Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией. 2

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ОБРАЗОВАНИЯ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Комплексные системы качества»

ТЕМА: «Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией»

ИСПОЛНИТЕЛЬ: РУКОВОДИТЕЛЬ:

Екатеринбург 2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1…………………………………………………………………………..5

Основные положения документирования СМК……………………………5
Структура документации СМК……………………………………………..7
Шесть обязательных процедур…………………………………………..15

ГЛАВА 2………………………………………………………………………....28

Общая характеристика предприятия……………………………...………..28
Назначение руководства по качеству……………………….……………..30
Миссия. Политика и цели………………………………………….……..32
Анализ со стороны руководства…………………………………………33

Заключение……………………………………………………………...…………..35

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время, в условиях рыночных отношений, когда всем предприятиям и организациям предоставлено право самостоятельного выхода на внешний рынок, они сталкиваются с проблемой оценки качества и надежности своей продукции. Масса компаний как российских, так и зарубежных подвержена неэффективному использованию людских, финансовых, материальных и других ресурсов. Основной задачей компании, в данном случае, является создание системы, которая помогала бы своевременно выявлять и устранять ошибки, неэффективность в работе, способствуя оптимизации и повышению эффективности деятельности компании.

Актуальность выбранной темы обусловлена:

- соответствием СМК международным стандартам ИСО;

- повышением социальной ответственности работников и руководящего состава предприятий;

- обеспечением экологической и экономической безопасности общества;

- улучшением делопроизводства с помощью стандартизации.

Цель данной работы:

- изучить порядок разработки документированных процедур;

- научиться анализировать и систематизировать процедуры управления документацией на предприятии.

Данная тема, безусловно, актуальна и представляет интерес, так как документация СМК является источником, устанавливающим и закрепляющим полномочия и ответственность деятельности всего предприятия, отдельных подразделений и каждого работника. Поэтому необходимо правильное и грамотное составление документации СМК. Для эффективного функционирования организация должна определить многочисленные взаимосвязанные виды деятельности и управлять ими. При документировании системы менеджмента качества каждая организация свободна в выборе количества и состава документов, которые ей необходимы для того, чтобы продемонстрировать эффективное планирование, функционирование, управление и постоянное улучшение системы менеджмента качества и ее процессов.

Документы охватывают все процессы СМК организации: процессы жизненного цикла, менеджмента ресурсов, измерения, анализа и улучшения, а также непосредственно процессы планирования, анализа и улучшения самой СМК. При выполнении различных процессов, относящихся к СМК организации, менеджер по качеству имеет дело с процедурами, инструкциями, планами, записями результатов процесса. С документами СМК в организации работают не только менеджеры по качеству, а, практически, все сотрудники, начиная с директора и заканчивая кладовщиком.

Практика показывает, что в средней по размеру организации действует 30-40 процедур и инструкций, 20-30 видов записей и столько же видов планов, 10-20 описаний процессов, не менее 10 внешних нормативных документов (иногда их может быть и больше 100). Другими словами, документация СМК является сложной по составу и большой по количеству документов.

ГЛАВА 1

1.1 ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ СМК

Документация в системе менеджмента качества создается для того, чтобы спланированные оптимальные и рациональные действия, объединенные в процессы, были описаны и использовались работниками для того, чтобы выполнять однородную работу одинаково, с предсказуемой результативностью и эффективностью. Каждый работник имеет необходимую документацию на своем рабочем месте, пользуется ей в процессе выполнения работы. Следует отметить, что наличие документации, описывающей процессы, существенно уменьшает период адаптации новых работников.

Документация СМК состоит из двух больших групп документов – документов, описывающих деятельность системы, и записи – документы, в которых фиксируются данные о ходе процесса и выполнении установленных требований к качеству. Документы, описывающие деятельность изначально разрабатываются с учетом требований потребителей и требований к качеству как системы, так и продукции.

Работа по разработанным документам, описывающим деятельность, позволяет всем работникам освоить наиболее оптимальные и рациональные методы работы, а также выполнять действия качественно.

Наличие документов позволяет легко контролировать действия работников, а наличие записей дает возможность сбора и хранения данных о ходе реализуемых процессов, сравнение результатов по предыдущим периодам.

1.1.1 ЦЕЛИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ СМК

В настоящее время на современных российских предприятиях применяется сложившийся определенный набор документов, в которых определяются различные виды деятельности на всех уровнях управления. В основном – это:

- положения о структурных подразделениях,

- положения о видах деятельности,

- должностные инструкции,

- различные инструкции.

На производственных предприятиях, кроме перечисленных документов еще существуют утвержденные описания технологических процессов. Однако кроме технологических процессов на производственных предприятиях есть множество других видов деятельности, которые специальным образом не описаны, ссылки на эти процессы содержатся в должностных инструкциях и положениях о структурном подразделении, которые обычно в одной строке обозначают достаточно многоплановые действия. В организациях сферы услуг зачастую не описано то, что в производственных предприятиях называется технологическим процессом. Кроме того, ни в тех, ни в других предприятиях и организациях не описана система управления, отдельные правила взаимодействия различных уровней управления обычно установлены в распорядительных документах.

К предприятиям и организациям, внедряющим систему менеджмента качества на основе международного стандарта ИСО 9001:2000 ( в России ГОСТ Р ИСО 9001-2001) предъявляются требования к документированию системы менеджмента качества (п. 4.1 ИСО 9001:2000), что в свою очередь значительно расширяет перечень документов предприятия, организации. Документирование системы менеджмента качества предполагает, что будут задокументированы обязательные документированные процедуры, все виды процессов модели системы менеджмента качества (основные, вспомогательные, процессы руководства и измерения, анализа, улучшений), руководство по качеству (документ, в котором описана вся система).

Документированная система менеджмента качества – это модель, которая описывает систему всеобщего управления организацией на основе принципов и критериев качества, сформулированных в этих стандартах.

1.1.2 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ДОКУМЕНТАЦИИ СМК

Системность – документация должна быть структурированной с указанием четких взаимосвязей между документами.

Функциональная полнота – документация должна отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах.

Адекватность – соответствие требованиям стандартов ИСО серии 9000.

Идентифицируемость – каждый лист документации должен быть однозначно отнесен к определенному документу, а документ к определенной части системы.

Адресность – каждый документ должен быть адресован конкретным исполнителям.

Простота – текст документа должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя.

Актуализированность – все изменения должны своевременно отражаться в каждом документе.

1.2 СТРУКТУРА ДОКУМЕНТАЦИИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА

КАЧЕСТВА (СМК)

Структура документации системы менеджмента качества, построенной по стандарту ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000), представляет собой иерархическую систему взаимосвязанных документов. Часть этих документов в явном виде оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Поэтому структура системы качества имеет «постоянную» составляющую, определенную стандартом и «переменную» составляющую, зависящую от конкретной организации.

«Постоянная» составляющая структуры документации СМК:

— Политика в области качества;

— Цели в области качества;

— Руководство по качеству;

— Шесть обязательных процедур системы качества;

— Записи по качеству.

«Переменная» составляющая структуры в стандарте поименована в следующем виде – «документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими (п.п. 4.2.1.d ИСО 9001:2008)». Как правило, к этим документам относятся различные планы, карты или схемы процессов, рабочие инструкции, отчетные формы, договора, нормативные документы, накладные и пр. Т.е. можно считать, что под эту «переменную» составляющую подпадает практически вся документация организации.

Некоторые рекомендации по составлению структуры документации СМК и содержанию документов СМК дает стандарт ИСО 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества». Однако, при составлении структуры документации СМК лучше ориентироваться на существующую в организации систему документации, дополняя ее необходимыми уровнями и документами, требуемыми стандартом ИСО 9001:2008.

