Документирование распорядительной деятельности в учреждениях и организациях Российской Федерации

     Введение

     Актуальность работы обусловлена возрастанием роли документов, образующихся в деятельности предприятий, учреждений, организаций на современном этапе. Документы составляются для утверждения решений руководства, с целью информирования сотрудников, партнеров, клиентов, для подтверждения и согласования условий контрактов и договоров и для многих других целей. В настоящее время в связи с техническим прогрессом документы можно создавать не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.

     Основная  проблема современного документирования деятельности – это стандартизация и унификация документов, обучение квалифицированных кадров, несовершенство законодательства в области делопроизводства.

     Научная значимость исследования состоит в том, что оно сочетает в себе теорию и практику процесса документирования распорядительной деятельности. Данное исследование интересно еще и тем, что автор дает свою оценку и рекомендации по решению основных проблем документирования распорядительной деятельности, основанные на личном практическом опыте документирования и теоретических знаниях автора. Также рассматривались и учитывались мнения специалистов в данной сфере (работники делопроизводственных отделов) и мнения сторонних наблюдателей (студенты кафедры документоведения). Практически представленное исследование может использоваться как основа для последующего изучения данной темы.

     Объектом исследования является процесс документирования распорядительной деятельности предприятий и организаций в Российской Федерации. Предметом исследования выступают распорядительные документы.

     Целью исследования является изучение процесса документирования распорядительной деятельности на предприятиях, в учреждениях и организациях.

     В соответствии с поставленной целью  в работе решаются следующие задачи:

     - изучить распорядительную документацию: оформление, виды;

     - осветить нормативно-методическую  базу делопроизводства;

     - рассмотреть процесс распорядительной  деятельности в организациях  России;

     - определить основные проблемы  документирования распорядительной деятельности организации;

     - выявить пути совершенствования  документирования деятельности.

     При проведении исследования применялись  следующие методы:

• логический - теоретическое воспроизведение развивающегося объекта во всех его существенных закономерных связях и отношениях.
• сравнительного анализа – позволяющий раскрыть сущность исследуемого объекта.
• системно-структурного анализа – исследуемый объект рассматривался как система, с выделением элементов, составляющих ее структуру.

     Хронологические рамки исследования затрагивают современное делопроизводство с 2003 года, когда был введен новый стандарт по унификации и стандартизации документов в Российской Федерации и до сегодняшнего дня.

     Территориальные рамки представленной работы определяются границами Российской Федерации, в частности уделяется особое внимание предприятиям          г. Омска. Для более детального изучения, процесс документирования распорядительной деятельности рассматривается на примере Государственного учреждения Омской области  «Исторический архив Омской области» (ГУ ИсА)¹.

     Характеристика  научно-исследовательской  литературы. Документирование деятельности организации – достаточно изученная тема, ею интересуются не только студенты, аспиранты и исследователи делопроизводственной сферы, но и все, кто по роду своей профессии, так или иначе, связан с составлением документов.

     В основном, для написания курсовых работ в области делопроизводства выявляют несколько категорий источников: нормативно-методическая база (законы, подзаконные акты, нормативные акты, ГОСТы, инструкции и правила); учебная литература (учебники, учебные пособия, методические указания); специфическая литература (монографии, многотомники, литература, носящая ознакомительный характер для широкого круга лиц в области делопроизводства); публицистика (статьи, заметки в печатных изданиях).

     К нормативно-методической базе по документационному  обеспечению следует отнести:

     ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела.

     ГОСТ  Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.» – устанавливает требования к оформлению реквизитов, их состав и расположение в организационно-распорядительных документов. ²

     Методические  рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003, которые  разъясняют и конкретизируют порядок применения ГОСТ Р 6.30-2003 при унификации документов, проектировании бланков, оформлении реквизитов и подготовке текстов документов.

     Государственная система документационного обеспечения  управления. Этот документ  представляет собой совокупность принципов и  правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти Российской Федерации. Способствует решению технологических задач документирования. Она устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляет требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени она облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

     Из  исследователей тенденций делопроизводства, необходимо отметить таких замечательных авторов как Андреева В.И.³, Стенюков М.В.⁴, Кузнецова Т.В.⁵, которые издали серию монографий по делопроизводству. Особенно ценно было их творчество в конце 90-х начале 2000-х годов. Также нужно обратить внимание на коллективные работы, прежде всего авторский коллектив во главе с Кудряевым В.А.⁶ Особо хочется отметить работу  Рахманина Л.В. «Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов.»⁷, которая до сих пор остается основополагающей при изучении стилистики документов. Из современных авторов можно выделить Кирсанову М.В.⁸, Рогожина М.Ю., Клокова И.В., Кузнецова И.Н. и многих других.

     Для специалистов по делопроизводству представляют интерес такие журналы как «Делопроизводство», «Секретарское дело»,  «Делопроизводство и документооборот на предприятии». Среди авторов публикаций большое количество статей публикуют Т.В. Кузнецова, В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Н.А. Храмцовская и другие.

     Таким образом, исследования в сфере делопроизводства ведутся непрерывно, особенно в области распорядительной деятельности. 
 

