Документирование управленческой деятельности. 7

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

Глава 1. Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства 4

1. Понятие конфиденциального делопроизводства 4

1.2. Конфиденциальное делопроизводство и его сфера действия 9

Глава 2. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного доступа 12

2.1. Порядок оформления документов, содержащих информацию ограниченного доступа 12

2.2. Грифы ограничения доступа к документам, содержащим государственную тайну 15

2.3. Грифы ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию 16

Заключение 20

Библиографический список 22

Приложение 23 
 

ВВЕДЕНИЕ

     В настоящее время в ходе функционирования любой организации возникает  та или иная документация, доступ к  которой ограничен. Именно в таких случаях информацию, содержащуюся в таких документах, можно классифицировать как коммерческую тайну.

     Коммерческая  тайна – это вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации. Однако также есть понятие служебной тайны. В данном случае это вид тайны, которая распространяется на поступившую в органы государственной и муниципальной власти информацию, составляющую коммерческую тайну других юридических лиц, которая получена в результате осуществления служебной деятельности этих органов.

     Таким образом, под конфиденциальной информацией следует понимать обобщающее понятие зафиксированной на материальном носителе информации, содержащей коммерческую или служебную тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается законодательством, а также ее обладателем. В таких случаях обладатель секретной информации на основе законодательных актов, касающихся информации и норм ее хранения, специальным образом оформляет секретную документацию. 

     Цель данной контрольно-курсовой работы состоит в определении порядка оформления документов, имеющие информацию ограниченного доступа. Для этого необходимо решить ряд задач:

1. определить понятие и сферу деятельности конфиденциального делопроизводства;
2. выявить порядок оформления документов, содержащих информацию ограниченного доступа, а также обозначить грифы ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию.

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СФЕРА ДЕЙСТВИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2. ПОНЯТИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

     Основными задачами учета носителей конфиденциальной информации (или, как часто их называют в научной литературе, документов предварительного учета) являются:

• закрепление факта присвоения носителю (например, обычным листам бумаги, дискете и др.) категории конфиденциальности, ограниченного доступа;
• присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за использованием и проверки наличия;
• документирование фактов перемещения носителя между сотрудниками организации, закрепление персональной ответственности за его сохранность;
• контроль работы исполнителя над документом и своевременного уничтожения носителя или его частей, потерявших практическое значение.¹

     Все типы носителей конфиденциальной документированной  информации должны быть учтены до начала составления проектов черновика, различных вариантов и наконец оригинала будущего документа.

     При этом соблюдаются следующие условия защиты информации:

• формирование основы для последующей персональной ответственности сотрудника за сохранность носителя, повышенного внимания к нему;
• предупреждение возможности нецелевого использования носителя или его неправильного хранения;
• формирование грифа конфиденциальности будущего документа;
• предупреждение возможности тайной подмены носителя, изъятия из него или включения в него отдельных частей (листов, кусков фото-, видео- или магнитной пленки), для чего фиксируются технические характеристики носителя (количество листов, длина ленты, наличие склеек и др.);
• предупреждение технической возможности тайной разборки кассет, пеналов, футляров, конвертов и иных оболочек, содержащих технические носители информации;
• включение носителя в сферу регулярного контроля сохранности и местонахождения.

     В службах конфиденциального делопроизводства коммерческих фирм бумажные носители текстовой и технической информации ставятся на инвентарный (перечневый) учет. В этих структурах учет носителей целесообразен только на уровне руководства фирмы, так как именно здесь концентрируется вся действительно ценная информация. На уровне исполнителей документирование элементов конфиденциальной информации ведется на носителях, не учитываемых предварительно.

     Обязательному инвентарному учету и маркировке на всех уровнях управления подлежат магнитные носители информации, для  которых любые угрозы представляют значительно большую опасность, чем для бумажных, а обнаружение  реализации этих угроз возможно только на основе сложных аналитических наблюдений. Маркировка предусматривает нанесение на носитель инвентарного номера, даты регистрации, наименования структурного подразделения и фамилии исполнителя.²

     Надписи делаются механическим путем, стойким  красителем, которым одновременно окрашиваются винты и другие детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигнализирования об их несанкционированном вскрытии.

