Профессиональный  лицей «Высшая Банковская Школа»

Курсовая  работа

по бухгалтерскому учету на тему: 

«Документооборот» 
 
 

                                          Выполнила:

                                          ученица группы №46

                                          Зумберова Наталья  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург 2001г. 
 
 
 

Содержание: 

1. Организация  бухгалтерской работы     2 

2. Организация  ведения бухгалтерского учета   5 

3. Организация  документооборота кредитных 

    организаций          7 

4. Первичные  учетные документы      10 

5. Особенности  оформления операций банка   12

         Операции с кредитными организациями   13

         Операции с клиентами       14

         Кассовые операции        15 

6. Аналитический  и синтетический учет    20

         Аналитический учет        20

         Синтетический учет        25

         Обработка документов синтетического и

         аналитического учета       25 

7. Контроль  документооборота      27

         Организация внутреннего контроля    27

         Последующий контроль       30

         Исправление ошибок       30 

8. Составление  итоговой отчетности     32 

9. Хранение  документов        34 
 
 
 
 
 

Организация бухгалтерской работы. 

       Правила организации бухгалтерского учета  и документооборота разработаны в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации, Федеральными законами Российской Федерации "О бухгалтерском учете", иными законодательными актами Российской Федерации и нормативными актами Банка России и обязательные для исполнения всеми кредитными организациями на территории Российской Федерации.

       Кредитная организация разрабатывает и утверждает учетную политику, основанную на Плане счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях Российской Федерации и Правилах бухгалтерского учета, изложенных в инструкциях и нормативных актах Центрального банка Российской Федерации.

       В первую очередь обязательному утверждению руководителем кредитной организации подлежат:

       - рабочий план счетов бухгалтерского  учета в кредитной организации, ее филиалах и подведомственных учреждениях, основанный на утвержденном Банком России Плане счетов;

       - формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Госкомстата типовые формы первичных учетных документов;

       - правила документооборота и технология обработки учетной информации;

       - порядок контроля за совершаемыми  внутрибанковскими операциями;

       - порядок и периодичность вывода  на печать документов аналитического  и синтетического учета. При  этом ежедневно распечатываются баланс, бухгалтерский журнал, лицевые счета, по которым были проведены операции (проведена операция), а также выписки (вторые экземпляры лицевых счетов) по клиентским счетам; (абзац введен Указанием ЦБ РФ от 25.09.1998 N 360-У)

       - порядок проведения отдельных  учетных операций, не противоречащих действующему законодательству и нормативным актам Банка России;

       - другие решения, необходимые для  организации бухгалтерского учета.

       За  организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций ответственность несет руководитель кредитной организации.

       За  формирование учетной политики, ведение  бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности ответственность несет главный бухгалтер кредитной организации.

       Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников кредитной организации.

          Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных  лиц денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

      Бухгалтерский учет и документарное  оформление операций ведется  кредитной организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

       Бухгалтерские операции выполняют работники, выделенные для этого, независимо от того, в каком структурном подразделении кредитной организации эти работники состоят. В эту категорию входят работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетно-денежных и других документов, отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета, кроме работников, обрабатывающих информацию на ЭВМ и не входящих в структуру бухгалтерского аппарата.

       Все бухгалтерские работники в вопросах ведения бухгалтерского учета подчиняются главному бухгалтеру кредитной организации.

       Организация работы бухгалтерского аппарата строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения (департамента, управления), образования специализированных отделов, объединения в отделах работников в операционные бригады, предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций, за исключением документов по операциям, подлежащим дополнительному контролю.

       Конкретные  обязанности бухгалтерских работников и распределение обслуживаемых ими счетов определяет главный бухгалтер кредитной организации или по его поручению начальники отделов. Главный бухгалтер утверждает положения об отделах.

       Распоряжения  руководителя кредитной организации  по ведению бухгалтерского учета и конкретные обязанности бухгалтерских работников, закрепление за ними обслуживаемых счетов, а также вносимые изменения оформляются в письменной форме.

       Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

       Кредитная организация самостоятельно определяет продолжительность операционного дня (времени), представляющего собой часть рабочего дня, в течение которого производится обслуживание клиентов по вопросам бухгалтерского учета, приема документов для отражения в учете (кроме консультационной работы, которая может проводиться в течение всего рабочего дня). Конкретное время начала, конца операционного дня (времени) определяется кредитной организацией и доводится до сведения обслуживаемой клиентуры.

       Под рабочими днями понимаются календарные  дни, кроме установленных федеральными законами выходных и праздничных дней, а также выходных дней, перенесенных на рабочие дни решением Правительства Российской Федерации.

       В условиях функционирования кредитных  организаций повышается ответственность каждого бухгалтерского работника за совершение учетных операций. Порядок совершения операций отдельными работниками определяет руководство кредитной организации. В то же время отдельные операции не могут совершаться единолично учетным работником, а должны проводиться по учету с дополнительной подписью контролирующего работника. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Организация ведения бухгалтерского

       учета. 

       В соответствии с Федеральным законом  Российской Федерации "О бухгалтерском учете" и на основании Правил бухгалтерского учета, установленных Банком России, кредитная организация разрабатывает правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Учет и обработка бухгалтерской документации, составление выходных форм производится с использованием ЭВМ. При совершении бухгалтерских операций на ЭВМ должно автоматически обеспечиваться одновременное отражение сумм по дебету и кредиту (принцип двойной записи) лицевых счетов и во всех взаимосвязанных регистрах. Под регистрами понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

       Регистры  бухгалтерского учета ведутся в  специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.

       Операции  должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

       Кредитная организация должна составлять сводный  баланс и отчетность в целом по кредитной организации. Используемые в работе кредитной организации ежедневные бухгалтерские балансы составляются по счетам второго порядка.

       Баланс  должен отвечать следующим основным требованиям:

       - составляется по счетам второго  порядка;

       - по каждому счету второго порядка  суммы показываются отдельно в колонках:

             по счетам в рублях;

             по счетам в иностранной  валюте, выраженной в рублевом эквиваленте, и в драгоценных металлах по их балансовой стоимости;

             итого по счету;

       - по каждому счету первого порядка,  по группе этих счетов, по разделам, по всем счетам выводятся итоги;

       - по ряду счетов в балансе  показываются суммы по контрсчетам, и выводится итог за минусом сумм по контрсчетам;

       - баланс должен быть читаемый; в заголовке указываются текстом:  название кредитной организации,  дата, на которую составлен баланс, единица измерения; номера и названия разделов, групп счетов первого порядка, счетов первого, второго порядка, по каким счетам выведены промежуточные итоги; итоговая сумма по балансу должна называться - баланс;

       - в одну строчку должны показываться остатки по дебету и кредиту.

       Первичные балансы составляются в рублях и  копейках, сводные (консолидированные) - в единицах, указанных для составления и представления отчетности.

       При ведении счетов только в иностранной  валюте, при выдаче из ЭВМ на печать остатков лицевых счетов в иностранной валюте итог по всем иностранным валютам счета второго порядка должен показываться также в рублях по действующему курсу Центрального банка Российской Федерации. Эти данные должны использоваться для сверки аналитического учета с синтетическим.

             Все совершаемые кредитными организациями банковские операции в иностранной валюте должны отражаться в ежедневном едином бухгалтерском балансе банка только в рублях. Для дополнительного контроля и анализа операций в иностранной валюте кредитным организациям разрешается разрабатывать специальные программы и учетные регистры.

       Правильность  отражения операций в регистрах  бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их, а также осуществляющие дополнительный контроль.

       При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

       Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

       Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. 
 

       Организация документооборота кредитных организаций. 

       При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее.

1. Все документы,  поступающие в операционное время  в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими проводками также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка.

    Документы, поступившие во внеоперационное  время, отражаются по счетам на следующий  рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

2. Если  необходимо по принятым документам  осуществить перевод денежных  средств с корреспондентских  счетов, открытых в учреждениях Банка России или в других кредитных организациях, то операции совершаются в порядке, установленном нормативными актами Банка России по расчетам.

    Оплата  денежно-расчетных документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня  и по возможности с учетом поступления  средств текущим днем или в пределах суммы "овердрафта", определенной договором.

3. Утром  следующего рабочего дня документы  передаются работнику, на которого  возложено составление сводных  платежных поручений для оплаты  с корреспондентских счетов, и в этот же день эти платежные документы с описью передаются в РКЦ Банка России или другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Реестры помещаются в документы текущего дня.

    При наличии возможности оплаты документов с корреспондентских счетов, операции, указанные в настоящем пункте, могут проводиться текущим днем. Эти документы в реестры принятых документов не включаются.

4. Выписки  из корреспондентских счетов  кредитные организации должны получать из РКЦ Банка России, других кредитных организаций не позднее, чем на следующий день до начала рабочего дня кредитной организации. Полученные выписки разрабатываются и операции, отраженные в них, включаются в баланс кредитной организации днем их проводки по корреспондентскому счету. Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится на основании расчетных документов, послуживших основанием для совершения этих операций (если иное не предусмотрено в договоре с клиентом). В тех случаях, когда поступившие суммы не могут быть проведены по счетам клиентов, они отражаются на счетах по учету средств клиентов по незавершенным расчетным операциям при осуществлении расчетов через подразделения Банка России с последующим отнесением на счета клиентов либо на счета до выяснения.

