Документооборот на предприятии: работа с входящими, исходящими и внутренними документами

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯИ И НАУКИ РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

ЧЕЛЯБИНСКИЙ ГОСУДАРСТЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

(ФГБОУ ВПО  «ЧГПУ»)

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по практическому (производственному) обучению

«Делопроизводство и документоведение»

на тему: «Документооборот на предприятии:

работа с  входящими, исходящими и 

внутренними документами»

 

 

 

Выполнила: студентка 2 курса

 Гр. 3Ф-139-4 Юрг

«Правоведение и правоохранительная

деятельность»

Кирбабина Н.В.

                                                                                   Проверила:

профессор кафедры истории,

                                                                                  культурологии, социологии и права,

                 д.и.н.

                                                             Коршунова Н.В.

Оценка_________________

 

 

Челябинск, 2013

 

 

 

 

 

 

Оглавление

Введение……………………………………………………………….……………………………...…3

Глава 1.Понятие  и  развитие  документооборота……………….…………...........................…4

1.1. Развитие  документооборота………………………………….………………………..…….4

1.2. Понятие  документооборота………………….…………………………………………...…..4

Глава 2. Основные правила организации документооборота …….…...…………………....6

2.1. Схема движения и технология обработки документов ……………………………….....8

2.2. Регистрация документов…………………………………………….……..……………..….10

2.3.  Контроль исполнения документов…………………………………………………...…….14

2.4. Нормативно-правовое регулирование организации документооборота

       на предприятии………………………………………………………………………...………15

Заключение…….……..……………..……………………………….….………………....................18

Список литературы………..…… ………………………………………..……………………….…..19

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или  поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Документ является основным способом предоставления информации на любом  современном предприятии. Неоспорима важность сохранение и умелое использования  информационных ресурсов предприятия  для успешного ведения бизнеса.  
 
Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием  зависит от того, насколько разумно  организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще, хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.

Ведь вовремя использованная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.  
 
Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного и  правильного создания документов,

- организацию работы с документами  (получение, передача, обработка,  учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» является синонимами, и применяются для обозначения одной и той же деятельности. 

 

 
 

Глава 1.Понятие  и  развитие  документооборота

 

1.1 Развитие  документооборота

 
          Понятие "документооборот"  и сам термин возникли в  делопроизводстве в 20-е годы. В  трудах крупных специалистов  в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.        

 Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. 
          Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и

операцию "подшивка документа в  дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».                                        

 

 

 

 

1.2. Понятие документооборота         

 Документооборот - движение  документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению  и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации  одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие  – связывают организации различных  уровней.

Восходящие – входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому  объекту:             

 Документооборот образуют потоки  входящих (поступающих из других  организаций), исходящих (отправляемых  в другие организации) и

внутренних (созданных и действующих  в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Движение входящих документов

Схема движения входящих документов

Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами  обозначено:

 

 

 

Рис. 1. Схема движения входящих документов

I	Руководитель (директор)
II	Исполнитель (структурное подразделение)
а	Экспедиционная обработка
b	Предварительное рассмотрение, сортировка
с	Регистрация
d	Распределение (разметка)
е	Перераспределение (переметка)
1	Корреспонденция
2	Документы, регистрируемые службой  ДОУ
3	Документы, нерегистрируемые службой  ДОУ

Вывод:

Документооборот представляет собой  главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.  
 

 
 

 

 

 

Глава 2. Основные правила  организации документооборота.

  
        Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов.        

 Документооборот является важным  звеном в организации делопроизводства  так как он определяет не  только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.  
Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; 
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.        

 Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.         

 Организация документооборота - это правила, в соответствии  с которыми должно происходить  движение документов.

 Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов.        Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству и табелем унифицированных форм документов.       

 Разделяют централизованный  документооборот и документооборот  уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.         

 Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:  
 
- поступающие (входящие) документы;

- внутренние документы;

- отправляемые (исходящие) документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. 
 
Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами  не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Регистрация может проводиться  для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию  внутренних документов. 
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 – 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение).  
 
Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.  
 
В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть: 
 
- образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;

- номенклатуру (список) дел предприятия  и порядок ее составления, утверждения  и пересмотра; 
 
- правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

- сроки хранения документов  и файлов;

- порядок регистрации документов;

- сроки, порядок и ответственных  за исполнение и рассылку документов;

- правила формирования и оформления  дел;

- методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. 
 
 
        Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть

установлены нормативными актами , предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).        

 Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий  за пределы подготовившей его  организации. Данные документы  используются для организации  работы, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все  внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

 

2.1 Схема движения и технология обработки документов

Входящие документы:

Документы начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1 )  . Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. Обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. 
Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя  и без указания конкретного  адреса;

2.Документы в адрес структурных  подразделений.

  Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное  рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя и в структурные подразделения организации.

 

Документы передаются руководству  или исполнителям в день поступления. 
         Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Поступившие документы проходят следующие этапы: 
 
- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов.

Входящие документы образуют три  направления движения: руководству  организации, руководству структурных  подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает  руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система  регистрации и (или) контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю.

 

 

Исходящие документы

 
        Проект исходящего документа  составляет исполнитель, правильность  его оформления проверяет секретарь.  Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации  
(Приложение 2)       

 В соответствии с ГОСТ  Р 6.30-2003, если документ проходит  согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование  оформляется реквизитом "грифом  согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".     

   Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.  
         К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. 
         Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа  он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале  регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.       

 Отправка исходящих документов  происходит в тот же день. Второй  экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы.       

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих  документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. 

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих  и внутренних документов за определенный период времени.

 При определении объема документооборота  однократно обязательно учитываются  все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов  ведется раздельно. Отдельно учитываются  машинописные копии и копии,  изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Отправляемые предприятием документы  называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документом  исполнителем;

- проверка правильности оформления  проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем  (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства. 
                                      

 

 

 

2.2. Регистрация документов

 
       Общие правила регистрации документов.       

 Регистрация документа - запись  учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления  или получения. Следуя определению,  регистрация документа - это присвоение  ему индекса и проставление  его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. 
         Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. 
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.        

 Регистрации подлежат документы,  требующие учета, исполнения и  использования в справочных целях.  В инструкции по делопроизводству в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем, если он включает нерегистрируемую документацию или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.        

 При регистрации документов  используются следующие основные  справочные материалы: перечень  документов, не подлежащих регистрации  службой делопроизводства; перечень  структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Обработка входящих документов включает:

прием и первичную обработку  документов;

предварительное рассмотрение и распределение  документов;

регистрацию;

рассмотрение документов руководством;