Документ как средство реализации функции управления. Резолюция на документе

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ 

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ

 ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО   ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

КУРСОВАЯ  РАБОТА

Документ  как средство реализации

функции управления.

 Резолюция  на документе

Научный руководитель

кандидат ист. наук, доцент 14.06.2013            Т.Н. Кондратьева

                                                                                        дата                         подпись

Студентка

(специальность

«Документоведение и 

архивоведение»)                   14.06.2013      О.В. Карнаухова

              дата                       подпись

Тюмень 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                                3

Глава  1   НАЗНАЧЕНИЕ ДокументА в управлении СЛУЖЕБными процессами 5

1.1 Понятие «управленческого документа» 5

1.2 История возникновения и развития управленческих документов 6

1.3 Управленческая функция документа 14

Глава  2   Документирование организационно -    распорядительной деятельности 16

2.1 Назначение и состав организационной документации 16

2.2 Виды распорядительных документов  и их значение                                      для организации 19

2.3 Особенности информационно-справочной документации 22

2.4 Роль отчетной и плановой документации в документировании 27

деятельности организации 27

2.5 Правила оформления документов 30

Глава  3   Использование резолюции для закрепления решения руководителя 43

3.1 Назначение реквизита «резолюция»  в распорядительной                            системе документации 43

3.2 Правила составления и оформления резолюции 45

3.3 Должностные лица, компетентные в рассмотрении и принятии            резолюции 48

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 53

ПРИЛОЖЕНИЕ 58

ВВЕДЕНИЕ

 В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации выступает документ.

Основу  служебной документации составляют управленческие документы. Именно они  обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая документация;  плановая документация;   распорядительная документация;  информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация и т.д.

Актуальность  темы «Документ как средства реализации функции управления. Резолюция на документе» вызвана тем, что документ составляет основу управления и его эффективность. Это связано с тем, что документ является основанием и средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Объект  исследования – процесс документирования информации в историческом развитии.  Предмет изучения – управленческий документ, его возникновение и развитие.

       Важное значение для проводимого исследования представляют работы кандидатов наук Кондратьевой Т.Н.¹, Кирсановой М.В.², Илюшенко М.П.³. В результате анализа данных работ, сделано описание и характеристика управленческих документов, охарактеризован их состав и назначении каждой системы документации.

Цель данной  работы - показать роль управленческого документа, его необходимость для  организаций и предприятий. Для достижения данной цели, были поставлены следующие задачи:

• выделить основные  этапы  развития управленческого документа;
• проанализировать изменения состава документов и его реквизитов;
• рассмотреть назначение систем документации в документировании деятельности учреждения;
• определить значимость управленческого документа на современном этапе развития;
• выявить роль резолюции руководителя на управленческих документах;
• рассмотреть правила оформления и составления резолюции на документе.

       Источники, используемые при написании курсовой работы условно можно классифицировать на источники о современном законодательном обеспечении проведения контрольных действий и источники, послужившие основой для изучения исторического аспекта указанной темы.

Источниками предложенного исследования первой группы являются преимущественно федеральные  законы Российской Федерации, которые  закрепляют оформление определенных реквизитов документа⁴. В результате анализа статей, содержащихся в этих законах определен порядок его официального использования определенного реквизита.

       Основой для изучения исторического аспекта темы «История возникновения и развития управленческого документа» послужили фонды  Государственного архива Тюменской области, преимущество дела, содержащие различные распорядительные документы⁵. Исследование этих дел позволило выявить изменения, происходившие формуляре видов документов, возникающих в процессе управления.

В процессе написания работы использовались методы анализа литературы и архивных документов, обобщения и изучения отечественной практики. А также методы моделирования, структуризации целей и задач, поисковой метод.

Структурно  работа состоит из ведения, трех глав и заключения. В главе первой «Назначение документа в управлении служебными процессами» рассматривается понятие «управленческого документа», история его возникновения и развития с начала формирования древнерусского государство по наше время и, какую функцию несет в себе управленческий документ. Во второй главе «Документирование организационно-распорядительной деятельности» рассматривается общая характеристика управленческих документов, их классификация, назначение и роль для документирования управленческий деятельности организации. В третьей главе «Использование резолюции для закрепления решений руководителя» рассматривается назначение резолюции руководителя, описывается ее правильное составление и оформление.

