Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета

Содержание

Введение

Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

Применительно к бухгалтерскому учету понятие "документооборот" определено в  Положении о документах и документообороте, согласно которому под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. Таким образом, как следует из определения, документооборот в бухгалтерском учете организации включает все стадии движения первичных документов. Эффективный документооборот в организации - это залог обеспечения полноты и достоверности бухгалтерской информации, ее безопасности.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных  документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

При этом принятая система документирования хозяйственной  деятельности должна обеспечивать:

• во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;
• во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;
• в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности;
• в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;
• в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.

Следуя этим принципам, рассмотрим организацию, осуществление  и оптимизацию документооборота в бухгалтерском учете организации.

Цель курсовой работы – исследовать вопросы  организации документации и документооборота на предприятии.

Задачи курсовой работы:

1. определить  значение документации в бухгалтерском учете;

2. изучить требования, предъявляемые к первичной учетной документации;

3. привести классификация первичных учетных документов;

4. рассмотреть  вопросы организации документооборота;

5. исследовать  порядок документации и документооборота  на конкретном предприятии.

Объектом исследования курсовой работы является Закрытое акционерное  общество «Север».

1. Документирование  хозяйственных операций как основа  бухгалтерского учета

1.1. Значение документации в бухгалтерском учете

В соответствии с Законом об информации документированная  информация (документ) - это зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документация - это способ оформления хозяйственных  операций с помощью документов в  момент их совершения.

Документирование  хозяйственных операций является одной  из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой  любой организации, являются:

-  формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

• обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение  этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).

Если в организации  не создана система организации  и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система  управления при принятии необходимых  управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учета - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

Кроме того, следует  обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка. В данном случае таким нарушением является невыполнение требований, предписанных п.п.1 и 2 ст.9 указанного Закона и касающихся документального оформления совершенных хозяйственных операций.

1.2. Требования, предъявляемые к первичной учетной  документации

Основанием  для отражения информации о совершенных  хозяйственных операциях в регистрах  бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

К учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово - хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм, при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

В соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона "О  бухгалтерском учете" первичные  учетные документы должны содержать  следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи должностных лиц.

В п.13 Положения  по ведению бухгалтерского учета  к обязательным реквизитам первичных  учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:

• код формы;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

Отсутствие  в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась.

Как правило, организации  используют следующие дополнительные реквизиты:

• номер документа;
• адрес организации;
• основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
• другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

Например, в п.4 ст.168 гл.21 Налогового кодекса РФ предусмотрено выделение в первичных учетных документах сумм НДС отдельной строкой. В соответствии с этим организация должна включить в первичные учетные документы (накладные и т.п.) дополнительный реквизит - "в том числе НДС ... руб.".

Для упрощения  обработки учетной информации в  первичных учетных документах может  быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции.

Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после ее окончания.

В первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условия совершения операций, т.е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов.

Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений.

Заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и  проверка по существу.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.

Арифметическая  проверка предназначена для выявления  ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету не должны приниматься, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.

Проверка по существу необходима для того, чтобы  установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно - материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Документы, прилагаемые  к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие  основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Главный бухгалтер  организации обеспечивает сохранность  первичных учетных документов (накладных, счетов, счетов - фактур, приходно - кассовых ордеров и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расчетов (налоговых деклараций), оформление и передачу их в архив.

Данные документы  должны храниться до их передачи в  архив организации в бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой  отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных  помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируются:

• в течение четырех календарных лет деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству;
• не менее пяти лет по требованиям бухгалтерского учета.

Организации обязаны  хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Сроки и порядок  хранения документов, их передача в  соответствующие государственные  архивы, а также условия уничтожения документов с истекшим сроком хранения определяются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. Решения Госналогслужбы России и Росархива от 27.06.1996 и Федеральной архивной службы России от 06.10.2000), если иное не утверждено в законодательном порядке.

Перечнем установлены  различные сроки хранения документов в зависимости от их вида.

По истечении  установленных действующим законодательством  сроков хранения документов в организации  они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации состоит из двух частей:

• государственной части, обязательной передаче в которую подлежат документы государственных предприятий, учреждений, организаций;
• негосударственной части, где хранятся в том числе и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных организаций.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральный архивной службы совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Соглашение с органом или учреждением Федеральной архивной службы влечет для организации включение части его документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В связи с  тем, что Положение об Архивном фонде Российской Федерации не обязывает негосударственные организации заключать такие соглашения (договоры), организации вправе решать сами вопрос об их целесообразности.

Именно поэтому  передача документов в негосударственную  часть Архивного фонда Российской Федерации не носит обязательного  характера и осуществляется на основании соглашения (договора) между органами Федеральной архивной службы и собственниками документов.

