Динамика развития государственных стандартов на унифицированную систему организационно-распорядительных документов

     Федеральное агентство по образованию

     Государственное образовательное учреждение

     высшего профессионального образования

     «Волгоградский  государственный университет» 

     Факультет филологии и межкультурной коммуникации

     Кафедра документной лингвистики и документоведения 
 

     курсовая  работа 

«Динамика развития государственных стандартов на унифицированную систему организационно-распорядительных документов». 
 

     ВЫПОЛНИЛА: Студентка гр. Д-071

     Андреева  Ирина Анатольевна 

     НАУЧНЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ:

     К.ф.н.,

     доцент  кафедры документной

     лингвистики и документоведения

     Кулько  Ольга Игоревна 
 
 
 
 
 

Волгоград, 2009

Оглавление

Введение                                                                                                                       3

Глава 1

1.1. Унификация и стандартизация документов. Определение понятий ОРД, УСОРД                                                                                                                          5

1.2. Принципы стандартизации в СССР и РФ                                                          8

1.3.Государственные стандарты на унифицированную систему организационно-распорядительной документации                                                                            10

Глава 2

2.1. Реквизит «герб»                                                                                                  13

2.2. Реквизит «эмблема организации»                                                                     14

2.3. Реквизит «ОГРН»                                                                                               15

2.4. Реквизит «наименование организации»                                                           16

2.5. Реквизит «справочные данные об организации»                                            17

2.6. Реквизит «место составления или издания документа»                                 17

2.7. Реквизит «идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП)»                                                                                                17

2.8. Реквизит «Текст документа»                                                                             18

2.9. Реквизит «Подпись»                                                                                           19

2.10. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»                        19

2.11. Реквизит  «Отметка для автоматического поиска документа»                     20

2.12. Реквизит  «Гриф ограничения доступа к документу»                                    20

2.13. Реквизит «Изображение наград»                                                                     20

2.14. Реквизит  «Отметка о переносе даты  на машинный носитель»                   21

2.15. Реквизит  «Наименование структурных подразделений»                            21

Заключение                                                                                                                 22

Список  литературы и источников                                                                            24

Приложение                                                                                                                26 
 

Введение.

      Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям, организациям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

     Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»]. Зафиксировав информацию,  мы тем самым обеспечиваем ее накопление и  сохранение, возможность передачи другому лицу, а также многократное ее использование. Поэтому и возникла необходимость в создании записей по установленной форме, то есть в создании документов. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения документа, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом (в данной работе рассмотрены государственные стандарты, касающиеся организационно-распорядительных документов, а именно ГОСТ Р 6.39 – 72, ГОСТ Р 6.38 – 90, ГОСТ Р 6.30 – 97, ГОСТ Р 6.30 – 2003). При создании и оформлении организационно-распорядительных документов, согласно выше перечисленным Государственным стандартам, используются специальные реквизиты. Назначение этих реквизитов неоднозначно, каждый из них выполняет строго определенную функцию.

      Актуальность: существующая на данный момент система реквизитов претерпела изменения и сложилась за слишком короткий для истории  промежуток времени; на сегодняшний день история развития формуляра документов изучена неполно и требует дальнейшего рассмотрения.

      Долгое время в стране действовал ГОСТ Р 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ Р 6.38-90). С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р 6.30-97. В настоящее время правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения, должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.

     Объектом исследования причины  изменений состава реквизитов в системе Государственных стандартов.

     Предметом исследования являются государственные стандарты на организационно-распорядительную документацию (с 70-х до нашего времени).

     Цель: выявить возникновение, развитие и изменение отдельных элементов реквизитов документов; раскрыть значение существующих реквизитов.       

      Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:

-   рассмотреть понятие реквизита  документа;

-   провести анализ требований к  реквизитам документов;

-   проследить историю развития состава реквизитов документов;

-   установить причины изменений в системе;

     Для реализации поставленных задач используются следующие научные методы: сравнительный, описательный, метод изучения документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1

1. Унификация и стандартизация документов. Определение понятий ОРД, УСОРД.

    От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной – таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

     При отсутствии четко установленного порядка работы с документами предприятие не сможет принимать юридически и организационно выверенные решения, в результате чего предприятие может утратить свои позиции на рынке.

     Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

      Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.

     В любой компании всегда присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

      Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих документов, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

      Для всех организаций, учреждений, предприятий РФ независимо от формы  собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и ГОСТах.