Глава  1   НАЗНАЧЕНИЕ ДокументА в управлении        СЛУЖЕБными процессами

1. Понятие «управленческого документа»

      Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления⁶. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

       В ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документированная информация является фундаментальной основой внутренней организации любого учреждения, предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей.

Документирование  информации позволяет зафиксировать  ее на определенном носителе, придать  ей необходимую организационную  форму, удостоверить подлинность и  юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации  в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную  информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации  и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве.

       В общем случае под документированием управленческой деятельности предприятия  следует понимать фиксацию необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными на предприятии порядком и правилами⁷. Зафиксированная надлежащим образом информация представляется в форме того или иного управленческого документа.

    Исходя из этого, можно дать следующее определение: управленческий документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, их структурных подразделений и должностных лиц.

2.  История возникновения и развития управленческих           документов

  История управленческих документов началась еще ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения. Позже, появились такие документы, как грамоты, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями и каждый новый период в истории появлялись новые виды документов и видоизменялись формуляры старых документов. Для каждого из этапов в истории управленческого документа можно выделить определенный набор характеристик или отличительных черт, в число которых входить состав документации, особенности организации работы с документами, роль и функции нормативных документов. Рассмотрим их более подробно.

1. Появление первых организационных и распорядительных документов (IX – XV вв.). Появление и развитие распорядительных документов во многом связано с процессом складывания государства, так как именно в государстве должен был появиться документ, с помощью которого власть распоряжалась и реализовывала свои властные полномочия⁸.

Уже на этапе феодальной раздробленности, все виды имеющихся  на тот момент документов получили общее  название – «грамоты». Однако в большинстве своем эти грамоты регулировали вопросы собственности, наследования, правовые и судебные вопросы⁹.

С момента образования  московского централизованного  государства появляются документы, которые все более имеют характер распоряжения. К одному из самых  ранних видов распорядительных документов можно отнести жалованную грамоту. Появившись еще в XIII в., жалованная грамоту просуществовала вплоть до начала XVIII в., претерпев небольшие изменения. Правом издавать жалованные грамоты обладали князья, позже цари, митрополиты, игумены монастырей¹⁰.

Характерной особенностью этого документа является наличие  двух явно выраженных частей. В первой идет указание на пожалование кому-либо чего-либо; во второй – связанные  с этим пожалованием указания выполнить  какие-либо управленческие действия. Именно эта вторая часть и придает  жалованной грамоте характер распорядительного  документа. Нужно также отметить, что есть жалованные грамоты, не содержащие никаких указаний, а только фиксирующие  выражение воли, пожалование, из этого следует, что не все жалованные грамоты могут безоговорочно называться распорядительными документами¹¹.

В формуляре жалованных грамот, как в прочем, и других ранних документов, отдельные реквизиты  не выделяются. Вся информация излагается в виде сплошного текста.

Вслед за жалованными грамотами  появляются указные грамоты, или  царские указы. Указные грамоты появились приблизительно одновременно с жалованными грамотами и, по сути, имели схожее с ними содержание. Однако постепенно указные грамоты обосабливаются в отдельную разновидность грамот, имеющих распорядительное содержание.

В начале грамоты традиционно  идет описание сути вопроса, затем указание, кому и что делать. Характер распорядительного  документа придает указной грамоте  и тот факт, что в тексте грамоты  достаточно часто можно встретить  указание на срок или момент начала управленческого действия¹²

В том числе, появляются такие виды документов, как договор (договоры 911 г., 944 г., 971 г., с Византией), кодексы законов («Русская правда»), светские и церковные уставы («Устав князя Владимира Святославича о десятинах, судах и людях церковных», «Устав князя Ярослава о церковных судах» и т.д.)¹³.

