Документооборот в ООО «Абиерт»

Глава 1. Теория делопроизводства

1.1. История развития системы государственного  делопроизводства

Традиционно сфера деятельности, связанная с  обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно в речевой практике он появился несколько раньше). Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина «делопроизводство». Значение дела как собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Основными результатами периода 20-х годов были следующие:

• организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства;
• вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ);
• практики работы ведомств, учреждений организаций по документированию управленческой деятельности «общего делопроизводства» и специальных систем документации.

Организационно-научная  деятельность по организации в сфере  управления была закреплена нормативными документами и созданием целой  сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами  НОТ и делопроизводства.

Наиболее  интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись по следующим основным направлениям:

• документооборот учреждений и методы его оптимизации;
• способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;
• контроль исполнения документов;
• хранение документов.

Движение  основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с  документацией, сокращались инстанции  прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались  маршруты курьерской связи. В рекомендациях  Института техники управления по выполнению учреждениями операций предлагалось, по возможности отказаться от регистрации  исходящей корреспонденции. Пропагандировалась «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

По системе  и направлениям обследования объектов Институтом технического управления практически  не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих  фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном  этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации  общего делопроизводства, состоящий  из двух основных частей. Первая содержала  краткую характеристику существующего  положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исследования и контроль, отправка документации.

В проекте «новой системы делопроизводства» Института технического управления излагались следующие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

• организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
• регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;
• количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
• справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;
• контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
• наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 30-е  годы формируется и укрепляется  жесткая, централизованная административно-командная  система управления, исключающая  возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства.

Отсутствие  единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и  организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблемы концентрации в общегосударственном  масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 году собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:

• создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
• разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;
• механизация труда «канцелярских работников»;
• проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;
• установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;
• создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако  практической реализации выдвинутой программы  помешала начавшаяся Великая отечественная  война.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики  и проблемы восстановления народного  хозяйства после окончания войны  оттеснили на второй план вопросы  документационного обеспечения  управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации  технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х годов представляется малодоказательным и справедливо лишь от части для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70 годах.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа.

Заметным  явлением в истории делопроизводства 70-80-х. гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др. технико-экономической ( а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов появилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Особенно  остро отставание нашей страны выявилось  в 80-90 гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики  и технической элементарной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической  жизни промышленно развитых стран  Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «бумажного офиса». Это отнюдь не умоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В 1993 г. издан  Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов, унифицированных  систем, адаптированных к современным  условиям, и Основные положения по велению системы классификаторов  и УСД. Поскольку в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. не одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

1.2. Нормативно-методическая  база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• Государственную систему документационного обеспечения управления основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

В Российской Федерации в соответствии со сложившейся  за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует  единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом  документацию.

Эта ответственность  рассредоточена между рядом органов  государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями (рис. 1.).

Решениями органов власти значительная роль в  управлении документацией в различных  её аспектах отведена Государственной  архивной службе России.

1. Государственная  архивная служба России и её органы занимаются сбором и хранением документов. Кроме того, как центральный орган федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, несет ответственность за рационализацию делопроизводства в стране.

Она разрабатывает  нормативы и рекомендации как  по организации делопроизводства в  целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях  записи. Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации  независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.

Местные архивные органы и государственные  архивы также выполняют соответствующие  задачи в области управления документацией, особенно по внедрению новых нормативов и методических разработок и контролю за их соблюдением.

2. На  комитет Российской Федерации  по стандартизации, метрологии и сертификации возложена в свою очередь ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов.

Рис. 1. Органы государственной власти и управления документацией

Таким образом, Архивная служба и Комитет по стандартизации являются основными ведомствами, регулирующими  документацию в общегосударственном  масштабе. Как правило, они действуют  в тесном контакте при решении  всех основных вопросов управления документацией  и совершенствования делопроизводства. Им принадлежит определение совершенствования  документации и организации работы с ней.

В любой  организации должно быть четкое разграничение  функций и обязанностей между  сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере  управления документацией. В структуре  работников должна быть учтена численность  сотрудников делопроизводителей службы по отношению к общей численности  работников, или по количественным нормам выработки в единицу времени.

Подготовка  собственных нормативных и методических документов по этому направлению  руководства документацией, а также  координация, экспертиза и утверждение  работ сторонних организаций  в течение последних десятилетий  закреплены за Государственным комитетом  по труду и социальным вопросам (в настоящее время - Министерство труда).

Документационное  обеспечение - важнейшая сторона  деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного  обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский  кодекс устанавливает виды и разновидности  документов, создаваемых в целях  фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения  или прекращения, подтверждения  правоотношений и др.

Основными из них являются:

1. Закон Российской  Федерации «О стандартизации»

2. Федеральный  закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»

3. Федеральный  закон «Об участии в международном информационном обмене»

4. Закон РФ  «О государственной тайне»

5. Закон РФ  «Об Архивном фонде РФ и  архивах»

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июня 1993 года № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-Ф3 устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровня доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Документирование  информации - обязательное условие  для ее включения в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной  власти, ответственными за организацию  делопроизводства, стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы  могут быть государственной и  негосударственной собственностью и находиться в собственности  граждан, органов государственной  власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми  правами, предусмотренными законодательством  РФ, в том числе он имеет право:

• назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими;
• установить в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;
• определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организация  и общественные объединения обязаны  представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным  за формирование и использование  государственных информационных ресурсов.

Развитие  отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января 1994 года, постановлениях Правительства «Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ» от 1 декабря 1994 года, «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ» от 12 января 1996 года и др.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 года № 85-Ф№ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон РФ «О государственной тайне» от 21 июля 1993 года № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые Верховным  Советом РФ 7 июля 1993 года, направлены на совершенствование организации  архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и  архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах  граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда РФ в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.

Глава 2. Документооборот в ООО  «Абиерт»

2.1. Структура ООО «Абиерт». Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО «Абиерт»

ООО «Абиерт» является коммерческой организацией, уставный капитал, который разделен на определенное число акций. ООО «Абиерт» специализируется в оформлении фасадов, интерьеров для магазинов, торговых центров, офисных зданий.

Организация вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные  законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения  соответствующей лицензии. [№1]

ООО «Абиерт» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Организация несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества. 

ООО «Абиерт» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

Управление организацией осуществляется в соответствии с уставом общества с ограниченной ответственностью, настоящим  положением, проведению взаимозачетов  и другими инструктивно-методическими  материалами. [№1]

Организационная структура – это состав, взаимосвязь  и соподчинённость самостоятельных  управленческих подразделений и  отдельных должностей. [№28,с.56-58]

Эффективность достижения целей организации, реализации её стратегии, взаимодействия с внешней  средой в значительной мере определяются правильностью построения структуры  организации.

Для ООО  «Абиерт» была выбрана линейно-функциональная организационная структура.

Линейно-функциональная структура является одной из наиболее распространённых и широко используется организациями.

Основу  линейно-функциональной структуры  составляет специализация управленческого  персонала по функциональным подсистемам  организации.

По каждой подсистеме формируются «иерархия» служб, пронизывающая всю организацию  сверху донизу. Результаты работы любой  службы аппарата управления оцениваются  показателями, характеризующими реализацию ими своих целей и задач. Например, работа служб, управляющих производством, - показателями выполнения графика  выпуска продукции, затрат ресурсов, производительности труда, качества, использования  производственных мощностей. Для оценки служб, осуществляющих управление персоналам, используются такие параметры, как  текучесть кадров, дисциплина труда  и другие. Соответственно строится и система материального поощрения, ориентированная, прежде всего, на достижение высоких показателей каждой службой. При этом конечный результат работы организации в целом становится как бы второстепенным, иначе считается, что все службы в той или  иной мере работают на его достижение[№ 4,с. 45-49].

Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они  наиболее эффективны там, где аппарату управления приходится выполнять множество  рутинных, часто повторяющихся процедур и операций при сравнительной  стабильности управленческих задач  и функций: посредством жесткой  системы связей обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и организации  в целом. 

В то же время выявились и существенные недостатки, среди которых в первую очередь отмечают следующие:

• невосприимчивость к изменениям, особенно под воздействием научно-технического и технологического прогресса;
• закостенелость системы отношений между звеньями и работниками аппарата управления, обязанными строго следовать правилам и процедурам;
• медленную передачу и переработку информации из-за множества согласований (как по вертикали, так и по горизонтали);
• замедление прогресса управленческих решений.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия  является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «Абиерт» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться  в соответствии с основными положениями  Государственной системы документационного  обеспечения управления и Типовой  инструкцией по делопроизводству в  Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным  директором по согласованию с начальником  Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота

• Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
• Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
• Организация контроля исполнения документов.
• Поисковая система по документам.
• Составление номенклатуры дел.
• Формирование и оформление дел.
• Экспертиза ценности документов.
• Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Подразделения ООО «Абиерт» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией организации, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на сотрудников организации.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности  работников организации и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО «Абиерт» присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав организации, в котором закреплены все основные моменты организации (основные виды деятельности, цели и задачи организации), Протоколы собраний акционеров.

Но также следует отметить, что  до настоящего момента отсутствуют  такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление организации как инструкция по делопроизводству, положение об организации и должностные инструкции на сотрудников организации

Рассматривая службу делопроизводства в ООО «Абиерт» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив. Из отсутствия архива все документы организации хранятся в столах сотрудников.

Рис.1. Организационная структура управления ООО «Абиерт»

2.2. Организация документооборота в  ООО «Абиерт»

«Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» называется документооборотом.

В этом определении делается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения  или от одного сотрудника к другому. На этом пути они будут знакомиться  с его содержанием для принятия решений, другие будут согласовывать  текст и его редактировать, в  службе делопроизводства проведут окончательное  оформление документа, его регистрацию  и постоянно будут контролировать все этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке.

Движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.