Документооборот входящих документов

Омская  академия МВД России

Кафедра управления информационных технологий в деятельности ОВД 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

Тема: Документооборот входящих документов 
 
 
 
 
 
 

Выполнил:

курсант 1-Ю курса

104 учебной группы

Чуб И.И 

Научный руководитель:

преподаватель

кафедры УиИТ к.ю.н.

Бавсун  И.Г.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Омск 2006 

План  работы

                                                                                                                          стр. 

1. Введение…………………………………………………………………3-5

2. Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии

 работы с  ними………………………………………………......................6-7

3. Приём и  регистрация входящих документов…………………………8-18

4. Организация  движения документов внутри организации.  ………….19-20

5. Исполнение  и контроль исполнения входящих документов………...21-23

6. Заключение. …………………………………………………………….24-26

7. Использованная  литература…………………………………………...27-28

8. Приложения……………………………………………………………..29-31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

- 2 -

1. Введение.

В современных  условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность любой организации. Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе – документооборот. Именно по причинам необычайной важности, я выбрал для своей работы эту тему.

    Организация  работы с документами влияет  на качество работы аппарата  управления, организацию и культуру  труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.

    Вообще, термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них – "делопроизводство" – возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.

    Но  вернёмся к современному закреплению  понятия: в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и

- 3 -

нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Таким образом, мы подошли к одной из задач работы- т.е. выяснения одного из важнейших вопросов,- того, как регламентируются документы.

Помимо того, говоря о теоретической разработанности,  достижениях науки в области  изучения делопроизводства, необходимо отметить,  что в современном  мире в отношении этого вопроса нет недостатка в информации, касаемо как теории,  так, собственно говоря, и практики - сейчас делопроизводство в своём превалирующем большинстве случаев находится в состоянии чётко работающей системы. В любой организации, все процессы самого «движения документов» обязательно исполняются под строгим контролем уполномоченных на то лиц.          

Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. По - моему мнению,  именно входящие документы,  как первичные носители информации,  представляют собой наибольший интерес, поэтому на них в  своей работе я  и буду делать максимальный акцент. Хотя,  разумеется, все остальные составляющие движения (к примеру, исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы) не только не менее важны,  но и без них не может обойтись ни один полноценный процесс делопроизводства. Поэтому рассмотрение документооборота входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими,  так и внутренними документами.

     Кроме  того, помимо основных задач,  которые ставятся мной в данной работе (изучение приёма и регистрации входящих документов,  исполнение и контроль и др.), следует выделить в изучении процесса документооборота такую

 - 4 -

 проблему  как выявление регламента системы  документооборота, использование которой  решает заранее поставленную цель и приводит к заранее предсказуемым последствиям.

 В связи с  тем, что документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами - изучение документов является актуальной задачей и темой для исследования, особенно в наше время. По причине острой нуждаемости каждого человека в умении правильно пользоваться документами,  а соответственно и самому принимать участие в документообороте,  необходимо абсолютно точно знать те правила, установленные правовыми нормативными актами или выработанные традицией  по которым и осуществляется «движение документов».  
    Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

 Эти составные  части взаимосвязаны и для  создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они  обе, причем действующие в тандеме.  Таким образом,  подходя к непосредственному изложению изученного мною материала о функционировании систем документооборота, считаю необходимым подчеркнуть тот факт,  что  исследование происходило с учётом разрешения поставленных вопросов и задач, а также достижения целей, преследуемые в данной работе,  которые и были изложены ранее.   

- 5 - 

2. Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии работы с ними.

   Применение  любого механизма управления предполагает использование документов, на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Входящие документы являются составной частью сложного многоуровневого процесса,  такого как документооборот,  который  представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки¹.

   Каждый  документ (в том числе и входящий), применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков:

• принадлежность документа регламенту или процедуре;
• документ, на основании которого появляется данный документ;
• документ, который необходим для появления данного документа как условие;
• документ, который появляется на основании данного документа;
• место возникновения документа;
• условие регистрации документа;
• траектория движения документа;
• место архивации документа

Однако, конкретный набор признаков зависти от типа документа. Например, первичные документ управленческого учета должны архивироваться одновременно с отметкой в журнале регистрации появления документа, а документы планирования должны содержать ссылку на документ, следствием которого они являются.  
 
 
 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.

- 6 -

Входящие документы являются связующим элементом действующих на предприятии стандартов. Поэтому система стандартов предприятия должна содержать опись документов, при помощи которых осуществляется взаимодействие основных систем документооборота, т.е. финансовой, производственной, инженерной, бухгалтерской.

На этом основании  составляется система документооборота для данного вида работы. Система документооборота может быть представлена и в виде таблицы (см. Приложение 2).  

   Говоря  о стадиях работы с документами,  можно выделить, несколько пунктов, но, проанализировав различные точки зрения на этот вопрос, я сделал вывод, что основными из  них являются:

       • прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих   в организацию документов;

   • предварительное рассмотрение документов службой ДОУ (перечень документов, регламентирующих деятельность ДОУ содержится в Приложении 1.);

   • регистрация документов;

   • организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

   • обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов

   Именно  в соответствии с этими,  выделенными  стадиями,  я буду рассматривать  весь процесс документооборота. Более  подробно в следующих пунктах  моей работы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

- 7 - 

3. Приём и регистрация входящих документов.

    Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) ¹ . (Следует иметь в виду, что если организация документооборота проводится в условиях применения средств вычислительной техники, то она должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов). 

 При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, также заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

    Документы,  отправляемые организацией, в том  числе созданные с помощью  средств вычислительной техники,  сортируются, упаковываются, оформляются  как почтовое отправление и  сдаются  в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.  
    При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

• ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
• полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием

1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.

- 8 -

корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту. При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

• в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
• в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
• получена доплатная корреспонденция;
• полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. ¹

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа².  На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае оказывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать.

1. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

2.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

- 9 - 

Отсюда нередко  возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. ¹ Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штамплевателем ². При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.³

При проставлении отметки о поступлении документа  в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

• если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
• если к письму прилагается документ (ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
• если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";
• если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
• если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

1.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с. 
2.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с. 
3.Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с. 

- 10 -

  При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. ¹

В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку. ²

Предварительное рассмотрение документов  службой  документационного обеспечения управления (ДОУ).

После этапа  экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.³

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.⁴

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании  установленного в организации распределения

_____ 
1.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1. 
2.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592                                                                                                             3.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.                                                                                                                                4 Там же. – Раздел 3.1.1.

- 11 -

обязанностей.¹ Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

• примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
• перечня должностных лиц и их обязанностей;
• технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. ²  При рассмотрении поступившего документа учитываются:
• важность его содержания;
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
• реальная срочность исполнения документа;
• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. ³                               К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.

Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или,

1Гос. система документационного обеспечения управления. Осн. положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1. 
2.Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 
3. Там же.

- 12 -

лицам то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. ¹ Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. ²

 Сейчас,  после  детального рассмотрения  процесса  приёма документов, считаю вполне  возможным перейти к изучению  всех правил регистрации входящих документов. Итак,  прежде всего понятие непосредственно самого термина.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. ³ Можно дать и более развернутое определение, - регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, не имеет никакой юридической силы, он будто бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. ^4.

Так же  из определения видно, что регистрация преследует три цели:

• учет документов,
• контроль за их исполнением;
• справочную работу по документам

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с. 
2 Гос. система документационного обеспечения управления. Осн. положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.

3.Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

- 13 -

Учет  должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.  
Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. 
В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. 
Подсчет количества машиночитаемых документов (копий) осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами. 
Контроль за исполнением и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.¹ Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.