Очевидно, что возникновение государства не возможно без возникновения управленческой деятельности. Управленческая деятельность предполагает гармоничное сосуществование своих субъектов на основе правовых норм. И, важно отметить, что те виды распорядительных документов, которые постепенно складывались первые три века государственности, и позже активно использовались в деятельности различных государственных органов власти.

2. Приказное делопроизводство (XV – XVII вв.).  По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы¹⁴.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период управленческие документы  группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или  указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество  разновидностей¹⁵.

Важнейшим признаком официального документа  является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости  управленческих ситуаций и управленческих действий. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение  автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался  с обращения, даты или обозначения  автора и адресата документа¹⁶.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы  управленческих документов и приемы их составления¹⁷.

3. Система коллежского делопроизводства (1720-1811 гг.). Создание коллежской системы связано с принятием в 1720 г. «Генерального регламента», в котором были подробно прописаны основные функции и процедуры работы коллегий, а также правила документирования их деятельности. Основное внимание уделялось регистрации; согласованию принятия решений и протоколированию этого процесса; удостоверению коллегиального решения. С учетом этих моментов разрабатывается новый формуляр документа, где фиксируется подпись руководителя присутственного места и членов коллегии. Заметно меняется состав документов: появляются указы, регламенты, отношения, рапорты, реляции и т.д.¹⁸

        Коллегии, являясь административным аппаратом, издавали только указы, носящие характер управленческого распоряжения. Содержание направляемых из коллегий указов зависело от документов, инициирующих дело. Если дело инициировалось указами, присланными или изданным Сенатом, коллегии направляли указы, содержащие дословное изложение инициативного указа и приписку «чинить по сему ея императорского величества указу»¹⁹.

       Рассмотрим форму указа данного  периода на примере указа от 28 февраля 1808 №21²⁰ (Приложение 1.1).

В верхней части документа  указаны номер и дата указа, затем  следует место издания указа, начинающейся с предлога «из» и указания непосредственно органа власти, издавшего  указ – «из тюменского городского магистрата». После располагает  реквизит «адресат» - «в тюменскую городскую  думу». Далее идет документ, инициирующий издание данного указа (указ от 14 февраля № 2573). Далее в распорядительной части идет перечисление предписываемых для выполнения действий. В тексте находится обобщающее слово «определено» сходное по-своему значению с современной формулировкой «решили», отражающий способ принятия управленческого решения, содержа в себе информацию о необходимости следовать властным предписаниям, данным в указе, можно сказать, что данная формулировка является дублирующим элементом текста указа. Указ заканчивается ссылкой на аналогичный указ, подобная ссылка содержит информацию кому, куда и какого числа был послан указ. Концевые оформляющие элементы указа состоят из подписи.

Приведенный выше в качестве примера указ интересен тем, что  он имеет сходную природу с  современными внутренними распорядительными  документами организации – приказами  и распоряжениями.

Оценивая общие итоги  развития коллежского делопроизводства, следует отметить, что в условиях формирования жесткой вертикали  управления, характерных для XVIII в., ориентация документов на коллегиальный характер управления не могла не влиять на затягивания процедур принятия решений, роста объема документов²¹.

4. Система министерского делопроизводства (1811-1917). Утверждение новой системы было связано с принятием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств». Ведение министерской системы управления повлияло на упорядочение вертикальных каналов передачи информации и отразилось в более тщательном структурировании документопотоков, способов их регистрации, контроля исполнения, а также в разработке системы отчетности²².

В начале данного периода  формуляр документа еще существенно  не отличается от формуляра документа  коллежского периода. Это можно  заметить анализируя и сравнивая указ от 28 февраля 1808 г. №21²³ с указом от 4 февраля 1821 г.²⁴ (Приложение 1.2).

Состав документов  расширился за счет выделения в особую группу организационно-распорядительной и  отчетной документации, в том числе  были разработаны формы таких  видов документов, как сношение, отношение и представление, предписание, докладная записка с заданным набором реквизитов.

