Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Документоведение деятельности организации

Введение

Коммерческая организация – это организация, преследующая извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности.

Коммерческие организации могут выступать в форме: хозяйственных сообществ (АО, 000, ОДО), товариществ (полных и коммандитных), производственных кооперативов. Этот перечень закрыт - из круга коммерческих организаций исключены арендные, народные, коллективные и т.п. организации, упоминавшиеся в ранее действовавшем законодательстве.

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами ».

Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.

Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.).

К сожалению, многие руководители организаций, работники, отвечающие за делопроизводство в кадровой службе, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Цель данной работы изучить и проанализировать документирование деятельности организации на примере в ООО «ФАКТ».

Подчиненно цели предполагается решить следующие задачи:

выявить организационно-правовые основы ООО «ФАКТ»;
изучить организационные основы делопроизводства по кадрам в ООО «ФАКТ»;
рассмотреть документирование отдельных процессов управления персоналом в ООО «БАС»;
проанализировать процесс формирования и ведения личных дел в ООО «ФАКТ»

Объектом курсовой работы является Общество с ограниченной ответственность «ФАКТ». Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «ФАКТ» создано в 2000 году. Местонахождения общества: 170001, г. Тверь, Серебряковская пристань, д.8 «А». Почтовый адрес Общества: 170034, г.Тверь, пр-т Чайковского, д.16.

Компания, специализируется на создании современных систем отопления и теплоснабжения внутренних инженерных сетей, климатических технологий и предоставлении комплекса услуг и инженерных решений в области кондиционирования и вентиляции.

Целью ООО «ФАКТ», как и любой коммерческой организации, является извлечение прибыли.

Предмет исследования – документирование деятельности организации на примере ООО «ФАКТ».

Источниковую базу исследования составили Гражданский кодекс российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Закон Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» (1998г.), Закон Российской Федерации «О защите прав потребителей».

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие организационно-правовые и распорядительные документы ООО «ФАКТ»:

Устав ООО «ФАКТ»;
должностные инструкции работников;
распорядительные документы организации.

Структура работы определилась в результате изучения работ таких специалистов в области документоведения, как: Кузнецова Т.В., Янковая В.Ф., Янкович Ш.А.Басаков М.И. В работах этих авторов рассказывается о документации по трудовым отношениям, а именно о оформлении документов при поступлении на работу, при переводе на другую работу и при увольнении работника.

Помимо источников и общей литературы в процессе исследования темы был проанализирован ряд статей специальных журналов «Делопроизводство», «Секретарское дело», в которых также говорится о процессах документирования в организациях.

Структура работы состоит из введения, четырёх глав, заключения и списка литературы. В рамках первой главы рассматривается: понятие «коммерческая организация», документы, на основании которых действует организация, структура ООО «ФАКТ». В рамках второй главы говорится об основах делопроизводства по кадрам ООО «ФАКТ». В рамках третьей главы рассматривается документирование отдельных процессов управления персоналом в ООО «ФАКТ». В четвёртой главе рассматривается формирование и ведение личных дел в организации.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ООО «ФАКТ». ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ

Коммерческая организация является обобщенным понятием всех существующих в настоящее время частных форм собственности, объединенных одной целью – извлечение прибыли. Другими словами коммерческая деятельность в торговле представляет собой совокупность последовательно выполняемых торгово - организационных операций, которые осуществляются в процессе купли-продажи товаров и оказания торговых услуг с целью получения прибыли. Задача любой коммерческой организации – утвердиться на экономическом рынке.

Коммерческие организации, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий¹.

При создании коммерческой организации в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» организации дается свидетельство о государственной регистрации юридического лица. Также согласно положению части первой Налогового кодекса Российской Федерации, принятого Федеральным законом от 31.07.1998 г. № 146_ФЗ свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством Российской Федерации, по месту нахождения на территории Российской Федерации.²

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) - одна из наиболее привлекательных форм малого бизнеса. Организация предприятия в форме ООО позволяет уменьшить личный и имущественный риск учредителей. Обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества в пределах стоимости внесенных ими вкладов (ст. 87 ГК). Правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников определяются настоящим Кодексом и Федеральным Законом "Об обществах с ограниченной ответственностью", который действует с 1 марта 1998 г.³

ООО должно иметь полное фирменное наименование и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке и на других языках. Полное фирменное наименование ООО на русском языке должно содержать полное наименование ООО и слова "с ограниченной ответственностью". Сокращенное фирменное наименование ООО на русском языке должно содержать полное или сокращенное наименование ООО и слова "с ограниченной ответственностью" или аббревиатуру ООО.

Фирменное наименование ООО на русском языке не может содержать иные термины и аббревиатуры, отражающие его организационно - правовую форму, в том числе заимствованные из иностранных языков, если иное не предусмотрено федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации (абз. 3 ст. 4 Закона). ⁴

В соответствии с Законом, ООО может создавать филиалы и открывать представительства по решению общего собрания участников ООО, принятому большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников ООО, если необходимость большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена уставом общества. ⁵

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «ФАКТ» создано в 2000 году. Местонахождения общества: 170001, г. Тверь, Серебряковская пристань, д.8 «А». Почтовый адрес Общества: 170034, г.Тверь, пр-т Чайковского, д.16.

Основным направлением деятельности компании ООО «ФАКТ» является поставка, монтаж и обслуживание современного энергосберегающего оборудования для автономных систем отопления ведущих мировых производителей.

Целью деятельности компании является извлечение прибыли, предметом деятельности реализация оборудования для автономного отопления и горячего водоснабжения предприятий, индивидуального жилья и квартир.

Фирма «ФАКТ» успешно работает на рынке города Твери и Тверской области более 10 лет.

Грамотное управление, исследование спроса на потребительском рынке позволило компании найти свою нишу и успешно развиваться в таком неизведанном направлении, как энергосберегающие технологии. Возможно, свою роль сыграл опыт прошлых лет. Руководитель компании ООО «ФАКТ» долгое время работал в торговом представительстве России в одной из Ближневосточных стран в качестве директора по внешнеэкономическим связям крупной тверской компании.

Наиболее перспективным направлением деятельности компании является продажа, установка, гарантийное и сервисное обслуживание импортного отопительного оборудования таких известных производителей, как БОШ, Эй-Си-Ви, Де-Дитрих, Ферроли. «ФАКТ» тесно сотрудничает со строительными организациями, промышленными предприятиями, индивидуальными застройщиками.

Оборудование, поставляемое и устанавливаемое фирмой, это – котлы, работающие на газе, дизтопливе и электричестве. Они обогревают и обеспечивают бесперебойное горячее водоснабжение во многих домах и промышленных предприятиях города и области. Среди клиентов ООО «ФАКТ» семь автозаправок фирмы «Ратмир», ЗАО «Хлеб», ООО «Древсервис», СМУ «Облпотребсоюза», Змеевский аэропорт и многие другие. Совместно с ОАО «Стройцентр» системы автономного теплоснабжения на базе котлов БОШ пущены в эксплуатацию в некоторых домах нового, современного микрорайона Южный.

Услуги и продукция компании реализуется в Твери и Тверской области, т.к. проблема энергосбережения в регионе стоит очень остро. Использование газовых котлов, реализуемых ООО «ФАКТ», дает при обогреве одинаковых площадей до 30% экономии по объему сжигаемого газа, не говоря уже об уровне комфорта и безопасности.

Кроме отопительного оборудования «ФАКТ» является самым крупным в городе поставщиком электроводонагревателей для бытовых нужд. Фирма постоянно имеет на складе всю линейку водонагревателей то 10 до 150 литров, таких известных производителей, как Электролюкс, Аристон, Вестер.

По желанию заказчика фирма устанавливает и обслуживает продаваемое оборудование, использует при этом новейшие технологии: металлопластиковые и полипропиленовые трубы, которые не подвержены коррозии, экологически безопасны и долговечны.

Согласно уставу компания вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.⁶

Деятельность организации осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации от 31.12.1998 г. №193-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (Принят Государственной Думой 14.01.1998г. Одобрен Советом Федерации 28.01.1998г.). Также в своей работе организация применяет Федеральный закон Российской Федерации от 07.02.1992 №2300-1 (ред. от 25.10.2007) « О защите прав потребителей».⁷

Создание коммерческой организации фиксируется соответствующими документами. Прежде всего, оформляется основной документ - Устав предприятия, в котором указываются: юридический статус нового предприятия, задачи, обоснования и принципы его создания, учредители, их адреса, денежный вклад каждого учредителя, организационная структура предприятия, его руководящие органы, права и обязанности предприятия как юридического лица.

Если общество утверждается одним лицом, учредительным документом общества является устав, утвержденный этим лицом. В случае увеличения числа участников общества до двух и более между ними должен быть заключен учредительный договор⁸.

Учредительный договор - договор между учредителями о создании юридического лица. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности, а также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей из его состава. ⁹

Учредительный договор определяет:

порядок совместной деятельности учредителей по созданию общества;
состав учредителей общества;
размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей общества;
размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставной капитал общества при его учреждении;
ответственность учредителей общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
условия и порядок распределения между учредителями общества прибыли;
состав органов общества и порядок выхода частников общества из общества.

Устав общества должен содержать:

полное и сокращенное фирменное наименование общества;
сведения о месте нахождения общества;
сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
сведения о размере уставного капитала общества;
сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
права и обязанности участников общества;
сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

Изменения в учредительные документы общества вносятся по решению общего собрания участников общества и подлежат государственной регистрации.

В случае несоответствия положений учредительного договора и положений устава общества преимущественную силу имеют положения устава общества.¹⁰

Общество обязано хранить следующие документы:

учредительные документы общества, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;
протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки не денежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся не его балансе;
внутренние документы общества;
положения о филиалах и представительствах общества;
документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
списки аффилированных лиц общества.

Устав организации утверждается учредителями и вместе с заявкой регистрируется местными органами власти. После этого организация получает право на собственную печать и открывает расчетный счет в банке. Учреждение, которое не имеет печати и расчетного счета, не является юридическим лицом и не относится к категории коммерческих предприятий.

В 2009 г. произошли некоторые изменения в законодательстве, касающиеся деятельности ООО. В первую очередь остановимся на том, что в новой редакции Закона устранены очевидные недостаточно удачные конструкции. Одна из них - наличие 2 учредительных документов: договора и устава. Эти документы в значительной степени дублировали информацию. Один из них носил жесткое договорное начало, то есть, меняя состав участников, каждый раз нужно было перезаключать договор. Это привело к тому, что устав как более динамичный документ менялся, а возможность каждый раз перезаключить договор имелась не всегда. Так как законодатель закрепил приоритет за уставом, возник вопрос: зачем нужен второй документ? В судебной же практике имелись решения, где логика судей была следующей. Если договор выражает волю всех участников, а устав принимается большинством 3/4, то приоритет должен быть за учредительным договором. С 1 июля 2009 года противоречия устранены. Единственным учредительным документом ООО является устав.¹¹

На первом этапе нужен капитал для строительства и организации предприятия, закупки необходимого сырья и материалов, оборудования, найма рабочей силы.

На базе капитальных первоначальных вложений, израсходованных или предназначенных на указанные цели, образуется уставный капитал предприятия.

Увеличение уставного капитала происходит за счет прибыли, оставляемой на предприятии для развития производства, а в отдельных случаях – за счет ассигнований из бюджета. Кроме того, предприятие может получить средства за счет выпуска и продажи акций и других ценных бумаг, а также получить кредиты, погашаемые в последствие из прибыли. Дополнительные средства могут быть получены также от продажи лишнего имущества.

Совет учредителей решает вопрос о распределении чистой прибыли. Часть этой прибыли может направляться на производственное и социальное развитие общества. Определяется доля прибыли на выплату процентов по облигациям. Производятся отчисления в резервный и специальные фонды.

Совет учредителей, исходя из финансового состояния общества, конкурентоспособности его продукции и перспектив развития принимает решение о конкретном соотношении размеров чистой прибыли, распределяемой по указанным направлениям.

ООО «ФАКТ» образованно для наиболее полного и качественного удовлетворения потребностей российских предприятий, организаций и граждан в работах, услугах и продукции, производимых или предоставляемых Обществом с целью получения прибыли, инвестирование собственных перспективных проектов, на развитие производства, а также реализацию социально-экономических интересов.

Для достижения поставленных целей и решения задач, определенных Учредительным договором и Уставом, компания имеет право на осуществление всех видов хозяйственной деятельности, в том числе:

научно-исследовательской;

справочно-консультационной;

рекламно-информационной;

лизинговой;

маркетинговой;

производственной;

посреднической.

В том числе компания имеет право осуществлять брокерскую, дилерскую, представительскую и иную деятельностью. ООО «ФАКТ» совершает все не запрещенные законом гражданско-правовые сделки, производит операции с имуществом, осуществляет иные операции или действия, не противоречащие законодательству РФ и Учредительным документам Общества.

При этом ООО «ФАКТ» действует на принципах полного хозяйственного расчета и самофинансирования; самостоятельно в установленном и не противоречащем законодательству порядке решает вопросы хозяйствования, планирования, снабжения, порядок системы и размеры оплаты туда, распределяет чистую прибыль.

Участники утверждают Устав ООО «Компании Гепард», являющийся неотъемлемой частью Настоящего Договора. Участники несут материальную ответственность за ущерб, который может быть причинен третьим лицам ввиду недостаточности указанного в уставе места нахождения Компании.

