Документоведение. 3

 

СОДЕРЖАНИЕ:

 

1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ?

1.2 Что такое  документ и его роль?

1.3 Каким требованием  должен отвечать управленческий  документ?

1.4 Цель классификации  документов?

1.5 Укажите общую  схему классификации документов.

 

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ:

2.1 Понятие нормативно-методической  базы документирования.

2.2 Какие нормативные документы регламентируют документирование?

2.3 Какие ГОСТы  устанавливают единые требования  к ОРД?

2.4 Что такое  унификация и стандартизация  документов?

2.5 Определите, в чем заключаются требования к унификации документа.

2.6 Какие виды  бланков используются?

2.7 Какие виды  размещения реквизитов существуют?

2.8 Что такое  формуляр документа?

2.9 Что такое  реквизит?

2.10 Укажите реквизиты,  относящиеся к заголовочной, основной и оформляющей части документа.

2.11 Какие документы  подлежат обязательному подтверждению?

2.12 Опишите реквизит  «резолюция».

2.13 Что такое  внутреннее и внешнее согласование  документа, что оно оформляется?

 

3. ВИДЫ И РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВОГО ДОКУМЕНТА:

3.1 Назовите  виды и группы организационно-распорядительных  документов. Определите значение  для административной деятельности.

3.2 Дайте понятие  уставу и его основной функции.

3.3 Какие документы  регламентируют деятельность структурного  подразделения и работников организации?

Дайте определение  этих документов.

3.4 Какие виды  распорядительных документов издают  руководители учреждений, организаций?  Дайте определение приказу. Укажите  этапы подготовки приказа.

3.5 Какое назначение информационно-справочных документов? Дайте понятие таким документам как справка, акт, протокол.

3.6 Какие виды  писем вы знаете?

3.7 Какое назначение  документов личного состава? Перечислите  их.

3.8 Укажите схемы  приема, увольнения работников.

3.9 Как оформляется  приказ по личному составу?

3.10 Какое назначение  трудового контракта и особенности  его оформления.

5. ПРАКТИЧЕСКОЕ  ИСПОЛНЕНИЕ

6 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ:

 

1. Что такое документоведение?

Документоведение — это наука, которая занимается классификацией документов, изучением способов построения различных систем документирования и организации документооборота.

2. Что такое документ и его роль?

Документ  — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами (элементами), по которым ее можно идентифицировать. Документ – это материальный объект с закрепленной в ней информацией,  для передачи ее во времени и в пространстве. Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя.

		Официальные документы
Управленческие		Научные		Технические		Производственные

 

3. Каким требованиям должен отвечать управленческий документ?

Управленческие  документы по наименованию, форме  и составу реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

 

4. Цель классификации документов?

Классификация — деление документов на классы по общим признакам их сходствам и различиям.  Цель классификации повышение оперативности работы и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль. При неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними.

5. Укажите общую схему классификации документов.

Все документы  по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим  и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

по месту  составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие  из других предприятий, организаций  и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные  записки), трафаретные, когда часть  документа отпечатана, а часть  заполняется при составлении, и  типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в  определенный срок, и несрочные, для  которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам  фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы  и т.д.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для  работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или  иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ:
1. Понятие нормативно-методической базы документирования.

Нормативно-методические базы — это комплекс нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

2. Какие нормативные документы регламентируют документирование?

Должностные инструкции, положения об отделах  

Должностная инструкция - документ, регламентирующий работу сотрудника на конкретной позиции.  
 
Должностная инструкция включает в себя:

• цель должности
• место должности в рамках организационной структуры
• руководство, подчинение, замещение сотрудника
• требования к сотруднику: образование, специальность, знания, навыки, опыт работы
• должностные обязанности сотрудника
• формы отчетности
• критерии эффективности труда
• взаимодействие внутри организации
• взаимодействие с внешними структурами
• права
• ответственность

Положение об отделе - документ, регламентирующий работу конкретного подразделения, и включающий в себя:

• цели работы
• основные задачи и функции
• место в структуре компании
• порядок взаимодействия с другими подразделениями и внешними организациями
• внутреннюю структуру отдела
• формы отчетности
• критерии эффективности
3. Какие ГОСТы устанавливают единые требования к ОРД?

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Под оформлением  документов понимается соблюдение норм и требований, установленных в  законодательных актах и нормативно-методических разработках, при составлении документов в управленческих аппаратах предприятий, а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке.

