Документооборот в бухгалтерии. 4

                             Введение.

  Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

    Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

    В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

   Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

      При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций затрудняет бухгалтерский учет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию. Создание носителей первичной учетной информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты.  

    Цель курсовой работы: - исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерском и налоговом учете; - изучить документооборот на примере предприятия ОАО «Магнит».

    Для  достижения поставленных целей  необходимо решить следующие задачи:

-рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов;

-исследовать контроль за исполнением документов;

-рассмотреть этапы передачи документов в архив;

-изучить финансово-хозяйственную  деятельность предприятия ЗАО  «Магнит» и изучить документооборот  на этом предприятии.

    Объектом исследования является супермаркет Закрытое акционерное общество «Магнит» Тандер. Предметом исследования является: -документооборот на предприятии ОАО «Магнит»; - финансово-хозяйственная деятельность предприятия.

    При проведение  исследования и документооборота  на предприятии, а также анализа основных показателей, характеризующих результаты деятельности будут использованы следующие методы исследования:

- балансовый метод;

- методы сравнения;

- анализ существующей  информационной базы по рассматриваемой  теме.

               Глава I. Особенности документооборота

                   в бухгалтерском  и налоговом учете.

                     1.1 Документооборот на предприятие.

   "Организация бухгалтерского учета в организациях"  согласно Федерального закона "О   бухгалтерском учете", ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операции несут руководители организации.

   На предприятии различают три основных потока документации:

-входящие документы,  поступающие из других организаций;

-исходящие документы, отправляемые в другие организации;

-внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

  Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

  Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

   Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

   Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

-направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

-направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. 

   Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

   На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

  Первичные учетные  документы должны составляться  в момент совершения хозяйственной  операции, а если это не представляется  возможным, то непосредственно после ее окончания.

  При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники допускается составление первичного учетного документа по окончании рабочего дня на основании кассовых чеков.

  Записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

  Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

  Первичный учетный документ считается окончательно оформленным, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

   Во все первичные документы не допускается внесение неоговоренных исправлений. Если в документе допущена ошибка, она исправляется корректурным способом. При составлении документа вручную, неправильная запись перечеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленный текст, сверху делается правильная запись, которая оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. При составлении документа с помощью средств вычислительной техники, если ошибка обнаружена на стадии составления документа, документ следует переделать, если же ошибка обнаружена позже, исправление делается аналогичным способом.

  Следует обратить особое внимание на то, что внесение исправлений в кассовые и банковские первичные учетные документы не допускается вообще. Если в документе обнаружена ошибка, следует составить новый документ. Внесение исправлений в кассовую книгу допускается, исправления делаются корректурным способом и должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером организации.

   Документооборот - процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

  Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

   Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалтерию.    До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

На первом этапе документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

  Второй этап - производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов;

  Третий этап - проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

  Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.

   Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

  Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

   Таксировка - определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

  Контировка - бухгалтерская запись в первичном документе, то есть проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

  Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

-разрабатывается положение  о бухгалтерской службе;

-составляются должностные  инструкции для работников бухгалтерии  и иных работников --организации,  имеющих отношение к учету;

-составляется график  документооборота в организации; 

-создаются технологии  обработки учетной информации;

-разрабатываются номенклатура  дел и порядок текущего хранения  документов;

-проводятся экспертиза  документов, с точки зрения их ценности, и подготовка пел к длительному хранению.

              1.2 Документооборот в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет предприятия  строится на основе его учетной политики. Выполнение задач, стоящих перед  бухгалтерским учетом, непосредственно затрагивает организацию документооборота, являющегося элементом учетной политики. В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

Организация, осуществляя  постановку бухгалтерского учета:

- самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования;

- определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, систему документооборота и другие учетные процедуры;

-разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля;

- формирует в установленном порядке свою учетную политику по другим вопросам.

При этом утверждаются:

-формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, в том числе и вид носителей информации — бумажный или электронный;

-порядок проведения инвентаризации;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

-порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

   Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно - распорядительной документацией организации. Учетная политика организации формируется главным бухгалтером организации на основе Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, в котором урегулированы также вопросы раскрытия и изменения учетной политики.

   Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий  между руководителем организации  и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные и сводные  учетные документы можно составлять на машинном носителе.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета  реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

Записи в учетных  регистрах основываются на тщательно  проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения  хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров  бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах  бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны  хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Исправление ошибочно сделанных  записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

-корректурным способом: ошибочно сделанная запись аккуратно зачеркивается, делается правильная запись и подписывается бухгалтером с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм; 

-способом дополнительной проводки: дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов;

-способом "красное сторно": в случае, если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, то при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается;

-способом обратной проводки: для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.

Организации обязаны  хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен быть создан архив и назначен работник, ответственный за его сохранность.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной  политики, процедуры кодирования, программы  машинной обработки данных (с указанием  сроков их использования) должны храниться  организацией не менее пяти лет после  года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных  бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Ответственность за организацию  хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Документы до передачи их в архив организации должны храниться  в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

    Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

     Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

    Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет.

Лицевые счета получателей  пенсий и государственных пособий  хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

                  1.3 Документооборот в налоговом учете.

    Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным настоящим Кодексом.

    В Главе 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса РФ четко указано на необходимость ведения организациями налогового учета для расчета налоговой базы.

   Налоговый учет в организации ведется:

- бухгалтерской службой  как структурным подразделением  организации, возглавляемым главным  бухгалтером;

-бухгалтерской службой организации и бухгалтерскими службами обособленных подразделений как уполномоченных представителей организации;

-отделом по налогам  и сборам или иной аналогичной  службой как структурным подразделением  организации;

-на договорных началах  специализированной сторонней организацией или специалистом;

-штатным должностным  бухгалтером или специалистом (применительно  к субъектам малого предпринимательства);

-лично руководителем  организации (применительно к  субъектам малого предпринимательства).

  Система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно.

   Налоговый учет ведется на основе:

-данных первичных  учетных документов (первичные документы,  на основании которых ведется  бухгалтерский учет, включая справку  бухгалтера);

-аналитических регистров (расчетов, разработочных таблиц, ведомостей необходимых для создания регистров);

-расчета налоговой  базы.

  Данные налогового учета за отчетный налоговый период учитываются в разработочных таблицах, ведомостях, группируются по объектам налогового учета. Систематизированная и накопленная информация обобщается в сводных регистрах (аналитические регистры налогового учета).

  Регистры налогового учета ведутся в виде форм в электронном виде и разрабатываются самостоятельно. Документы, которые предприятием разрабатываются самостоятельно, должны содержать обязательные реквизиты.

   Документооборот совершается по утвержденному графику документооборота. График документооборота должен обеспечить специалистов предприятия, осуществляющих ведение налогового учета, информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль.

    Предприятие самостоятельно разрабатывает систему внутрипроизводственного налогового учета, отчетности и контроля, исходя из особенностей функционирования и требований управления производством. 

   Предприятие применяет аналитические регистры в электронном виде, разработанные самостоятельно или в автоматизированном как блок «налоговый учет» к системе бухгалтерского программного продукта.

    Для формирования полной и достоверной информации о порядке учета хозяйственных операций в целях налогообложения, в бухгалтерском учете (по отличному порядку группировки объектов от требований налогового учета) в рабочем плане счетов открываются аналитические счета. 

   Налоговый учет осуществляется в целях формирования полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком в течение отчетного (налогового) периода, а также обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налога.

  Главная задача налогового учета - сформировать полную и достоверную информацию о том, как учтена для целей налогообложения каждая хозяйственная операция.

  Из данных налогового учета должно быть ясно:

-как определяются доходы и расходы;

-как определяется доля расходов, учитываемых для целей налогообложения в конкретном отчетном периоде;

-какова сумма расходов (убытков), подлежащих отнесению на расходы в следующих налоговых периодах;

-каким образом на предприятии формируются резервы;

-какова задолженность по расчетам с бюджетом по налогам.

   Порядок ведения налогового учета устанавливается в учетной политике для целей налогообложения и утверждается соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Таким образом, предприятие должно сформировать учетную политику для налогового учета.

  Учетная политика для целей налогообложения применяется последовательно от одного налогового периода к другому.

  Налоговый учет  предполагает новую методологию  учета, полный учетный цикл, не  зависимый от бухгалтерского  учета, который организуется в  регистрах налогового учета (регистры  хозяйственных операций, регистры  промежуточных расчетов, регистры  состояния единицы налогового учета, декларация).

   Налоговые декларации могут быть представлены налогоплательщиком в налоговый орган по месту его учета лично или через его представителя, направлены в виде почтового отправления с описью вложения или переданы по телекоммуникационным каналам связи. Налоговые декларации представляются по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам их представления в электронном виде.

   При представлении налоговой декларации в электронном виде налогоплательщик соблюдает следующий порядок электронного документооборота:

- после подготовки  информации, содержащей данные налоговой  декларации, налогоплательщик подписывает  ее ЭЦП уполномоченного лица  налогоплательщика и отправляет  в зашифрованном виде в адрес  налогового органа по месту учета;

- в течение суток  в адрес налогоплательщика налоговый  орган высылает квитанцию о  приеме декларации в электронном  виде. После проверки подлинности  ЭЦП уполномоченного лица налогового  органа налогоплательщик сохраняет  документ в своем архиве.

   Запросы и выписки подписываются ЭЦП уполномоченных лиц налогоплательщика и налогового органа и передаются по каналам связи в зашифрованном виде. Порядок электронного документооборота при обмене запросами и выписками соответствует порядку электронного документооборота при представлении налоговой декларации. При обмене запросами и выписками не требуется подтверждение сроков передачи электронных документов специализированным оператором связи.