Директор ООО «ФАКТ» вместе с его учредителями является владельцем уставного капитала. Совет учредителей решает вопрос о распределении чистой прибыли. ¹²

За счет привлечения дополнительных денежных средств, предприятие увеличивает свои основные и оборотные фонды, наращивает выпуск продукции, улучшает ее качество, увеличивает доход.

Уставной капитал общества с ограниченной ответственностью разделяется на доли определенных учредительными документами размеров. Участники общества несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов¹³.

Уставной капитал ООО «ФАКТ», размером 57 590 ( пятьдесят семь тысяч пятьсот девяносто) рублей, делится на 2 доли и принадлежит двум участникам общества Рыбке Б.Н. и Рыбке Л.П.:

Рыбка Б.Н. – 1 доля номинальной стоимостью 51 831 (пятьдесят одна тысяча восемьсот тридцать один) рубль, размер которой составляет 90% Уставного капитала;
Рыбка Л.П. – 1 доля номинальной стоимостью 5 759 (пять тысяч семьсот пятьдесят девять) рублей, размер которой составляет 10% Уставного капитала.

Участники общества, внесшие вклады не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников.

ООО «ФАКТ» является юридическим лицом, может от своего имени заключать сделки (контракты), приобретать имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в арбитражном суде, третейском суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

Фирменное наименование общества с ограниченной ответственностью должно содержать наименование общества и слова «с ограниченной ответственностью».

ООО «ФАКТ» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование «ФАКТ», организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный торговый знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

Штатная численность работников варьируется в пределах 30 (тридцати) человек. На данный момент количество работников составляет 28 (двадцать восемь) человек: генеральный директор, заместитель генерального директора, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер, секретарь, завхоз, техник, заведующий секцией, заведующий складом, менеджер, водитель, электрик, 5 продавца-консультанта, кассир, дворник.

Структура ООО «ФАКТ» (рис. 1).

Повышение эффективности работы предприятия в значительной мере определяется организованностью системы управления, зависящей от четкой структуры предприятия и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели.

Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию отдельных действий по их выполнению. Связь структуры с ключевыми понятиями управления - его целями, функциями, процессом, механизмом функционирования, людьми и их полномочиями свидетельствует о ее огромном влиянии на все стороны работы организации.

Организации создают структуру для того, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью (т.е. степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (т.е. степенью использования заранее установленных правил и процедур), соотношением централизации и децентрализации (т.е. уровнями, на которых принимаются управленческие решения).¹⁴

Строение организации отражает ее структурная схема. Объединение организации в единое целое связано с использованием систем информации и механизмов связи, дополняющих ее структурную схему. Схема любой организации показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц. Однако она не учитывает такой фактор, как человеческое поведение, который влияет на порядок взаимодействия и его координацию. Именно поведение персонала определяет эффективность функционирования организационной структуры в большей мере, чем формальное распределение функций между подразделениями.

Высшим органом управления ООО «ФАКТ» является общее собрание участников Общества, действующих на основании надлежаще составленной и удостоверенной доверенности.

Руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества – директором общества, который подотчетен общему собранию участников общества и избирается ими сроком на 3 года.

Директор Общества:

решает все вопросы деятельности Общества, кроме тех, которые отнесены к ведению собрания Участников;
осуществляет текущее руководство деятельностью Общества;
принимает меры к реализации решений собрания Участников;
действует от имени Общества без доверенности, представляет его интересы на всех предприятиях, в организациях, зарубежных фирмах;
распоряжается имуществом и денежными средствами Общества;
открывает расчетные и иные счета Общества;
выдает доверенности на право представительства от имени Общества, в т.ч. доверенности с правом передоверия;
принимает и увольняет работников, привлекает их к материальной и дисциплинарной ответственности, применяет меры поощрения;
издает внутренние приказы и распоряжения, обязательные для работников Общества;
утверждает штатное расписание и перечень должностных обязанностей;
выполняет прочие исполнительные функции;
осуществляет иные полномочия, не отнесенные к компетенции Общего собрания¹⁵.

Директор не вправе принимать решения, обязательные для Участников.

Трудовые отношения работников ООО «ФАКТ» регулируются действующим трудовым законодательством, трудовыми договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

Рис 1. Структура ООО «ФАКТ»

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) - одна из наиболее часто используемых в настоящее время форм, а для малого бизнеса - и самая распространенная форма. ООО «ФАКТ» действует в соответствии с федеральным законодательством и государственными стандартами. Коммерческая деятельность регулируется уставом организации. Компания, специализируется на создании современных систем отопления и теплоснабжения внутренних инженерных сетей, климатических технологий и предоставлении комплекса услуг и инженерных решений в области кондиционирования и вентиляции.

Документоведение деятельности организации 📙 Курсовая → 🆔 75541