Документирование трудовых отношений

Омский государственный университет

Кафедра дореволюционной отечественной  истории и документоведения

Специальность

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Документирование трудовых отношений»

Выполнила: студентка группы

ИДС-001-о А.В. Морозова

Руководитель  ст. преподаватель

Н.Б. Толочко

Омск 2013

Оглавление

Введение

В настоящее время  при большом многообразии различных  организаций, предприятий и учреждений большое значение имеют документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника (прием на работу, переводы, перемещения, совмещение и совместительство командирование, премирование, отпуска, увольнение).

Актуальность темы нельзя ставить под сомнение, поскольку в современном мире подавляющее большинство организаций допускают грубые ошибки при документировании трудовых отношений, ущемляя при этом свои права и права работника.

Значимость юридически грамотной кадровой документации сложно переоценить. Любой кадровый документ это закрепление на бумаге юридически значимых фактов. Например, трудовой договор – это решение двух сторон, достигнутое при согласовании условий, в которых работник будет выполнять свою трудовую функцию, а работодатель обеспечивать работника всем необходимым для эффективной деятельности, и производить оплату его труда. Соответственно, нарушение одной из сторон условий трудового договора влечет за собой ущемление прав другой стороны. ¹

А, например, неправильно  оформленная дата в трудовой книжке может привести к тому, что работник «потеряет» несколько лет стажа работы в данной организации.

В любом случае, допущение  ошибок при оформлении кадровых документов ведут к неблагоприятным последствиям.

Именно поэтому одна из основных обязанностей работников кадровых служб – правильное оформление и ведение документации, фиксирующей трудовую деятельность работника без ущерба для организации и работника.

Объектом данной работы является документ по личному  составу.

Цель данной работы - определить факторы, влияющие на неэффективное  документирование трудовых отношений и  выработать предложения по устранению недоработок.

В связи с  поставленной целью нужно решить следующие задачи:

1. Изучить и проанализировать источники и литературу;
2. Выявить типичные ошибки, допускаемые при документировании трудовых отношений в организациях.
3. Выработать предложения по устранению недостатков в документировании трудовых отношений в организациях.

При написании  курсовой работы были использованы следующие  методы:

• Информационный – характеристика нормативно-методической базы для выявления требований к созданию и оформлению кадровых документов, а также анализ источников и литературы
• Терминологический - термины понимаются через дефиницию – краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки.
• Системный – логический и последовательный подход к принятию решений по данной проблеме.

Источниковая  база темы многообразна. Всю совокупность источников можно разделить на две  группы: официально опубликованные источники  и справочно-методическую литературу (учебные пособия, монографии, статьи журналов).

К официально опубликованным источникам можно отнести:

• Трудовой кодекс РФ от 30. 12. 2001 г. Трудовой кодекс РФ устанавливает права и обязанности работника и работодателя, регулирует вопросы охраны труда, профподготовки, переподготовки и повышения квалификации, трудоустройства, социального партнерства. В нем закрепляются правила оплаты и нормирования труда, порядок разрешения трудовых споров. Отдельные главы посвящены особенностям правового регулирования труда некоторых категорий граждан (несовершеннолетних, педагогов, тренеров и спортсменов, надомников, вахтовиков и др.).²
• ФЗ  от 25.03.2001 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. ³
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225⁴. Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
• ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров». В стандарте приведены формы документов, используемые как для создания информационной базы автоматизированной системы управления кадровой деятельностью, так и при отсутствии автоматизированной обработки кадровой информации. Состав документов обеспечивает оперативное ведение учета и формирование отчетности предприятий по кадрам в соответствии с требованиями Основ законодательства о труде. ⁵
• ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации.
• Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Утверждены в целях реализации требований ТК РФ. ⁶

К справочно-методической литературе можно отнести:

• Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27;
• Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996;
• Т.А. Полянская. Журнал «В курсе дела», 2009, № 13 «Оформление приема на работу»;
• В. Семенихин, журнал «Кадровый вопрос», 2011, № 1;

