Документовед как личность

33

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ ИМ. М. АКМУЛЛЫ»

Институт исторического и

правового образования

Кафедра всеобщей истории и культурного наследия специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»

              Курс 3 ОДО

БАКИРОВА АЙГУЛЬ РАДИКОВНА

ДОКУМЕНТОВЕД XXI ВЕКА

КУРСОВАЯ РАБОТА

Научный руководитель:

ст. преподаватель Лукина Е.М.

Дата представления            _____________

Дата защиты                        _____________

Оценка                                 _____________

УФА 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                              3

ГЛАВА 1. РАЗВИТИЕ ПРОФЕССИИ ДОКУМЕНТОВЕДА В РОССИИ В XVIII-XXI вв.                                                                                                           5

1.1. Работник канцелярий XVIII-XIX вв.                                                    5

1.2. Профессия документовед в советский и постсоветский период     10

ГЛАВА 2 ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВЕДА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ                                                                                    13

2.1. Планирование. Примерная схема рабочего дня документоведа      13

2.2. Организация телефонных переговоров                                              16

2.3. Организация совещаний                                                                      20

2.4. Подготовка служебных командировок                                               23

2.5. Прием посетителей                                                                               25

2.6. Обязанности документоведа по бездокументному обслуживанию руководителя                                                                                        28

ГЛАВА 3 ДОКУМЕНТОВЕД КАК ЛИЧНОСТЬ                                               30

3.1 Требования к внешнему виду документоведа                                    30

3.2 Культура поведения и общения документоведа                                31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                     33 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ             35

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня информация — стратегический ресурс общества. Мы живем в мире, где информация стала продуктом глобального производства, товаром, поэтому большинство трудоспособного населения нашей планеты занято в информационной сфере. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение и передача знаний требует значительных финансовых, временных, трудовых и материальных ресурсов. Специалисты в этой сфере нужны постоянно, причём специалисты квалифицированные. Опыт показывает, что документовед востребован всегда, в любые, даже самые сложные времена.

Документовед - это специалист, «ведающий» (знающий) о документе все, что касается работы с ним (составление, оформление, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение) на основе использования современных автоматизированных технологий. Он планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Он разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, принимает меры по оптимизации документооборота в организации.

На современном рынке труда у специалиста высшей квалификации, профессионально организующего информационно-документационный процесс, документопоток в организации, учреждении, фирме, предприятии любой формы собственности, перспективы - самые реальные и обнадеживающие.

Актуальность затронутой темы продиктована также тем, что профессия документоведа с каждым годом становится все более востребованной российским обществом, она обогащается новыми специализациями, расширяется ее рынок труда. Закономерно усиливается интерес теоретиков к изучению профессиональной деятельности документоведа в новых социально-экономических условиях, о чем говорит рост публикаций в специальной печати. Популярность профессии требует системного исследования ее феномена: места и роли в современном обществе; взаимодействия с другими профессиями; соответствия кадрового состава профессиональным требованиям; качества образования и т.д. Накопленные эмпирические данные должны подниматься до уровня теоретических обобщений, выявления и осмысления принципов изучения и описания проблем профессионализации в документной сфере.

Тема появления и развития профессии документоведа в России в той или иной степени затрагивалась в публикациях ряда отечественных авторов, в частности, в статьях, учебных изданиях Т.В. Кузнецовой, Т.А. Быковой, Р.Х. Богатеева, Я.З. Лившица, В.А. Цикулина, В.А. Кудряева и некоторых других. Так, Т.В. Кузнецова показала значение документа и документационного обеспечения в управленческой деятельности, в определённой степени осветила историю появления и развития профессии документоведа, обратив особое внимание на совокупность знаний, умений и навыков, которыми должен обладать современный документовед.

В учебном пособии под редакцией В.А. Кудряева кратко рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, нормативно-методическая база, общие правила работы с документами. Цель курсовой работы – исследовать историю зарождения и развития специальности документоведа.

ГЛАВА 1. РАЗВИТИЕ ПРОФЕССИИ ДОКУМЕНТОВЕДА В РОССИИ В XVIII-XXI вв.

1.1. Работник канцелярий XVIII-XIX вв.

Документ появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Чтобы управлять, надо было иметь информацию о том, кем и чем управляешь, учитывать обладаемое оброком население, урожай, имущество. Именно использование письменности в системе управления характеризует уровень культуры общества. И сразу же составление и оформление документа становится отдельным видом деятельности. Чтобы составить и оформить документ, прежде всего, надо было, как минимум, знать грамоту, уметь писать, а в ранние периоды истории обществ грамотность была доступна лишь очень незначительному проценту населения. Но для оформления официального документа недостаточно просто записать сказанное. Документ должен служить доказательством и следовательно должен быть специально оформлен по принятым в тот период правилам. Его оформление в соответствии с установленными правилами придавало ему юридическую силу.

Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца - составителя и переписчика документа. Она была одной из уважаемых профессий. Написание документа требовало много труда. Чтобы стать писцом надо было прилежно и долго учиться. Восхваление профессии писца в Египте дошло до нас в нескольких папирусах.

До наших дней дошли древнеегипетские статуэтки и барельефы с изображением писцов древнего Египта. В каждой стране есть свои особенности формирования специальности. От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные документы. Всем известные договора X в. (911 г. и 945 г.) свидетельствуют о том, что уже в тот период существуют определенные правила составления таких документов и их могли составить только лица, знакомые с ними. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы от их имени. Это были дети привилегированных сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились обычно на должности печатника - хранителя княжеской печати, накладывание которой сопровождало оформление важнейших документов. Кроме того, документы часто составляли церковные дьяки и псаломщики, как наиболее грамотный слой населения, так как школа находилась при церкви. Поэтому в XIV в. лица, занимавшиеся составлением, оформлением и хранением документов, обычно назывались дьяками. В этот период складывались и укреплялись определенные традиции составления различных видов документов. Их тексты имели устойчивые словосочетания, особенно в начальной и конечной части документа, которые нельзя было нарушать. Складываются устойчивые формуляры отдельных видов документов и формы их засвидетельствования - "приписи", "скрепы", печати. Все это дьяки должны были хорошо знать. Подробно история развития видов документов, каждого реквизита документа в отдельности, изучается в курсе "Документоведение", а история складывания и развития делопроизводства - в исторической части курса "Организация и технология документационного обеспечения управления". Поэтому в курсе "Введение в специальность" лишь очень бегло упоминается как развитие самого документа, изменение его внешнего вида и текста, так и этапы работы с ним, хотя само по себе это и очень интересно.[1]

Делопроизводство как технология управления появляется с момента оформления управления в специальный государственный аппарат, то есть с момента появления приказов. Фактически делопроизводство - это зеркало, отражающее систему управления. Какой порядок решения вопросов принят в государственном аппарате, таков и порядок движения документов, их составления, согласования, оформления, подписания, доставки. В процессе оформления Российского централизованного государства складывается система органов управления: Боярская Дума, приказы в центре, приказные избы на местах, и соответствующие документационные потоки: от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим, переписка между равными. Вся деятельность этих органов системы управления требует постоянного документирования и обмена информацией. Для ведения документации нужен специальный штат "приказных людей" - дьяков и подьячих, основным занятием которых становится ведение делопроизводства. Как пишет акад. С.О. Шмидт, "Выдвижение таких дельцов - специалистов в области делопроизводства - характерная черта истории утверждения централизованного государства во всех странах. Это - одно из условий жизнедеятельности разраставшегося аппарата власти.

Приказная бюрократия принадлежала к правящим слоям общества, признавалась неподатным сословием. Прослойка приказных людей делилась на группы. Иерархия приказных людей - это иерархия канцелярского знания и положения и предопределенных этим социального статуса и материального обеспечения.

         Дьяки делились на думных и приказных. Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской Думы, докладывали о делах приказов, записывали и формулировали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью документы.

Приказные дьяки готовили решения по делам, рассматриваемым в приказах, и контролировали работу подьячих. Подьячие были младшими чинами в приказах и делились на три статьи: "старые" (старшие), "средние" и "молодшие" (младшие). Между ними шло распределение обязанностей по работе с документами. Дьяк осуществлял общее руководство деятельностью приказа и в том числе организацией делопроизводства, по его указанию "старые" подьячие составляли документы, которые дьяк чернил, то есть исправлял. Дьяк подписывал окончательно подготовленный беловик документа. Но основную работу вели "старые" подьячие, которые, как правило, заведовали столами и повытьями - структурными подразделениями приказов и под руководством которых работали "средние" и "молодшие" подьячие. "Средние" подьячие писали черновики документов по указанием "старых" подьячих, наводили справки в делах своего приказа или в других приказах. "Молодшие" подьячие переписывали документ набело, то есть готовили его к подписанию. Они же склеивали документы в столбец, так как для приказного делопроизводства характерна столбцовая форма документов. Как пишет С.О. Шмидт, "личный состав приказов, численность приказных людей (точнее даже, именно подьячих) колебалась от нескольких человек до нескольких десятков (в Посольском, где было много специализированных переводчиков и "толмачей", в Разбойном) до более сотни (как в Разрядном) и нескольких сотен (в Большой казне, Большом дворце, особенно в Поместном приказе, где часть подьячих находилась "в отсылках" - командировках по делам этого приказа или выполняя поручения других приказов).  Работа подьячего была достаточно уважаема и престижна. Н.Ф.Демидова в монографии "Служилая бюрократия в России с XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма" пишет, что в XVII в. характерным "становится наследование детьми профессии и даже должности отца – подьячего"

Таким образом, можно сделать вывод, что к концу XVII века работа с документами в аппарате управления сосредоточилась в руках особой группы служилых людей - дьяков и подьячих. В этот период их численность по подсчетам Н.Ф.Демидовой составляла 4657 человек.

Кардинальные изменения в развитие специальности внес XVIII век и связаны они с изменением системы государственного управления. В начале XVIII в. проводятся реформы Петра I. Важнейшей из них была реформа государственного аппарата, в результате которой сложилась новая система государственных учреждений: Сенат, Синод, коллегии, местные учреждения. Преобразования начались в 1711 г. созданием Сената, как высшего органа управления. Реформа государственного аппарата во многом проводилась под влиянием опыта управления за рубежом, с которым Петр I ознакомился во время своего пребывания за границей. Но надо было не только создать учреждения нового типа, но и заставить государственный аппарат работать по-новому, значительно более оперативно и с большими результатами, что и было главной задачей реформ. Поэтому именно в период реформ появляются первые организационные документы, в которых прописывается сам порядок работы государственных учреждений. К таким документам можно отнести указы Петра I о Сенате и создаваемых коллегиях.

Ведения в них делопроизводства расписывалось в регламентах, создаваемых коллегией. Однако основным документом, на два столетия определившим порядок ведения делопроизводства в учреждениях дореволюционной России и штат работников, занимавшихся делопроизводственным обслуживанием, стал "Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии так же и всех иных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина от 28 февраля 1720 г. Он был составлен с учетом почти десятилетнего опыта работы новых учреждений.[2]

Генеральный регламент стал как бы обобщающим документом и являлся первым законодательным актом, в котором был прописан не только весь порядок работы Коллегий, ведения в них делопроизводства, но и обязанности каждого работника канцелярии. Это новый тип организационного документа, прообраз всех последующих регламентов, в том числе сегодня Регламента Государственной Думы, Типовых регламентов федеральных органов исполнительной власти, административных регламентов.

В Генеральном регламенте перечислены созданные к этому году коллегии, служба в которых являлась присяжной должностью, определено их устройство, скрупулезно расписан весь порядок работы, должностной состав.

1.2. Профессия документовед в советский и постсоветский период

В 1987 г. вопрос о совершенствовании подготовки кадров по документационному обеспечению управления стал предметом обсуждения на заседаниях Комиссии по совершенствованию управления, планирования и хозяйственного механизма Госплана СССР (10 марта 1987 г., протокол N 55 и 10 ноября 1987 г., протокол N 91) и коллегии Министерства высшего и среднего специального образования СССР. Коллегия в своем решении от 9 июля 1987 г. N 23/3 отмечала: "свыше 17 млн. человек, занятых в сфере управления, связано в своей деятельности с документной информацией. Однако отсутствие рационально организованных служб документационного обеспечения управления с одной стороны, и специальных навыком и знаний работы с документами у сотрудников аппарата с другой, приводит к существенному снижению эффективности управления, бюрократическим издержкам и другим негативным явлениям.

