Документооборот в администрации МР Иглинский район

     Введение. 

     Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

     Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

     Для написания научной работы мною был выделен предмет исследования. Предметом научной работы является организация процесса документооборота.

     Объект исследования – организация документооборота в администрации МР Иглинский район.

     Предметом исследования выступают тенденции, механизмы, правила документооборота в администрации МР Иглинский район.

     Целью научной работы является качественная и своевременная организация документооборота в администрации путем совершенствования и автоматизации данной системы при взаимодействии участников процесса и соблюдении интересов каждого из них.

     Задачи:

     - изучить организационные формы  делопроизводства в администрации МР Иглинский район;

     - рассмотреть процесс документооборота  в учреждении;

     - провести теоретическое исследование и оценку эффективности функционирования системы документооборота в администрации.

Теоретико-методологической базой исследования послужила совокупность представлений отечественных и  зарубежных ученых. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Организация документооборота  в организации.

1.1 Основные правила  организации документооборота  в учреждении 

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению  и отправке документов. 

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа  от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое  на прохождение документов по этому  маршруту. Отсюда главное правило  организации документооборота - оперативное  прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих  правил:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций, эффективного использования  средств оргтехники и персонала. Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

   Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

- периодичность (стадии документооборота);

- направленность движения.

   Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

   Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

   По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

   Входящий документопоток любой организации складывается из:

документов  вышестоящих организаций (органов  власти и управления, центральных  аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные  указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации  производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб. 

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации  и отправляемых за ее пределы. Исходящие  документы создаются в ответ  на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие  ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих  документов диктуются направлениями  деятельности организации и ее информационными  запросами. В исходящем документопотоке  выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация  имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

   Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

   Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

   Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

   Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

   Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

   Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

   Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

   Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники. Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов - однократность.

   Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

- установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

- рассчитать численность службы делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 

1.2 Прием, обработка  и распределение  документов. 

Прием и первичная обработка.

Как уже  отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной  структуры и формы работы с  документами, принятой технологии обработки  документов. Работа с документами  состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение  и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо  от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре  службы делопроизводства крупных организаций  для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного их структурных подразделений  службы. В канцеляриях и общих  отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и  отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают  свою службу делопроизводства, прием  и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно  секретарем.

   Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

   Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Задача  службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных  документах регламентированы правила  первичной обработки поступивших  документов. Они сводятся к следующему:

- Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

- Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.

- При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.

Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда  дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения  документа, когда на конверте нет  надписи «лично», а документ носит  личный характер.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в  некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются  на пакетах.

Экспедиция  ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп  об их получении, где указывается  наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место  для последующего проставления входящего  регистрационного индекса.

При первичной  экспедиционной обработке документы  сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки - адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к  рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

   В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

   Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

   Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Передача  документов

Согласно  рекомендациям Основных положений  ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения  и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных  лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками  в регистрационных формах.

В крупных  фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные  подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших  документов. Курьеры совершают два-три  обхода здания (территории) по заранее  разработанным маршрутам в установленные  часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов - выполнение этой работы специалистами  аппарата управления, так как расходуется  их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной  обработки документов позволяет  выделить первичные потоки поступивших  документов: в адрес руководства  организации, руководства структурных  подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации  документов. 

Порядок направления на исполнение и работы исполнителя  с документами.

Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются в их секретариаты для  тех же операций.

На этапе  движения от первичной обработки  до поступления на исполнение документы  проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры  организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности  структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации  делопроизводства. В организациях с  небольшими штатами сотрудников  документ передается исполнителю практически  сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения  до исполнителя будет проходить  последовательно от руководителя (заместителя) организации к руководителям  сначала крупных структурных  подразделений (например, главных управлений), затем более мелких (отделы).

Сроки прохождения документов увеличивает  и «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости  или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация  документов и контроль за сроками  их исполнения, могут значительно  увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (т.е. один документ в  пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет к исполнителю  быстрее. Если регистрация проводится в канцелярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается. 

С 1970-х  годов получила широкое распространение  методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником или  одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам - высокая  квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке - документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов - в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным  критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о  положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных  подразделений, функции и специализацию  отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно  после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные  подразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий  уровень управленческой структуры, т.е. документы попадают к исполнителю  уже в день их поступления в  организацию.