Требования  к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах.

ГОСТ 6.30 -2003 Унифицированная  система ОРД и требований к  документам.

4. Что такое унификация и стандартизация документов?

Совокупность  документов, взаимосвязанных по признакам  прохождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3) исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Содержание  альбома

унифицированных форм документов,

применяемых в  делопроизводстве

ОАО "Челябэнергосбыт"

 

№	Название формы	Ответственный за разработку
1	Письмо	Секретариат
2	Приказ	Секретариат
3	Указание	Секретариат
4	Протокол	Секретариат
5	Общий бланк  организации	Секретариат
6	Служебная записка (для каждого структурного подразделения  свой бланк в сети)	Секретариат
7	Бланк должностного лица (для каждого должностного лица свой бланк в сети)	Секретариат
8	Телефонограмма	Секретариат
9	Телетайпограмма	Секретариат
10	Заявка на авиабилеты	Секретариат
11	Заявка на предоставление автотранспорта	Транспортная  служба
12	Факсограмма	Секретариат
13	Акт	Секретариат
14	Список на дополнительное премирование (депремирование) сотрудника	Управление  экономики
15	Предложение о  доплате	Управление  экономики
16	Служебное задание  на командировку	Унифицированная форма №Т10-а
17	Командировочное удостоверение	Унифицированная форма №Т10
18	Авансовый отчёт	Унифицированная форма №АО-1
19	Заявка на получение  наличных денежных средств	Казначейство
20	Заявка на оплату счёта-фактуры	Казначейство
21	Опись	Секретариат
22	Заверительный лист дела	Секретариат
23	Акт на списание документов	Секретариат

 

5. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов?

Суть стандартизации заключается  в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в  установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.

Результатом работ по унификации и  стандартизации могут быть как стандарты  на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше уже указывался среди важнейших нормативных документов ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

6. Какие виды бланков используются?

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Применение бланков ускоряет процесс создания док-та. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для док-ов небольшого объема). Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6-24 кегля. Формы бланков установлены: 1)Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти..2) Постановлением Государственного комитета РФ по статистике 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплаты».3). ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».  

ГОСТ Р 6.30-2003. классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: 1.расположению реквизитов,2.по автору документа, 3.виду документа..

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в  левом верхнем углу). Угловой бланк  используют для размещения  в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов.

Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа( например, приказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Существуют бланки на двух языках. В организациях субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком, свой собственный язык субъекта. Такие реквизиты как «наименование орг-ии», «справочные данные об орг-ии» печатают на двух языках на русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации-автора документа наименования структурного подразделения. Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации или крупного структурного подразделения, обладающих правом подписи. При этом наименование должности размещается ниже наименования организации ( или структурного подразделения)-автора. Для оформления писем используются бланки для писем, включающие в себя название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, номер справочного телефона, номер факса и, по усмотрению организации, номер счета в банке. В бланке предусмотрены места (в виде ограничительных отметок) для проставления номера и даты составленного письма, номера и даты входящего письма, заголовка к тексту и адресата. На бланке для писем слово «письмо» не указывается, также нельзя писать коммерческое предложение.

7. Какие виды размещения реквизитов существуют?

В каждом документе, относящемся к  унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три  составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации; 
02 - герб субъекта Российской Федерации; 
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 
04 - код организации; 
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 
07 - код формы документа; 
08 - наименование организации; 
09 - справочные данные об организации; 
10 - наименование вида документа; 
11 - дата документа; 
12 - регистрационный номер документа; 
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
14 - место составления или издания документа; 
15 - адресат; 
16 - гриф утверждения документа; 
17 - резолюция; 
18 - заголовок к тексту; 
19 - отметка о контроле; 
20 - текст документа; 
21 - отметка о наличии приложения; 
22 - подпись; 
23 - гриф согласования документа; 
24 - визы согласования документа; 
25 - оттиск печати; 
26 - отметка о заверении копии; 
27 - отметка об исполнителе; 
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 
29 - отметка о поступлении документа в организацию; 
30 - идентификатор электронной копии документа.

 

8. Что такое формуляр документа?

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Образец документа - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Каждому реквизиту на документе  отводится свое место, которое закрепляется в формуляре-образце - своеобразной матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.