Сложившаяся ситуация во многом объясняется недостаточным выпуском квалифицированных специалистов по организации работы с документами, слабой изученностью потребности народного хозяйства в подготовке и повышении квалификации руководителей и специалистов по документационному обеспечению управления.

Подготовку специалистов высшей квалификации по организации работы с документами в органах управления по специальности 2037 - "Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях" осуществляли только два вуза - Московский государственный историко-архивный институт и Донецкий государственный университет. Со времени начала обучения (с 1960 г.) было подготовлено и выпущено около 4,0 тыс. специалистов".

Обсудив вопрос, коллегия постановила: "Для улучшения координации деятельности вузов и техникумов, совершенствования учебной, учебно-воспитательной и научной работы, создания современных технологий работы с документами, в том числе безбумажной, организовать на базе Московского государственного историко-архивного института Учебно-методическое объединение по специальности - "Документоведение и документационное обеспечение управления в составе соответствующих факультетов и кафедр".

С начала 1990-х годов в соответствии с решением Минвуза подготовка специалистов по документационному обеспечению управления была открыта в Московском институте управления им. С. Орджоникидзе (сегодня - Государственный университет управления) и Уральском государственном университете.

С середины 1990-х гг. в стране произошла резкая переоценка специалистов по документационному обеспечению управления. Руководители все чаще стали осознавать, что доверить информационно-документационное и организационное обслуживание своей деятельности или деятельности фирмы в целом можно только профессионально обученному специалисту. Такое понимание роли службы документационного обеспечения управления пришло с развитием новых форм экономических отношений, когда неправильно оформленный документ не признается имеющим юридическую силу, информация не вовремя обработанного и доложенного документа не была учтена при принятии решения, и все это в результате привело к экономическим потерям.

Кроме того, повсеместное внедрение компьютерных технологий в сферу управления также потребовало совсем другого уровня подготовки работников служб документационного обеспечения управления.

Подготовка специалистов была открыта более чем в 90 вузах в разных городах страны: в Москве, Санкт-Петербурге, Астрахани, Биробиджане, Волгограде, Екатеринбурге, Ижевске, Иркутске, Краснодаре, Нижнем Новгороде, Оренбурге, Орле, Перми, Ростове, Самаре, Таганроге, Твери, Томске, Тюмени, Челябинске.

Можно надеяться, что ближайшие пять лет российские учреждения, организации, предприятия, фирмы будут иметь возможность пригласить для управления своими информационными ресурсами специалистов высшей квалификации, которые обеспечат их информационно-документационное обслуживание на уровне сегодняшнего дня с учетом новейших компьютерных технологий.

ГЛАВА 2 ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВЕДА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

2.1. Планирование. Примерная схема рабочего дня документоведа

Планирование может быть на день или  неделю, месячное или  квартальное, годовое. При планировании работы на день  необходимо  учитывать следующее: нельзя начинать рабочий день "с места и в карьер". Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины,  так  и  документовед  вначале  должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и  важные дела. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на  одно  и то же время рабочего дня, например,  обработка  полученной  корреспонденции приходится, как правило, на утро. Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в  течение всего рабочего времени помогать руководителю  в  выполнении  намеченных  им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее: за  час,  а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно  лишь  в  тех  случаях, когда  планы  документоведа  координируются   и   согласовываются   с планами руководителя. Основная  информация,  как  правило,  передается  с  утра.  В течение дня сообщается лишь что-то экстренное. Во многих странах мира секретари  применяют  специальные  плоские  папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы,  записки-напоминания,  поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

Примерная схема рабочего дня документоведа

Первая половина рабочего дня.

1.  Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того,  чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и
руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный  документовед никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, документовед должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

3. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

4. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

5. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

6. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

7. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то документовед должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в 15:00 быть на совещании", то у документоведа она будет выглядеть так: "14:20 - напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30".

8. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

9. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

10. Подшивка исполненных документов в дела.

11. Выполнение работ на компьютере.

12.  Организация копирования документов в соответствии с указаниями  руководителя.

Вторая половина рабочего дня.

13. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

14. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

15.  Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

16. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

17. Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня.

18. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к  проведению  определенных  мероприятий  (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).

19. Если руководитель остается работать  после  окончания  рабочего  дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
20. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы,  закрыть  на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

2.2. Организация телефонных переговоров

Согласно данным, полученным при исследовании труда руководящих работников, переговоры по телефону занимают в среднем 3-6% их рабочего времени, общая продолжительность разговоров, как мы видим, невелика, и на первый взгляд, кажется, что они не должны существенно влиять на выполнение других работ.

На самом деле телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день руководителя на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 минут и даже 5-10 минут.

Такая обстановка полностью исключает атмосферу творческой работы, мешает решению и сложных проблем, требующих обдумывания и анализа в спокойных условиях.

Помощь документоведа в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

Однако, кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения, документовед должен уметь правильно вести разговор по телефону. В настоящее время, к сожалению, весьма характерной для многих документоведов является манера разговора, очень точно описанная В. И. Терещенко в статье “Эффект мелочей”.

Документовед обязан придерживаться следующих правил ведения служебного разговора:

1.Быстро отвечать на вызов, так как долгое ожидание тягостно для абонента, а звуковой раздражитель (долго звучащий звонок) особенно вредно действует на нервную систему работника.

2.Сняв трубку, немедленно назвать учреждение и свою фамилию. Абонент должен знать с кем он разговаривает. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъясняется и не повлечет за собой потери времени обоих собеседников.

Кроме того, такое начало разговора заставляет собеседника называть себя и изложить свой вопрос.

3.Если дело касается руководителя, документовед либо сразу соединяет с ним абонента, либо, если руководитель отсутствует или занят срочной работой, просит собеседника позвонить в другое время, которое должно быть совершенно точно определено, а не просто “завтра”, или “через пару дней”.

При этом документовед должен записать, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу. Эта запись, переданная руководителю, даст ему возможность, если нужно, подготовится к предстоящей беседе, провести ее быстро и точно.

4.В случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т.д.) документовед должен сообщить фамилию и номер телефона замещающего его сотрудника.

5. Если вопрос может быть решен другим сотрудником, документовед отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона.

Кроме ответов на вызовы руководителя, документоведу приходится вести телефонные переговоры и иных видов, частности передать по поручению руководителя сотрудникам своего или других учреждений те или иные сведения, наводить необходимые справки и т.д.

Ведение переговоров такого типа также требует навыков и соблюдения определенных правил.[3]

Если передаваемые сведения не оформляются в виде телефонограммы (которая готовится, редактируется и подписывается соответствующим работником), нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чтобы в процессе разговора не было досадных оговорок, пауз, вызываемых спешными поисками в документах недостающих или забытых сведений. Особенно важно тщательно соблюдать это правило при ведении междугородных переговоров, где краткость и точность беседы должны стать обязательным условием, так как, во-первых, не следует долго занимать телефонную сеть, а во вторых, такие переговоры оплачиваются учреждением по высокому тарифу.

На рабочем месте документоведа необходимо иметь телефонные справочники. Причем для постоянных абонентов должна быть заведена специальная картотека или телефонная книга, в которой можно, было бы легко и быстро отыскать нужный телефон, не полагаясь на память и не предпринимая долгих поисков в общем городском телефонном справочнике. Специальная справочная картотека значительно сокращает время поиска нужного абонента.

Набирать номер нужно аккуратно и не торопясь. Сэкономить время на наборе номера не удается, ошибочное соединение иной раз приводит к значительным его потерям.

Начиная разговор, необходимо поздороваться и назвать себя, а при внешних переговорах и свое учреждение. Весь разговор следует вести вежливым и спокойным тоном, не отрывать его резко.