Однако в  любом случае сроки хранения документов будут определяться в соответствии с вышеназванным Перечнем.

Организации, чьи  документы отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, должны своими силами обеспечить их постоянное хранение в специально создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов:

- отчетов по  налогам: годовых - постоянно;  квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;

- бухгалтерских  отчетов и балансов организаций:  сводных годовых - постоянно; годовых  - постоянно; квартальных - 5 лет;  месячных - 1 год;

- первичных  документов и приложений к  ним, зафиксировавших факт совершения  хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов - фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) - 5 лет;

• синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета - 5 лет;
• бухгалтерских учетных регистров (Главной книги, журналов - ордеров, разработочных таблиц и др.) - 5 лет;
• оборотных ведомостей - 5 лет;
• перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, - "До замены новыми";
• образцы подписей материально - ответственных лиц - "До минования надобности";
• книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг - постоянно; договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) - 5 лет; основных средств (зданий, сооружений) - 5 лет; расчетов с организациями - 5 лет; приходно - расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) - 5 лет; подотчетных лиц - 5 лет; исполнительных листов - 5 лет; депонированной заработной платы - 5 лет; доверенностей - 5 лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы  учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после отчетного года, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Отдельные документы  по бухгалтерскому учету и отчетности можно уничтожить при условии  завершения в организации всех проверок (ревизий) и при отсутствии по результатам этих проверок (ревизий) споров, разногласий, следственных и судебных дел. В противном случае документы должны храниться и после истечения сроков их хранения до урегулирования разногласий или вынесения окончательного решения по судебно - следственным делам.

Как видно из вышеприведенных данных, некоторые  дела хранятся "До минования надобности". Это означает, что документация имеет  ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией.

Следует также  обратить внимание на Распоряжение Правительства  РФ от 21.02.1994 № 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу", которым учредителям вновь образующихся юридических лиц рекомендовано включать в свои учредительные документы положения об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица, а органам исполнительной власти осуществлять государственную регистрацию учредительных документов при наличии в них указанных положений.

Срок хранения документов по личному составу - 75 лет (с учетом возраста человека к моменту  окончания дела). Продолжительность  хранения дела после его окончания  делопроизводством должна определяться по формуле: 75 лет минус возраст человека к моменту окончания дела.

Для проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и  уничтожение в организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. В состав такой комиссии могут также входить представители соответствующего архивного учреждения.

Экспертная  комиссия определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение  в организации, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

К документам, отобранным экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, создаются  описи в соответствии с установленными требованиями.

Описи документов по личному составу длительного  срока хранения согласовываются с экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.

Перед передачей  в архив первичные документы, относящиеся к определенному  учетному регистру, комплектуются в  хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

• наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;
• период, за который скомплектованы документы;
• перечень скомплектованных первичных документов;
• дату комплектации и передачи документов в архив;
• подпись ответственного лица.

Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно - техническую - два), утверждаемыми  руководителем организации.

Организации, документы  от которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела (практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными органами. Однако если имеется указание соответствующего ведомства о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в эту организацию.

Отобранные  к уничтожению и включенные в  акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо - сдаточными накладными.

В связи с  тем что хранению подлежит не вся  документация организации, а лишь указанная  в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, а также с учетом того, что разные виды документов имеют разные сроки хранения, организация неизбежно несет расходы, связанные с архивной обработкой документов, отбором документов с истекшим сроком хранения для их уничтожения, а также ряд других расходов.

В соответствии с гражданским законодательством  при преобразовании юридического лица одного вида в юридическое лицо другого  вида (изменении организационно - правовой формы) к вновь возникшему юридическому лицу переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица в соответствии с передаточным актом. Таким образом, правопреемник реорганизованной организации обязан хранить его документы.

Согласно Положению  об Архивном фонде Российской Федерации в случае ликвидации негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий при отсутствии правопреемников их архивные документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения Росархива (Федеральной архивной службы России).

Первичные учетные  документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой  полицией на основании их постановлений  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер  или другое должностное лицо организации  вправе с разрешения и в присутствии  представителей органов, проводящих изъятие  документов, снять с них копии  с указанием основания и даты изъятия.

Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.3. Классификация  первичных учетных документов

Все документы, применяемые в настоящее время  в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам [8; с. 101].

По своему назначению документы подразделяются:

- на распорядительные  документы, предписывающие совершить  какое-либо действие или ряд  действий, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т.д.). Такие документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;

- на оправдательные  документы, подтверждающие факт  совершения определенных хозяйственных  операций и обоснованность их  совершения, содержащие информацию  об исполнении распоряжения (например, накладные, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру и т.д.). Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;

- на комбинированные  документы, заключающие в себе  функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления (например, расчетно - платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, - подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм);