Документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта

 

Ульяновский государственный университет

Факультет культуры и искусства

Кафедра документоведения и библиотековедения

 

 

 

 

 

 

Документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта

 

Курсовая работа

по  специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

 

 

 

 

Исполнитель-студент:

Яковлев Николай Витальевич

студент гр. ДД-О-08/1

 

 Научный руководитель:

Кутейников Игорь Александрович 

Зав.кафедрой документоведения

и библиотековедения

 

 

 

 

 

 

 

Ульяновск, 2012

 

 

 

 

 

 

ПЛАН 

 

Введение

Глава 1. Теоретические основы документооборота

1.1 Понятие и сущность  документооборота, виды документопотоков

1.2 Организация процесса  документооборота в организации

1.3 Современные проблемы  документооборота в организациях

Глава 2. Исследование документооборота на предприятиях пассажирского автотранспорта

2.1. Документооборот АТП:  задачи и управление

2.2. Документооборот –  общий и частный

Заключение 

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

 

Тема организации работы с документами в современных  условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

На современном автотранспортном предприятии практически любой  величины и специализации документооборот  является самой регламентированной областью деятельности, с одной стороны, регулируемой требованиями различных  государственных и муниципальных  органов исполнительной власти, с  другой – управляемой внутренними  локальными актами предприятия.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь  не только правильно составлять и  оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются  с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с  тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений.

Целью исследования является обобщение и систематизация опыта  совершенствования документооборота в организации и использование  его в управлении. Декомпозиция указанной  цели определяет основные задачи исследования:

исследование организационных  форм делопроизводства на предприятии, требований, предъявляемых к документообороту;

анализ современного опыта  совершенствования документооборота;

Цель данной курсовой работы заключается в том, чтобы исследовать документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта.

 

ГЛАВА 1. Теоретические  основы документооборота

 

1.1 Понятие и  сущность документооборота, виды  документопотоков

 

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др. Были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники  управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила  организации работы с документацией  и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы  обработки документов. (8. с. 25)

Государственные стандарты  на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система  делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году "Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил определение понятия "документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки".

Документооборот - это движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. (15. с. 52)

Соответственно масштабам  движения документов может быть выделен  в качестве самостоятельного объекта  рассмотрения документооборот конкретного  гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации  в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его  копия где-то откладывается и  после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные  акты и методические пособия, в том  числе и "Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения" (ГСДОУ) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта  регулирования только документооборот  организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих  документов.

Под документооборотом организации  принято понимать упорядоченное  перемещение документов, созданных  в процессе работы соответствующими должностными лицами.

Отметим, что для перемещения  документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в  том числе обычная, авиа- и специализированная - типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с  нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего  электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Таким образом, если до недавнего  времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга  традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении  нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с  современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

Основу традиционного  документооборота, безраздельно доминировавшего  все минувшие десятилетия, составляли так называемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.

Указанные документы (в связи  с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же "дедовским" способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот  стал постепенно сдавать свои вековые  позиции, уступая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные  документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при  помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной  техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

В настоящее время в  российском делопроизводстве все еще  сохраняется сочетание обоих  видов документооборота с некоторым  преобладанием электронного в крупных  административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот  сохраняет свои позиции в некоторых  специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о  конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот  организации следует рассматривать  как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании  электронной технологии работы с  документами.

Последнее означает, что  документы, как правило, создаются  при помощи современных технологических  средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и  хранение осуществляются как в электронном, так и в "бумажном" виде.

Современный документооборот  организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных  информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы  и исходящие документы.

Документооборот, или порядок  движения документов в организации, можно разделить на следующие  этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
3. Рациональное движение документов внутри организации.
4. Обработка исполненных и отправляемых документов. (14. с. 56)

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток - это поток  документов, циркулирующих между  пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных  подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой  и др. (14. с. 26)

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов:

-поток входящей документации, состоящий из поступающих в  организацию документов;

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство  входящих документов должны порождать  соответствующие исходящие, в установленные  сроки. Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.(15. с. 69)

-потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных  в организации и не предназначенных  к выходу за ее пределы;

Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации. Данные документы используются для  организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в  пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего  документооборота составляют протоколы  и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. (19. с. 125)

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных  подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие  исходящие документы.

-поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных  для отправки в другие организации.

Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например запросы в другие организации).(22. с. 69)

Общая организация работы с исходящими документами организации  выглядит следующим образом:

1. . Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).
2. . Разработка проекта документа.
3. . Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами.
4. . Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.
5. . Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение.
6. . Тиражирование и регистрация документа.
7. . Упаковка и отправка (рассылка) документа.

 

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока  характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока  описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного  аппарата по документам организации. В  значительной степени структура  документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность  документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны  с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением  деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами  работы организации.

Направление документопотока  зависит от содержания конкретного  технологического звена обработки  документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление  документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие. (27. с. 100)

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который  может быть конкретизирован или  дополнен объемом содержащейся в  документах информации, выраженной в  листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота - это  количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
• определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего  управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь  дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать  документы и их копии, выражая  это число дробью, где в числителе  количество обрабатываемых в организации  документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что  в большинстве организаций, как  правило, учитывается лишь число  зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные  и объяснительные записки, справки  и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии  с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов несовершенна.

Так например через канцелярию центрального офиса Национального банка Украины за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов (помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно в подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документов непосредственно в канцелярии храниться в течении 3 лет для 90% документов, а оставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (в архивном отделе канцелярии) до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.

Документооборот Государственной  думы имеет несколько больший  объем - 90-120 тыс. документов в год. Документооборот  Дома правительства Российской федерации составляет 90-110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета писем граждан). Характерные сроки хранения перечня документов для этих организаций - 5 лет для думы и 1 год для аппарата правительства. Далее все документы передаются в архив. К сожалению подразделение по типам документов в этих организациях не известно. Можно считать то, что входящие и исходящие представлены примерно в равных пропорциях.

Карточка документа занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная  для сложной карточки документа  в DOCS Open). Еще 1Кб на карточку занимает ее индекс. Таким образом под один документ на диске требуется 3 Кб дискового пространства для данных. Учитывая то, что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка документа храниться в течении 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.

Основными целями исследования документопотоков организации являются:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым  и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов  анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию  документооборота, рационализируя его.

Основным результатом  работы канцелярии являются отчеты, которые  она предоставляет руководству  предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно  разделить на две большие группы:

Оперативные. Они выводятся  или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную  картину информации для оперативного управления.

Аналитические. Они служат для анализа общей картины  документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

Рассмотрим основные отчеты, т.е. такие отчеты, которые присутствуют практически в каждой канцелярии.

Оперативные отчеты

Назначение данного вида отчетов - получение информации для  оперативного управления предприятием. Они готовятся на различную глубину - от одного дня и до недели. Основное их содержание - список работ, которые  должны быть завершены в ближайшее  время. Получатели отчетов - ответственные  исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой  сводку работ, находящихся в компетенции  того или иного должностного лица. Сводный отчет - это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно разделенный на отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам. При рассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетов может быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждого оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких отчетов могут являться:

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя существуют достаточно стандартные формы отчетов каждая организация может захотеть иметь собственные формы отчетов (в том числе и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и т.д. аналитические отчеты могут выдаваться по отдельным структурным подразделениям организации. Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период времени. Следовательно в фильтр отчета нужно ввести параметр - время анализа. В нем можно задавать или произвольный интервал времени или фиксированный и понятный интервал времени:

• За месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий).
• За квартал (по умолчанию текущий квартал).
• За год (по умолчанию текущий год).

Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют  в виде отдельного издания и распространяют по всей организации. В связи с  этим к ним предъявляется достаточно высокие требования по качеству оформления. В общем случае они должны включать логотипы предприятия, гербы и прочую графическую символику.

Таким образом, документооборот  это движение документов в организации. Документооборот делиться на определенные этапы: обработка документов, поступающих  в организацию, передача их исполнителям, отправка исполненных документов. Следовательно, документооборот основан на работе с входящими и исходящими документами.

 

1.2 Организация  процесса документооборота в  организации

 

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места  составления или поступления  в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждениям. (17. с. 63)

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих  в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как  он определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается  как информационное обеспечение  деятельности аппарата управления, его  документирования, хранения и использования  ранее созданных документов.

Согласно ГОСТу Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", документооборот - это "движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) направления в дело".

Документооборот регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать  в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное  число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным  подразделением организации, а также  всеми исполнителями с указанием  их взаимосвязи и сроков осуществления  работ.

Процесс рационального документооборота предполагает организацию документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах. Важно добиваться также сокращения рабочих мест, проходимых тем или  иным документом. Поэтому на предприятии  следует проектировать маршруты движения документов, устанавливать  конкретные сроки их нахождения у  каждого исполнителя, а также  контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.

Схемы документооборота разрабатывают, исходя из принципиальных схем, приведенных  в основных положениях Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД), с  учетом конкретных условий деятельности и специфики предприятия. При  построении схем документооборота необходимо особо выделять прохождение таких  групп документов, как правительственная  документация; предложения, заявления  и жалобы граждан; документы, адресуемые на имя руководства и в адрес  структурных подразделений.

Рациональная организация  документооборота возможна при следующих  условиях:

• виды, формы и содержание документации определены с учетом материально-технической базы системы создания, сбора, передачи и обработки информации;
• внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесения возможных изменений;
• сроки создания и обработки документации определены, исходя из целей и задачи оперативного управления производством.

Основными правилами организации  документооборота являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. (52. с. 25)