Документооборот на предприятии. 2

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................3
2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
1. Документооборот........................................................................................5
2. Прием и первичная обработка входящих документов.............................6
3. Прием и обработка исходящих документов..............................................9
4. Обработка внутренних документов...........................................................11
5. Регистрационные формы............................................................................12
6. Контроль за исполнение документов........................................................16
3. ПРИЛОЖЕНИЯ...........................................................................................18
4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………..25
5. ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ…………………………………………..26
6. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………27

ВВЕДЕНИЕ

     Управленческая  деятельность в любой организации  основана на переработке поступающих  официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также в производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспондентам вне нее.

     Это предполагает наличие технологий обработки и преобразования информации поступающих документов в результатную информацию. Само понятие «технология» использовалось в промышленном производстве и изготовления продукции в производственном процессе.

     Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ) и учитывая специфику информационных процессов, на которых она основывается, определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приёмов и правил.

     Технология  ДОУ в соответствии с различием  процессов классифицируется на:

• технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
• технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
• технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из её внутренней структуры;
• технология  обработки документной информации и накопления документов;
• технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

     При формировании общей компетенции  организации работы с документами  в масштабах офиса необходимо чётко представить место, и роль каждого должностного лица, регулярно  участвующего в этом процессе, и  прежде всего секретаря. В том случае, когда идёт разговор о секретаре фирмы, он должен рассматриваться как сотрудник, в должностные обязанности которого входит организация самого процесса управления документацией. Когда же речь идёт о секретаре, обеспечивающем информационное обслуживание руководителя, его обязанности другие, хотя знание общих процессов управления документацией в своём офисе для него является обязательным. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ

2.1 Документооборот

     В соответствии с национальным стандартом  Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления.

     В документообороте различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

     Входящие (или поступающие) документы - документы, поступившие в организацию.

     Исходящие (или отправляемые) документы - официальные документы, отправляемые из организации.

     Внутренние  документы - официальные документы, не входящие за пределы подготовившей их организации.

     В соответствии с ГОСТ Р15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» документы создаются, получаются и используются в процессе осуществления деловой деятельности.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2  Прием и первичная  обработка входящих  документов

     Входящие (поступающие) документы доставляют простыми и заказными письмами по почте, курьерами, в командировках, на совещаниях, конференциях, а также  получают по каналам электрической  связи (телефонограммы, факсы, электронные документы).

     Входящие  документы должны пройти процедуру  предварительного рассмотрения, которая  производится на основе определения  вида документа, его адресата (авто-отправителя), оценка важности содержания, сложности  поставленных в документе вопросов, а также срочности исполнения.

     В результате предварительного рассмотрения входящие документы распределяются между структурными подразделениями  и должностными лицами организации  исходя из структуры организации, положений  о структурных подразделениях, должностных инструкций, номенклатуры дел и др.

     Документы, адресованные руководству организации  или без указания конкретного  должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в  службе документационного обеспечения управления, а в случае её отсутствия – секретарём-референтом. На рассмотрение руководителя организации передаются документы, полученные из федеральных органов власти и местного самоуправления, вышестоящих органов, а также содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации. Остальные документы после предварительного рассмотрения секретарем направляются исполнителям. 
Документы должны обрабатываться и передаваться исполнителям в день поступления в организацию.

     Если  поступивший документ должен быть исполнен немедленно, исполнитель знакомится с содержанием документа до его рассмотрения руководством организации.

     Входящие  документы в каждой организации  принимаются централизованно –  либо в экспедиции (структурном подразделении  службы ДОУ), либо, если её нет, - секретарём.

     Первоначальная  обработка входящих документов, полученных по почте или курьером, включает следующие операции:

• проверка правильности доставки документов по адресу, указанному на конверте; если документы доставлены неправильно, они направляются по назначению, либо, в случае невозможности установления адресата, возвращаются отправителю;
• конверты пометкой «лично» не вскрываются секретарем, а передаются в запечатанном виде адресату;
• если конверт адресован правильно и не содержит пометки «лично», с помощью внешнего осмотра проверяют целостность конверта, затем его вскрывают и проверяют наличие документов и вложений. Если реальное состояние не соответствует обозначенным в документе данным о приложениях или в случае наличия повреждений, либо делают пометку о недостаче приложений на нижнем поле первого листа документа, либо составляют акт или сообщают отправителю о недостаче вложений по телефону или в письменном виде.

     На  лицевой стороне первого листа  входящего документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в нижнем правом углу проставляют отметку о поступлении документа в организацию. Она включает наименование организации, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости-часы и минуты).

     Отметку о поступлении документа в организацию допускается проставлять в виде штампа.

     Конверты  уничтожаются после регистрации  документов. Однако в некоторых случаях  конверты необходимо сохранять:

• если на документе не проставлена дата или адрес отправителя;
• если по дате почтового штемпеля можно определить дату отправки документа, например, на курс;
• если в конверте содержится судебная повестка, арбитражные документы или обращение граждан;
• если дата документа существенно отличается от даты на конверте.

     В этих случаях конверт присоединяют к документу с помощью скрепки или степлера.

     Электронные документы, поступающие в организацию, также проходят приём, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

     Прием и регистрация в регистрационно-контрольной форме (РКФ) электронных документов, поступивших на электронный адрес организации, осуществляется службой ДОУ или, если она отсутствует, секретарём-референтом.

     Правила приёма, обработки и распределения  электронных документов определяется инструкцией по делопроизводству с учётом функционирующих организаций технических и программных средств.

     Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени  приёма, регистрируются, а затем  передаются на рассмотрение руководителю организации.

     Текст поступившей телеграммы записывается получателем на бланке, регистрируются и оперативно передаётся должностному лицу, которому она адресована.

     Поступившие по каналам факсимильной связи документы  регистрируются, передаются адресатам  под расписку в день их приёма, срочные - немедленно.

     Поступивший вслед за факсограммой подлинник  документа направляется должностному лицу или структурному подразделению, являющемуся получателем (или исполнителем). Документы на иностранных языках, передаются по факсу, доставляются адресату без перевода.

     Контроль  за исполнением факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 
 
 

2.3 Прием и обработка  исходящих документов

     Исходящие документы передаются по почте, с  курьерами, а также электрической связью (телефонограммы, факсы, электронные документы).

     Документы, предназначенные для отправки по почте, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления  и сдачу в отдельные связи.

     Обработка документов для отправки почтовой связью обычно осуществляется центровано сотрудникам службы ДОУ или  - в случае отсутствия такой службы – секретарем-референтом в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

     Перед упаковкой секретарь-референт или  сотрудник службы ДОУ обязан проверить правильность оформления документов. Эта процедура включает следующие операции:

• проверка наличия подписи, даты и регистрационного номера, а также наличие заголовка  (если документ оформлен на листах бумаги формата А4 и больше); наличия отметки об исполнителе; наличия приложений, указанных в документе;
• проверка соответствия количества экземпляров документа количеству адресатов, указанных в документе количеству адресатов, указанных в документе или в списке рассылки.

     На  заказную корреспонденцию составляется опись рассылки.

     С помощью средств электрической  связи осуществляется передача телеграмм, факсов, телефонограмм и электронных  документов.

     Виды  документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок  досылки их бумажного оригинала адресату, определяются Инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.

     При передаче и приеме документов по каналам  факсимильной связи необходимо руководствовать  следующими требованиями:

• документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, оформляется на бумаге формата А4 с использованием черного шрифта;
• документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения;
• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
• документы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшего документ;
• запрещается по факсу передавать конфиденциальные документы с пометками «Коммерческая тайна»,  «Конфиденциально», «Для служебного пользования»;
• подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

     Досылка или замена разосланного ранее документа  осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

     Документы для отправки передаются полностью  оформленными и зарегистрированными, с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса или списком на рассылку. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. 
 
 

2.4 Обработка внутренних  документов

     Внутренние  документы готовятся, оформляются  и исполняются в пределах  самого учреждения.

     Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуются в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов:

• составление проекта документов;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание документа руководителем;
• регистрация.

     На  этапе исполнения организуется работа в соответствии с правилами работы с входящими документами:

• передача документа исполнителю;
• контроль исполнения документов;
• исполнение документов;
• подшивка исполнительного документа в дело.

     Таблица 1. Этап исполнения документа 

     Но  прежде следует обратить внимание, что при выполнении данной работы секретарю необходимо:

     ЗНАТЬ – нормативно-методическую документацию по организации документооборота; типовую  технологию обработки исходящих документов.

     УМЕТЬ – вести приём, учёт и регистрацию  и контроль внутренних документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.5 Регистрационные формы

     Каждая  организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы  будут применяться в делопроизводстве. Основными регистрационными формами продолжают оставаться журнальная форма и карточная.

     Журналы или книги регистрации, заполняемые  от руки, удобны при сравнительно небольшом  количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу  довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние ещё и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнение документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и их необходимо систематизировать по срокам, в связи с чем необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках или формировать специальные контрольные файлы в компьютере.

     Регистрационно-контрольные  карточки (РКК), заполнявшиеся раньше на пишущих машинках, а в настоящее  время изготавливаемые с помощью  компьютера, позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

     Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольной  карточки не регламентированы, т.е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ  организации.

     Регистрацию документов-ответов целесообразно  вести на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

     Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

     В зависимости от задач поиска информации в организациях чаще всего формируются  такие картотеки, как по корреспондентам, по видам документов, по алфавиту автора документов, по обращениям граждан, кодификационные и т.п. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.6 Контроль за исполнением документов

     Контроль  за исполнением документов и принятых решений – важная функция управления организацией. Различают три стороны  контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиями нормативных актов и контроль за своевременностью исполнения. Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – секретарь руководителя, третью – делопроизводственная служба организации с входящей в её состав службой контроля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарь.

     Работа  по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения и регулирование хода и анализ результатов исполнения документов.

     Сроки исполнения могут быть типовыми и  индивидуальными. Типовые сроки  установлены законодательно в указах Президента, правительственных правовых актах и , конечно, в федеральных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчётности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течении 10 дней.

     Руководитель  указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.

     Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный  и итоговый.

     Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь руководителя (инспектор по контролю) ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения сроков.

     Суть  предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2-3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

     Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

     Срок исполнения документа может продолжить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано устной форме или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока.

     Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным  этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в  поле «Ход исполнения».

     Документ  считается исполненным, если решены поставленные в нём вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

     Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня не исполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

     В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует  автоматизированный контроль за исполнением документов.

     Постановка  документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».

     Текущий контроль осуществляется путём вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

     Аналитические справки по установленной форме  могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя.

     Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работу отдельных сотрудников и системы  документационного обеспечения  управления организации в целом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЯ

     Приложение 01

       Схема технологии ДОУ

Приложение 02

Схема организации  работы с документами

Приложение  03

Схема распределения  секретарём – референтом входящих документов

Приложение 04

Схема работы с исходящими документами