МІНІСТЕРСТВО  КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ УКРАЇНИ

ХАРКІВСЬКА  ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КУЛЬТУРИ

КАФЕДРА ІНФОРМАЦІЙНО-ДОКУМЕНТНИХ СИСТЕМ 
 
 
 
 
 
 

Курсова робота

з курсу  “Документознавство” 
 
 

Документ  як основа наукової комунікації 
 
 
 

студентки 2 курсу 2 групи

заочного  відділення

факультету  документознавства

та  інформаційної діяльності

Білаш Н.О. 

Харків, 2008

ПЛАН 

Вступ 3

1. РОЗДІЛ. Еволюція поняття «документ» 6

      1.1 Виникнення та розвиток прадокументів 6

      1.2 Знання про документ 8

      1.3 Концепції документу, як засобу соціальних комунікацій

та джерела  інформації 11

      1.4 Статус документа як джерела інформації 13

2. РОЗДІЛ. Документ як наукова комунікація 16

      2.1 Походження терміна «документ» 16

      2.2 Зміст поняття «документ» із позиції наук документно-комунікаційного циклу 17

      2.3 Документознавство як інтегральна  наукова дисципліна про документ  і документально-комунікаційну діяльність 20

      2.4 Документована і недокументована комунікація 23

Висновок 27

Список використаних джерел

Вступ 

      Актуальність  роботи. Курс роботи полягає в тому, щоб розкрити і показати, що багатофункціональність, значимість документа як основи наукової комунікації знань є дуже важливою, вагомою в наш час як для суспільства так і для фахівців різних сфер документно-комунікаційного циклу.

      Центральним і фундаментальним в понятійній системі документознавства є  поняття “документ”. Це поняття  відображає ознаки реально існуючих предметів, які служать об’єктами  практичної діяльності по створенню, збиранню, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, розповсюдженню і використанню документної інформації в суспільстві.

      Поняття “документ” у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають різні способи  зберігання та передачі в суспільстві  знання (або інформації). Існує безліч визначень документа, які зафіксували певні уявлення про те, що він собою являє.

      На  думку Н.Н. Кушнаренко, “документ” – це матеріальний об’єкт, який спеціально створюється для збереження і  передавання у часі і просторі усвідомленої інформації, створеної людиною для використання у суспільному житті.

      Термін  “документ” використовується в багатьох галузях знань. І майже в кожній з них є одна чи декілька версій його розуміння у відповідності  з специфікою тих об’єктів, котрі  вона вивчає і котрим надає статус документа. Вирішення завдання пошуку необхідного смислового значення терміну “документ”, як складової частини дефініції “документальне джерело наукової інформації”, можливо тільки на основі порівняльного аналізу різних підходів до визначення поняття “документ”.

      Водночас, вживання поняття “документ” постійно змінюється, розширюється і поглиблюється, охоплюючи всі галузі і напрями  науки. Завдяки новим методикам  створення та розповсюдження інформації через документ все більш поширеніше і глибше удосконалюється поняття “документ” з погляду наук документних. Починаючи з минулих літ від теорії Поля Отле і до сучасності, поняття “документ” все більш поширюється в науках. Оскільки, головним складником цього поняття є інформація, різноманітні дані, повідомлення, призначені для передачі в процесі комунікації.

      Виходячи  з викладеного, можна стверджувати, що й на сьогодні дослідження розуміння  поняття  “документ” в різних науках, етапи його розвитку від минулих  літ і до сучасності не втратили актуальності, а й потребують подальшого детального вивчення.

      Основною  джерельною базою роботи є наукові праці таких науковців як С. Г. Кулешова, Ю. Н. Столярова, Г. М. Швецової-Водки, Р. С. Гіляревського, О. П. Коршунова, А. І. Михайлова, А. В. Соколова, А. І. Чорного, Є. А. Медведєвої, Палєхи Ю. І, Н.Н. Кушнаренко та інших вчених.

      Об’єкт  курсової роботи – сучасний розвиток поняття “документ” в Україні.

      Предмет курсової роботи – документ як наукове поняття.

      Мета  курсової роботи -  узагальнити та систематизувати теоретичні відомості про документ як основу наукової комунікації.

