Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб

Содержание

Введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно  документируется. Но особенно строго следует  подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления  и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую  силу, касается каждого гражданина лично. 

Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы  по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а  также все документы, входящие в  личное дело. 

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они  участвуют в регулировании взаимоотношений  между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права  и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально  в современных условиях. 

Для правильного ведения  кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться  законодательно-правовыми актами о  труде.

Актуальность темы определяется тем, что документы составляют основу информационной системы среды любого предприятия или организации. От правильной организации документационного обеспечения предприятия или организации зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем.

Объект исследования –  кадровая служба ООО «Адвант».

Предмет исследования – организационно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность управления персоналом и кадровой службы ООО «Адвант».

Цель работы – изучение организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения в ООО «Адвант».

Для реализации данной цели были поставлены следующие задачи:

1. Определить сущность  классификации документов предприятия  и выделить роль организационно-правовой  документации;

2. Исследовать значимость  организационно-правовой документации в деятельности ООО «Адвант».

3. Определить правила  разработки и оформления организационно-правовой  документации структурного подразделения.

1. Состав документации кадровой службы.

Все формы управленческой деятельности отражаются в документах, выступающих способом и средством  реализации возложенных на руководство  предприятием или организацией управленческих функций. К таким функциям относятся  планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет, отчетность, финансирование и т.п. Эти функции отражаются в документах, общих для всех организаций и предприятий. 

Классическая форма организации  кадровой службы на предприятии –  создание отдела кадров. Его численный  состав и структура во многом зависят  от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним  целей. Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении  кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового  законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне. Информационные показатели, характеризующие  работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими  понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия  и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно - распорядительные. ¹

Документы по личному составу - это документы, характеризующие  правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются  в результате трудовых отношений, возникающих  между учреждениями и сотрудниками. 

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь  трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки - ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка - ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных - Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей - Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"). 

В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт); 
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
• личная карточка (форма № Т-2);
• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
• штатное расписание (форма (№ Т-3)
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
• личные заявление работников предприятия;
• графики отпусков;
• устав организации;
• положения об организации;
• положения о структурных подразделениях;
• коллективные договора;
• регламенты работы органов;
• должностные инструкции; инструкции по видам деятельности;
• правила внутреннего трудового распорядка. 

1. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и кадровой службы.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести  его утвержденную структуру и  штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные  инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении. 

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и  администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего  трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается  путем обсуждения на собрании трудового  коллектива, визируется юристом и  утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов:

- общие положения,

- порядок приема и увольнения рабочих и служащих,

- основные обязанности рабочих и служащих,

- основные обязанности администрации,

- рабочее время и его использование,

- поощрение за успехи в работе,

- ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать название документа, дату, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника. 

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) – на одного работника и (форма Т-1а) – на группу составляется на основании заключенного трудового договора. При его оформлении указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если таковое  работнику устанавливается, а также  условия приема и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника и др.). Приказ подписывается  руководителем организации или  уполномоченным на это лицом и  объявляется работнику под расписку. На его основании представителем кадровой службы вносится в трудовую книжку запись о приеме на работу, и  заполняются соответствующие сведения в личной карточке. ²

Личная карточка (форма  №Т-2) заполняется представителем кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании  приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа подтверждающего  трудовой стаж; страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования, документов воинского учета, документа  об образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний (при  поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки), а также сведений, сообщенных о себе работником. При изменении  сведений о работнике в его  личную карточку вносятся соответствующие  данные, заверяемые подписью сотрудника кадровой службы. 

Учетная карточка научного работника (форма № Т-4) предназначена  для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими и другими организациями, осуществляющими деятельность в  сфере образования, науки и технологии. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре на основании  соответствующих документов и полученных от работника в устной форме сведений. 

Штатное расписание (форма  № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной  численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификаций, сведения о количестве штатных единиц. Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации  или уполномоченным им на это лицом. Аналогично в него вносятся изменения. 

Приказ (распоряжение) о переводе одного работника (форма № Т-5) или  группы работников (форма №Т-5а) на другую работу в той же организации или  в другую местность вместе с организацией заполняется сотрудником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем  организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику  под расписку. На основании приказа  делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете, вносится соответствующая запись в трудовую книжку. ³

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором составляется сотрудником кадровой службы, подписывается  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом, объявляется  работнику под расписку. На основании  приказа (распоряжения) делаются отметки  в личной карточке работника, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. 

Графики отпусков (форма  №Т-7) применяются для отражения  сведений о времени распределения  ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений  организации на календарный год  по месяцам. Является сводным графиком, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем  организации с учетом мотивированного  мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего). При  переносе отпуска на другое время  с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие  изменения с разрешением лица, утверждающего график. 

Приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма  № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работников. Составляются сотрудником кадровой службы, подписываются  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом, объявляются  работникам под расписку в порядке, установленным законодательством  РФ. ⁴

Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется  для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для  составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после  соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. 