     Этап  оформления и учета носителей  конфиденциальной информации, выдачи их исполнителям и приема от исполнителей выполняется в службе КД как в традиционном, так и автоматизированном режимах и включает в себя следующие процедуры:

• первичное оформление носителя, в процессе которого выполняются специализированные операции, позволяющие в дальнейшем контролировать подлинность носителя и сохранность всех его элементов
• традиционный или автоматизированный учет носителя, при котором документируется факт его включения в категорию носителей ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного номера;
• окончательное оформление носителя, в процессе которого учетные данные переносятся на носитель и его составные части для их идентификации;
• выдача учтенного, укомплектованного носителя информации исполнителю, закрепление за исполнителем персональной ответственности за сохранность носителя, его целостность и целевое использование;
• выдача исполнителю при необходимости дополнительных учтенных листов, форм и бланков
• прием от исполнителя носителя информации, в процессе которого проверяются комплектность носителя, наличие оправдательных отметок за отсутствующие элементы и документирование факта передачи носителя в службу КД;
• ежедневная проверка правильности учета носителей и их наличия.³

     При работе с исполнителями работник службы КД педантично решает следующие  задачи защиты информации:

1. предотвращение выдачи носителя лицу, не связанному с составлением конкретного документа или исключенному из состава лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому документу);
2. выявление факта утраты носителя или его частей, организация поиска носителя и проведения служебного расследования;
3. предотвращение нарушения принципа персональной ответственности за сохранность носителя и фиксируемой в нем информации;
4. обнаружение факта подмены носителя другим, фальсификации части носителя;
5. обнаружение фактов случайной или умышленной порчи носителя (изменения формата, нумерации листов, вырывания листов, их загрязнения, склеивания и т. п.);
6. предотвращение несанкционированной и не оправданной деловой необходимостью передачи носителя между руководителями и исполнителями;
7. предотвращение несанкционированного ознакомления посторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на носителе, в процессе его выдачи исполнителю и приема от исполнителя.

     Следовательно, до начала составления черновика  конфиденциального документа должен быть выполнен ряд принципиально важных технологических этапов обеспечения сохранности тайны фирмы, которые дают возможность в будущем свести к минимуму риск утраты ценной информации, документирование которой пока только предполагается.

     Этап  составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа.

     Однако  исполнитель должен помнить, что  конфиденциальная информация документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника фирмы.⁴

     Кроме того, с точки зрения защиты информации важно учитывать, что процесс  ее документирования предполагает распространение  информации во времени и пространстве, которое объективно увеличивает число опасных источников и каналов ее утраты. Уязвимость информации резко возрастает.

     Передача  конфиденциальной информации по заранее  установленной нормами права  или договорами деловой необходимости партнерам, учредителям, клиентам и другим юридическим и физическим лицам допускается только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений.

     Информация  всегда передается в письменном виде за подписью полномочного руководителя фирмы с соблюдением порядка обращения с отправляемыми конфиденциальными документами. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.

     Составление текстов особо ценных конфиденциальных документов обычно относится к компетенции руководства фирмы. Менее значимые конфиденциальные документы по отдельным функциональным вопросам составляются децентрализовано руководителями структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы и иногда допущенными к этой работе исполнителями (опытными менеджерами, экспертами).

     Объединение конфиденциальных документов, содержащих и коммерческую, и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено  тем, что эти документы почти  полностью идентичны по технологическим  процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты.

     Если  технология секретного и различных  типов специального делопроизводства в основном регламентирована государственными нормативными актами, то порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, вообще не установлен. Его должен определять обладатель конфиденциальных документов с учетом специфики деятельности предприятия. При этом необходимо обеспечивать нужных уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. Что касается порядка работы с документами, содержащими служебную тайну, то он лишь в части собственной информации (и то слишком общо и далеко не в полном объеме) изложен в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

     Поскольку ведение делопроизводства по служебным  документам ограниченного распространения  указанным постановлением Правительства возложено на подразделения открытого делопроизводства, а делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну, на многих предприятиях осуществляют секретари, в журнале планируется опубликовать серию статей, посвященных организации и технологии конфиденциального делопроизводства. 

1.2. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

И ЕГО  СФЕРА ДЕЙСТВИЯ

     Конфиденциальное  делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются как сферы конфиденциального делопроизводства, так и видов и содержания работ с документами⁵.

     Конфиденциальное  делопроизводство  отличается от открытого, является самостоятельным видом  деятельности, мотивируя это тем, что оно:

     – распространяется как на управленческую, так и на производственную деятельность;

     – включает работу не только с документами, но и с их проектами, черновиками  и др.;

     – решает две задачи: документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности и защиту информации при работе с конфиденциальными документами;

     – конфиденциальные документы не регистрируются, а учитываются.

     Конфиденциальное  делопроизводство определяется как  деятельность, охватывающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

     Из  сферы действия конфиденциального  делопроизводства вытекают и его  задачи:

1. документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;
2. защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

     Первая  задача направлена на организацию и  бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

     Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

     Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления  соответствующих реквизитов.

     Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

     Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.

     Организация использования документов состоит в обеспечении текущего, оперативного, и последующего, ретроспективного, использования документной информации.⁶

     Вторая  задача конфиденциального делопроизводства регулирует обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации. Достигается это путем организации специального режима хранения конфиденциальных документов и обращения с ними, установления разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам, разработки жесткой регламентированной технологии издания и обработки конфиденциальных документов и другими мерами, направленными на предотвращение утраты и утечки документированной информации. 
 
 
 

ГЛАВА 2. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

 2.1 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

     На  документах, содержащих информацию ограниченного  доступа (государственную тайну  или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять  гриф ограничения доступа к документу⁷.

     Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, — первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны организации.

     Основу  присвоения документу грифа конфиденциальности должны составлять:

• перечень конфиденциальных сведений организации,
• требования партнеров,
• перечень конфиденциальных документов организации.

     Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала.

     Гриф  конфиденциальности, или гриф ограничения  доступа к традиционному, машиночитаемому  или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную  отметку, помету, пометку) формуляра  документа, свидетельствующий о  конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.

     Установить  гриф – значит добавить его к  учетному номеру документа, отразить в  номенклатуре дел, в учетных формах и т. п.

     Информация  и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:

     первый, массовый уровень — грифы 

     "Конфиденциально",

     "Конфиденциальная  информация".

       Не следует ставить гриф "Коммерческая тайна", так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу;

     второй  уровень (достаточно редкий) — грифы 

     "Строго  конфиденциально",

     "Строго  конфиденциальная информация",

      "Конфиденциально. Особый контроль".⁸

     Они присваиваются документу лично  первым руководителем фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и  хранение документов с графом второго  уровня также организуется первым руководителем  с возможным привлечением руководителя службы КД.

     На  документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф "Для служебного пользования".

     Написание грифа ограничения доступа, указываемого на документе, не сокращается.

     Под обозначением грифа указываются  номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.

     Гриф  располагается в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном  листах документа, а также на обложке  дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.

     Ниже  грифа или ниже адресата могут  обозначаться ограничительные пометы:

     "Лично",

     "Только  в руки",

     "Только  адресату",

     "Лично  в руки" и др.

     При регистрации конфиденциального  документа к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.

     Документы и информация, конфиденциальные в  целом, в своей массе (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т. д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.

     На  ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких документов:

     "Собственная  информация фирмы",

     "Информация  особого внимания",

     "Копии  не снимать",

     "Хранить  в сейфе" и др.

     Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы персонала.

     Гриф  конфиденциальности присваивается  документу:

     — исполнителем при подготовке к составлению  проекта документа; руководителем  структурного подразделения (направления  деятельности) или руководителем организации при согласовании или подписании документа;

     — работником службы КД при первичной  обработке поступающих документов, если конфиденциальный для организации  документ не имеет грифа ограничения  доступа.

     Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений.

     Другой  принципиально важный вопрос, решаемый руководством организации, службой  КД и исполнителями до начала составления  текста документа, — определение необходимости предварительной регистрации носителя (листов бумаги, специальных тетрадей и блокнотов с отрывными листами, листов ватмана, фотопленки, магнитных носителей и т. п.), на котором будут формироваться черновик и беловик документа.

     Назначение  такой регистрации — обеспечение  безопасности информации, контроль за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах  и редакциях документа, отдельных  записях и подготовительных материалах.

2.2. ГРИФЫ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ, СОДЕРЖАЩИМ ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ

     Законом РФ «О государственной тайне» установлены  грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени  секретности сведений, проставляемые  на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему⁹. Законом установлено три степени секретности и, соответственно, три грифа ограничения доступа к документам: «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». Закон устанавливает также, что наряду с  грифом секретности на носитель сведений, составляющих государственную тайну, наносится дополнительно следующая информация:

• о степени секретности  содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт перечня сведений, подлежащих засекречиванию, действующего в органе государственной власти, в организации;
• об органе государственной власти, организации, осуществивших засекречивание носителя;
• о регистрационном номере;
• о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены.

     При невозможности нанесения таких  реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель. Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом – гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.

     Помимо  перечисленных реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных  лиц по ознакомлению с содержащимися  в этом носителе сведениями.

     Закон также устанавливает, что использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

2.3. ГРИФЫ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ, СОДЕРЖАЩИМ КОНФИДЕНЦИАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ

     Порядок проставления грифов ограничения доступа на документах, содержащих конфиденциальную информацию, менее определен. Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.