      Відповідно  до мети, предмета та об’єкта визначено  такі завдання:

1. вивчити історію походження та знання про документ;
2. розглянути концепції документа як засобу соціальних комунікацій та джерела інформації;
3. проаналізувати зміст поняття “документ” із позицій наук документно-комунікаційного циклу;
4. розглянути документовану і недокументовану комунікацію

Розділ 1. Еволюція поняття “документ”

                   1.1 Виникнення та розвиток прадокументів 

      Перші документи або як їх називають прадокументи з’являються у IV-III ст. до н.е. в межах Близькосхідної Месопотамської цивілізації. Життя у шумерян як населення найдавнішої держави людства, було надзвичайно задокументованим, вчені це пояснюють складними кліматичними умовами, які вимагали сильної влади, чіткої ієрархії відносин у суспільстві, а отже для їх регламентації необхідних письмових засвідчень, тобто документів.

      Матеріальною  основою перших документів були природні матеріали від Шумеру до нас дійшло найбільше документів на камені, хоча є й інші: на дереві, камені і т.д.[12, с. 256]

      Потрібно  відзначити, що формування наукових дисциплін  про документ було пов’язано також  із розвитком центрів, що зберігали  документи. Хоча в середні віки в  Європі вже існували королівські і міські бібліотеки і архіви, у переважній більшості вони представляли єдине сховище манускриптів. Їхня диференціація відбувалася тільки за тих умов, коли ставали інтенсивнішими діяльність канцелярій та установ, що створювало прецедент окремого зберігання продукованих ними документів, як це сталося, наприклад при створенні Архіву державних паперів в Англії ( XVII ст.). Але все ж таки вирішальним моментом у спеціалізації бібліотек і архівів був початок книгодрукування. Вже папа Сікст IV (час правління - 1471- 1484 рр.) відокремлює “таємну бібліотеку” від публічних книг, тобто папську реєстратуру від власне зібрання рукописних і друкованих книг[9, c.161].

      Є.В.Старостін  зауважує, що перші праці зі справочинства  та архівознавства були написані у  переломний період розвитку архівної справи, коли архіви, що зберігали до цього перш за все правові пам’ятки (грамоти, акти, договори та ін.), стали приймати на зберігання організаційно-розпорядчу, фінансову і судову документацію. У цей час, зазначає він, маючи на увазі XVI ст., суттєво зростає кількість архівних фондів, які завдяки розвиткові книгодрукування остаточно відокремлюються від бібліотек. Серед такого роду праць перш за все слід відзначте дві книги Чкоба фон Раммінгена з Штутгарта “Про реєстратуру, її устрій та управління” та “Коротке повідомлення про вид досконалої і повної реєстратури”, які вийшли друком 1571 р. Дуже важливим для історії документознавства є факт відбиття у другій книзі схеми класифікації документів. У цьому аспекті цікавою є також праця з архівознавства, опублікована у Венеції 1632 р., де також подавалися рекомендації щодо класифікації документів за різними ознаками. В XVII ст. у Німеччині реєстратурознавство розробляється як спеціальна наукова дисципліна (Registraturwissenshaft) [21, с.24-40].

      Розвиток  книгодрукування призвів до значних  зрушень в інформаційно-документальній сфері взагалі, що у подальшому відіграло  значну роль у формуванні наукових дисциплін про документ. Започаткування випуску дешевих книг у першій пол. XVI ст. зумовило особливу культурну ситуацію, яку іноді називають проявом так званої “Інформаційної кризи”. Кількість друків була настільки значною, що потребувала вже їхнього аналізу не тільки для обліку, а й для видання відповідних посібників з метою орієнтації у їхньому потоці читачів і рекомендації відповідних джерел. Реакція на таку ситуацію-видова диференціація бібліографічного напряму вивчення книг, а саме-намагання створити універсальні ретроспективні бібліографічні покажчики і підготовка бібліографічних покажчиків за галузями знань. Дуже швидко усвідомлюється нездійсненність планів складання вичерпного списку книг. Натомість ставиться більш реальне завдання-створення ретроспективних національних бібліографічних посібників. Характерно, що перший зразок такого роду вторинних документів-праця англійця Джона Бейла (1548 р.), має ознаки бібліографічного твору. Орієнтацію на широкі верстви населення у відображенні відомостей про масиви національної літератури демонструють видані пізніше національними мовами італійські та французькі покажчики. З іншого боку, своєрідним бібліографічним відгуком на збільшення потоків документів була публікація “Індексу заборонених книг” (Рим, 1559 р.) – переліку творів, засуджених католицькою церквою і повністю заборонених до видання, продажу і читання [22, c.564]. 

2. Знання про документ

      Становлення документознавства пов'язано з  історією накопичення знань про  документ. Характеристиці ознак документа  відповідають формулювання, викладені  у статті В.Д.Банасюкевича та A.M. Сокової:

     а) документ як матеріальний об'єкт повинен містити інформацію, зафіксовану будь-яким способом (письмо, графіка, зображення, звукозапис);

     б) носій інформації повинен бути спеціально призначеним для фіксації інформації;.

     в) зафіксована інформація повинна мати вербальну ідентифікацію (пояснення природною мовою);

     г) мета фіксації інформації — її зберігання та передавання.     

      Виходячи  з даних вимог до матеріального  об'єкта, який може вважатися документом, поставимо питання:, коли і що зумовило появу таких об'єктів як типових, котрі винятково виконували функції зберігання і передавання інформації у просторі та часі? Слід відзначити, що з приводу причин генезису документа висловлено багато думок фахівцями традиційного документознавства або суміжних з ним наук[5, c. 12] .

      Так, К.Г. Мітяєв вважав, що виникнення документа було зумовлено потребами у нових носіях інформації, що компенсували недоліки живого слова як засобу її передачі. Причому поява писемності і документа, на його думку, є синхронними подіями. Майже так само пояснюються причини виникнення документа у першому радянському посібнику з документознавства, однак тут, зауважується, що такі матеріальні предмети, на яких фіксувалася: інформація, виконували у давнину, в основному, функцію свідчення, що у подальшому і дало підстави для назви цих об'єктів латиною "документум" (тобто "доказ", "свідчення"). Один з авторів цього посібника в окремій публікації пов'язує появу систем документації з розвитком держави і апарату управління.

      Фахівець  з історичного джерелознавства  масової документації Б.Г.Литвак висловлює припущення, що документ виник як фіксатор незвичайного у буденному житті. Він ілюструє це прикладом зміни правових норм документальної фіксації, але такий висновок може бути справедливим для будь-яких подій у соціумі.

      Відомий дослідник у галузі дипломатики С.М.Каштанов пов'язує появу документів із створенням писемного права у різних його формах в процесі утворення державної влади. Така позиція є цілком зрозумілою, оскільки об'єктом дослідження дипломатики є стародавні акти — юридичні документи переважно періоду феодалізму.

      Свого часу ми вже аналізували історичні  витоки документальної фіксації інформації. Було зроблено висновок, що з самого початку документальної фіксації інформації вона мала певні жанрові характеристики, а дискретний носій — конкретну орієнтацію на використання його як об'єкта, що призначений тільки для зберігання і передавання цієї інформації [16, с. 25-32].

      Документ  — це не тільки об'єкт, виріб. Це —  явище. Явище оформлення нового способу  фіксації інформації, каналу комунікації. І саме головним моментом виникнення документа, формування його як явища є ознака типовості такого роду об'єктів з уніфікованим способом фіксації інформації і зовнішньою формою. Така уніфікованість дозволяла чітко ідентифікувати ці об'єкти як справжні, що підтверджувало, кажучи сучасною мовою, їхню юридичну силу. У цьому плані і значну роль відіграла і печатка власника. Такі зауваги дуже важливі, зважаючи на те, до якої сфери належали перші документи, бо це були не тільки правові відносини [8, c. 32].

      Слід  також нагадати, що свого часу Д.Ю. Теплов трактував документ як матеріальний носій інформації, що розглядається  при цьому у вигляді системи  сигналів чи знаків.