     Глава 1. Система распорядительной документации

     1.1. Правовые аспекты документирования деятельности организации в Российской Федерации

     Как и любая сфера, область делопроизводства регулируется нормативной базой  законодательства. Это необходимо, прежде всего, для придания документам юридической силы, унификации и стандартизации документов, издаваемых на территории Российской Федерации.

     Нормативно-правовая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.⁹

     Документ  обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила. Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

     • законодательные и правовые акты РФ;

     • ГОСТ;

     • нормативные документы;

     • классификаторы;

     • Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ¹⁰

     К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

     •Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

     •Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

     •Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

     •Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».¹¹

     Эти документы имеют высший приоритет  и общефедеральную значимость.¹²

     Оформление  документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.¹³

     Ниже  приведены основные стандарты в  области делопроизводства.¹⁴

     • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

     • ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

     • ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

     • ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».

     • ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».¹⁵

     Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов. ¹⁶

     1. Межотраслевые нормативы времени  на работы по документационному  обеспечению управления.

     2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций.

     3. Нормы времени на работы по  автоматизированной архивной технологии  и документационному обеспечению  органов управления.¹⁷

     Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. ¹⁸

     Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. ¹⁹

     К сфере делопроизводства можно отнести  следующие классификаторы:

     •Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

     •Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

     •Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). ²⁰

     Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления». ²¹

     ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов. ²²

     1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие: состав управленческих документов; порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов; оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых; общие требования к составлению текстов управленческих документов.

     2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок: документооборота организации; построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам; контроля исполнения документов; подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

     3. Механизация и автоматизация работы с документами.

     4. Организация службы документационного обеспечения управления.

     Основные  цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления. ²³

     На  практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. ²⁴

     На  основе единых федеральных, местных и ведомственных требований к документационному обеспечению предприятия разрабатывают следующие внутренние организационно-распорядительные и иные документы, регламентирующие организацию ДОУ с учетом специфики деятельности предприятий:

     1) инструкцию по документационному обеспечению управления предприятием;

     2) положение о структурном подразделении,  в ведении которого находятся  вопросы ДОУ;

     3) инструкции для должностных лиц  предприятия, к компетенции которых  отнесены отдельные вопросы ДОУ  (должностные инструкции);

     4) нормы времени и выработки  для процессов и операций, осуществляемых  работниками предприятия по ДОУ.²⁵

     Разработка  указанных документов имеет целью:

     1) упорядочить и оптимизировать  документооборот предприятия;

     2) сократить количество и одновременно повысить качество документов, разрабатываемых предприятием;

     3) создать требуемые условия для  внедрения и последующего применения  технологий документирования управленческих  решений;

     4) исключить ошибки в процессе  осуществления деятельности по  ДОУ.²⁶

     Таким образом, мы рассмотрели правовые аспекты процесса документирования. Ко всему вышеперечисленному необходимо добавить, что помимо федеральных законов, обязательных для исполнения, внедренный             ГОСТ Р 6.30-2003 носит всего лишь рекомендательный характер. Типовые инструкции же призваны показать пример составления конкретной инструкции по делопроизводству на предприятии. В итоге, каждое предприятие имеет право составлять нормативные документы в соответствии с федеральными и местными законами, но по своему усмотрению. Таким образом, рекомендательный характер некоторых нормативных документов вносит некоторую сумятицу в разработку конкретных нормативных документов организации. Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод, что законодательство в области делопроизводства, хоть и обширно, но не совершенно. 

     1.2. Назначение распорядительных документов

     Распорядительные  документы – это документы, в  которых фиксируются решения  административных и организационных  вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

     Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

     Распорядительные  документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распорядительных документов осуществляется администрирование любым предприятием.²⁷

     Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования  организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.²⁸

     Основанием  для издания распорядительного  документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. ²⁹

     Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления. ³⁰

     С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.³¹

     В первом случае распорядительные документы  издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. ³²

     На  основе коллегиальности действуют  федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. ³³

     В системе коллегиальных органов  особое место занимают совещательные  по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа. ³⁴

     В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. ³⁵

     Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность  управления, повышает персональную ответственность  руководителей за принятые решения. ³⁶

     На  основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). ³⁷

     Руководители  органов управления, действующих  на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. ³⁸

     В условиях коллегиального принятия решений  издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания. 

     1.3. Состав и оформление распорядительных документов

     Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.³⁹

     В соответствии с действующим законодательством и компетенцией руководство организации издает следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, решения и постановления. Отдельно можно выделить такой вид распорядительных документов как выписка из приказа (распоряжения, указания, решения, постановления). Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. ⁴⁰

     Распорядительные  документы вступают в силу с момента  их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

     Особое  значение придается доведению распорядительного  документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

     Рассмотрим  подробнее особенности оформления распорядительных документов их сходство и отличия.

     Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.⁴¹

     Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности. ⁴²

     Различаются постановления организационные и адресуемые. Первые – позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана и т.д. Вторые – предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами. ⁴³

     Постановления оформляются на бланках и имеют  следующие реквизиты: Государственный  герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.⁴⁴

     Особенностью  постановления является текст самого документа.