      ГОСТ Р 51141-98 определяет организационно-распорядительный документ как «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц». Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации самая массовая. К ОРД относятся организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции, должностные инструкции, правила, регламенты), распорядительные документы (указы, постановления, распоряжения, приказы, указания), информационно-справочные документы (переписка, докладные и служебные записки, справки, сводки, акты), договорные документы (договоры, контракты, соглашения, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий) [Янковая В.Ф., 2004].

      Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы или на отдельные виды продукции, так и на унифицированные системы документации.

      Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности [ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»]. УСД начали создаваться в конце 70-х годов прошлого века, и к началу 90-х годов у нас в стране было разработано и действовало 16 унифицированных систем документации. В настоящее время действует 9 УСД, одна из которых – УСОРД (унифицированная система организационно - распорядительной документации). Первая очередь УСОРД была утверждена Главархивом в 1979 г., вторая очередь утверждена Росархивом в 1993 г., однако, если первая очередь УСОРД была в свое время издана и внедрялась в практику работы организаций, вторая очередь не была издана, поэтому не нашла практического применения. Можно сказать, что УСОРД входит в состав действующих систем по формальному признаку: Росархив ее не отменял. Фактически же на практике она не используется. Тем не менее, название этой системы сохранилось в названии ГОСТа, а наименования унифицированных форм документов УСОРД включены в соответствующий раздел Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления [ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»]. УСОРД является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 2003.

1.2. Принципы стандартизации в СССР и РФ.

     После революции 1917 г. началось развитие государственной стандартизации. В последующие годы стандартизация в СССР прошла большой путь. Принятый впервые в 1993 г. закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливал основные положения, принципы, понятия, порядок организации работ в области стандартизации, которые являются едиными и обязательными для всех предприятий независимо от их формы собственности, а также для частных предпринимателей.

     В СССР Государственная система стандартизации была введена в действие с 1 января 1970 года. Принципиально новым является то, что в единую систему объединены работы по стандартизации. Деятельность по стандартизации весьма динамична, она всегда соответствует изменениям, происходящим в различных сферах жизни общества, прежде всего в экономической. Государственный стандарт Российской Федерации (ГОСТ Р) — стандарт, принятый Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации (Госстандартом России) [ГОСТ Р 1.0-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации»]. Именно этот документ является результатом деятельности по стандартизации. Государственные стандарты обязательны для всех предприятий, организаций и учреждений страны в пределах сферы их действия.

      В разное время под разными названиями работу в области технического регулирования и стандартизации осуществляет правительственные организации по стандартизации. В 1930 г. Совет Народных Комиссаров СССР принимает решение о реорганизации Комитета по стандартизации во Всесоюзный Комитет по стандартизации (ВКС). В 1940 г. была введена категория государственных стандартов (ГОСТ), обязательных к применению во всех отраслях народного хозяйства Советского Союза. В 1954 г, был создан Комитет стандартов при Совете Министров СССР, который в 1971 г. в связи с возросшей ролью стандартизации был преобразован в Государственный комитет стандартов Совета Министров СССР (Госстандарт СССР), а затем Госстандарт РФ. В 2004 году на смену Госстандарт РФ приходит Федеральное агентство по техническому регулированию. Это федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом в сфере технического регулирования [Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. №294 "О Федеральном агентстве по техническому регулированию]. Этот орган несет ответственность за состояние и дальнейшее развитие стандартизации, проведение единой технической политики.

      Стандартизация на современном этапе определяет суть политики всех стран мира и по существу является техническим законодательством. Следует отметить, что успешное решение вопросов стандартизации возможно благодаря работе в нашей стране ряда научно-исследовательских институтов по стандартизации и привлечению к этой работе отраслевых научно-исследовательских институтов, заводов и вузов. Основными терминами и понятиями современной Государственной системы стандартизации Российской Федерации (ГСС РФ) с учетом международной практики стандартизации являются – стандартизация; объект стандартизации; нормативный документ по стандартизации; стандарт; государственный стандарт Российской Федерации (ГОСТ РФ); технический регламент. 
Федеральный закон «О техническом регулировании» устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, а также предприятий и предпринимателей, общественных объединений.  

3. . Государственные стандарты на унифицированную систему организационно-распорядительной документации.