1.2.1 СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ РАЗНЫХ УРОВНЕЙ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТАЦИИ СМК

Рекомендации по структуре документации системы менеджмента качества представлены в ИСО/ТО 10013 и предлагают рассматривать 3 основных уровня:

- уровень А (верхний уровень) - описывает систему менеджмента качества в соответствии с установленной политикой в области качества и ее целями;

- уровень В (средний уровень) - описывает взаимосвязанные процессы и действия, необходимые для внедрения системы менеджмента качества;

- уровень С (нижний уровень) - состоит из детальных рабочих документов.

Также в ИСО/ТО 10013 отмечено, что число уровней может регулироваться в зависимости от потребностей организации, а формы документов могут применяться на всех уровнях. Рассмотрим более детальную структуру документации СМК (рис. 1).

Состав документации 1-4 уровней обозначен на рисунке 1.

Рассмотрим более подробно остальные уровни структуры документации СМК.

«Нулевой цикл»:

- лицензионные документы;

- распоряжения вышестоящих организаций;

- постановления Правительства РФ;

- Законы РФ, (в т.ч. касающиеся качества, экологии, промышленной безопасности).

«Нулевой уровень» отвечает на вопросы:

- Какие требования действующего российского законодательства должна выполнять организация при осуществлении деятельности?

Базовый уровень:

- документы по стратегическому и оперативному планированию (видение и стратегический план, концепция развития организации, бизнес-план, годовые, квартальные месячные планы);

- методические документы (методические инструкции: по разработке документированных процедур, по описанию процессов, по разработке положений о подразделениях, по разработке должностной инструкции; методические рекомендации: по внедрению методов статистического управления процессами организации, по внедрению методов постоянного улучшения процессов и СМК);

- организационно-распорядительные документы (переписка с другими организациями, приказы и распоряжения руководств организацией, служебные записки, должностные инструкции, положения о подразделениях, штатное расписание, организационная структура, устав организации и др. документы);

- внутренние технические документы (технические условия на продукцию, технологические регламенты, технологические инструкции, технологические и маршрутные карты, метрологические аттестованные методики испытаний (измерений), инструкции по технике безопасности, проектно-конструкторские документы);

- внутренние нормативные документы (договоры и контракты с внешними поставщиками и потребителями, стандарты организации на продукцию, стандарты организации на технологические процессы, стандарты организации на методы испытаний, измерений и контроля, альбом бланков документов);

- внешние нормативные документы (документы органов государственного надзора, нормативные документы Госстроя России, технические регламенты, национальные стандарты РФ, региональные стандарты, международные стандарты).

Базовый уровень отвечает на конкретные вопросы:

- Какие работы (мероприятия) планируют провести организация в целом, каждое подразделение и исполнители для реализации Политики и достижения поставленных целей в области качества?

- Кто и какие виды работ должен выполнять при решении поставленных задач?

- Как правильно документировать фактическое выполнение процессов и операций в установленных в организациях формах?

- Какие требования к продукции и технологическим процессам ее изготовления, контроля и испытаний следует неукоснительно выполнять?

Пятый уровень - документация по подтверждению качества:

- единичные записи (данные), чек-листы внутренних и внешних аудитов (протоколы несоответствия); протоколы испытаний (измерений, анализа, контроля), продукции и параметров производственной среды, свидетельства о поверке и/или сертификаты калибровки средств измерений; протоколы обучения и повышения квалификации персонала, акты о состоянии зданий, помещений, оборудования, рабочих мест; перечни оборудования, средств измерений (испытания. контроля), документации и т.п.; контрольные листки, карты и схемы потоков процессов, контрольные карты Шухарта; рабочие журналы; заполненные анкеты для оценки поставщиков, - удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон; отметки о выполнении планов, графиков, смет);

- результаты анализа записей (данных) с целью устранения причин несоответствий (отчеты по результативности обучения персонала, отчеты по эксплуатации зданий и оборудования, отчеты по выполнению планов, отчеты по анализу и улучшению процессов, графики, диаграммы Парето, схемы Исикавы, гистограммы), отчеты по удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон, отчеты по внутренним и внешним аудитам, процессов, продукции, СМК, самооценки; отчеты качестве продукции, отчеты о состоянии средств измерений (испытаний, контроля), отчеты о состоянии зданий и оборудования, перечень одобренных поставщиков, отчеты по анализу процессов и предложения по их улучшению);

- решения по улучшению процессов и СМК (протоколы совещаний координационных и научно-технических советов, протоколы заседаний Совета по качеству, приказы, распоряжения по результатам анализа со стороны руководства).

Пятый уровень отвечает на вопросы:

- Как организация документально подтверждает соответствие процесса, продукции, системы и своей деятельности в целом требованиям потребителей и всех заинтересованных сторон?

- Как организация документально подтверждает улучшение процессов, продукции, СМК и своей деятельности в целом?

Стратегический уровень (первый и второй уровень на рисунке):

НАЗНАЧЕНИЕ ПОЛИТИКИ КАЧЕСТВА

Политика качества задает направление развития организации. В этом документе руководство организации публично определяет основные приоритеты и ценностные ориентации, которых оно будет придерживаться в отношении всех своих заинтересованных сторон (потребителей, сотрудников, поставщиков, общества и пр.). Также в этом документе указывается, что собирается делать руководство организации для реализации заявленных приоритетов и ценностных ориентаций.

Политика качества является открытым, «публичным» документом. Поэтому его содержание часто напоминает лозунги. Но все лозунги политики качества должны быть подкреплены конкретными целями и планами по достижению этих целей. Исходя из этого, возникает еще одно назначение политики качества – создание имиджа организации. Предполагается, что документально оформленная и публично заявленная политика в области качества не даст возможности руководству организации «на словах» заявлять одно, а на практике делать совершенно противоположное. Конечно, в том случае, когда система качества создается формально, только ради получения сертификата, имидж роли уже не играет.

Отдельного пояснения требует понятие - «в области качества». У организации могут быть различные составляющие политики и целей, например, маркетинговые, рыночные, социальные и пр. В том случае, когда организация (руководители организации) принимают систему качества как основную систему управления, все эти составляющие будут являться элементами политики и целей в области качества. Такая позиция принята в организациях, исповедующих принципы всеобщего менеджмента качества (TQM). В том случае, когда организация рассматривает систему качества только как отдельную часть совокупности систем управления, политика качества и цели в области качества ограничиваются вопросами контроля, обеспечения и управления качеством.

ЦЕЛИ В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА

Это документ в котором организация устанавливает каких результатов в области качества она хочет достигнуть. Цели в области качества должны быть направлены на реализацию деклараций политики, но в отличие от политики, цели имеют конкретные показатели, которые можно измерить и достигнуть в ограниченные периоды времени.

Политику и цели в области качества обычно представляют отдельными документами. Либо можно цели в области качества включать в состав политики, но в этом случае политика в области качества будет иметь две части – открытую и закрытую. Открытая часть - это декларации, а закрытая часть – это конкретные и измеримые цели организации.

РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ

Руководство по качеству представляет собой документ, описывающий всю систему менеджмента качества организации, а точнее то, каким образом организована система качества, какую структуру она имеет, какова структура документации системы качества. Стандарт ИСО 9000:2005 (ИСО 9000:2000) дает определение Руководства по качеству в следующем виде: «Руководство по качеству – документ, определяющий систему менеджмента качества организации». Это означает, что руководство по качеству должно содержать описание, каким образом организация реализует требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000).

Первый и второй уровень на рисунке дает ответы на вопросы:

- Каковы общие намерения и направления деятельности организации

в области качества?

- Какие цели в области качества ставит высшее руководство?

- Какие задачи надо решить руководству организации, чтобы достичь поставленных целей?

- Как высшее руководство организации планирует и обеспечивает решение задач для достижения поставленных целей?

- Какой порядок выполнения процессов установлен на уровне организации для реализации Политики и достижения целей в области качества?

- Какое подразделение выполняет процесс?

- Кто несет ответственность за его выполнение?

- Кто анализирует и принимает решение по его улучшению для достижения запланированных результатов?

Тактический уровень (третий уровень на рисунке) дает ответы на вопросы::

- Какие цели процесса установило подразделение? Известны ли они его внутренним поставщикам и потребителям?