    Выписки по внебалансовым счетам по учету  расчетов с Банком России по обязательным резервам кредитные организации получают в порядке, установленном для получения выписок из лицевых счетов по корреспондентским счетам.

    Средства, зачисленные на корреспондентские  счета без оправдательных документов, кредитная организация отражает или по счету учета сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, или на счета получателей средств. Порядок использования получателями средств, зачисленных без соответствующих подтверждающих документов, определяет кредитная организация по согласованию с клиентом.

          Кредитная организация  принимает оперативные меры к зачислению средств по назначению.

          Если в течение 5 рабочих  дней не выяснены владельцы средств, то суммы, зачисленные на счет по учету сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, откредитовываются РКЦ Банка России, в кредитные организации по месту ведения корреспондентских счетов.

          Во взаимоотношениях с  банками - нерезидентами документооборот  регулируется договорами, заключаемыми с ними.

5. Прием  расчетных документов на бумажных носителях, подписанных собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенных оттиском печати клиента, осуществляется бухгалтерским работником, которым на всех экземплярах документа проставляются подпись и штамп, содержащий текст:

1. Если прием документов оформляется бухгалтерскими работниками различно, а зависимости от срока оплаты документа, то на документах, оплачиваемых в день приема, расписка, содержащая текст

        "Принято и оплачено "__" _____________ г.".

2. На документах оплаченных на следующий рабочий день:

"Принято" __" _____________ г.". 

"Оплачено" __" _____________ г.".

Последний экземпляр документа возвращается клиенту.

6. При подписании  документов фамилия подписавшего  работника банка должна быть также обозначена разборчиво (штампами) с указанием фамилии и инициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами.

7. Документы  и письма, подлежащие направлению  в другие банки, организации,  должны быть отправлены в тот  же день (оформления приема, подписания).

8. В целях  улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки в кредитной организации может разрабатываться по согласованию с клиентами график их обслуживания.

    Физические  лица - вкладчики обслуживаются в  течение всего операционного дня, при возможности и позже.

9. Поручения  клиентов на перечисление средств  с их счетов могут представляться  в кредитные организации в  виде платежных документов на бумажных носителях, подписанных собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенных оттиском печати клиента, а также в виде электронных платежных документов, передаваемых по каналам связи или иным образом (на магнитных, оптических носителях). Кредитная организация в договоре банковского счета в соответствии с Положением Банка России "О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями" определяет порядок приема электронных документов клиентов, их защиты, оформления и подтверждения. Порядок отражения в учете и помещения подтверждающих документов в документы дня определяется в правилах документооборота кредитной организации. 
 
 

       Первичные учетные документы. 

       Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

       Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

             а) наименование документа;

             б) дату составления документа;

             в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

             г) содержание хозяйственной операции;

             д) измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном выражении;

             е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

             ж) личные подписи указанных  лиц;

       Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

       Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

       Первичный учетный документ должен быть составлен  в момент совершения операции, а  если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

       Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

       Внесение  исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

       Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных  операциях на основе первичных учетных  документов составляются сводные учетные документы.

       Первичные и сводные учетные документы  могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

       Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой  полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

             Главный бухгалтер или  другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Особенности оформления операций банка. 

       Все операции осуществляются кредитной  организацией в соответствии с Федеральным  законом "О банках и банковской деятельности" и перечнем операций, установленных лицензией Банка России.

       Документы, являющиеся основанием для совершения операций по начислению и перечислению налогов, должны при этом оформляться также с учетом требований Минфина РФ и Госналогслужбы РФ.

       Операции  проводятся, как правило, на основании  принятых к исполнению документов клиентов. Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми кредитной организацией согласно требованиям нормативных документов Банка России по отдельным операциям, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые и мемориальные ордера, распоряжения уполномоченных сотрудников и др. Указанные документы составляются на бланках действующих форм или программным способом и оформляются в установленном порядке работниками бухгалтерии.

       В мемориальных ордерах на частичную  оплату инкассовых или платежных  поручений, в кассовых ордерах и  мемориальных ордерах на оприходование  и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы  повторяются прописью.

       Для сокращения записей в лицевых счетах по ряду операций составляются сводные ордера. Если к сводному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых составлен этот ордер, в нем делается ссылка на количество приложенных документов.

       Каждый  из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен иметь:

       - контировку, то есть обозначение  номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись в необходимых случаях и другие реквизиты;

       - дату проводки;

       - подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - подписи бухгалтерского и контролирующего работников, и по операциям кредитной организации, связанным с перечислением средств клиентам, другим организациям, - подписи руководителя кредитной организации и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц. Если основанием для совершения бухгалтерской записи послужило распоряжение, подписанное руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, то в этом случае выписанный платежный документ подписывается бухгалтерским и контролирующим работниками, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.