      Требования к оформлению документов является государственной программой повышения качества документов. Государственный стандарт устанавливает единые требования к бланкам документов ОРД, дает набор реквизитов и их оформление на бланках. ГОСТ 6.38-72 ликвидировал разнобой в оформлении организационно-распорядительных документов и установил единые правила их оформления. Затем основным документом, регламентирующим документирование, долгое время являлся ГОСТ Р 6.38-90, а с 1 июля 1998 г. - ГОСТ Р 6.30-97. В настоящее время правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТ Р 6.30 – 2003.

      В рамках данной работы рассмотрены четыре Государственных стандарта, формуляр-образец документа и его основные реквизиты. При этом реквизиты рассматривались не все, а только те, изменение которых является наиболее очевидным.

     Применение бланков документов ускоряет фиксацию и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, повышает культуру делопроизводства, формализует процессы создания документов и придает им юридическую достоверность.

      ГОСТ Р 6.38 – 72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». В данном ГОСТе излагаются правила оформления и обработки деловой корреспонденции. ГОСТ содержит образцы основных видов и разновидностей деловой корреспонденции, используемой в управленческой деятельности и бизнесе при осуществлении деловых коммуникаций.

      ГОСТ Р 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления Союза ССР, союзных и автономных республик, а также подведомственных им предприятий и организаций.

     Требования к оформлению документов является государственной программой повышения качества документов. Стандарт устанавливает единые требования к бланкам документов ОРД, определяет набор реквизитов и их оформление на бланках.

      ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма (документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Правило и требования ГОСТ Р6.30-97  носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

      ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт разработан взамен одноименного стандарта 6.30-97 (с изменением N 1 2001 года), отмененного постановлением Госстандарта России от 26.08.2001 N 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил. Фактическим основанием для отмены явилось требование юридической службы об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом. Данный ГОСТ является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организаций. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов. В названии этого стандарта используется понятие «унифицированная система организационно-распорядительной документации». Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2

2.1. Реквизит «герб».

      Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. №2 – ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. и доп. от 09.07.2002, 30.06.2003), герб является официальным государственным символом. 

     Во всех государственных стандартах реквизит «герб» идет под первым номером. Только со временем он менял свое наименование. Начиная с 1972 г. этот реквизит назывался «герб». Согласно Основному Закону (конституции) Союза Советских Социалистически Республик (ч. VIII, ст. 169) государственный герб Союза Советских Социалистических Республик представляет собой изображение серпа и молота на фоне земного шара, в лучах солнца и в обрамлении колосьев, с надписью на языках союзных республик: "Пролетарии всех стран, соединяйтесь!" В верхней части герба - пятиконечная звезда. В государственном стандарте 1990 г. он имел название «Государственный герб СССР или союзной республики».  Но впоследствии это название изменилось и сохранялось в двух реквизитах (вместо одного).

     В  государственных стандартах 1997 и 2003 гг. 1 и 2 реквизиты имели одно название: «Государственный герб Российской Федерации» (1). Порядок применения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (с изм. и доп. от 08.06.2001)., и «Герб субъекта Российской Федерации» (2), помещаемые на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов. Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и, над ними, одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. [N 2 – ФКЗ о государственном гербе Российской Федерации, 2000]. 

2.2. Реквизит  «эмблема организации». 

Пример. Эмблема органов  налоговой полиции. 

      Эмблема организации - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п. Эмблемы, товарные знаки, знаки обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Ряд федеральных ведомств имеют свои геральдические знаки – эмблемы. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем уже (в соответствии со стандартом организации) помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520 – 1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Товарный знак – обозначения, служащее для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц.

      Согласно Государственному стандарту 1972 года реквизит 2 (эмблема) может быть помещен на левом поле документа на уровне реквизита 6 – наименование учреждения. Более того, его допускается размещать на части площади, занимаемой реквизитами 5, 6, 7 (наименование министерства, ведомства, структурного подразделения). В 1990 г. этот реквизит стоял под 2 номером и не имел каких-либо особых требований к его оформлению; в последующих двух ГОСТах этот реквизит не претерпевал изменений.  

2.3. Реквизит «ОГРН».

      Заметным изменением в стандарте 2003 года является введение новых реквизитов. Один из них – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации. Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 438 установлено, что ОГРН проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации. В связи с этим положением ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительных документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером 05. В предыдущих ГОСТах такого реквизита не существовало.  

2.4. Реквизит «наименование организации».