Исполнитель: Салова Я.,

                                                                                 студентка группы 144

                                                                                 Научный руководитель:

                                                                                 Д. п. н., проф., зав кафедрой                                                                                  
                                                                                 Дрешер Ю. Н.,

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1 Информационные технологии управления персоналом

1.1 Классификация,  функции и свойства информационных  технологий

1.2 автоматизированные  системы документооборота

Глава 2 Системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота

2.1Системы автоматизированного делопроизводства и документооборота, использующиеся на малых предприятиях

2.2 Системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота, использующиеся на средних и  крупных предприятиях

Глава 3 Программа  исследования

3.1 Методологический  блок исследования

3.2 Методический  блок исследования

Глава 4 Описание базы исследования. Состояние и направления  совершенствования

4.1 Характеристика деятельности Общего отдела МЗ РТ и пути ее совершенствования

4.2 Характеристика деятельности отдела кадров ООО «Юджинс П» и пути ее совершенствования

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ

ВВЕДЕНИЕ

  Любой  конкурентоспособный производитель  товаров и услуг, а также  все те, кто обеспечивает непрерывность  цикла «наука-техника-производство-сбыт-потребление», не могут успешно функционировать на рынке, без документного обслуживания. Причем каждой сфере деятельности необходима такая документально зафиксированная информация, которая соответствует его профилю.

  Повышение требований к качеству предоставляемой документации со стороны пользователей происходит в условиях усложнения и изменения хозяйственной деятельности. Это объективно превращает знания и умения в области документационного обеспечения управления в важный компонент рыночной инфраструктуры. Значение этих знаний стремительно возрастает по мере к информационному обществу.

  Сегодня  успешность управленческой деятельности  во многом зависит от качества  и эффективности информационного  и документного обслуживания.

  Вопросы организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех управленческой деятельности и ведения бизнеса. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

  Организация  работы с документами влияет  на качество работы аппарата  управления, организацию и культуру управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

  К  сожалению, многие руководители  предприятий, работники, отвечающие  за документационное обеспечение  управления, не знакомы с основами современного документационного обеспечения управления, а тем более – с тонкостями ведения документации, что сказывается на качестве управленческой деятельности. Поэтому изучение правил составления и оформление, и их освоение – важнейшая обязанность работников управленческой сферы деятельности.

  Вместе  с тем, правильное составление  и оформление документов в  соответствии с новыми нормативами  – важнейшая обязанность работников  управленческой сферы деятельности.

  Объект данной  работы – служба управления персоналом (на примере бюджетной и коммерческой организаций).

  Предмет  - информационные технологии и автоматизированные системы документационного обеспечения управления персоналом.

  Цель -  изучить автоматизированные системы документационного управления персоналом коммерческих и бюджетных организаций и разработать рекомендации по совершенствованию их использования.

  Задачи исследования:

• Проанализировать отечественный рынок информационных технологий;
• Выявить перспективы и проблемы развития информационных технологий;
• Исследовать системы автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота;
• Провести сравнительный анализ систем автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота;
• Разработать рекомендации по внедрению систем автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота в бюджетные и коммерческие организации.

  В  ходе исследования нами были  использованы следующие методы  исследования: наблюдение и контент-анализ.

  Курсовая  работа состоит из четырех глав.  В первой главе раскрываются теоретические основы информационных технологий управления персоналом.

  Во  второй главе представлен краткий  обзор отечественных систем автоматизированного  делопроизводства и кадрового  документооборота.

  В  третьей главе изложена программа исследования.

  В  четвертой главе приводятся предложения  по оптимизации документационного  обеспечения управления Общего  отдела МЗ РТ и ООО «Юджинс  П», по рационализации и совершенствованию  работы с автоматизированными  системами делопроизводства и документооборота. В заключении подводятся итоги курсового исследования.  
 
 

Глава 1. Информационные технологии управления персоналом

1.1 Классификация, свойства и функции информационных технологий

    Возникновение информационных технологий в документационном обеспечении управления как области практической деятельности обусловлено тем, что современное развитие производства требует упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества документов, выполняющих информационно-документационное обеспечение функций управления.

   В начале 90-х годов ХХ века использование персональных компьютеров привело к внедрению информационных технологий в документационное обеспечение управления, подготовка документов на компьютере значительно сократила время их обработки, обеспечило удобство поиска, подготовку и корректировку нового документа. Возникновение электронных документов, привело к появлению технологий электронного документооборота и электронной цифровой подписи. Использование информационных технологий позволяет автоматизировать все этапы жизненного цикла документа, от его создания или ввода в систему, до его удаления или отправки на архивное хранение.

   Существует различные определения  информационных технологий применительно к управленческой деятельности. Наиболее часто используются следующие:

• Информационные технологии – система методов и способов сбора, передачи, накопления информации на основе применения технических средств;
• Информационные технологии – совокупность методов, производственных процессов, программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающих сбор, обработку, транспортировку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процесса использования информационных ресурсов, а также повышения оперативности принятия управленческих решений.

   Для обеспечения управленческой  деятельности используются различные  виды информационных технологий. Существует ряд подходов к  классификации данных технологий, который позволяет сделать выбор при решении конкретных задач в управленческой деятельности.

   По классификации Н. В. Макаровой  информационные технологии подразделяются  на следующие виды:

• Информационные технологии обработки данных;
• Информационные технологии управления;
• Информационные технологии экспертных систем;
• Информационные технологии автоматизации офиса.

   В. А. Кудряев в классификацию  информационных технологий добавляет  компьютерные технологии организации,  хранении, поиска информации (информационно-поисковые системы, системы автоматизации документооборота).

   В. В. Годин, И. К. Корнеев  выделяют следующие информационные  технологии, используемые в документационном  обеспечении управления:

• Технологии подготовки текстовых документов;
• Технологии подготовки иллюстраций и презентаций;
• Технологии систем управления базами данных;
• Технологии подготовки табельных документов;
• Технологии разработки специализированных программ;
• Технологии поддержки управленческих решений на основе систем искусственного интеллекта;
• Технологии гипертекста и мультимедийные технологии.

Общая классификация информационных технологий в документационном обеспечении управления 

1. Системы подготовки текстовых документов. Данные системы  предназначены для создания управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Включают текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы;
2. Системы обработки финансово-экономической информации. Предназначены для обработки данных, характеризующих производственно-экономические, финансовые явления и объекты, использующиеся для составления управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Включает универсальные табличные процессоры, специализированные бухгалтерские программы, специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования;
3. Системы управления базами данных. Данный вид систем предназначается для создания, хранения, ведения массивов данных большого объема;
4. Личные информационные системы. Предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника. Они позволяют вести персональные картотеки и автоматически выбирать из них нужную информацию; информационные блокноты; планировать личное время, вести журнал телефонных переговоров;
5. Системы подготовки презентаций. С помощью данных систем производится подготовка графических и текстовых  материалов, используемых на конференциях, деловых переговорах, презентациях;
6. Экспертные системы и системы поддержки принятия решения;
7. Системы управления проектами. Предназначены для управления информационными,  кадровыми, материально-техническими, финансовыми ресурсами при реализации сложных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Разработки в области программного обеспечения позволили объединить различные информационные технологии в рамках интегрированных программных пакетов. Эти пакеты предполагают реализацию нескольких функций с установлением внутренних информационных связей между ними. В типовой набор функций входят текстовые и табличные процессоры, личный информационный менеджер, Система управления базами данных, система подготовки презентаций;
8. Система автоматизации документооборота и делопроизводства. Данные системы выполняют функции: подготовка ввода, поиска и хранения документов; контроль версий документов; управление маршрутами движения документов и состояние их исполнения; многоуровневая защита данных. Система автоматизации делопроизводства и документооборота использует компьютерные технологии в создании электронного документа, информационно-поисковые системы для работы с электронным архивом, программными средствами, ориентированными на управление документооборотом.

   Основу любых информационных  технологий в документационном  обеспечении управления составляет:

• Комплекс технических средств (компьютерная техника, коммуникационная, организационная техника);
• Программные средства (системные и прикладные);
• Организационно-методическое обеспечение (нормативно-методические материалы по подготовке управленческих документов, по эксплуатации технических средств, по организации работы персонала).

   Для современного этапа функционирования  информационных технологий в  документационном обеспечении управления  характерно создание многофункциональных  проблемно-ориентированных информационных  систем различного назначения; использование в информационных технологиях элементов интеллектуализации взаимодействия с пользователем; безбумажные технологии процесса обработки документов и возможность создавать электронные документы, а также совместно работать с ними на основе группы автоматизированного рабочего места; влияние информационных технологий на изменение структуры организации, на перераспределение функциональных обязанностей между сотрудниками.