      З накопиченням юридичних та господарських  документів виникла необхідність їхнього спеціального зберігання в державних установах та храмах (котрі також часто виконували функції перших). Зокрема, і в храмовому комплексі Шумеру Джемдет-Наср археологами знайдено близько 500 тисяч документів та їхніх фрагментів, що в основному містять державно-господарські записи, інформацію правового змісту, а також є "зошитами" учнів, які переписували тексти, робили вправи. Шумерська математика подає чудові приклади обслуговування господарських завдань, фіксуючи в табличках, наприклад, різні норми посіву зерна на певній площі, врожайності, постригу овець, людино-днів на побудову стіни з цегли тощо.

      Без сумніву, ці документи були прадавніми прототипами сучасних бібліотечних каталогів та бібліографічних покажчиків, але навряд чи тут. реалізовувався інформаційний пошук за якоюсь пошуковою ознакою, крім фіксації факту наявності таблички з певною назвою. Вони скоріше нагадують інвентарні книги (до скринь чи корзин з табличками) і така їхня роль відповідає загальному намаганню шумерів проводити облік усіх своїх матеріальних ресурсів [12, c. 256].

      Таким чином за довгий історичний період  значення поняття “документ” постійно зміняється. І до нашого часу приймається визначення, то даючи йому найширшого сенсу, то звужує його поняття до одного якого-небудь виду документа. Користуючись поняттям документ необхідно  кожний раз уточняти, яке саме значення  в ньому вкладене для рішення теоретичних та практичних задач. 
 
 
 
 

      1.3 Концепції документа як засобу соціальних комунікацій та джерела інформації 

      Документ  може розглядатися в різних аспектах, різноманітність яких відзначав вже К.Г.Мітяєв. Зокрема, для управлінського документознавства актуальним є його аналіз як інструмента управління, а також розгляд його характеристик як юридичного акту. Мова йде про юридичну силу документної інформації, яка, між тим, має місце за умови наявності позатекстових інформаційних елементів-бланку, печатки, підпису, революції тощо. Більш масштабною є концепція документа як елемента соціальної пам’яті, як частки ноосфери. Власне і аспекти розгляду функціонування документа як з наукової системи у певному середовищі текстів споріднені з такого роду концепціями в плані соціальних комунікацій, з одного боку, і документальною пам’яттю людства - з другого. Ретроспективна і оперативна частини світового документального поля розглядаються з точки зору їхнього руху, актуалізації, потенційного інформаційного ресурсу суспільства. Цей аспект розкривається в працях Г.В. Боряка, Б.С.Ілізарова, К.Б.Гельман-Виноградова, А.С.Уйбо та інші.

      Прояв сутнісних характеристик архівного документа як історичного джерела, пам’ятки історії й культури розглядається в державний, суспільний та науковий статус у публікаціях В.Ю.Афіані.

      Все більше привертають увагу представників  різних наук комунікаційні характеристики документа. В останні роки вони ставали об’єктом аналізу в спеціальних роботах з археографії (Г.В.Боряка), книгознавства (А.О.Бєловицької, В.Ю.Іваницької, Г.М.Швецової-Водки, К.Т.Ямчука), кодикології (Д.А.Дубровіної), бібліографознавства (В.О.Іль-ганаєвої, В.П. Леонова, М.С.Слободяника, А.В.Соколова, Г.М.Швецової-Водки) та ін.

      В цих працях представлено спектр думок  щодо властивостей документа як засобу комунікаційного зв’язку, особливостей різних видів документів у цьому  аспекті, функцій комунікаційних посередників тощо. Зокрема, аналіз змісту і форми комунікаційних процесів, що відбивають зв’язок “писемне джерело-споживач інформації”, розглядається як засіб вирішення проблем походження і призначення цього джерела та адекватності відображення інформації через його описову статтю-головних у камеральній археографії [22, c. 564]. Подібний підхід демонстратується у випадку розв’язання іншого дослідницького завдання вже у межах бібліотекознавства, коли розкриття сутності соціального призначення наукової бібліотеки вважається за доцільне здійснювати через вивчення складної документальної когнітивно-комунікаційної системи.

      Особливої ваги набувають результати комунікаційного  підходу під час розгляду методологічних засад загального документознавства, наприклад, при визначенні понять, що виступають тут на категоріальному рівні, таких, як “інформація”, “документ”, “книга”. З іншого боку, така конкретизація, а також висновки щодо особливості комунікаційних характеристик документа дозволяють виокремити різні фази його існування, а звідси і розрізняти дисципліни чи галузі знань, що вивчають документ на певній стадії функціонування [22, с. 564].

      Необхідно також відзначити наявність специфіки  концептуальних підходів до визначення комунікаційних характеристик так  званих “електронних документів”. “Електронні” листи, статті, книги, енцик-лопедії, бібліографічні покажчики, управлінські документи тощо хоча і є аналогами текстової частини документів з паперовою основою, однак їх спосіб існування, у тому числі передавання комунікаційними каналами комп’ютерного зв’язку, значно відрізняється від власне документального. Однак, сучасна технологія, наприклад, видавничої справи вже передбачає спочатку створення макету видання в електронні формі, а потім так званої твердої копії, яка виконує роль друкарської форми. Електронний обіг цінних паперів є особливою комунікаційною сферою із специфічним формами їхнього існування. В комп’ютерному справочинстві існує ряд проблем створення та функціонування електронних організаційно-розпорядчих документів та представників інших типів управлінської документації, що потім позначається на проблематиці архівного зберігання дискет,  компакт-дисків, змінних вінчестерів і використання їхньої інформації [15, с.238 ]. 

4. Статус документа як джерела інформації

      Як  розмірковує А.О.Беловицька: “Книга як спосіб соціальної комунікації стає дійсністю в процесах організації твору писемності, писемного документа у твір писемності та друку, рукописне чи друковане видання засобами книжної справи і в процесах подальшого відображення в суспільній свідомості результату цієї організації тими ж засобами”. Створення опублікованого, виданого чи депонованого документа і включення його в систему суспільного користування через книжкову торгівлю і бібліотеки, на думку Г.М.Швецової-Водки, дозволяє вважати такий документ книгою та відрізняти його за цими ознаками від інших документів.

      Власне  будь-який документ може стати джерелом інформації про минуле, з огляду на невизначеність у розмежуванні часу на “минуле” і “сучасне”. У цьому контексті поняття “ретроспективна документна інформація” є дуже умовним. І все ж для документальних систем є критерій, що дає можливість провести таку межу. Це час, коли документ перестає виконувати ту основну функцію, заради якої він був створений, що дозволяє відокремити “власне документ від архівного документа як потенційного історичного джерела”, а за деякими уявленнями в результаті він вже набуває значення історичного джерела. Ось, що пише з цього поводу Г.В.Боряк: ”історичне джерело як артефакт відрізняється від загального поняття “документ” ціннісний ретроспективний характер, що полягає у відстані його від часу створення, а відповідно - у різному функціональному призначення. Документ у контексті проблеми його походження створюється як інструмент прямого управління або прямого впливу на певні сфери суспільного життя. Його статус і функції змінюються, коли він потрапляє у архів і набуває значення “архівного документа”.

      З точки зору аналізу комунікаційного  циклу, з врахуванням першої та останньої  його ланок, тобто “автор документної інформації споживач документної інформації”, має важливе значення. Зокрема, автор твору, що можливо і не розраховував на таку увагу до нього через багато століть, знову знаходить свого читача. Правда, у цьому разі перехід в “динамічний” стан власне вже не відбиває безпосередній комунікаційний зв’язок, оскільки у закладені в нього творцем, а його зміст не є актуальним у наш час. Ці видання, як зазначалося, перш за все виконують роль історичних джерел і сприймання описання знання споживачем має зовсім інший характер, ніж у комунікаційному акті оперативної дії “автор-читач” [13, с. 460].

      Інша  ситуація, коли видаються ділова документація чи документи особливого походження. Тут вже немає ніякого акту комунікації у циклі” автор документної інформації – споживач”, оскільки ці документи не призначалися для оприлюднення з такою метою. Взагалі при виданні історичних документів, як нормативних, так і довідкової документації, мова може йти про комунікаційний зв’язок “документ-споживач” або «автори наукового видання-споживач», оскільки обов’язковою складовою такого видання є наявність наукового коментарю до тексту, який часто адаптований для його сприймання сучасним читачем. Таке видання буде виконувати ту функцію, яку заклали під час його створення автори наукового видання. У той же час результати археографічного чи кодикологічного аналізу пам’ятки ми не розглядаємо як науково-інформаційну роботу не тільки термінологічно, а й за суттю. На відміну від бібліографічних, реферативних чи оглядових інформаційних документів, археографічні чи кодикографічні описання документальних пам’яток включають результати науково-дослідної роботи, де формулюються нові наукові факти. Власне такі описання - різновид наукової публікації, а саму археографічну і кодикографічну діяльність не можна розглядати як роботу комунікаційних посередників. оскільки тут дослідники виступають як автори тексту нового наукового документа [21, c. 24-40] . 

      Розділ 2. Документ як наукова комунікація

      2.1 Походження терміна „документ” 

      Історія виникнення і еволюції  терміна „документ” вивчена недостатньо. Слово документ (лат. dokumentum-зразок, доказ, свідоцтво) походить від дієслова “docere”- вчити, навчати.

      Корені  цього слова уходять в індоєвропейську  прамову де воно означало жест витягнутих рук, пов’язаний з передачею, прийомом чи отримуванням чого-небудь. По другій версії корінь “dek” походить від числа “десять” і пов’язане з тим, що на розкритих долонях витягнутих рук десять пальців.

      Згодом  корінь “dek” був замінений на “dok”  у слові “doceo”-вчу, навчаю, від якого були утворені слова “doctor”-учений, “doctrina”-вчення, “documentum” те, що вчить, повчальний приклад. В цьому  значенні документ використовувався Цезарем та Цицероном. Пізніше він здобув юридичне звучання і стало означати “письмовий доказ”. В записі письмового свідоцтва слово документ вдавалось від середніх віків до XIX ст. [16, с. 25-32] .

      В російській мові слово „документ” виникло у часи Петра І, як взято  з німецького і польських мов, в значенні письмового свідоцтва. На початку ХХ ст. воно мало два значення: 1) будь-який папір, зроблений законним порядком і в змозі служити доказом прав на будь що або на виконання яких-небудь обов’язків; 2) Будь-яке письмове свідоцтво.

      Ріст  числа юридичних документів привів до виникнення у другій половині XVII ст. у Франції особливою наукою під назвою “Дипломатика”. Назва науки пішла від грецького слова „diploma”-лист, документ. Дипломатика почала вивчати усі публічні документи, в залежності від документів особистого походження.

      На  початку ХХ ст. у терміносистему вводиться більш широке поняття “документ”: його ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації - науки про сукупність документів та області практичної діяльності - Поль Отле.

      Поль  Отле і його соратник Анри Лафонтен розробляли теорію документації у стінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного в Брюсселі у 1895 р. 

      2.2 Зміст поняття “документ” із позиції наук документно- комунікаційного циклу. 

      Теорія  документа у спеціального документознавства  не може не спиратися на розробки загального документознавства, оскільки фактично всі їхні основні завдання в аспекті теорії документа тотожні і різниця полягає тільки у більш широкому спектрі об’єктів дослідження в загальному документознавстві і більш конкретизованому виборі такого об’єкта у різних напрямах спеціального документознавства, наприклад, управлінські документи, кінофотофонодокументи, науково-технічні документи тощо [17, с. 7-49]. Управлінське документознавство, як найбільш розроблений з таких напрямів, зосереджує увагу на типології та класифікації управлінських документів, вивченні моделей їхніх характеристик змісту та зовнішньої форми, у тому числі при створенні електронних документів чи конвертації документної інформації паперових документів в електронну форму, на функціях управлінських документів у цілому чи номінально - видовому розрізах та окремих характеристиках документної інформації. З іншого боку, теорію управлінського документа, орієнтуючись на сферу практичного застосування своїх результатів, тобто на справочинство, розробляє вимоги до змісту та зовнішньої форми різних видів документів, використовуючи засобу уніфікації і стандартизації. Оптимальне конструювання тексту, застосування мовних кліше в управлінських документах дозволяє досягати високого ефекту у виконанні ними їхньої основної соціальної функції [11, с. 191].