Документооборот в бухгалтерии. 5

Содержание

 

Введение 3

1. Бухгалтерская документация 4

1.1 Понятие и классификация бухгалтерских документов 4

1.2 Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов  9

2 Документооборот в бухгалтерии. 12

2.1 Понятие и  классификация документооборота. 12

2.2 Порядок организации  документооборота в бухгалтерии. 14

2.3 Хранение документов. 19

2.4 Учетные регистры  и их классификация. 21

3 Особенности  подготовки и оформления отдельных  видов документов 23

3.1 Приходный  кассовый ордер 23

3.2 Объявления  на взнос наличными 25

3.3 Платежное  поручение 27

Заключение 33

Список использованной литературы 34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Бухгалтерский труд предполагает использование  первичных бухгалтерских документов, ведь основой для ведения бухгалтерского и налогового учета является документальное подтверждение доходов и расходов фирм. Несмотря на то, что законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, составленными самой организацией и полученными ею со стороны, бухгалтерия, как и любое другое структурное подразделение компании, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки бухгалтерской документации.

В соответствии с требованиями ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 129-ФЗ) все российские организации  обязаны вести бухгалтерский  учет. Единственным случаем, когда организация  вправе отказаться от ведения такового в полном объеме, является применение ею упрощенной системы налогообложения, правила которой установлены  нормами гл. 26.2 Налогового кодекса  Российской Федерации (НК РФ). Вместе с  тем надо отметить, что сегодня  этим правом пользуется небольшое количество организаций, которые по вполне объективным  причинам не могут отказаться от ведения  бухгалтерского учета. Иначе говоря, такое право для указанной  категории хозяйствующих субъектов  фактически является лишь формальным.

Практика показывает, что сегодня  вести бухгалтерский и налоговый  учет должным образом сложно даже высококвалифицированным специалистам, поэтому, как правило, руководители избирают первый из вариантов, допускаемых  Законом № 129-ФЗ, - учреждают собственную  бухгалтерскую службу.

Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета, как уже было отмечено, является документооборот, правила  организации которого, и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        1. Бухгалтерская документация.

        1.1 Понятие и классификация бухгалтерской  документации.

        Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство).

Носителями информации о  совершенных хозяйственных операциях  могут быть бумажные документы, машинные носители: магнитные ленты, диски и др. Документы на машинных носителях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

1. возможность визуального просмотра;
2. возможность получения бумажных копий;
3. соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;
4. идентификация (отождествление) личностей участников выполненной хозяйственной операции;
5. ограничение доступа к информации.

Документация в учете  имеет первостепенное значение в  управлении предприятиями, т.к. с ее помощью:

1. контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств; 
2. контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;
3. обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;
4. обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;
5. устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах;                                                                         контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

На основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной  операции.  Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

К содержанию и форме первичных  документов предъявляются следующие основные требования:

1. документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;
2. должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается   в специальных альбомах типовых форм бланков документов;
3. в документе должны быть заполнены все реквизиты;
4. должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

Первичные учетные документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. дату и место его составления;
3. основание и содержание хозяйственной операции;
4. количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
5. наименование должностей, фамилии и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Внесение поправок, не подтвержденных всеми участниками  хозяйственной  операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Во всех первичных документах стирание записей  и неоговоренные исправления  не допускаются.

Необходимо знать основные виды, назначения, характер документируемых  операций, объем отражаемой информации, место составления документа,  количество отражаемых объектов (позиций) в документе и другие классификационные  признаки.

 Существует несколько  признаков классификации документов.         По назначению документы делятся на:        

1. распорядительные;
2. исполнительные (или оправдательные);
3. бухгалтерского оформления;
4. комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность - на получение материальных ценностей; банковский чек - на получение денег со счета в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др. (рисунок 1). В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит, записи по счетам бухгалтерского учета не производятся.

Рисунок 1. Приказ по организации

 

Исполнительные (или оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные отчеты и др.) (рисунок 2).

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет амортизации (износа) основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.

Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.

По характеру документируемых  операций различают документы:

1. денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);
2. материальные (накладные, товарные отчеты и др.);
3. расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

Рисунок 2. Приходный кассовый ордер.

 

По объему отраженных хозяйственных  операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.). Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).

По способу использования  документы делятся на разовые и накопительные.

Рисунок 3. Расходный кассовый ордер.

 

 Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных   операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.

Лимитно-заборная карта заменяет собой ежедневные требования на отпуск материалов, а значит сокращается количество первичных документов и уменьшаются затраты времени на их  оформление. Экономится бумага (бланки документов). Но экономическая информация по накопительным документам в бухгалтерском учете по счетам записывается, как правило, в конце месяца.                         

По месту составления  документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.) (рисунок 3), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.) (рисунок 4).

 По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.  Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета  многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).                                                                   

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и  безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и  др. Организация обязана обеспечивать  защиту своей информации и изготавливать  копии таких документов на бумажных носителях.

 

1.2 Требования  к содержанию и составлению  бухгалтерских документов.

 

Документы состоят из отдельных  элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum - требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен  в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они  служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.

Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного  Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.0З.2000г. № 31H), первичные  документы должны содержать следующие  обязательные реквизиты:

·   наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

·   личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

По мере необходимости  в содержание документа могут  быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.

Совокупность расположенных  в установленной последовательности реквизитов документа называется его  формуляром.

Формуляр для определенного  вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется  установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.  

Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец.

Все первичные документы  должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, если это  невозможно по каким-либо причинам - непосредственно по окончании операции.

Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях и на русском языке. Если документы составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском языке.

Записи в первичных  документах могут производиться  чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки  подлежат обязательному прочеркиванию.

Первичные и сводные учетные  документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В  последнем случае организация обязана  изготавливать за свой счет копии  таких документов на бумажных носителях  для других участников хозяйственных  операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в  соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 п.7 ФЗ № 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете"). Формы первичных учетных  документов, применяемых для  оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с учетной политикой.

Документы по финансовым, кредитным  и денежным операциям должны иметь  подписи руководителя организации  и главного бухгалтера или уполномоченными  ими лицами.

Список лиц, имеющих право  первой и второй подписи, оформляется  приказом по организации. Без подписи  главного бухгалтера денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению (ст.7 п.3 ФЗ от 23 февраля 1996г. № 129-ФЗ "О  бухгалтерском учете" в редакции от 23.07.98г. № 123-ФЗ).

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании  операции. За достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность  его составления ответственность  несут должностные лица, подписавшие  документ. На документах не должно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документах исправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и оговорены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Комплекс документов определяется:

·   кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;

·   порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

·   объемом и характером внешних связей.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

·   быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

·   издаваться соответствующим компетентным органом или         должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

·   издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Тексты документов рекомендуется  подразделять на две основные части. В первой части указывается основание  составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной  фразы, то в первой части также  рекомендуется указать основание  или причину создания документа, а во второй - просьбу, решение, распоряжение. В отдельных случаях текст  документа может содержать только заключительную часть, например, письмо, просьбу без пояснения.

Текст документа  должен быть ясным и точным. Составитель  должен всегда помнить, что документы  должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять  документы с законами и подзаконными актами. Особенно это важно учитывать  при подготовке решений, приказов и  других распорядительных документов. В документах  надо использовать только проверенные, достоверные факты.

Документы могут  иллюстрироваться таблицами. Во всех случаях  таблицы выносятся в приложение. Это можно сделать ссылкой  в конце документа или в  конце соответствующего раздела, подраздела, пункта, абзаца.

Каждому тексту предшествует заголовок - краткое обозначение  его содержания. Значение заголовка  в документе крайне велико, так  как в заголовке всегда можно  кратко и точно выразить основную мысль документа. Заголовок - это  основной поисковый элемент документа. Заголовок располагается в левом  верхнем углу документа под обозначением его номера и даты. Для документов, имеющих большой объем или  отражающих несколько вопросов, составляются подзаголовки. Правильно составленный заголовок сокращает время рассмотрения документа.

2. Документооборот  в бухгалтерии.

2.1 Понятие и классификация документооборота.

 

Ответственным за организацию  бухгалтерского учета в любой  компании является ее руководитель. Он же принимает решение о том, каким  образом организация будет выполнять  требование основного бухгалтерского Закона. Исходя из размеров организации, ее вида деятельности, структуры, а  также объема учетной работы, руководитель фирмы может принять решение  об учреждении собственной бухгалтерской  службы, возглавляемой главным бухгалтером, передать на договорных началах ведение  учета сторонним специалистам или  заняться его ведением самостоятельно.

Именно в бухгалтерии  организации посредством применения упорядоченной системы сбора, регистрации  и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах фирмы, а также их движении собираются все сведения, которые используются руководством в дальнейшем для принятия необходимых управленческих решений. Следует заметить, что качественное ведение бухгалтерского учета, а  также своевременное отражение  результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой  отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную  деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

Необходимо напомнить, что в  общепринятом значении под документооборотом  понимается прохождение каждым бухгалтерским  документом всех этапов движения от момента  его создания до передачи в архив. Однако движение бухгалтерских документов требует определенной системы управления, которая достигается путем делопроизводства в бухгалтерской службе. Под движением  бухгалтерских документов понимается не что иное, как документирование фактов хозяйственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами.

Причем делопроизводство в бухгалтерии  представляет собой, как правило, составную  часть общей системы делопроизводства, применяемой в организации.

Нужно сказать, что существуют три  формы организации делопроизводства - централизованная, децентрализованная и смешанная, выбор которой зависит  от масштабов самой организации, ее структурного состава, отраслевой направленности и интенсивности хозяйственной  деятельности.

Централизованная форма делопроизводства, применяемая в организации, означает, что все операции по обработке документов производятся централизованно в одном месте - в службе делопроизводства, канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма означает обработку документов, которая распределена между структурными подразделениями компании, причем каждое из подразделений выполняет однотипный набор операций, в том числе и бухгалтерская служба.

Смешанная форма объединяет первые две, т.е. одна часть работы с документами производится централизованно (прием, регистрация, размножение и контроль), а другая часть функций передается в структурные подразделения (обслуживание, формирование дел, хранение).

Небольшие организации, имеющие сравнительно малый объем документооборота, как  правило, останавливают свой выбор  на централизованной форме делопроизводства, являющейся самой оптимальной с  точки зрения организации труда  делопроизводственного персонала. Те же компании, у которых имеется  сложная производственная структура, применяют децентрализованную форму, все остальные - смешанную форму.

Так как бухгалтерия представляет собой структурное подразделение  самой компании, то обычно организация  делопроизводства в бухгалтерии  осуществляется по аналогии с организацией делопроизводства самой фирмы. Однако если в отношении последней эти  функции берет на себя служба документационного  обеспечения управления, канцелярия либо общий отдел, то в бухгалтерии  вопросами делопроизводства занимается обычно группа бухгалтерского делопроизводства, численный состав которой зависит  от объема работ по документационному  обеспечению деятельности бухгалтерии, а также квалификации персонала. В этом случае разрабатывается положение  о группе делопроизводства, в котором  определяются все организационные  вопросы такой структурной единицы, существующей в составе бухгалтерии, ее цели, задачи, участки работы, функции, а также вопросы ответственности  и порядок взаимодействия делопроизводителей с исполнителями - сотрудниками самой  бухгалтерии. После чего на основе общей  инструкции по делопроизводству разрабатывается  аналогичная инструкция для бухгалтерского делопроизводственного персонала, хотя как вариант может использоваться и общая инструкция по делопроизводству компании, содержащая отдельный раздел, посвященный вопросам документального  обеспечения бухгалтерской службы.

Параллельно с этим разрабатываются  и должностные инструкции, которыми будут руководствоваться сотрудники делопроизводственной группы бухгалтерии.

Следует напомнить, что бухгалтерская  документация, являющаяся частью управленческой документации любой компании, включает в себя первичные учетные документы, бухгалтерские регистры, а также  бухгалтерскую отчетность. Примерный  состав видов бухгалтерской документации определен Общероссийским классификатором  управленческой документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

 

2.2 Порядок организации документооборота в бухгалтерии.

 

Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или  получения до завершения исполнения, то, конечно же, управление бухгалтерской  документацией, как и любой другой, следует рассматривать в разрезе  следующих составляющих:

- движение бухгалтерских документов  организации в соответствии с  графиком документооборота;

- контроль за их исполнением;

- оперативное хранение в течение  текущего года и подготовка  к передаче в архив;

- хранение в архиве.

Первым этапом движения документов в организации является их создание или получение. В соответствии с  правилами делопроизводства все  документы организации, как поступающие  со стороны, так и создаваемые  ею самой, подлежат обязательной регистрации. Причем документы, поступающие в  бумажном виде, проходят первичную  обработку и предварительное  рассмотрение, затем регистрируются в контрольно-регистрационной форме  и направляются соответствующим  исполнителям.

При приеме документов проверяются  правильность доставки и целостность  упаковки документов. Ошибочно доставленные документы обычно возвращаются отправителю. Регистрация документа производится путем проставления на нем специального регистрационного штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой  стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп должен содержать  наименование организации и регистрационный  номер документа.

Необходимо отметить, что регистрации  подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях. Дата регистрации  документа зависит от вида документа, а именно:

- документы, поступающие в организацию,  регистрируются в день их поступления;

- документы, созданные самой  организацией, регистрируют в день  их подписания или утверждения.