   На дальнейшее развитие информационных  технологий в документационном  обеспечении управления влияет формирование виртуальной экономики, виртуальных организаций, основанных на использовании сети Интернет. Электронные офисы предполагают организацию работы групп пользователей над совместным решением задач в электронной сети.

1.2 Автоматизированные системы документооборота

   Потребность к повышению эффективности  работы с документами привела  к созданию автоматизированных систем делопроизводства и документооборота, первые из которых появились в 80-х годах XX века. В начале подобные системы рассматривались как технологии повышения производительности труда конторских служащих. Затем преобладал следующий подход: это системы коллективной работы, объединяющее и авторов документов и исполнителей документов. На сегодняшний день рынок автоматизированных систем делопроизводства и документооборота является одним из наиболее быстро развивающихся. Этому способствует рост информационного сектора экономики и распространение систем электронной коммерции.

    Современные системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота основываются на следующих технологиях:

• Технологии обработки документов;
• Технологии оптического распознавания символов;
• Системы управления базами данных, которые обеспечивают хранение и поиск;
• Технология организации электронного взаимодействия групп пользователей и исполнителей документов;

     Преимущество систем автоматизированного делопроизводства и документооборота        состоит в том, что они обеспечивают комплексную автоматизацию разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации; обеспечивает моментальный доступ к документам всех сотрудников в пределах их полномочий; накопление корпоративных знаний в ходе совместной работы; обеспечивают совершенствование коммуникации между сотрудниками с использованием не только вертикальных связей (руководитель-подчиненный), но и горизонтальных (сотрудник-сотрудник).

    Системы автоматизации делопроизводства  и документооборота строятся  по модульному принципу, то есть  включают в себя род подсистем. Набор подсистем может изменяться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности.

    Функции характерные для систем  автоматизированного делопроизводства  и документооборота:

1. Подготовка, ввод, хранение, поиск и вывод документов;
2. Контроль версий документов;
3. Управление маршрутами движений документов, контроль местонахождения документов и состояние их исполнения;
4. Учет документов;
5. Многоуровневая защита данных;
6. Организация доступа к документам независимо от места их хранения.

    Функции автоматизации делопроизводства представлены в любой системе. Предполагается заполнение карточек, структуру данных регистрационных карточек определяется номенклатурой дел организации, а технология учета и обработки документов определяется положением о делопроизводстве в организации.

    Помимо учета и поиска документов  обязательно предусматривается  подготовка сводных отчетов, форм и справок о документах. Система автоматизированного делопроизводства и документооборота состоит из 4 подсистем:

     «Делопроизводство» обеспечивает создание электронных документов, ведение версий (редакций) документов, электронная подпись документов, допуск к документам и работе с ними в соответствии с установленными правами пользователя, протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами, передачу документов и данных о них в подсистему «Электронный архив».

    «Электронный офис» обеспечивает реквизитное и полнотекстовое  индексирование документов, Хранение электронных документов и данных о них, сохранение документов, к числу дополнительных функций относится возможность создания резервных копий документов.

    «Ввод документов» обеспечивает ввод данных о документах, заполнение регистрационных карточек о документах, перевод документов из бумажного вида в электронный.

    «Маршрутизация документов» обеспечивает пересылку документов на рабочие места, сбор информации о текущем статусе документа. Содержит средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации («жесткая» система маршрутизации). Маршруты документов могут также формироваться «стихийно». Каждый пользователь системы, обладающий правами, может определить следующего исполнителя документа. Состав подсистем может изменяться в зависимости от типа организации, ее сферы деятельности.

    Например, система «Евфрат-Документооборот» включает в себя подсистемы:

• «Пользователь»
• «Администратор»
• «Архивариус»
• «Графический дизайнер маршрутов»
• «Дизайн форм»
• «Менеджер журналов и отчетов»

    «Кодекс-Документооборот» включает:

• «Служебная корреспонденция»
• «Письма и обращения граждан»
• «Контроль исполнения документов»
• «Регистрация документов»
• «Подготовка документов»
• «Оперативный контроль руководителя»
• «Центральная справочная система»

    Выбор системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота  подразумевает изучение функциональных характеристик системы и определение необходимых модулей, из которых будет состоять система.