- Способствуют ли установленные цели процесса достижению целей предприятия?

- Как подразделение взаимодействует со своими «внутренними поставщиками»?

- Как и в течение какого времени подразделение реализует установленный порядок выполнения процесса?

- Как подразделение обеспечивает взаимодействие с процессами поддержки?

- Как подразделение взаимодействует со своими «внутренними потребителями»?

- Какие критерии оценки своего процесса установило подразделение?

- Как подразделение анализирует процесс и оценивает его результативность?

- Какие меры принимает подразделение для улучшения процесса? Оперативный уровень (четвертый уровень на рисунке):

- Какую цель операции устанавливает исполнитель и соответствует ли она целям подразделения?

- Как именно исполнитель взаимодействует со своими внутренними «поставщиком» и «потребителем»?

- Как именно исполнитель выполняет конкретную операцию?

- Где и как именно исполнитель фиксирует факт окончания операции?

- Как исполнитель анализирует ход выполнения операции?

- Когда, как и на основании чего исполнитель принимает решение об улучшении операции?

1.3 ШЕСТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ПРОЦЕДУР

В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) система качества организации должна быть документирована. Как правило, документирование системы качества осуществляется в процедурах системы качества. Минимальный состав процедур, который должен быть разработан в организации, в соответствии с требованиями стандарта, включает в себя руководство по качеству и шесть обязательных процедур.

Стандарт ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) требует от организации разработать и внедрить 6 обязательных процедур:

— управление документацией;

— управление записями о качестве;

— управление несоответствующей продукцией;

— проведение внутренних аудитов;

— проведение корректирующих мероприятий;

— проведение предупреждающих мероприятий.

1.3.1 ПРОЦЕДУРА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Управление документацией является одной из сложных процедур системы качества. Она упорядочивает систему документооборота организации, поэтому при разработке данной процедуры много внимания уделяется составу документации, движению документов, правилам их обработки. Данная процедура задает единые правила обращения с документацией, от соблюдения которых во многом зависит эффективность работы не только самой системы качества, но и организации в целом.

Первоначально, управление документацией требует определить виды документации. Существуют различные варианты классификации видов документации. Для отдельных из них разработаны нормативные документы (например, ГОСТ Р 6.30-2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документацией. Требования к оформлению документов»). Однако никто не запрещает использовать свою классификацию. Выбор признаков классификации видов документации будет зависеть от отрасли, в которой работает организация, видов выполняемых работ, масштабов организации и конечно обязательных нормативных требований.

Часто, документацию классифицируют по функциональным видам деятельности, например:

– организационно-распорядительная документация;

– юридическая;

– технологическая;

– конструкторская;

– документация по закупкам и пр.

Следующим этапом разработки процедуры управления документацией будет определение состава документов, входящих в каждый из видов документации. Например, в состав документации по закупкам могут входить – заявка на закупку, требование накладная, закупочная ведомость и т.п.

Далее необходимо сгруппировать документы, входящие в каждый из видов документации по общим схемам управления. Это позволит сократить количество схем движения документов, а также определить общие правила для документов со схожими схемами движения. Чтобы осуществить группировку документов по схемам управления предварительно необходимо определить, как осуществляется работа с каждым из этих документов.

Чтобы управление документацией не затрудняло работу необходимо определить применимость требований стандарта ИСО 9001:2008 к выбранным группам документов. Отдельные требования стандарта могут оказаться не применимы к тем или иным документам или группам документов. Кроме того, на этом этапе необходимо проверить применимость обязательных требований, предъявляемых другими нормативными документами (например, стандартами бухгалтерской или налоговой отчетности).

Последний этап разработки процедуры управления документацией – это дополнение существующих схем теми действиями, которые предусматривают требования стандарта ИСО 9001:2008. Чтобы управление документацией было эффективным необходимо определить наиболее приемлемый метод реализации этих требований для организации. Например, требование по идентификации документов для одной организации может быть реализовано за счет применения информационной системы, а для другой за счет организационных мероприятий и ручной работы персонала.

Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией. 2 📙 Курсовая → 🆔 75299