСКИД - Автоматизированные системы контроля исполнения документов.

По отношению  к задачам делопроизводства такие  системы автоматизируют: 

• делопроизводство в целом;
• только документооборот;
• только архивные и поисковые функции;
• контроль и учет документов.

Системы документооборота внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются  следующие:  
обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях; 

• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; 
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; 
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности); 
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; 
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; 
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Существуют  общие практически для любых  организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.  
Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. 

Фактор директора  «советского типа» - нежелание непосредственно  работать с компьютером, просматривать  и редактировать документы. 

Постоянные  структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов. 

Необходимость обеспечения юридической силы документов.

Необходимость взаимодействовать с внешним  «бумажным» миром, в особенности  если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Глава 2. Автоматизация  в делопроизводстве

2.1Сущность и основные направления автоматизации делопроизводства 

Основой современной  организации рациональной и оперативной  работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Перечислим  основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

• помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
• передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
• регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
• контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
• перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);
• защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Внедрение электронного документооборота в организации  позволяет повысить эффективность  труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте организации зачастую наталкивается на многочисленные препятствия – финансовые, программно-технические и психологические.

При внедрении  подобных систем необходимо следовать  некоторым общим принципам, которые позволят избежать серьезных ошибок.

К принципам  внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:

• постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);
• своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;
• первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;
• предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);
• ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации1.

Автоматизация и механизация работы с документами  направлены на повышение оперативности  управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная  работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных  программ с использованием ПЭВМ и  автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

Автоматизированная  подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях организации. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.

Автоматизированная  регистрация документов может производиться  также децентрализованно, в местах регистрации документов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т. п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационнопоисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизированный  контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния  исполнения, сведения о переносе сроков и т.д. выводятся на экран дисплея.

Руководство предприятия  должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.

Все сотрудники предприятия обязаны четко соблюдать  требования автоматизированной технологии работы с документами.

Современный электронный офис базируется на промышленных программных продуктах, поставляемых как для отдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих в рамках вычислительной сети. Последняя представляет собой единый комплекс вычислительных машин (в частном случае — ПЭВМ), связанных между собой с помощью сетевого оборудования (сетевые адаптеры, кабели, концентраторы и др.), ресурсы которого доступны пользователям. В этом случае и говорят о телекоммуникации, имея в виду сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом.

Компьютеры, находящиеся  в разных местах, могут совместно  пользоваться одними и теми же аппаратными  средствами, программным обеспечением или данными.

Компьютеры, установленные  в одном месте, могут обмениваться данными между собой, а также  совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами.

Современные вычислительные сети, особенно локальные сети, т. е., например, функционирующие в одном  здании, обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную.

В кольцевой  сети имеется несколько компьютеров  или рабочих станций, соединенных  друг с другом в замкнутое кольцо.

Звездообразную  сеть образуют рабочие станции или подчиненные компьютеры, соединенные по двухточечному принципу с центральным компьютером (сервером) или ха-бом (концентратором), который осуществляет управление сетью.

Что касается шинной сети, то все компьютеры или рабочие  станции соединены с общей телекоммуникационной шиной, в качестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.

Применительно к локальным сетям шинные сети являются наиболее распространенными  конфигурациями, а при их соединении с помощью тех или иных систем и видов связи получают глобальные сети.

Любая ПЭВМ преобразуется  в рабочую станцию после установки  в ней сетевого адаптера и подключения  к вычислительной сети. Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться  со средствами телекоммуникаций через специальные устройства — модемы для выхода в различные системы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать как своеобразные узлы электронной почты.

В настоящее  время разработаны эффективные  средства электронной почты для  пересылки одноадресных и многоадресных сообщений и документов с учетом категорий срочности их доставки и квитирования получения, а также с соблюдением всех требований по защите информации.