Документооборота в ЗАО «Компания Северная»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский государственный профессионально-педагогический

университет»

Институт социологии  и права

Кафедра документационного и правового обеспечение управления

Документооборота в ЗАО «Компания Северная»

Курсовая работа по организации и управления ДОУ

Исполнитель:

Студент группы ДД-202                                                          М.И. Каптелова

Руководитель:

Ст.преподаватель кафедры ПДО                                               Т.Л. Ларина

Екатеринбург 2013

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…...…………………………………………….……………………..2

1. ХАРАКТЕРИСТИКА  ОРГАНИЗАЦИИ  И РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ  НА  ПРЕДПРИЯТИЯХ В СОВРЕМЕННОЙ РОССИИ………………………..6

1.1. Анализ  документооборота, его  направления и составляющие...….6

1.2. Работа с документами  на различных этапах подготовки.…………12

22. ДОКУМЕНТООБОРОТ НА  ПРЕДПРИЯТИИ ЗАО «КОМПАНИЯ СЕВЕРНАЯ»  г. Екатеринбург…………………………………………………..16

2.1. Характеристика ЗАО  «Компания Северная»………….……………16

2. 2. Анализ документооборота  в ЗАО «Компания Северная»……....18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….24

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………..26

ВВЕДЕНИЕ

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

     В  современных  условиях   для   повышения   эффективности   управления необходимо  совершенствование  работы  с   документами,   так   как   всякое управленческое  решение  всегда  базируется  на  информации,  на   служебном документе.

     Организация работы с документами влияет  на  качество  работы  аппарата управления, организацию  и  культуру  труда  управленческих  работников.  От того,  насколько  профессионально  ведется   документация,   зависит   успех и управленческой деятельности в целом.

Для того чтобы проанализировать документооборот в целом, виды документов, этапы работы с документацией, а так же правильность составления документов автор проанализировала следующих авторов: Р.З. Тумасян, И.Ю. Крылова, Т.Д. Быкова.

В учебном пособии И.Ю. Крыловой  включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных управленческих документом с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов.1

В пособии собраны основные правила и нормы по составлению документом, даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии. 
Учебное пособие предназначено для студентов, изучающих дисциплину «Документирование управленческой деятельности», и может быть использовано специалистами предприятий и организаций и целях правильного оформления внутренней и внешней документации.

В  пособии Р.З. Тумасяна в доступной для самостоятельного изучения форме изложены сущность и содержание бухгалтерского учета, правильное ведение которого необходимо для успешной работы коммерческих организаций.2

В учебнике Т.Д. Быкова отражены основные этапы формирования и развития отечественной системы делопроизводства. Дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов РФ, регулирующих современные нормы работы с документами. Рассмотрены современные требования к оформлению документов; изложены проблемы создания и службы делопроизводства.3

Тема организации работы с  документами  в  современных  условиях  имеет сейчас большую  актуальность,  так  как  от  правильного  выбора  технологии работы зависит успех  любой организации.

Цель работы: проанализировать документооборот в ЗАО «Компания Северная».

 Задачи:

1. Дать характеристику ЗАО «Компания Северная»;
2. Рассмотреть и проанализировать организацию документооборота ЗАО «Компания Северная»;
3. Выявить проблемы и недостатки организации документооборота ЗАО «Компания Северная».

1. ХАРАКТЕРИСТИКА  ОРГАНИЗАЦИИ  И РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ  НА  ПРЕДПРИЯТИЯХ В СОВРЕМЕННОЙ РОССИИ

1.1. Анализ  документооборота, его  направления и составляющие.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.4

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. И он отражён в основном нормативно-локально документе – инструкция по делопроизводству.  Это основной нормативно-методический документ, определяющий и устанавливающий единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации Правилами  делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, методических указаний.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.5

   Документы на предприятии можно разделить на: входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации), внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы: первичную обработку, предварительное рассмотрение,  регистрацию, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль исполнения, исполнение документов.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система регистрации и контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю.6

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта документом исполнителем, проверка правильности оформления проекта документа, согласование проекта документа, подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение), регистрация документа, отправка документа адресату. 
 Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату.7

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы и т.д.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними, такой же и с исходящими документами: составление проекта документа исполнителем, проверка правильности оформления проекта документа специалистом, согласование проекта документа, подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях), регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей), контроль исполнения документа, исполнение документа, проставление отметки об исполнении.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения.8

Сегодня,  для того, чтобы облегчить работу с документами и сделать её более быстрой, в организации стали внедрять электронный документооборот. Система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учетной информации, создает основу для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.

Сущность электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объем бумажных носителей, упрощается процедура регистрации документов, увеличивается объем хранимой информации.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа9.

Таким образом, для совершенствования и эффективности работы с документами на предприятии проделывается большая работа, которая включает в себя разработку нормативно-локального акта инструкции по делопроизводству. А также совершенствование работы с документами с помощью внедрения новых информационных технологий, таких как электронный документооборот.

1.2. Работа с документами на  различных этапах подготовки

Работа с документами на предприятиях основывается на положениях, инструкциях, правилах и различных ГОСТах. От правильности работы с документами зависит эффективность управления. Она делится на несколько этапов. Подробно рассмотрим первые три из них.

Работу с документацией можно поделить на несколько этапов: первичная обработка поступивших документов, предварительное рассмотрение документов, регистрация, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль исполнения, подшивка документов в деле, формирование дел, передача дел в архив.

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем.

Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличия приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев , когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые не регистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.10

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

 Регистрация 

 Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов: централизованная – при которой регистрацией всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом; децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений; смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, коммерческие контракты, документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).

При регистрации каждой группы документов должны применяться унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренней документации и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с 1-го января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа. Условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает: 01- индекс структурного подразделения, 05- номер дела по номенклатуре, 134- порядковый номер документа по журналу регистрации.11

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями ожидаются в резолюциях.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают текущий, предупредительный и итоговый.

Подшивка документов в дело

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.12

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ НА  ПРЕДПРИЯТИИ ЗАО «КОМПАНИЯ СЕВЕРНАЯ»  г. Екатеринбург

2.1. Характеристика ЗАО  «Компания Северная»

«Компания Северная» является закрытым акционерным обществом. Предметом деятельности компании является: дорожное строительство,  горно-обогатительная и строительство зданий и сооружений I и II уровней.

Организационной структурой ЗАО «Компания Северная» является установленные взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работников. Эти отношения устанавливаются посредством делегирования, которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Для эффективной работы руководство должно распределить среди сотрудников все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия. Но если существующие задачи не будут делегированы, значит, руководитель должен будет выполнять их сам.13

Структура управления ЗАО «Компания Северная» линейно-функциональная. Эта структура основана на тесном сочетании линейных и функциональных связей в аппарате управления. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность. Руководитель функционального отдела является одновременно линейным руководителем непосредственно подчиненных ему работников.

Высшим органом управления ЗАО «Компания Северная» является общее собрание акционеров. Возглавляет компанию Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода сделок, выдача доверенностей, утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций, подписание указов, обязательных для исполнения всеми работниками компании.

Непосредственно Генеральному директору подчиняются Заместители Генерального директора и Главный инженер.

Группа контроля качества, которая подчиняется генеральному директору, выполняет следующие функции: поддерживать, контролировать и редактировать «Руководство по качеству» (РК); формировать и документировать рабочие инструкции; разрабатывать программы оценки качества; осуществлять контроль за качеством продукции посредством проведения проверок; осуществляет контроль поставляемых комплектующих и контроль качества готовой продукции.

Бухгалтерия осуществляет регистрацию, обработку и учет документов, связанных с деятельностью фирмы.

Главный инженер курирует и отслеживает работу на участках строительства.

Отдел кадров осуществляет работу с кадрами. 
Отношения работников организации, возникшие на основе трудового договора, регулируются Российским трудовым законодательством. 
Решения на предприятии принимается коллегиально.  Путём созыва собрания акционеров.

Персонал – это основной штатный состав работников организации, выполняющих различные производственно-хозяйственные функции.  
Количество работников составляет 46 человек. Средний возраст работников составляет 34 года.14

2. 2. Анализ документооборота  в ЗАО «Компания Северная»

В любой организации существует документооборот. В ЗАО «Компания Северная» документация бывает следующих типов: организационно-правовая, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная и договорная документация.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера).  Поскольку организация занимается строительством дорог, она постоянно заключает различные договоры на аренду земли. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договорной документации, что является особенностью в данном документообороте.

Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы: Регистрация и учет поступающих в организацию документов,  подготовка и регистрация отправляемых документов, прохождение внутренних документов, учет объема документооборота,  контроль за исполнением документов.

Рассмотрим этапы более подробно.

1. Регистрация и учет поступающих в организацию документов.

Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам, а также нарочным.

С помощью почтовой связи к доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

Для обеспечения оперативной доставки документов, функционирует курьерский отдел.

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, к ним направляются только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

Полученное письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель.