Документ: понятие и основные требования к его составлению и оформлению
Содержание
Введение…………………………………………………………
Глава 1. История развития документооборота
- Понятие «документ», и его функции …………..........................
...................5 - Основные виды документов....................
.............................. ..........................6
Глава 2. Основные требования к составлению и оформлению документа
2.1. Требования
к оформлению документов………………..............
2.2. Состав реквизитов документов…………………………………………….13
Заключение....................
Список литературы……………………………………………………
Приложения....................
Введение
Деятельность любой
Документ в управлении,
будь он на бумажном носителе или дан
в электронном виде, выступает
одновременно и как предмет труда
и как его результат. В документе
фиксируются факты, события, явления
практической и мыслительной деятельности
человека - тем самым документ выполняет
важнейшую свою функцию - информационную.
К этой функции документа тесно
примыкает организационная
Целью курсовой работы является изучение понятия «документ» и основных требований к его составлению и оформлению.
Исходя из поставленной цели были определены следующие задачи:
- Изучить понятие «документ»;
- Ознакомиться с основными правилами оформления документов;
- Рассмотреть требования к оформлению документов.
Предметом исследования данной работы является документооборот, и основные требования к составлению и оформлению. Объектом исследования - документ и его функции.
Для решения поставленных
задач применены следующие
- изучение научной литературы;
- анализ и обобщение отечественной практики;
- сравнение организации
документообороту согласно
Практическая значимость исследования продиктована тем, что данная тема актуальна, так как она широко используется в трудах отечественных авторов: М.И.Басакова, Ю.М. Демина, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина и представляет большой интерес для изучения.
Глава 1. История развития документооборота
- Понятие «документ», и его функции
Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.
Термин «документ»
ввел в русский язык Петр I, он объяснил
его понятие как «письменное
свидетельство и
- «документ» - материальный объект,
- «документ» - носитель информации,
- «документ» - документированная информация [6, с. 11].
С позиций ДОУ
наиболее общим считается обозначение
документа, как материального объекта
с зафиксированной на нем информацией
в виде текста, звукозаписи или
изображения, предназначенного для
передачи во времени и пространстве
в целях хранения и общественного
использования (Федеральный закон
«Об обязательном экземпляре документа»
от 29.12.94. № 77-ФЗ). В последнее время
при определении понятия «
В результате эволюции понятие «документ» стало официально толковаться следующим образом:
Документ - зафиксированная
на материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
(Федеральный закон «Об
В современном
обществе документы выполняют очень
важные функции, такие как информационная,
социальная, коммуникативная, правовая,
управленческая, функция учета, функция
исторического источника. В управленческой
функции документы выступают
как средство управленческой деятельности.
Эту функцию выполняют
В документоведческой науке ключевым понятием является документ - основной объект её изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационнодокументационной деятельности.
Сам термин «документ» (documentum) латинского происхождения, производный от слова "docere" - учить, извещать. От одного с ним корня произошли доцент, доктор, доктрина. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале XVIII века - и в русский язык. [8, с. 12].
- Основные виды документов
На разных этапах истории и в разных странах термину «документ» приписывалось разное содержание. Как известно, любое понятие - это представление о наиболее существенном, самом важном, главном в изучаемых предметах и явлениях, поскольку невозможно охватить все их признаки, свойства, стороны. По мере проникновения вглубь изучаемых предметов и явлений происходит уточнение, расширение наших представлений о них, а, следовательно, происходит расширение и самих понятий. Сказанное в полной мере относится и к документу.
В Древнем Риме словом (documentum) первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрёл правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до XIX века [9, с. 14].
В России он был переведён Петром I именно как «письменное свидетельство», и на всём протяжении XVIII столетия в определении понятия «документ» выделялось, прежде всего, его правовое назначение. Правда, сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».
Постепенное накопление
знаний о документах привело в XIX
веке к выделению, помимо правового,
также и управленческого
К середине XX столетия
в отечественном
В частности, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 г., выделили «исторические документы - летописи, хроники, записи «и т. п.», свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе «и т. п.».
Между тем за
рубежом ещё в начале XX века было
предложено гораздо более широкое
толкование понятия «документ». Уже
упоминавшийся бельгийский
«Документом, писал он, называется всё то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования.
Так, документами являются: книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки, письменные наброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле слова будут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или в уменьшенном виде. Документ - кристаллизованная мысль [12, с. 8].
Следует отметить, что такое понимание документа нашло положительный отклик и в России. В частности, в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося в начале XX века Ф.А. Брокгаузом и И.А.Ефроном, в соответствующей статье (автор - А. Гойхбарг) было сформулировано определение понятия «документ» не только в узком, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ - в обширном смысле всякий неодушевлённый предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности». Однако понадобилось несколько десятилетий, чтобы отечественная теория и практика работы с документами восприняли подобный подход.
Между тем в
первой половине XX столетия было пересмотрено
содержание понятия информация. До
того времени это понятие
Документ стал
рассматриваться как
Таким образом, учёные выделили самое главное, существенное в документе - его информационную составляющую.
Однако незавершённость научных представлений об информации и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться и на определении понятия «документ». Каким образом?
Среди философов,
естествоиспытателей, представителей
технических наук вот уже в
течение нескольких десятков лет
идёт спор вокруг двух различных подходов
к понятию «информация». Их сторонники
признают существование информации
в объективной
Другие полагают,
что информация появилась лишь с
возникновением жизни и связывают
её с функционированием
В Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:
«Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
Информация - это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
«Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)»; «Информация - это то, что уменьшает неопределенность события» [15,с.6]
Однако все авторы, в конечном счете, сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по определению В. Г. Афанасьева, представляет собой «знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех её других формах в той мере, в какой они используются обществом, человеком, вовлечены в орбиту общественной жизни» [15, с.65].
В свою очередь, социальную информацию обычно подразделяют на массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную); специальную (научную, техническую, производственную, управленческую) и личную (межличностную).
Именно социальная информация связывается с понятием документа.
Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального носителя, а также ряд функциональных аспектов.
Вместе с тем определения понятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте.
К примеру, в информатике документ на первых порах рассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадало необъятное множество объектов, так как в природе фактически любой материальный объект содержит какую-либо информацию [11, с.5].
Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются, прежде всего, как исторические источники, т. е. носители ретроспективной информации.
Таким образом, документоведением, изучающим в историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему.
Глава 2. Основные требования к составлению и оформлению документов
- Требования к оформлению документов
Каждый документ состоит из ряда составляющих элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит раскроем его содержание.
Для оформления документов используются следующие реквизиты:
- - Государственный герб Российской Федерации;
- - герб субъекта Российской Федерации;
- - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- - код организации;
- - основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
- - идентификационный номер налогоплательщика/код (ИНН/КПП);
- - код формы документа;
- - наименование организации;
- - справочные данные об организации;
- - наименование вида документа;
- - дата документа;
- - регистрационный номер документа;
- - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- - место составления или издания документа;
- - адресат;
- - гриф утверждения документа;
- - резолюция;
- - заголовок к тексту;
- - отметка о контроле;
- - текст документа;
- - отметка о наличии приложения;
- - подпись;
- - гриф согласования документа;
- - визы согласования документа;
- - оттиск печати;
- - отметка о заверении копии;
- - отметка об исполнителе;
- - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- - отметка о поступлении документа в организацию;
- - идентификатор электронной копии документа.
Бланк документа - это лист бумаги стандартного размера с идентифицирующими автора официального документа реквизитами.
Бланки документов изготавливаются на листах белой бумаги (или бумаги светлых тонов) форматов А 4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм)
В стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 определено,
что у бланков размеры
2.2. Состав реквизитов документов
Установлено два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой, при котором реквизиты помещаются в верхнем левом углу (Приложение 1) и продольный, когда реквизиты размещены вдоль верхнего поля документа (Приложение 2).
Бланки документов могут изготавливаться:
- типографским способом;
- средствами оперативной полиграфии;
- средствами компьютерной техники.
Форматы листов бумаги установлены стандартом ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля: не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм- нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Реквизиты наносятся в пределах отведенного поля в соответствии 111 следующими правилами.
1.При угловом расположении реквизитов:
- реквизиты 01,02,03 - на верхнем поле бланка симметрично от центра
- реквизит 19 - на верхнем поле бланка, начиная с 48 печатного
- реквизит 16 - начиная с 40 печатного знака отведенного поля;
- реквизиты 08, 09, 10, 04, 05, 06, 07, 11, 12, 13, 14, 15, 18 - начиная от левой границы отведенного поля либо симметрично от центра I отведенного поля;
- реквизиты 20,21,22,25, 23, 24,26, 27 - начиная от левой границы отведенного поля;
- реквизиты 28, 30, 29 - последовательно, начиная с левой границы отведенного поля;
- реквизит 17 - на любом свободном месте документа на первой! странице либо на отдельном листе бумаги формата А 4, который подкалывается к документу.
1.При продольном расположении реквизитов:
- реквизиты 01, 02, 03 - на верхнем поле бланка симметрично от I центра отведенного поля;
- реквизиты 04, 05, 06,07,08, 09,10 - симметрично от центра отведенного поля;
- реквизиты 11,12,13,14 - симметрично от центра отведенного поля;
- реквизит 15 - начиная с 32 печатного знака в пределах отведенного поля либо симметрично от центра отведенного поля;
- реквизит 16 - начиная с 40 печатного знака отведенного поля;
- реквизит 17 - на любом свободном месте документа на первой странице либо на отдельном листе бумаги формата А 4, который подкалывается к документу.
- реквизит 18 - начиная от левой границы отведенного поля;
- реквизит 19 - на верхнем поле бланка, начиная с 48 печатного I знака;
- реквизиты 20, 21, 22,23, 24, 25,26, 27 - начиная от левой границы отведенного поля;
- реквизиты 28, 29, 30 - последовательно, начиная с левой границы отведенного поля;
Реквизиты отделяются друг от друга двумя-четырьмя межстрочными интервалами. Строки межстрочного реквизита отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Составные части многострочного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.
Реквизиты рекомендуется оформлять следующим образом.
Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Реквизит 04 «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 06 «Идентификационный номер
налогоплательщика/код причины
Реквизит 07 «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизит 08 «Наименование организации» оформляют в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах организации - авторе документа.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Реквизит 09 «Справочные данные об организации» включает почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Реквизит 10 «Наименование вида документа» должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Реквизит 11 «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа,
составленного совместно двумя
и более организациями, состоит
из регистрационных номеров
Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» состоит из регистрационного номера и даты документа, на который должен быть дан ответ.
Реквизит 14 «Место составления или
издания документа» указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные об
организации». Место составления или издания
указывают с учетом принятого административно-
Реквизит 15 «Адресат». В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
В состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый адрес. Элементы почтового
адреса указывают в
При адресовании документа
Образцову О.П.
ул. Садовая ,5,кв, 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Реквизит 16 «Гриф утверждения документа». Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
Личная подпись В.А. Степанов
Дата
При утверждении документа
При утверждении документа
УТВЕРЖДЕН
решением общего
собрания акционеров
от 05.04.2009
Протокол № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05. 04.2009 № 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Реквизит 17 «Резолюция» включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Реквизит 18 «Заголовок к тексту» должен кратко информировать о содержании документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком)? (например, приказ о создании аттестационной комиссии); чего (кого)? (например, должностная инструкция ведущего эксперта).
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Реквизит 19 «Отметка о контроле за исполнением документа» обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Реквизит 20 «Текст документа». Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»).
Реквизит 21 «Отметка о наличии приложений» оформляе
При этом в тексте основного документа приложение должно быть названо.
- Документ: правила оформления
- Документ-системний об’єкт
- Документування господарсько-претензійної діяльності; Комерційні акти, претензійні листи, протоколи розбіжностей до договорів
- Документування обліку кадрів на підприємстві
- Документування призначення допомог і пенсій
- Документ управленческий
- Документы акционерного общества
- Документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта
- Документооборот по движению денежных средств
- Документооборот: понятие, способы совершенствования
- Документооборот современного предприятия
- Документооборот: теория, история, современная практика
- Документооборот учета поступления и выбытия основных средств
- Документ: понятие и классификация