5. Наркомовская система делопроизводства (1917-1945). Октябрьский переворот изменил структуру государственных органов по форме: Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти, ВЦИК – исполнительным органом власти. В результате формируется система

коллегиального  управления.

Система делопроизводства в этот период характеризуется поиском новых эффективных форм документационного обеспечения управления. Особенностью также стало то, что помимо появления новых видов распорядительных документов (декрет, решение, постановление, распоряжение и проч.), был сделан акцент на документировании таких управленческих функций как планирование, учет и контроль.²⁵

6. Советская министерская система делопроизводства (1946 – 1990-е гг.). В 1946 г. была проведена реорганизация государственного управления на правах единоначалия.

Характерной чертой министерского  делопроизводства послевоенного периода  стала массированная разработка нормативной базы, целью которой  было обеспечение единообразия документирования и работы с документами. В 1960-е  г. появляются первые стандарты в  области делопроизводства, а к 1980-м гг. разработаны унифицированные системы документации, среди них: система организационно-распорядительной документации; система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации и др. Был достигнут необходимый уровень стандартизации, позволивший начать процессы автоматизации документооборота²⁶.

В результате складывается достаточно стройная система делопроизводства, в рамках которой основное место  отводилось организационно-распорядительной документации, в частности приказу. Недостатком этой системы было то, что она оказалась ориентированной  на реализацию управленческих решений, прежде всего запрограммированных, тактических и не поддерживала процесс разработки стратегических решений. Система документирования как управленческий инструмент должна обладать гибкостью и быстро адаптироваться к новым формам и обстоятельствам.

Таким образом, к концу XX в. документационное обеспечение управления превращается в самостоятельную сферу деятельности. Роль документа в практике управления многократно возрастает, и он превращается в один из основных инструментов управленческой деятельности.

7. Настоящее время (начало 2000-х гг – настоящее время.). С 2003 г. в управленческой среде вновь начинают преобладать черты, свойственной министерской системе управления и делопроизводства.

      Реформы начала 2000-х гг. затронули,  прежде всего, органы исполнительной  власти, а также регионального  управления, и способствовали созданию  новой жесткой структуры, в  рамках которой для ведомственной  или региональной самостоятельности  места уже не оставалось.

Управление документацией  рассматривается как целенаправленный организационный процесс на разработке комплексной программы управления документами²⁷.

Очевидно, что формирующаяся в 2000-е годы модель делопроизводства ориентирована на современные технологии, поэтому во многих отношениях она является более гибкой и вариативной по составу документов, процедурным аспектам делопроизводства. Вместе с тем, она обеспечивает управленческую вертикаль, характерную для структуры нашего управления.

3.  Управленческая функция документа

        В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления²⁸.

       Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений. Совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению составляет систему документации²⁹.

       Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

        В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.

       Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д³⁰.

        Таким  образом, документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и т.д.), специально создаваемые для целей управления. 

Глава  2   Документирование организационно -    распорядительной деятельности

2.1 Назначение и состав организационной документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

• создание, реорганизацию, ликвидацию организации;
• установление структуры;
• определение штатной численности и номенклатуры должностей;
• регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
• формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
• регламентация деятельности аппарата управления;
• лицензирование деятельности в необходимых случаях;
• установление режима работы и системы охраны;
• организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ³¹.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении  комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационном документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением)³².

Цель разработки организационных  документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между  подразделениями и работниками. Разрабатываются организационные документы руководством учреждения или подразделением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения, как в целом, так и по отдельным направлениям³³.

Организационно-правовые документы  оформляются на стандартном листе  бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения или подразделения, наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационных  документов является дата его утверждения.

Текст большинства организационных  документов состоит из разделов, имеющих  собственные заголовки и разделенных  на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.³⁴

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями  и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

 К организационно-правовым документам относятся:

• Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий³⁵;
• Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организация и их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности³⁶;
• Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц³⁷;
• Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа³⁸;
• Правила как вид документа входят в систему организационно-правовой документации наряду с такими документами, как положения, инструкции, регламенты и др.³⁹