Структуру курсовой работы составляют введение, пять глав и заключение.  В главе 1 «Ошибки и недочеты при документировании приема на работу» характеризуются типичные ошибки, допускаемые при оформлении документов, а так же сам процесс документирования. В главе 2 «Документирование совмещения и совместительства» характеризуется процесс создания документов при совмещении профессий и совместительстве, различия в их оформлении, а также типичные ошибки, допускаемые при создании этих документов. В главе 3 «Документирование изменений трудового договора» характеризуются основания изменения условий трудового договора, а также порядок их документирования. В главе 4 «Прекращение трудового договора»  описаны основания прекращения трудового договора и документальное оформление прекращения. В главе 5 «Автоматизация процессов документирования» характеризуются процессы документирования на современном этапе.

1. Ошибки и недочеты при документировании приема на работу.

1.1. Ознакомление работника  с локальными нормативными актами.

Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.  
Поэтому существует несколько вариантов подтверждения ознакомления работником с такими документами:

• роспись в журнале;
• роспись в листе ознакомления;
• роспись в трудовом договоре.

Состав локальных нормативных  актов, обязательных для каждой организации, прямо определен статьями ТК РФ:

• штатное расписание организации; ⁷
• правила внутреннего трудового распорядка; ⁸
• документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; ⁹
• график отпусков; ¹⁰
• положение о системах оплаты труда; ¹¹

Для отельных организаций с учетом специфики их деятельности в соответствии с ТК РФ могут разрабатываться такие локальные нормативные акты, как: график сменности, нормы выработки времени, нормативы численности и др., положение о формах профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников.

«Подготовка локальных нормативных  актов должна осуществляться с учетом следующих основных требований:

1. Локальные нормативные акты, предусмотренные действующим законодательством, принимаются с учетом мнения представительного органа работников, порядок которого установлен ст. 372 ТК РФ ¹².
2. Локальные нормативные акты, принимаемые по усмотрению работодателя, не требуют учета мнения представительного органа работников.
3. При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения документа». Локальный нормативный акт может утверждаться посредством издания работодателем приказа, на который делается ссылка в грифе утверждения, или путем проставления на документе грифа утверждения должностного лица с его личной подписью.
4. Работники, ответственные за подготовку проектов локальных нормативных актов, определяются работодателем.
5. Проекты локальных нормативных актов, как правило, согласовываются с заинтересованными должностными лицами организации по усмотрению работодателя». ¹³

Как правило, локальные  нормативные акты действуют до замены их новыми. При необходимости в  них могут вноситься изменения  и дополнения. Если изменения, которые  вносятся в локальный нормативный  акт, касаются условий трудового  договора, то до введения этих изменений должны быть соблюдены нормы главы 12 ТК РФ «Изменение трудового договора».

С локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора.

1.2. Составление и оформление  трудового договора.

Трудовой договор обычно заключается в письменной форме, разрабатываемой по усмотрению работодателя, в двух экземплярах, предназначенных для каждой из сторон. Содержание положений трудового договора не должно противоречить ТК РФ. Содержание и сроки трудового договора, порядок его заключения, изменения и прекращения прописаны в главе 10 ТК РФ. ¹⁴

 «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Сторонами трудового  договора являются работодатель и работник»¹⁵. Трудовой договор, в свою очередь, является основанием возникновения трудовых отношений.

Если при составлении  и оформлении в него не были включены какие- либо сведения или условия, договор не является незаключенным. В данном случае договор должен быть дополнен недостающими сведениями, которые определяются отдельным приложением или дополнительным соглашением к договору.

Как и во всех документах, в трудовом договоре выделяют три  структурные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть  должна содержать наименование вида документа: «Трудовой договор», место  и дату заключения договора. «Дополнительно в заголовочной части трудового  договора может быть указан его регистрационный  номер, если кадровая служба ведет учет заключаемых трудовых договоров в регистрационной книге или журнале по форме, принятой в данной организации». ¹⁶

Содержательная часть  трудового договора включает:

• Сведения о сторонах договора (фамилию, имя, отчества работника и полное наименование организации-работодателя).
• Сведения о документах, удостоверяющих личность работника.
• ИНН работодателя.
• Сведения о представителе работодателя, подписавшем договор.
• Обязательные условия трудового договора.
• Дополнительные условия трудового договора.
• Реквизиты и адреса сторон.

Оформляющая часть договора включает:

• Подписи сторон.
• Подпись работника, подтверждающую получение работником экземпляра трудового договора.
• Печать работодателя.

Если при заключении трудового договора в него не были внесены какие-либо сведения, договор не считается незаключенным. Договор может быть дополнен. В этом случае недостающие сведения вносятся в сам текст договора. Если недостающие сведения касаются условий договора, то их можно оформить в виде приложения или дополнительного соглашения к трудовому договору, заключаемых в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью договора.

Что касается ошибок при  оформлении трудового договора, то российское договорное право как таковое не содержит законодательно закрепленного понятия ошибки в договоре.

Ошибкой в широком  смысле признается непреднамеренное отклонение от истины или правил. Исходя из этого  определения, можно сказать, что  ошибкой в договоре является отклонение от воли сторон, для реализации которой, собственно говоря, договор и заключается.

«Можно выделить несколько видов ошибок:

1. Собственно ошибки - наиболее распространенные ошибки при заключении договора. Собственно ошибки возникают тогда, когда при оформлении договора в письменном виде либо искажается предварительная устная договоренность сторон, либо не уделяется внимание некоторым важным для исполнения договора моментам.
2. Ошибки вследствие введения в заблуждение. Такие ошибки еще называются ошибками с отягчающими обстоятельствами.
3. Опечатки. Вопрос относительно опечаток в тексте договора остается наименее урегулированным с точки зрения права. Причем речь идет об опечатках, которые порой имеют существенное значение. При их обнаружении стороны могут быть поставлены в такие условия, которые согласно обычаям делового оборота признаются кабальными.

Это могут быть опечатки в названии сторон, в их реквизитах, в том числе и в банковских, в суммах, в названии предмета договора и пр. Все опечатки независимо от того, совершены они преднамеренно  или по вине одной из сторон, могут  иметь решающее юридическое значение, хотя в случае опечатки в тексте договора законом предусмотрены наименее серьезные правовые последствия.

Наличие опечатки в тексте заключенного договора не является поводом  для отмены данного договора. Обнаруженная в тексте договора опечатка подлежит исправлению по соглашению сторон». ¹⁷

Кончено, следует избегать допущения любых ошибок при оформлении трудового договора. Но если все-таки ошибки были допущены, то их можно исправить, заверив фразой: «Исправленному верить»  и подписью уполномоченного на то должностного лица.

1.3. Издание приказа о приеме  на работу.

Приказ (распоряжение) о  приеме на работу оформляется работодателем  письменно на основе унифицированной формы № Т-1 либо Т-1а (если одним приказом на работу принимаются сразу несколько сотрудников). ¹⁸

В приказе (распоряжении) указываются:

– наименование работодателя;

– номер и дата составления  документа;

– фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер;

– наименование структурного подразделения, в которое принимается сотрудник;

– должность (специальность, профессия);

– срок испытания, если оно  было установлено при приеме на работу в трудовом договоре;

– условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);

– оклад (тарифная ставка), надбавки;

– реквизиты трудового  договора, на основании которого документ издается.

Нередко сотрудники кадровых служб или работодатели неверно заполняют отдельные реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу. В частности, в строке «Условия приема на работу и характер предстоящей работы» пишут срок трудового договора. Между тем этот срок должен отражаться в другой графе – «Дата», где заполняются две строки: «с» и «по». Если же с работником заключен трудовой договор на неопределенный срок, то вторая строка просто не заполняется. ¹⁹

Поскольку основой приказа  является унифицированная форма  Т-1 – своеобразный шаблон – ошибки могут возникать лишь при заполнении соответствующих граф. Однако, здесь тоже следует внимательно отнестись к внесению в шаблон тех или иных сведений, т.к. ошибки допущенные на ранних этапах оформления приема на работу в дальнейшем могут повлечь появление ошибок и в других документах.

Приказ (распоряжение) о  приеме на работу подписывает руководитель организации или иное специально уполномоченное на это лицо. А вот  прием на работу генерального директора, не являющегося единственным учредителем (участником) фирмы, по мнению Роструда, «оформляется приказом о вступлении в должность, который издает сам директор на основании заключенного трудового договора». ²⁰

Приказ (распоряжение) о  приеме на работу должен быть предоставлен работнику для ознакомления под  роспись не позднее, чем в трехдневный срок с момента фактического начала работы.

1.4. Оформление и заполнение трудовой книжки работника. Типичные ошибки.

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. ²¹ Форма трудовой книжки, порядок ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Трудовые книжки и вкладыши в них нового образца введены в действие с 1 января 2004 года.

Обязанность по ведению трудовых книжек возложена на всех работодателей, кроме работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при  оформлении приема на работу и заключении трудового договора.

В отдельных случаях, предусмотренных трудовым законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для  отказа в заключении трудового договора.

На работника, принятого  на работу впервые, трудовая книжка оформляется  работодателем в присутствии  работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу.

Трудовые книжки ведутся  на государственном языке Российской Федерации. В случае местонахождения организации в одном из субъектов Российской Федерации, где официальным является язык субъекта Российской Федерации, - возможно внесение записей на языке субъекта Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации. Это установлено пунктом 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек.²²

Все записи о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а  также о награждении, произведенном  работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа работодателя не позднее недельного срока (при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

 «В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

·   фамилия, имя, отчество;

·   дата рождения (число, месяц, год);

·   образование;

·   профессия, специальность». ²³

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительского удостоверения). Любые ошибки, внесения этих сведений могут привести к проблемам при оформлении пенсий, когда работники будут вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке.

Типичными ошибками при  заполнении титульного листа трудовой книжки являются неправильно записанные фамилия, имя и отчество работника, что делает трудовую книжку недействительной.

Также часто не указывается  образование сотрудника. Иногда внизу  подчеркивается одной чертой наличие  образования, а графа остается незаполненной. Необходимо словами записать вид  образования сотрудника. Если человек имел сначала одно образование, а потом получил другое, то рядом записывается новое образование, без перечеркивания предыдущей записи об образовании. 

Присутствие записи об образовании  в трудовой книжке нового образца  обязательно. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще оформленных документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Возможно внесение записи о неоконченном образовании соответствующего уровня, она также вносится на основе надлежаще заверенных документов (зачетной книжки, студенческого билета, справки  образовательного учреждения и тому подобное).

«Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат производятся восемью арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца, четыре цифры - для года). Например, дата рождения - 6 октября 1972 года. В трудовой книжке должно быть записано: 06 10 1972.

Часто в трудовой книжке не указываются профессия или  специальность. Но заполнение данного  раздела является обязательным, и  сведения указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов (диплом, свидетельство (сертификат), или свидетельство о дополнительном образовании (повышения квалификации)».²⁴

Дата заполнения также  обязательна для указания. В случае если дата заполнения трудовой книжки будет указана ранее, чем был выпущен сам бланк трудовой книжки, то такая трудовая книжка также будет признана недействительной. Работодатели очень часто совершают такую ошибку, если трудовая книжка заполняется гораздо позднее того срока. «После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. 
      Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. 
      Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. 
      Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). 
      Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей». ²⁵

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован  разделом 4 Инструкции №69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела  «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:

- о награждении государственными  наградами, в том числе о  присвоении государственных почетных  званий, на основании соответствующих  указов и иных решений;

-  о награждении  почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами;

-  о других видах  поощрения, предусмотренных законодательством  РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового  распорядка организации, уставами  и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных  системой оплаты труда или выплачиваемых  на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

«Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение». ²⁶

Важно помнить, разделах «Сведения о работе», «Сведения  о награждениях» зачеркивание ранее  внесенных неточных или неправильных записей не допускается. При необходимости  изменения записи после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе пишется: «Запись за № __ недействительна.

В соответствии с Инструкцией  «запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником». ²⁷