Содержание

     Введение………………………………………………………………………3                     

1. Понятие о документе…………………………………………………………4
1. Сущность и развитие понятия «документ»…………………………...4

   1.2 Признаки и функции документа……………………………………….9

2. Документная информация…………………………………………………..15

        2.1 Анализ свойств документа…………………………………………….15

        2.2 Изменение функций документа……………………………………….21

     Заключение……………………………………………………………………25

     Список  используемых источников………………………………………….26 

Введение

     Тема для данной курсовой работы выбрана, потому что документы используются ежедневно в жизни каждого человека, но лишь малая часть населения земли знает определение слова «документ», лишь не многие имеют представление об истории создания документов и реформ, которым они подвергались.

     Актуальность данной темы заключается в повседневном использовании человечеством документов и информации, которую они несут.

     Объектом  исследований в работе является документ, но не только изучение его понятия  и предмета, а в основном как  источника и носителя информации. Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

     Предметом работы являются свойства документа  – это качества, признаки, которые  присущи документу вне зависимости  от того, осознаются они человеком  или нет.

     Целью данной работы является анализ свойств документа.

     Для достижения цели были поставлены задачи:

1. Дать определение понятию «документ»;
2. Определить признаки и функции документа»;
3. Проанализировать свойства документа.

     Для решения поставленных задач при написании данной курсовой работы, были использованы работы следующих авторов: М.В. Ларина, Т.В. Кузнецовой, Н.Н. Кушнаренко, Л.А. Румыниной, С.Н. Данилина, Ю.Н. Столярова, Н.С. Ларькова. Также нельзя и обойтись без статей из журналов таких как «Делопроизводство», «Секретарское дело».

     Данная  курсовая работа состоит из введения, главы 1 «Понятие о документе», главы 2 «Документная информация», заключения и списка использованных источников. Глава 1 состоит из двух пунктов:  Сущность и развитие понятия «документ», признаки и функции документа.  Глава 2 содержит следующие пункты: анализ свойств документа, изменение функций документа. 
 
 

1 Понятие о документе

1.1 Сущность и развитие понятия «документ»

     В документной науке ключевым понятием является документ – основной объект ее изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационно-документационной деятельности.

     Сам термин «документ» ( documentum латинского происхождения, производный от слова “docere” – учить, извещать). От одного с ним корня произошли доцент, доктор, доктрина. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале 8 века – и в русский язык.[1, с.44]

     На  разных этапах истории и в разных странах термину «документ» приписывалось разное содержание. Как известно, любое понятие – это представление о наиболее существенном, самом важном, главном в изучаемых предметах и явлениях, поскольку невозможно охватить все и признаки, свойства, стороны. По мере проникновения вглубь изучаемых предметов и явлений происходит уточнение, расширение наших представлений о них, а следовательно, происходит расширение и самих понятий. Сказанное в полной мере относится и к документу.

     В древнем мире слово documentum первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрел правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до 19 века.[2,  с.58]

     В России он был переведен Петром 1 именно как «письменное свидетельство», и на всем протяжении 18 столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое значение. Правда, сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него  в российской делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

     Постепенное накопление знаний о документах привело  в 19 веке к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта, что нашло отражение в знаменитом словаре В. И. Даля, где документ определялся как «всяка важная деловая бумага, также диплом, свидетельство».

     К середине 2 столетия в отечественном  документоведении получил определенность еще один важнейший аспект документа  – исторический, т. е. его значение как носителя ретроспективной информации. В частности, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 г., выделяли «исторические документы – летописи, хроники, записи и т. п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т. п.».

     Между тем за рубежом еще в начале 20 века было предложено гораздо более  широкое толкование понятия «документ». Уже упоминавшийся бельгийский ученый Поль Отле рассматривал документ в широком социально-культорологическом контексте. «Документом, - писал он, - называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования. Так, документами являются: книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки письменные наброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле слова будут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или в уменьшенном виде. Документ – кристаллизованная мысль».

     Следует отметить, что такое понимание  документа нашло положительный  отклик и в России. В частности, в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося в начале 20 века Ф.А. Брокгаузом и И. А. Ефроном, в соответствующей статье (автор – А. Гойхбарг) было сформулировано определение понятия «документ» не только в узком, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ – в обширном смысле всякий неодушевленный предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности». Однако понадобилось несколько десятилетий, чтобы отечественная теория и практика работы с документами восприняли подобный подход.[1, с.68]

     Между тем в первой половину 20 столетия было существенно предусмотрено содержание понятия информация. До того времени это понятие увязывалось прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Теперь же оно стало связываться с категорией отражения как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 века с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Документ стал рассматриваться как информация, закрепленная на материальном носителе. Таким образом, ученые выделили самое главное, существенное в документе – его информационную составляющую.[3, с.18]

     Однако  незавершенность научных представлений  об информации и, как следствие, наличие  многочисленных и разнообразных  суждений о сущности, природе, содержаний понятия «информация» не могли не отразиться и на определении понятия «документ. Каким образом?

     Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течении нескольких десятков лет идет спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация». Их сторонники признают существование информации в объективной действительности, но по-разному оценивают ее наличие в природе. Одни рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Причем некоторые из них ставят информацию в один ряд с категориями вещества и энергии. Эта концепция получала название атрибутивной.

     Другие  полагают, что информация появилась  лишь с возникновением жизни и связывают ее с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе (функциональная концепция). В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию. Так, Ю. Н. Столяров пишет: «В объективном мире существуют бесчисленные свойства и отношения внутри вещества и энергии, а также между веществом и энергией. Часть их воспринимается органами чувств, распознается, т.е. превращается в образ (семантически преобразуясь в модель объективной реальности) и субъективно осознается как информация. Информация в сущности есть достояние только субъективного сознания, за его пределами информации не существует. Онтологически информация есть субъективная реальность». Однако информация может быть объективирована – в случае, если она фиксируется в знаковой форе на внешнем носителе.[4, с.26]

     Такое представление объясняет, почему одно и то е сообщение по-разному понимается различными субъектами или не понимается ими вовсе.

     Аноропоцентристы  фактически отождествляют понятия  «информация» и «социальная информация».

     Результатом продолжающихся научных споров является отсутствие сколько-нибудь точного и устоявшегося определения понятия информации. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространенных толкования этого понятия:

1. «Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
2. Информация – это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
3. «Информация – его третья составляющая трех основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
4. «Информация – это то, что уменьшает неопределенность события»[1, с.89]

     Однако  все авторы в конечном счете сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в  качестве двигателя общественного  и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по определению В. Г. Афанасьева, представляет собой «знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и о всех ее других формах в той мере, в какой они используются обществом, человеком, вовлечены в орбиту общественной жизни».

     В свою очередь, социальную информацию обычно подразделяют на:

• массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);
• специальную (научную, техническую, производственную, управленческую);
• личную (межличностную).

     Именно  социальная информация связывается  с понятием документа.

     Таким образом, к настоящему времени понятие  «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального носителя, а также ряд функциональных аспектов.[5, с.46]

     Вместе  с тем определения понятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, т выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порах рассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде». В результате под это определение подпадало необъятное множество объектов, так как в природе фактически любой материальный объект содержит какую-либо информацию.

     Для общественных наук, в зависимости  от их предмета, целей и задач, в  определении понятия документа  характерно выделение каких-то отдельных  его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на первом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

     В связи с этим перед документоведение, изучающим в историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чем свидетельствуют имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему. [6, с.11]

     Сопоставив  и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной  литературе, можно остановиться на следующем определении понятия  документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам  документоведческой науки: Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.2 Признаки и функции документа

      
           Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.  
          Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.[7, с.13]

       По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

     По  способу фиксации информации документы  бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото, фоно, кинодокументы.

       По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов. 
          По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом"конфиденциально".

     По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. 
           По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно". 
           По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).[8, с.108]

       По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     По  степени обязательности документы  бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и  иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

     По  степени унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы.

       Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

     Типовыми  являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными  функциями и носят обязательный характер.

     Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются  при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

     Примерные документы носят ориентировочный  характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

     Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части  листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в  правую часть листа.

       Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

     Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.[8, с.88]

     Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа  понимается внутренне присущее ему целевое назначение, специально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

     Функции документа непосредственно связаны  с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.[9, с.89]

     Различные функции документа тесно взаимосвязаны  и переплетены между собой.

     Функции документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

     Весь  спектр социальных функций документа  можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.

     Главная, наиболее обобщающая функция документа- это хранение и передача (распространение) информации во времени или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

     Общие функции – информационная, коммуникативная, кумулятивная – характерны для всех документов, независимо от их вида и  типа.

     Информационная  функция – это способность  документа удовлетворять потребности  общества и информации, т. е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т. е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации. Документ неразрывно связан с информацией. Это главное свойство документа – закреплять и нести информацию. Более точно, на мой взгляд, эту функцию можно было бы назвать функцией закрепления (запечатления) информации.

     Коммуникативная функция – это способность  документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. С помощью коммуникативной функции документа осуществляются все информационные связи общества. Именно эта функция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой ее реализации.

     Кумулятивная  функция – это способность  документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений. [10, с.37]

     Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где  они проявляются в большей  степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

     Управленческая  или регулятивная функция – выполняется  документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т. е. официальные и деловые документы). Подавляющая часть документов создается именно в сфере управления, и составляются документы для выполнения управленческой функции. С помощью документов организуется работа (организационные документы: положения, инструкции, правила и т. д.), разрабатываются и доводятся до исполнителей решения (распорядительные документы: приказы, постановления, решения и т. п.), подтверждаются факты, идет обмен информацией о состоянии дел (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационно-справочные документы). К документам, созданным для выполнения управленческих функций, предъявляются особые требования объективности, достоверности, полноты информации и, конечно, прежде всего своевременности получения информации. Как гласит поговорка, что «кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король». Именно документы, выполняющие управленческую функцию, то есть циркулирующие в системах управления, являются объектом унификации и стандартизации.

     Познавательная  или когнитивная функция способность  документа служить средством  получения и передачи знаний для  изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общественного и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т. п. – т. е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет, научные документы).[11]

     Правовая  функция – это способность  документа служить средством  доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституции, законы, уставы), а также исторические источники служащие средством свидетельствования. Также эта функция заключается в установлении и заключении правовых норм и правоотношений в обществе.

     Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.

     Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающая особой социально-культурной и исторической ценностью ( рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

     Гедоническая  функция – способность документа  служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени.[1, с.45]

     К специальным функциям документа  можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. количество специальных  функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

     Документ  создается человеком и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу. Никакое сообщество не может существовать без информационных связей. Документ закрепляет эти социальные связи, все процесс, происходящие в обществе. Конкретный документ целенаправленно создается в определенной социальной среде, которую он отражает, и, следовательно, он выполняет социальную функцию.[12, с.66]

     Не  менее древней является учетная  функция. Человек с древнейших времен хотел учесть количество населения  в государстве (княжестве) для обложения налогами, размеры принадлежащей ему земли, количество скота, имеющегося у него урожая, денег и т. д. Документы, выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские, различные регистрационные журналы и другие формы.

     Таким образом, рассмотрев основные функции, выполняемые документом, мы видим, что  любой документ всегда полифункционален. Он одновременно выполняет несколько функций. Одни из них – общие, присущие любому документу в момент создания. Другими функциями документ наделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжая выполнять общие функции.[13, с.43]