    Требования к системе автоматизированного  делопроизводства и документооборота:

1. Система должна выполнять основные задачи документационного обеспечения  управления в полном объеме: подготовка документов, их регистрация, передача документов в подразделения организации, контроль над исполнением, поиск документов, их хранение;
2. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических решениях и в соответствии с нормами законодательства и ГОСТов;
3. Система должна обеспечивать полноценное использование информационных массивов, и реализовывать принцип однократного ввода информации, и ее многократного использования;
4. Система должна обеспечивать необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

    Далее перед внедрением в работу  систем автоматизированного документооборота  и делопроизводства проводят  предпроектное обследование. В ходе  предпроектного обследования исследуются следующие вопросы:

• На какие объемы информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с потоком документной организации (анализируется документооборот организации, за несколько (5 лет) лет). При анализе выявляются объемы и виды документов за определенный период;
• На какой технической платформе работает система и как это согласуется с технической базой организации;
• Изучают организацию хранения, обмена документами между подразделениями организации (изучаются маршруты движения документов внутри организации)

    После предпроектного обследования  делается соответственное заключение  о целесообразности или нецелесообразности  внедрения системы в деятельность  организации. Организация решает вопросы, связанные с дополнительным обучением сотрудников. После внедрения системы в деятельность организации в течении определенного времени происходит ее опытная эксплуатация. По ее результатам составляют заключение, в котором фиксируют, обеспечивает или не обеспечивает система следующие операции работы с документами:

• Единая регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;
• Списание документов  в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• Контроль исполнения документов, проверка правильности и своевременного исполнения документов;
• Поиск документов и получение статистических отчетов (справки, журналы);
• Формирование реестров рассылки документов.

    На основании заключения производится  дополнительная отладка системы.  Внедрение и выбор систем автоматизированного  делопроизводства и документооборота предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, которые также предусматривают единую для всех сотрудников дисциплины работы с информационными ресурсами организации. В конечном счете, при внедрении систем автоматизированного делопроизводства и документооборота достигается повышение оперативности управления организацией, сохранность ее информационных ресурсов, выявляются ее резервы и перспективы развития.

    Главная проблема внедрения технологии  автоматизированного делопроизводства и документооборота состоит в том, что требуется тщательное предпроектное обследование, связанные с исследованием и описанием документопотоков в организации. Сейчас практически во всех организациях продолжает действовать смешанный документооборот, состоящий из электронных документов и бумажных копий.

    Автоматизированные технологии  не должны дублировать традиционные, в ее задачи входит сокращение  ненужных операций и обеспечение максимальной скорости исполнения документов и сохранности оригинала; успешная автоматизация управления организацией или предприятием также зависит от правильного выбора систем автоматизированного делопроизводства и документооборота. Сложность выбора заключается в особенностях отечественного делопроизводства, предполагающего  централизацию обработки документов для осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Программные системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях сохраняют все нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации («Кодекс», «LanDok»). Автоматизированные системы, ориентированные на западную технологию, предполагают максимально-полное использование электронных документов и средств коллективной работы, что в свою очередь требует изменения в существующих делопроизводственных процессах организации (Босс-Референт, Lotus Notes).

    Существует в отечественных организациях  и предприятиях и такой подход, который предполагает, что автоматизированную  систему необходимо разрабатывать с «нуля» под деятельность конкретной организации. Но разработка конкретной системы долгий, трудоемкий и требующий больших материальных затрат процесс. Более правильным будет решение о выборе автоматизированной системы, настроенной по модульному принципу. Организация может выбрать набор тех подсистем, которые непосредственно будут автоматизировать функциональные возможности организации. Подобные системы легко адаптируются к условиям конкретной организации. Немаловажной проблемой является обеспечение наибольшей эффективности от внедрения системы, которая может быть достигнута в том случае, если с системой начнут работать все сотрудники организации. Это достигается за счет соответственного обучения персонала, в ходе которого могут быть использованы электронные учебные пособия, автоматизированные обучающие системы и автоматизированное тестирование. Перспектива внедрения автоматизированных технологий в документационное обеспечение управления связано с переходом организаций и предприятий на электронный документооборот.