Совокупность  реквизитов для конкретного документа  с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец.

Формуляр-образец  представляет собой графическую  модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов и определяет необходимые для их размещения площади.

Формуляр, характерный  для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.

Требования  к построению формуляра-образца  следующие:

• форматы бумаги – от А3 до A6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
• служебные поля, поле подшивки – не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля – не менее 10 мм.
9. Что такое реквизит?

Реквизиты документов - это обязательные данные, предусмотренные законом для документов, без которых они не могут служить основанием совершения операций, например: содержание операции, дата и сумма, номера счетов, название учреждений, подписи, оттиск печати и т.д.

10. Укажите реквизиты, относящиеся к заголовочной, основной и оформляющей части документа?

К реквизитам заголовочной части документа  относятся:

- Государственный герб РБ;

- эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

- код организации;

- код документа;

- наименование вышестоящей организации;

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- почтовый адрес отправителя;

- коммуникационные и коммерческие  данные;

- название вида документа;

- дата документа;

- регистрационный индекс;

- ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа;

- место составления или издания.

Реквизиты основной и оформляющей  части документа:

В оформляющей части документа  содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность  имеющейся в нем информации. Здесь  располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.

Составление и  оформление документов предполагает обязательное соблюдение следующих реквизитов:

- указание организации  (воспроизводится на бланке документа,  реквизит 09);

- указание вида  документа (реквизит 10) кроме письма,

- составление  заголовка документа (реквизит 18),

- дата документа  (реквизит 11);

- адресат  (реквизит 15);

- проставление  отметок о согласовании текстов  документов (реквизит 24);

- удостоверение  документа  (подписание, утверждение,  проставление печати, реквизит 25);

- проставление  отметок о прохождении и исполнении  документа (реквизит 29).

 На каждом  документе (за исключением письма),  должен быть указан вид документа: (Приказ, указание, служебная записка,  гарантийное письмо, заявление  и т.д.).

Реквизит "Адресат"

Наименование адресата пишется  в именительном падеже, если документ направляют на имя организации или  структурного  подразделения, например:

ОАО «Челябинский цинковый завод»

Коммерческий отдел

 

 и  в дательном, если  на имя должностного лица, например:

Директору птицефабрики

А.А. Петрову

Каждая составная часть реквизита "адресат" должна печататься с  новой строки через полуторный интервал.

Если документ адресуют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Директорам  филиалов

ОАО «Челябэнергосбыт» 

 

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью согласно «Правилам почтовой связи»: название улицы, номер дома, город, почтовый индекс, например:

Генеральному директору 

ОАО"Челябинский цинковый завод"

В.В.Гейхману

Свердловский тр., д.24

г.Челябинск, 454008

 

При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову О.П.

ул. Цвиллинга, д.25, кв.12,

г.Челябинск, 454091

 

Документ не должен содержать более  четырех адресов.

Реквизит "Заголовок  к тексту"

Краткое содержание документа указывается  в заголовке к тексту.

Заголовок грамматически согласовывается  с названием документа. Заголовок к тексту располагается в заголовочной части документа после реквизитов бланка. Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5.

Заголовок составляется к любому документу  формата А4 (210х297), независимо от его  назначения. Он должен быть максимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «О чем?» (например: «Об изменении…», «О выделении…», «Об отмене…»).

Если в документе отражено несколько  вопросов, заголовок может указываться обобщенно. Заголовок формируется составителем документа. Рекомендуемая длина строки не более 28 печатных знаков. (73 мм)

Реквизит "Дата документа"

Датой документа является дата его  подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, например: датой приказа и письма является дата их подписания; датой протокола и акта – дата события; датой плана, отчёта и других документов, требующих утверждения – дата их утверждения. В состав входят число, месяц и год.

При оформлении даты используются только арабские цифры, которыми обозначаются число месяца, порядковый номер месяца, четыре цифры года. Если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется «0», например: 1 ноября 2002 г. следует писать 01.11.2002.

Реквизит «Отметка о  контроле»

Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых  взято на контроль. Отметка включает букву «К». Отметка располагается  в правом верхнем углу документа (реквизит 19).

Реквизит «Отметка о  наличии «Приложения»

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка  о наличии приложения оформляется  по следующей форме:

Приложение: на 3л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют  с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Приложение: Перечень документов, не подлежащих регистрации  на 2л. в 1экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров: