Документооборот в канцелярии

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РОССИЙСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

 

 

Факультет информационных технологий

 

 

 

Кафедра информационных технологий и телекоммуникаций

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине «Инструментальные средства разработки корпоративных экономических систем»

 

на  тему «Документооборот в канцелярии»

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                         Выполнила студентка

                                                        группы ФИТ-31

                                                                                    Пожидаева А.А.

 

  Проверила 

доцент кафедры ИТиТ, к.т.н.

  Киреева Г.И.

 

 

Оценка:_______________

 

 

 

 

 

 

 

Москва, 2011 

Оглавление

1.Введение 3

1)Выбор среды для создания базы данных 6

I. Теоретическая часть 7

1. SQL 7

1. Архитектура системы безопасности SQL Server 7

1.2 Характеристики информационных потоков 8

1.3Выделение объектов-сущностей предметной области 9

2. Основная часть 12

2.1 Разработка БД в среде SQL Server 2008 12

2.1.1. входящая_корреспонденция 12

2.1.2. отписано 12

2.1.3. отдел 13

2.1.4.сотрудники канцелярии 14

2.1.5. сотрудники отдела 15

2.1.6. важность 15

2.1.7. категория 16

2.1.8. Логическая модель базы данных 17

2.2. Физическая модель данных 18

2.2.3. Описание проекта 19

2.2.4.  Способ доступа к данным 25

2.2.5. Создание нового источника данных из файла базы данных SQL Server с помощью команды "Добавить новый источник данных": 26

Подключение источника данных на Windows Form: 26

2.2.6.  Демонстрация работающего проекта 30

3.Заключение 36

4.Список литературы 38

5.Приложения 39

 

 

 

 

1.Введение

 

Исследование предметной области

В качестве предметной области  для курсового проекта была выбрана  канцелярия. Таким образом, именно канцелярия является объектом информатизации.

         При компьютерной обработке информации, упорядоченные каким-либо образом данные принято хранить в базах данных - особых файлах, использование которых вместе со специальными программными средствами позволяет пользователю, как просматривать необходимую информацию, так и, по мере необходимости, манипулировать ею, например, добавлять, изменять, копировать, удалять, сортировать и т.д.

 

База данных предназначена  для автоматизации рабочего места  сотрудника канцелярии. Работа этого звена связана с накоплением большого количества информации, которая связана с регистрации входящей документации корреспонденции. Всю информацию о поступающих документах заносилась вручную на бумажные носители, что создавало большие неудобства, затрачивалось большое количество времени на поиск нужной информации о том или ином документе, нередко важная корреспонденция терялась. Сама картотека изнашивалась по ходу работы, т.е. через некоторое время бумага могла утратить своё было качество.

 

     Для того чтобы создать информационную базу необходимо четко представить ее на бумажном носителе. Для начала необходимо рассмотреть схему документооборота организации (рис. 1).

Рис.1 Порядок обработки  входящей корреспонденции

 

 

Рассмотрев схему документооборота в организации, можно прийти к выводу, что возможна реальная потеря важных документов при таком большом количестве отделов, поэтому создание базы данных для секретаря просто необходима. С помощью применения базы предоставляется возможность, проследить в каком отделе находится документ в данный момент.

 

Для реализации информационной системы необходимо осуществление следующих операций:

  1. добавлять и удалять в базу данных записи; изменять и обновлять записи;
  1. быстро осуществлять поиск нужных записей по критериям поиска;
  1. создавать отчеты баз данных, как в электронном виде, так и с возможностью вывода их на печать;
  2. необходим контроль за правильностью ввода данных;
  3. работа с большим объемом данных из разных таблиц и т.д.;

Все эти операции должны осуществляться в удобной для  пользователя форме и не вызывать затруднений при работе.

 

Целью данного курсового проекта является проектирование системы электронного документооборота для канцелярии, внедрение которой позволит решить следующие задачи:

  • Исследование предметной области
  • Формирование единой БД по сотрудникам канцелярии;
  • формирование единой БД по сотрудникам отделов;
  • автоматизация регистрации входящей корреспонденции;
  • поиск в БД по заданным параметрам.
  • Разработка windows-приложений
  • Изучение технологии создание windows-приложений в ADO.NET

Программа, разрабатываемая в рамках данного курсового проекта, предназначена для автоматизации документооборота, осуществляемого внутри канцелярии.

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью повышения эффективности работы в канцелярии, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения документации, используемой канцелярией  в процессе ее работы. Также разработка и внедрение систем электронного документооборота является перспективным и актуальным в свете последних инициатив президента РФ.

 

1)Выбор среды для создания базы данных

   Visual Studio 2010 предоставляет предопределенные коллекции параметров, настраивающие среду разработки (окна, меню и так далее) для обычных сценариев разработки. Например, Visual Studio включает одну предопределенную коллекцию параметров для разработки на C# и другую — для разработки на Visual Basic. Даже если используется предопределенная коллекция параметров, можно настраивать интегрированную среду разработки с помощью собственных параметров, таких как шрифты и цвета, форматирование и поведение редактора.

Среда разработки Visual Studio .Net - это уже проверенный временем программный продукт, являющийся седьмой  версией Студии. Но новинки этой версии, связанные с идеей .Net, позволяют  считать ее принципиально новой  разработкой, определяющей новый этап в создании программных продуктов. Выделю две важнейшие, на мой взгляд, идеи:

  • открытость для языков программирования;
  • принципиально новый подход к построению каркаса среды - Framework .Net.

 

 

 

I. Теоретическая часть

1. SQL

1. Архитектура системы безопасности SQL Server

Система безопасности SQL Server базируется на пользователях и учетных записях. Пользователи проходят следующие два этапа проверки системой безопасности. На первом этапе пользователь идентифицируется по имени учетной записи и паролю, то есть проходит аутентификацию. Если данные введены правильно, пользователь подключается к SQL Server. Подключение к SQL Server, или регистрация, не дает автоматического доступа к базам данных. Для каждой базы данных сервера регистрационное имя (или учетная запись — login) должно отображаться в имя пользователя базы данных (user). На втором этапе, на основе прав, выданных пользователю как пользователю базы данных (user), его регистрационное имя (login) получает доступ к соответствующей базе данных. В разных базах данных login одного и того же пользователя может иметь одинаковые или разные имена user с разными правами доступа.

Итак, на уровне сервера система безопасности оперирует  следующими понятиями:

    • аутентификация (authentication);
    • учетная запись (login);
    • встроенные роли сервера (fixed server roles).

На уровне базы данных используются следующие понятия:

    • пользователь базы данных (database user);
    • фиксированная роль базы данных (fixed database role);
    • пользовательская роль базы данных (users database role);
    • роль приложения (application role).

1.2 Характеристики информационных потоков

Всю совокупность документов, используемых канцелярии в осуществлении документооборота можно разделить на три вида:

  1. входящие документы;
  2. внутренние документы;
  3. исходящие документы.

Входящие документы – это  документы, которые поступают в организацию из внешних организаций.

 

Множество допущений:

1)  каждый сотрудник канцелярии  имеет один номер телефона;

2) в программе осуществляется только регистрация входящей корреспонденции.

 

В базе данных хранится информация о сотрудниках,  документах и отделах.

 

1.3Выделение объектов-сущностей предметной области

 

Объекты-сущности предметной области:

2) входящая корреспонденция

3) отписано

4) отдел 

5) сотрудники канцелярии

6) сотрудники отдела

7) важность

8) категория

 

В базе данных учитываются следующие процессы:

 

1)Регистрация входящей корреспонденции 

 

 

В предметной области учитываются  следующие информационные процессы:

 

 

 

2. Основная часть

2.1 Разработка БД в среде SQL Server 2008

 

 

Разработанная база данных состоит из следующих таблиц:

2.1.1. входящая_корреспонденция

таблица «входящая_корреспонденция» содержит информацию о  входящем документе. ее структура указана в таблице 2.1.2, вид заполненной таблицы - рис.2.1.2. ключевое поле – входящий номер.

 

таблица 2.1.1. структуры таблицы «входящая_корреспонденция»

 

имя поля

тип данных

длина

краткое описание

входящий_номер(ключевое)

int

  

номер документа

отправитель

varchar

30

фамилия сотрудника

дата_поступления

datetime

  

когда документ поступил

номер_документа

text

  

номер документа  входящего

содержание

nvarchar

50

краткое содержание о документе

важность_документа

int

 

важный или  не важный документ

категория_документа

int

 

категория документа

ответственный_сотрудник

int

 

сотрудник канцелярии фамилия


 

рис. 2.1.1. заполненная таблица «входящая_корреспонденция»

2.1.2. отписано

таблица «отписано» содержит информацию о поставках. ее структура указана в таблице 2.1.3, вид заполненной таблицы - рис.2.1.3.

 

 

таблица 2.1.2. структуры таблицы «отписано»

 

имя поля

тип данных

длина

краткое описание

входящий_номер

int

  

номер документа

автор_резолюции

int

 

фамилия сотрудника ректората

исполняющий_отдел

varchar

50

какому отделу отдано

срок_исполнения

datetime

  

номер документа  входящего

снято_с_учета

nvarchar

50

на учете  документ или нет

примечание

varchar

50

краткое содержание о документе


 

рис. 2.1.2. заполненная таблица «отписано»


 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.3. отдел

таблица «отдел» содержит информацию о сотрудниках сети салонов сотовой  связи. ее структура указана в  таблице 2.1.4, вид заполненной таблицы - рис.2.1.4. ключевое поле - id_отдел

 

таблица 2.1.3. структуры таблицы «отдел»

имя поля

тип данных

длина

краткое описание

id_отдела

int

  

порядковый  номер

отдел

varchar

50

название  отдела

начальник_отдела

varchar

30

фамилия начальника отдела

внутренний_номер

varchar

50

внутренний  телефон отдела

телефон

varchar

50

телефон сотрудника


 

рис. 2.1.3. заполненная таблица «отдел»

 


2.1.4.сотрудники канцелярии

таблица «сотрудники канцелярии» содержит информацию о товарах. ее структура указана в таблице 2.1.5, вид заполненной таблицы - рис.2.1.5 . ключевое поле – id сотрудника.

 

таблица 2.1.4. структуры таблицы «сотрудники канцелярии»

 

 

имя поля

тип данных

длина

краткое описание

id_сотрудника

int

 

порядковый  номер

фамилия

varchar

30

фамилия сотрудника

имя

varchar

30

имя сотрудника

отчество

varchar

30

отчество  сотрудника

должность

varchar

50

должность сотрудника

дата_рождения

date

 

дата рождения сотрудника


 

рис. 2.1.4. заполненная таблица «сотрудники канцелярии»

 

 

2.1.5. сотрудники отдела

таблица «сотрудники отдела»  содержит информацию о типах товара.  ее структура указана в таблице 2.1.6, вид заполненной таблицы - рис.2.1.6 .

 

таблица 2.1.5. структуры таблицы «сотрудники отдела»

 

 

имя поля

тип данных

длина

краткое описание

отдел

int

 

порядковый  номер

фамилия

varchar

30

фамилия сотрудника

имя

varchar

30

имя сотрудника

отчество

varchar

30

отчество  сотрудника

адрес

varchar

50

адрес сотрудника

телефон

varchar

20

телефон сотрудника


 

рис. 2.1.5. заполненная таблица «сотрудники_отдела»

 


2.1.6. важность

таблица  «важность» содержит информацию о типах корпуса товара. ее структура указана в таблице 2.1.7, вид заполненной таблицы - рис.2.1.7 . ключевое поле – id_важности .

 

таблица 2.1.6. структуры таблицы «важность»

имя поля

тип данных

длина

краткое описание

id_важности(ключевое)

int

  

порядковый  номер важности

степень_важности

varchar

25

степень важности документа


 

рис. 2.1.6. заполненная таблица «важность»


 

2.1.7. категория

таблица «категория» содержит информацию о выписанных счетах. ее структура  указана в таблице 2.1.8, вид заполненной  таблицы - рис.2.1.8 . ключевое поле - id_категории.

 

таблица 2.1.7. структуры таблицы «категория»

имя поля

тип данных

длина

краткое описание

id_категории(ключевое)

int

  

порядковый  номер категории

название_документа

varchar

30

название  документа определенной категории


 

рис. 2.1.7. заполненная таблица «категория»

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.8. Логическая модель базы данных

 


 

 

 

 

 

 

2.2. Физическая  модель данных

Разрабатываемая ИС носит  локальный характер:  СУБД, БД и  клиентская часть ИС расположены на одном компьютере. Тип проекта, основанный на способе обмена данными, клиент-серверный.

  Для создания базы данных была выбрана СУБД  Microsoft SQL Server 2008. Этот выбор основывается на следующих факторах:

Особенности:

  1. самая быстрая в изучении, создании и развёртывании простых приложений, работающих с данными;
  2. наиболее доступное и простое в использовании решение для небольших отделов и развивающихся бизнесов;
  3. полная платформа управления и анализа данных для средних предприятий и больших отделов.
  4. Ко всему прочему, SQL Server – это комплексное, интегрированное, законченное решение обработки данных, предоставляющее всем пользователям организации наиболее безопасную, надежную и производительную платформу для данных предприятия.
  5. Широкая распространенность продуктов фирмы Microsoft, как серверных, так и пользовательских, на предприятиях различного типа масштаба.
  6. Развитые возможности интеграции с программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office.

Для разработки пользовательского  интерфейса была выбрана среда разработки Visual Studio 2010, которая также является широко распространенной средой разработки и имеет развитые возможности быстрого создания пользовательских интерфейсов к базам данных, поддерживает все распространенные на данный момент технологии доступа к источникам данных ( ADO.NET и т.п.). Помимо перечисленных особенностей, программы, созданные в Visual Studio 2010, являются легко переносимыми и не требуют для своей работы установки дополнительных программ или библиотек как, например, программы, созданные в среде Microsoft Access, или Java.

 

2.2.3. Описание проекта

Основные типы файлов проекта:

1)Непосредственно само  приложение.

2) Файлы модулей, содержащие  коды программных процедур, выполняемых  на форме. 

3)Файлы модулей, содержащие  перечень свойств объектов, находящихся  на определённой форме.

Проект состоит из 8 форм.

форма 1 на главной форме «документооборот»» меню, которое служит для перехода на другие формы проекта: форму 2  «регистрация», форму listkancel «сотрудники канцелярии», форму listotdel «сотрудники отдела», форму docs «документы», форму ректорат « ректоры», форму 6 «поиск», форму oprograme «о программе» а также «выход».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма 2 «регистрация». здесь регистрируется документ, вводятся данные о входящем документе. есть кнопка для сохранения данных в бд и есть кнопка закрыть, которая закрывает форму. сохранение данных происходит при нажатии на кнопку «сохранить». выход из формы- кнопка «закрыть». переход на другую форму осуществляется с помощь меню menustrip.

Форма Listkancel «сотрудники канцелярии». здесь располагается 2 вкладки. на первой вкладке располагается  таблица со списком сотрудников канцелярии, а на 2 вкладке располагаются textbox для добавления нового сотрудника. есть кнопка “сохранить” для добавления данных в базу данных и кнопка “удалить” для удаления данных из базы данных. выход из формы- кнопка «закрыть».


 

 

форма listotdel «сотрудники канцелярии». здесь располагается 2 вкладки. на первой вкладке располагается  таблица со списком сотрудников отделов, а на 2 вкладке располагаются textbox для добавления нового сотрудника. есть кнопка “сохранить” для добавления данных в базу данных и кнопка “удалить” для удаления данных из базы данных. выход из формы- кнопка «закрыть».

 

 

 

 

Форма Docs «документы». здесь располагается список категорий документов, который можно посмотреть. с помощью меню можно перейти на другую форму.

 

 

 

 

Форма Ректорат «ректорат». здесь располагается таблица со списком сотрудников ректората. так же можно добавить сотрудника ректората с помощью кнопки “сохранить” для добавления данных в базу данных и кнопка “удалить” для удаления данных из базы данных. выход из формы- кнопка «закрыть».

 

 

 

 

форма 6 «поиск». здесь располагается таблица, где можно будет просмотреть результаты поиска. есть кнопка “сброс” для сброса вводимых данных в базу данных и кнопка “поиск” для поиска конкретных вводимых данных из базы данных. переход на другую форму осуществляется при помощи меню.

 

 

 

 

 

 

форма oprograme «о программе». содержит информацию о разработчике программы и о дате ее разработки.

 

 

 

 

2.2.4. Представления

1. Представление “Поиск”

В этом представление  выбираются столбцы для поиска в  БД по заданным столбцам.

CREATE VIEW Поиск

AS

SELECT    dbo.Входящая_корреспонденция.Входящий_номер, dbo.Входящая_корреспонденция.Отправитель, dbo.Входящая_корреспонденция.Дата_поступления,

dbo.Входящая_корреспонденция.Номер_документа, dbo.Категория.Название_документа, dbo.Отписано.Входящий_номер1, dbo.Отдел.Отдел

FROM   dbo.Входящая_корреспонденция INNER JOIN

 dbo.Отписано ON dbo.Входящая_корреспонденция.Входящий_номер = dbo.Отписано.Входящий_номер1  INNER JOIN

dbo.Отдел ON dbo.Отписано.Исполняющий_отдел = dbo.Отдел.Id_отдела INNER JOIN  dbo.Категория ON dbo.Входящая_корреспонденция.Категория_документа = dbo.Категория.ID_категории

dbo.Входящая_корреспонденция.Важность_документа  = dbo.Важность.ID_важности INNER JOIN dbo.Категория ON dbo.Входящая_корреспонденция.Категория_документа = dbo.Категория.ID_категории INNER JOIN dbo.Сотрудники_канцелярии ON dbo.Входящая_корреспонденция.Ответственный_сотрудник = dbo.Сотрудники_канцелярии.ID_сотрудника

 

В курсовой работе отсутствуют  транзакции, функции и процедуры.

 

2.2.4. Способ доступа к данным

В данной работе используется технология доступа к данным ADO(ActiveX Data Object), основанная на технологии ActiveX. Эта технология используется при создании одно - или двухуровневых приложений. Схема набора данных ADO.NET представляет собой шаблон структуры данных в формате XML. Любая БД является хранилищем данных, а ADO.NET является инструментом манипулирования содержимым БД: обеспечивает согласованное извлечение, редактирование, вставку, обновление и удаление данных с минимальными возможностями их потери или искажения.

Важным элементом автономного  доступа к данным является контейнер  для табличных данных, который  не знает о СУБД. Такой контейнер  представлен в ADO.NET классом DataSet или DataTable.

Архитектуру ADO.NET можно разделить  на две фундаментальные части: подключённую и автономную. Все различные классы ADO.NET можно отнести к подключённой или автономной части. Единственным исключением является класс DataAdapter. Работающий как посредник между  подключённой и автономной частями.

Visual Studio предоставляет средства  для подключения приложения к  данным из разнообразных источников, таких как базы данных, веб-службы  и объекты. Подключения к данным  создаются либо программно (в  коде), в результате перетаскивания  объектов данных на форму или  конструктор компонентов, либо  посредством  выполнения одного из мастеров данных.

 

2.2.5. Создание нового источника данных из файла базы данных SQL Server с помощью команды "Добавить новый источник данных":

1.В меню Данные выберите команду Добавить новый источник данных.

2.  На странице Выбор типа источника данных выберите База данных.

3.  Выберите Создать подключение для создания нового подключения к данным.

4.  В диалоговом окне Выбор источника данных выберите Файл базы данных Microsoft SQL Server. Нажмите кнопку OK.

Поставщиком по умолчанию является Поставщик данных .NET Framework для SQL Server. Дополнительные сведения см. в разделе Диалоговые окна "Выбор источника данных" и "Смена источника данных".

5.  Введите путь к файлу базы данных, к которой требуется доступ, или нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл базы данных.

  6.Выберите режим проверки подлинности и введите учетную информацию, необходимую для вашей базы данных. Дополнительные сведения см. в разделе Добавление/изменение подключения (файл базы данных сервера Microsoft SQL Server).

  Нажмите кнопку ОК, а затем кнопку Далее.

7.Нажмите кнопку Далее.

8.  Выберите объекты базы данных для использования в приложении.

9.  При необходимости замените имя набора данных по умолчанию.

10.  Нажмите кнопку Готово.

Только  что созданный набор данных теперь доступен в окне Источники данных.

Подключение источника данных на Windows Form:

Добавляем на форму компонент DataGridView.

 


 

 

Дальше добавляем БД следующим  образом:

нажимаем на Add Project Data Source


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выбираем Datаbase и нажимаем NEXT

Выбираем New Connection, что бы сделать новое подключение к базе SQL

Здесь прописывается имя  Сервера вашего и выбирается БД  с которой будем работать.

2.2.6. Демонстрация работающего проекта

 

На главной форме проекта  «Документооборот» находится меню для перехода на другие формы проекта(рис. 2.6.1)

 

Рис. 2.6.1. Главная форма «Документооборот»


 

Что бы перейти и посмотреть данные о сотрудниках канцелярии и отделов и на остальные формы  можно воспользоваться контекстным  меню сверху для переходов на другие формы. Так же можно нажать на закрыть  и выйти из программы. При выборе Справочник, Сотрудники канцелярии появляется форма Рис.2.6.2.

Рис.2.6.2. Форма «Сотрудники канцелярии»

 

 

 

 

При выборе  «Сотрудники  отделов» приведет к открытию одноименной  формы(Рис.2.6.27). Здесь можно просмотреть список сотрудников, можно перейти на вкладку Добавление сотрудника канцелярии и добавить нового сотрудника.

 

 

Рис. 2.6.27 Форма «Сотрудники отделов»

 

 

 

 

При выборе в Справочнике « Документы  » приведет к открытию одноименной  формы (рис.2.6.28). Здесь можно просмотреть список сотрудников, можно перейти на вкладку Добавление сотрудника отдела и добавить нового сотрудника.

 

 

Рис. 2.6.28 Форма «Документы»

 

При выборе в Справочнике  « Ректорат » приведет к открытию формы (рис.2.6.29)

Рис. 2.6.29 Форма «Ректорат»

 

 

 

 

 

  При выборе в меню Поиск « Поиск » приведет к открытию формы (рис.2.6.30)

Рис.2.6.30 Форма «Поиск»


При выборе в меню Входящие, «Регистрация» приведет к открытию формы (рис.2.6.31)

 

 

При выборе в меню Справка, « О программе» приведет к открытию формы (рис.2.6.32)

Рис.2.6.31 Форма  « О программе»

Документооборот в канцелярии 📙 Курсовая → 🆔 75560

Документооборот в канцелярии 📙 Курсовая → 🆔 75560

Документооборот в канцелярии