Документирование управленческой деятельности
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
ГУМАНИТАРНЫЙ КОЛЛЕДЖ
ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ № 58
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине «Документоведение»
Тема:_________________________
Студент: _________________________
Работа выполнена «__»________
Дата защиты «__»____________20__г.
Руководитель курсовой
работы: ______________________________
Москва 2012
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Тема курсовой работы: «Документирование управленческой деятельности». Актуальность темы заключается в том, что в новых экономически условиях, в которых оказалась Россия с начала 90-х гг., усилилась роль информации, в том числе имеющей форму документов. Неизмеримо возросла роль деловой переписки предприятий и организаций с деловыми партнерами.
Значение делопроизводства как одного из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, прежде всего его универсальностью.
Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение процессов документирования управленческой деятельности с учётом проведения анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ.
Задачи курсовой работы:
- анализ проблем документирования в организациях;
- исследование методов документирования в организациях;
- рассмотрение аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов, результатов.
Любой работник в сфере управления связан с процессами документирования, это занимает огромное количество рабочего времени. Поэтому изучение и анализ данной темы поможет автору в будущей практической деятельности сократить время при создании управленческих документов.
Для написания курсовой работы были выбраны источники:
1 .ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. ГОСТ Р 6.30-2003.
3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
4..Закон РФ « Об информации, информатизации и защите информации» от 21.07.1995 г. № 24-ФЗ.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 11-93.
6. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. Учреждений сред. проф. Образования / Л.А. Румынина.- 7-е изд., стер.- М.: Издательский центр «Академия», 2009.- 224с.
7. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова.- Изд.3-е, испр. И доп. – Ростов-на - Дону: Феникс, 2005. – 336с. (СПО)
В настоящее время документационное обеспечение управления деятельности российских предприятий осуществляется стихийно. Не применяется на практике существенная нормативная база и традиции Российского делопроизводства, которые составляют 175-ий исторический опыт. Поэтому в основной части курсовой работы автор рассматривает основные цель и задачи документирования управленческой деятельности.
Глава 1. Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности
Значение документирования как одного из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» (рукописным, машинописным, типографическим) способом, так и с использованием компьютерных технологий. За год на промышленном предприятии обрабатывается от одного до четырех миллиардов документов, т.е. вдвое больше, чем в центральных органах управления. Только одно это может дать представление о процессе документирования.
Правильная организация документирования – основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем. Поэтому актуальной является задача обучения основным нормам документирования и рациональным приемам работы с документами.
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.
Документирование управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.
Если на предприятии отсутствует четкая организация создания и работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличении срока их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений, а также к неверным решениям.
Обратимся к основным понятиям документоведческой науки и сродных с ней понятий. Данный этап работы позволит автору ориентироваться в выбранной теме курсовой работы. Традиционно обратимся к основному понятию – «делопроизводство».
Делопроизводством называют область управленческой деятельности человека по подготовке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения1. В связи с внедрением в сферу управления и работы с деловой документацией средств вычислительной техники, современных информационных технологий получил признание равнозначный термину «делопроизводство» термин «документационно обеспечение управления» (ДОУ).
1 часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.
Документирование – это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе об обеспечение ее опознавательными элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.2
Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.)
Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.
Известно, что работа с документами состоит из 3-х частей:
- документирование (составление проектов документов, их согласование, проверка правильности оформления, подписание или утверждение и регистрация);
- организация работы с документами (регистрация, рассмотрение документов руководителем и написание резолюций, контроль исполнения документов, собственно исполнение, группировка документов, использование, передача в архив, уничтожение).
3) хранение документов – за эту область делопроизводства отвечает наука «Архивоведение». Архивоведение – это наука, которая изучает процессы хранения документов после завершения их в делопроизводстве.
Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. Так как все процессы в документировании непосредственно связаны с документами на любом носителе и в любой форме.
Документ – это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.3
Реквизиты – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.
Реквизиты документа подразделяются на постоянные и переменные.
Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографическим или другим способом.
Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.
Документ личного происхождения – это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».4
Официальный документ – это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».5
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.6
Документы могут выполнять следующие функции:
- Информационные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
- Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная;
- Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
По назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.7
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.8
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.9
Под юридической силой документа понимается «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».10
Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.11
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Вывод: подводя итог данной главы можно сказать, что понятие «документ» велико. Документы служат средством связи между собой, предприятий и организаций с гражданами – это объясняет многообразие родственных понятий, которые тесно связаны с понятием «документ». Все родственные понятия содержат в себе слово документ, который и несет основную смысловую нагрузку.
Глава 2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве
Унификация в делопроизводстве – это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведения их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету и хранению.12
Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации. Фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. Всё это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.
Способы унификации документов:
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.13
Таблица – текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация – в заголовках граф и боковике, а переменная информация - в соответствующих графах и строках. Достоинства таблиц: обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и координировать информацию, проводить сравнительный анализ данных.14
Трафарет – способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В такой форме создают приказы, заявления.15
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Стандартизация в делопроизводстве – это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.16
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно – исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)17, так и на унифицированные системы документации.
2.1.
Нормативные материалы по
В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией.
Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая Государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».
В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Требования к оформлению
организационно-распорядительны
ГОСТ Р 6.30-2003 не делает исключений для каких-либо структур в зависимости от их организационно-правовой формы и вида деятельности. В стандартах, действовавших до 1990 года, по этому признаку проводились разграничения.
В 1998 году был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятий установлен один стандартизованный термин.
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005г. №30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти », на основе федеральных законов, актов Президента РФ и Правительства РФ была разработана «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. №536.
Каждая организации на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, Индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.
Вывод: кратко можно сказать, что унификация, закрепленная в стандартизации, помогает в современных, сложных условиях организовывать процесс документирования более точно и затрачивать меньше времени. Всегда можно обратиться к тому или иному законодательному акту, чтобы разъяснить возникший вопрос, а в результате получить исчерпывающие сведения в соответствии с законодательно-нормативными актами РФ.
Глава 3. Документирование, как запись на различных носителях
Документирование —
Правильное оформление документов сотрудниками организации может обеспечиваться за счет реализации службой ДОУ следующих мероприятий:
– разработки внутренних нормативных документов по делопроизводству;
– проведения работ по унификации документов, разработке и внедрению табеля и альбома форм документов;
– методического руководства и контроля над соблюдением установленных правил подготовки документов в структурных подразделениях;
– повышения квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами.
3.1. Основные способы и средства документирования
Различают следующие способы документирования:
● текстовое документирование;
● техническое документирование;
● фотодокументирование;
● кинодокументирование;
● фонодокументирование (звукозапись);
● аудиовидеодокументирование;
● машинное документирование.
Текстовое документирование. Это наиболее древний способ фиксирования информации. Его становление и развитие неразрывно связано с возникновением письменности.19
Техническое документирование. Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающие название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструктирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.20
Фотодокументирование. Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Фотодокументы отличаются существенной особенностью – этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий.21
Кинодокументирование. Кинодокумент – изобразительный документ, созданный кинематографическим способом. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодокументы, возникают в момент событий22.
Фотодокументирование. Фотодокументирование широко используется для записи хода совещаний, выступлений, докладов, лекций, телефонных переговоров. В случае необходимости фотодокументы всегда можно превратить в письменные документы.23
Аудиовидеодокументирование. Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию. Первый опыт создания таких документов связан с возникновением звукового кинематографа.24
Машинное документирование. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку их информации ЭВМ.25
Средства документирования. Средства документирования подразделяется на простые и сложные.
К наиболее простым средствам документирования относятся так называемые рукописные средства (ручки, карандаши).
В современных условиях
широкое распространение
К сложным средствам документирования относятся средства репрографии и оперативной полиграфии, т.е. совокупности машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов.
К средствам репрографии (копирования) относятся средства фотокопирования, электрофотографии, термографии, электроннолучевого копирования.
В процессе копирования принимает участие оригинал, копия и посредник.
К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малый офсетные машины, ксероксы, работающие по упрощенной полиграфической технологии.
3.2.
Основные носители
Носитель информации – это физический и материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.26
Основным носителем документированной информации при текстовом и техническом документировании является бумага.
Обычая бумага применяется
при текстовом
При фотодокументировании используются носители на бумажной основе, стекле с нанесенным на них специальным покрытием, обладающим свойством темнеть под воздействием световых лучей, на которых после выполнения определенного комплекса технологических операций появляется зафиксированная информация (фотодокумент).
Основой кинодокументов является кинолента, представляющая собой многослойную полимерную систему. Черно-белые кинопленки состоят из полимерной основы и жевательного слоя, в котором диспергированны кристаллы солей светочувствительного серебра.
Носителями информации при фонодокументировании в зависимости от способа записи могут быть магнитные ленты, фонографические валики, грампластинки.
Основным носителем при аудиовидеодокументировании являются ленты с гибкой и тонкой основой, на которые нанесен рабочий слой из магнитного порошка с малыми размерами частиц, диспергированного в связывающем составе.
Для ввода информации в машину приходится преобразовывать ее из формы, понятной человеку, в форму, понятную машине. Для этого в процессе машинного документирования используются специальные – машинные – носители информации.
3.3. Задачи защиты информации при ее документировании
Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на решение следующих задач:27
1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
3) реализация права на доступ к информации.
Государственное регулирование отношений в сфере защиты информации осуществляется путем установления требований о защите информации, а также ответственности за нарушение законодательства РФ об информации, информационных технологиях и о защите информации.
3.4.
Подлинные и подложные
Виды фальсификации документов
Под подлинным документом понимается
документ, изготовленный
Документ, при предъявлении которого отсутствуют или нарушены признаки подлинности, предварительно квалифицируется как подложный и требует представления дополнительного подтверждения своей подлинности.
Современные виды и способы фальсификации документов, а также методы и средства защиты их от фальсификации изложены в «Защите полиграфической продукции от фальсификации».
К наиболее распространенной документной продукции, уязвимой для фальсификации, относятся бланки ценных бумаг и государственные бумаги; ведомственные и отраслевые бланки; документарные бланки; бланки конфиденциальной коммерческой корреспонденции; изделия (документы), прямо или косвенно выступающие средством платежа, получения услуг или льгот и т.д.
Вывод: в этой части непосредственно раскрывается тема курсовой работы и исследованы методы современного документирования в процессе управленческой деятельности. Показаны методы определения подлинников, копий, защиты информации и т.д.
Глава 4. Общие сведения к оформлению документов в управленческой сфере
Среди большого разнообразия
видов деловых документов, обращающихся
на предприятиях и в организациях,
организационно-
Можно утверждать, что
организационная и
Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
При подготовке и оформлении ОРД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации;
- Герб субъекта Российской Федерации;
- Эмблема организации или торговый знак (знак обслуживания);
- Код организации;
- Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
- Код формы документа;
- Наименование организации;
- Справочные данные об организации;
- Наименование вида документа;
- Дата документа;
- Регистрационный номер документа;
- Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- Место составления или издания документа;
- Адресат;
- Гриф утверждения документа;
- Резолюция;
- Заголовок к тексту;
- Отметка о контроле;
- Текст документа;
- Отметка о наличии приложения;
- Подпись;
- Гриф согласования документа;
- Визы согласования документа;
- Оттиск печати;
- Отметка о заверении копии;
- Отметка об исполнителе;
- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- Отметка о поступлении документа в организацию;
- Идентификатор электронной копии документа.
- Документирование управленческой деятельности
- Документирование управленческой деятельности
- Документирование управленческой деятельности
- Документирование управленческой деятельности
- Документирование управленческой деятельности
- Документирование управленческой деятельности
- Документирование управленческой деятельности
- Документирование результатов аудиторской проверки
- Документирование трудовой деятельности работника на предприятии
- Документирование трудовых отношений
- Документирование трудовых отношений
- Документирование трудовых отношений
- Документирование управленческих решений
- Документирование управленческой деятельности