ДОКУМЕНТООБОРОТ

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Чувашский  государственный университет имени  И.Н. Ульянова»

(ФГБОУ  ВПО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова») 

ИСТОРИКО-ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА АРХИВОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ  

КУРСОВАЯ  РАБОТА

ДОКУМЕНТООБОРОТ

                                      Выполнила: 

                                      студентка группы ИГФ 32-10

                                      Михайлова Мария  Николаевна 

                                      Научный руководитель:

                                      к.и.н., доцент Муравьева И.В.

Чебоксары 2012

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………  ……………………..……………………3

Глава1.Теория……………………………………..………………………….....4

1.1 Понятие,  структура и объем документооборота…………………………....4

1.2 Документация  и документооборот в бухгалтерском  учете………………...6

Глава2.История развития систем документооборота........................................13

2.1 Делопроизводство  в древнерусском государстве……………………….13

2.2 Приказное  делопроизводство в 15-17 вв………………………………...14

2.3 Система  коллежского делопроизводства…………………………………..16

2.4 Система  министерского делопроизводства………………………………..17

2.5 Делопроизводство  в 1917-1941 гг…………………………………………..18

2.6  Управление  и делопроизводство в 1945-2000 гг………………………….19

3. О  документообороте в организации…………………………………………23

Заключение……………………………………………………………………….31

Список  использованной литературы……………………………………….......32

Приложения……………………………………………………………………...34 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Документооборот  - это движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления. Можно еще сформулировать по-другому, документооборот – это перенесенная на бумагу или электронный носитель  информация, объединенная правилами создания, оформления, приемки, передачи и исполнения.   Невозможно себе представить организацию без документов. Документы создаются всегда и во всех компаниях, но не всегда документ – это помощник, иногда с точностью до наоборот, документ создает дополнительный бардак в компании. Важно не только уметь описать информацию четко, лаконично, понятно, но и организовать сам процесс документооборота, чтобы он работал на компанию, а не против.  Важно не писать документы ради документов, а с помощью документа систематизировать информацию необходимую для успешного развития. Кто владеет информацией, тот владеет миром. Станьте реальным владельцем  компании, отдела, процесса, а не номинальным.          

     Система автоматизации документооборота, система  электронного документооборота — организационно-техническая  система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения  электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. В век информации это более чем актуально. Уже невозможно представить себе без электронного документооборота не только средний бизнес, но и малый¹.

       Целью моей работы является изучение теории, истории и современной практики документооборота.  

Глава 1. Теория

1.1 Понятие,  структура и объем документооборота.

     Документально-информационные потоки на предприятии, в организации  являются составной частью информационной среды, в которой находятся десятки, сотни подразделений и специалистов, требующих количественного и качественного упорядочения документов с целью их эффективности. Документооборот в соответствии с ГОСТ 16487-83 определялся как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Само понятие «документооборот» включает в себя процесс некоего кольцеобразного движения, при котором документ начинает свое движение и завершает его в одном и том же пункте, каковым и является служба ДОУ, независимо от своей организационной структуры или статуса.

     В свою очередь, само движение документов — это прежде всего перемещение  управленческой информации — необходимого руководителям и специалистам ресурса  для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения. В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления.

     Перемещение документов в организации не может  быть хаотичным. Выполнение творческих операций с документально-информационным потоком должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических операций по учету, регулированию распределения документов между должностными лицами,  контроль  за своевременным рассмотрением и исполнением документов, их рациональному хранению². Таким образом, документооборот - это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения управленческого персонала документной информацией.

          Практика управления выработала основные требования к реализации документооборота:

         - Перемещение документов кратчайшим путем, через минимальное количество пунктов обработки, исключающее дублирование технологических операций.

     -   Избирательность доставки документной  информации руководителям и специалистам в соответствии с их потребностями и функциональными обязанностями массивного применения.

     - Технологическая и практическая  обусловленность перемещения документов.

     - Простота и однообразие маршрутов  и состава технологических операций для массовых видов документов, интегральный принцип обработки документов (однократность обработки и многократность использования).

     Указанные требования сохраняют свою правомочность  и при автоматизированной (компьютерной) обработке документной информации. В этом случае важнейшим требованием к документообороту является совместимость и адаптивность к применению новых информационных технологий.

       Документооборот на практике представляет собой технологический процесс с его структурными составляющими — документопотоками, которые могут быть классифицированы следующим образом:

         -нисходящий (входящий, входной) документопоток;

        -восходящий (исходящий, выходной) документопоток;

         -горизонтальный (внутренний, циркулирующий) документопоток.

1.2 Документация  и документооборот в бухгалтерском  учете

     Документ  в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому  любая хозяйственная операция оформляется  документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую  запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

       В составе документов бухгалтерского  учета различают (рис. 5.2):

     - первичные документы; 

     - учетные регистры;

     - отчетные документы.  

Рис. 5.2. Состав документов бухгалтерского учета

Первичные бухгалтерские документы

       Под первичным учетом понимают  первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Документы принимаются к учету, если они  правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты³. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

      -наименование документа; 

      -дата составления документа; 

      -наименование организации, от  имени которой составлен документ;

      -содержание хозяйственной операции;

      -измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении; 

      -наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

      -личные подписи указанных лиц  с расшифровкой.

       Все первичные документы имеют  унифицированные, т. е. типовые  формы. К основным первичным  документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средства с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д⁴. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

       На основе первичных документов  составляются бухгалтерские проводки  и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

     Учетные регистры

       Бухгалтерские проводки, составленные  в соответствии с первичными  документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций⁵.

       Учетные регистры различаются  по внешнему виду, способу ведения  учета и содержанию.

       По внешнему виду учетные регистры  подразделяются на книги, карточки  и свободные листы. Первыми  учетными регистрами можно назвать  амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров⁶. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

       По способу ведения учета регистры  подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последователь-ности,их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

       По содержанию регистры подразделяются  на регистры синтетического, аналитического  учета и комбинированные, в  которых ведется одновременно  синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

     Отчетные  документы

       На вопрос, что является результатом  работы бухгалтера, можно ответить  одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

     Отчетность  — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной  деятельности предприятия.

       В соответствии с Федеральным  законом «О бухгалтерском учете»  от 21.11.96 № 129-ФЗ предприятие предоставляет  ежеквартальную и годовую бухгалтерскую  отчетность в определенном объеме  типовых форм. Указанные формы  бухгалтерской отчетности предоставляются в налоговую инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.

       Промежуточная квартальная бухгалтерская  отчетность содержит бухгалтерский  баланс (форма № 1) и отчет о прибылях и убытках (форма № 2). Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя:

      - отчет об изменении капитала (форма № 3);

      - отчет о движении денежных  средств (форма № 4);

      - приложение к бухгалтерскому  балансу (форма № 5);

      - пояснительную записку к отчету.

     Основными требованиями, которые предъявляют  к отчетности, являются:

     - достоверность — отчетность должна  отражать реальные хозяйственные  операции, которые можно легко  проверить; 

     - полнота — отчетность должна  содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии;

     - нейтральность — отчетность не  должна отражать интересы каких-либо  лиц; 

     - преемственность — последовательность  применения форм отчетности и  их содержания от одного отчетного периода к другому.

     Документооборот

       Под документооборотом в бухгалтерском  учете понимают порядок и путь  прохождения документов по всем  инстанциям с момента их составления  и сдачи в архив. 

     Движение  первичных документов в бухгалтерском  учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

       Контроль за выполнением графика  документооборота осуществляет  главный бухгалтер. 

     Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы  подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.

       Установлены определенные правила  и сроки хранения документов  в архиве. Например, первичные и  учетные документы хранятся в  течение 5 лет, инвентаризационная  документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.