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или  увольнении пишутся от руки, в свободной  форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В  заявлении следует указывать  следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку  подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело. 

2. Приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации.

Приказ по личному составу  фиксирует сведения о кадрах (прием  на работу, перемещение по работе, увольнения с работы, установление должностных  окладов, отпуска, командировки, изменение  фамилий, поощрения, взыскания и  т.д.). Приказы по личному составу  являются основанием для внесения соответствующих  записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). 

Особенности приказа по личному  составу:

1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).
2. Номер (индекс) пишется с буквой «К», что значит приказ по кадрам.
3. Заглавие – «По личному составу».
4. Констатирующей части в приказе может и не быть.
5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности: прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в связи со смертью.
6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка, распоряжение и т.д.).
7. В пункте приказа о приема на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости – вид работы (постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству и т.д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.).
8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода – его длительность. В основании приказа дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы в приказе указываются причина увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса и дата увольнения; в основании к приказу дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации – ссылка на докладную записку руководителя подразделения.
9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
11. К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. 

Приказы по личному составу  готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы  по кадрам, если нет отдела кадров. Приказы  вступают в силу с момента их подписания. Нумеруются приказы в течение  календарного года. Начальник отдела кадров или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дату ознакомления. 

Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными  соображениями продолжительности  работоспособности и самой жизни  человека и составляет 75 лет; ⁵

По требованию работника  работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа. 

3. Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников.

Должностная инструкция это  организационно-правовой документ, в  котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность  сотрудника организации при осуществлении  им деятельности в определенной должности. 

Она составляется по каждой штатной должности организации, несет обезличенный характер и объявляется  сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе  при перемещении на другую должность  и при временном исполнении обязанностей по должности).

Порядок разработки должностных  инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура  текста унифицированы.

Оформление должностной  инструкции: для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать:

- наименование организации,

- наименование документа,

- дату и место его  подготовки,

Справа над текстом располагают гриф утверждения. Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже - с наименованием документа (как и в других управленческих документах). 

Так же формулируют заголовок  и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая  для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных  подразделений, делопроизводителей и  др.). 

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией  под расписку, которую располагают  на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией  ознакомлен (на)", личную подпись  работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления. 

Структура текста должностной  инструкции включает следующие разделы: 

1. Общая часть (общие  положения).

Содержит наименование должности  в соответствии со штатным расписанием  и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность  данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок  замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и  квалификации.

Квалификационные требования делятся на два основных направления: - уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное),

- практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности.

Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако, каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом. 

В этом же разделе отдельным  пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться  работник в своей профессиональной деятельности.

Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных  и распорядительных документов, которые  должны быть известны работнику, занимающему  ту или иную должность (устав, приказы  и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового  распорядка и др.).⁶

2. Функции.

Формулируется основная задача работника данной должности, предмет  его ведения, участок работы. Далее  перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.  В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений. 

Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа.

3. Должностные обязанности. 

В этом разделе устанавливается  порядок исполнения функций, видов  работ, отдельных поручений, а также  этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

4. Права.

Закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также  порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:

- доступ работника к определенной информации,

- принятие решений,

- получение данных, необходимых в работе,

- право визирования определенных видов документов,

-контроль (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.).

Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором  функций. Он устанавливает компетенцию  конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.  
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

5. Ответственность.

Раздел "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности  должностного лица за результаты и  последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных  мер или действий, относящихся  к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются  в соответствии с действующим  законодательством и с учетом специфики работы организации. При  подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в  соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

6. Взаимоотношения (связи  по должности). 

В разделе "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных  подразделений организации, устанавливается  круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться  связи со сторонними организациями. 

Для повышения качества должностной  инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и  периодичность предоставления (а  также получения) данным работником отчетов, планов и других документов. 

Основные требования к  тексту должностной инструкции - это  полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности  сформулированы в общем виде, неконкретно  и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет  своего назначения. 

При составлении должностных  инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных  категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно  облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная  инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в  конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной  штатным расписанием. 

Несмотря на то, что должностная  инструкция – документ, унифицированный  по правилам оформления и структуре  текста (разделов), в дополнение к  основным разделам в должностную  инструкцию могут быть включены и  иные разделы.

Порядок утверждения должностной  инструкции:

1. Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или другим уполномоченным на это должностным лицом.
2. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью учреждения и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.
3. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения учреждения. 
4. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем учреждения или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящими методическими рекомендациями.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для работника с момента его  ознакомления с инструкцией под  расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем  делается запись в соответствующей  графе листа ознакомления.

4. Правовые аспекты приема и высвобождения работников.

Прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику  под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). 
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ.⁷

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись  с правилами внутреннего трудового  распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. (часть третья в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ).

Трудовой договор заключается  в письменной форме в двух экземплярах  и подписывается сторонами. Трудовой договор считается заключенным, даже если он не оформлен надлежащим образом, если работник фактически приступил  к работе с ведома или по поручению  работодателя, и работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее трех дней с момента приступления работника к своим обязанностям.