       Исправление ошибок в бухгалтерском учете

       Бухгалтерские документы должны  быть заполнены правильно и  четко, без помарок и исправлений. Но иногда при ведении учета возникают ошибки.

       Ошибки могут быть локальные,  когда искажение информации происходит  в одном документе, например  неверно написана дата, или транзитные  — если ошибка автоматически  проходит через несколько учетных регистров, например, если не верно указана сумма какой-либо операции. В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, такие документы переписывают заново.

       Наиболее распространенными методами  исправления ошибок являются:

     - корректурный;

      -«красное сторно»; 

      -дополнительной записи.

     При корректурном методе неправильный текст  или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы исправленная запись была видна, а сверху записывают правильный текст. Такой вид исправления  оговаривается на полях с указанием подписи лица, сделавшего исправление.

     Метод «красное сторно» применяется, когда  в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или ее обводят в рамку. Красная сторнировочная запись считается отрицательной величиной, поэтому при подсчете итогов эта сумма вычитается.

     Метод дополнительной записи используется в  том случае, если запись сделана  в сумме меньшей, чем следует. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов.

Глава 2. История развития систем документооборота

2.1 Делопроизводство  в древнерусском государстве.

     На  ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца 15 века) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с ограниченным штатом.

     Письменные  документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и  лингвистами, показывают, что уже  в 10 в. в Древнерусском государстве  была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные, и вкладные грамоты, завещания. С развитием законодательных основ государства наряду с огромными многостраничными правовыми актами создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения⁷.

     Со  временем обозначились и места наиболее безопасного хранения документов. Это, как правило, центральные храмы. Часто само хранение документов в  храме придавило им требуемую  юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы   (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, т.к. церковь обладала широкой юридической компетенцией. Появлялись первые специалисты в области создания и обработки документов. Это были церковные псаломщики и дьяки. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники».

2.2 Приказное  делопроизводство в 15-17 вв.

     С середины 15 в. в период формирования русского централизованного государства  начинает складываться система государственного делопроизводства. Во время превращения  Московского княжества в великорусское  государство в нем образовались новые органы государственного учреждения- избы и приказы. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением- Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным. Этот период охватывает время с 15 по 17 вв.

     В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив.

     В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая  форма документа- столбец- свиток из подклеенных друг другу узких листов бумаги. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

     Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов,  языковых формул ) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа⁸. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста. В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от «текущих». Появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3 Система коллежного  делопроизводства

     Со  временем правительство стало искать новые формы государственного устройства. Взамен устаревшей системы приказов в 

     1717-1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая  из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и починялась Сенату.

     Основой законодательной реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром 1 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской». Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и ассесоры. Так же при коллегиях появляются самостоятельные подразделения – канцелярии. В первую очередь коллегиях рассматривались государственные дела, затем-частные.

     Особенно  детально разработаны в Генеральном  регламенте вопросы регистрации  документов и ответственности за принимаемые решения. Серьезным  новшеством было введение подписи руководителя присутственного на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. 

     Для коллежского делопроизводства было характерно- выделение из текста как  самостоятельного элемента формуляра  даты документа, во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа; наименование документа как самостоятельный элемент формуляра; появление реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. 

     В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось  значительным увеличением письменной работы и формальностей, что приводило  к волоките⁹. 

2.4 Система министерского делопроизводства

     Начало 19 в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства. Новая система управления – министерская, основанная на принципе единоначалия, что было необходимо для более  гибкой и оперативной системы управления.

     Окончательно  единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего  учреждения министерств» - законодательного акта, определившего свою систему  министерского устройства, включая  их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. 

     Серьезные изменения в системе управления привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств  появляются бланки учреждений с угловым  расположением реквизитов. В составе  реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения – автора в структуре учреждения. Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка. Появляется и ссылка на поступивший документ . 

     С конца 19 в. В учреждениях начинают использоваться пишущие машинки, что  ускорило все письменные работы и  канцелярии. Более того, машинописный текст, приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.