Документування обліку кадрів на підприємстві

РЕФЕРАТ

     Курсова робота: 25 сторінки, 11 джерел, 16 додатків.

     Об’єкт  дослідження: процес документування обліку кадрів на підприємстві.

     Мета  роботи: вивчення організації кадрової служби, правильного складання й оформлення документів.

     Метод дослідження : описовий, аналітичний.

     Інформаційна  база: посібники про організацію загального та кадрового діловодства, нормативні документи України, інформація Інтернет - ресурсів. 

ОБЛІКОВІ  ДОКУМЕНТИ, ЗВІТНІСТЬ ВІДДІЛУ КАДРІВ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Зміст

ВСТУП…………………………………………………………………………………………….6 

РОЗДІЛ І…………………………………………………………………………………………..7

ПЛАНУВАННЯ  РОБОТИ ІНСПЕКТРА  ВІДДІЛУ КАДРІВ…………………..7

РОЗДІЛ ІІ………………………………………………………………………………………..10

ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ОБЛІКУ ПРАЦЮЮЧИХ………………………………..10

       2.1 Облікові первинні документи………………………………………………………11

       2.2  Облікові похідні документи………………………………………………………..16

РОЗДІЛ  ІІІ……………………………………………………………………………………....20

СТАТИСТИЧНА ЗВІТНІСТЬ ЩОДО ОБЛІКУ ТА РУХУ КАДРІВ……..20

             3.1 Статистична звітність……………………………………………………………….20

             3.2 Звітність, що подається в державну службу зайнятості…………………………..22 

ВИСНОВОК…………………………………………………………………………………...24 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ……………………………………..26 

ДОДАТКИ 
 
 

   ВСТУП

       Класична форма організації кадрової служби на підприємстві – створення відділу кадрів. Роль відділу кадрів в апараті управління сучасного підприємства визначається тим, що його функції все тісніше зв’язуються з роботою інших відділів, технічних, економічних служб, ділянок виробництва і громадських організацій в питаннях подальшого зміцнення трудової дисципліни, скорочення плинності кадрів, підведення підсумків виконання державного плану.

     Кадрова робота - одна з головних складових  ефективної роботи усього підприємства. Відділ кадрів - цей підрозділ підприємства, який займається організацією і веденням кадрової політики, підбором і розстановкою робочих кадрів, дослідженням кадрів, формуванням колективу, організацією і веденням обліку кадрів.

       На кадрові служби покладені наступні функції:

• управління персоналом;
• кадрове діловодство.

     Під управлінням персоналу необхідно  розуміти діяльність, спрямовану на підвищення ефективності роботи підприємства за рахунок підвищення ефективності роботи з його працівниками.

     Кадрове діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами, що містять інформацію про особовий склад суб’єкта господарювання, а  саме про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівників тощо. 
 
 
 
 

РОЗДІЛ  І

ПЛАНУВАННЯ  РОБОТИ ІНСПЕКТРА  ВІДДІЛУ КАДРІВ

     Посада  інспектора відділу кадрів вводиться на підприємствах , де за штатним розкладом не передбачається посада начальника відділу кадрів.

     Інспектор відділу кадрів очолює роботу  по комплектуванню підприємства кадрами  робочих необхідних професій, службовців, спеціальностей і кваліфікацій відповідно до цілей, стратегії і профілю підприємства, його зовнішніх і внутрішніх умов діяльності, що змінюються, формуванню і веденню банку даних про кількісний і якісний склад кадрів, їх розвиток і рух.

     Бере  участь в розробці кадрової політики і кадрової стратегії підприємства. Здійснює роботу по підбору, відбору і розставленню кадрів на основі оцінки їх кваліфікації, особистих і ділових якостей, контролює правильність використання працівників в підрозділах підприємства.

     Інспектор відділу кадрів забезпечує прийом, розміщення і розстановку молодих фахівців і молодих робітників відповідно до отриманої в учбовому закладі професії і спеціальності, спільно з керівниками підрозділів організовує проведення їх стажування і роботи по адаптації до виробничої діяльності.

     Здійснює  планомірну роботу із створення резерву  для висунення на основі таких  організаційних форм, як планування ділової  кар’єри, підготовка кандидатів на висунення  по індивідуальних планах,ротаційне  пересування керівників і фахівців, навчання на спеціальних курсах, стажування на відповідних посадах.

     Інспектор організовує проведення атестації працівників підприємства, її методичне і інформаційне забезпечення, бере участь в аналізі результатів атестації, розробці заходів по реалізації рішень атестаційних комісій, визначає круг фахівців, що підлягають повторній атестації. Також бере участь в розробці систем комплексної оцінки працівників і результатів їх діяльності, службово-професійного просування персоналу, підготовці пропозицій по вдосконаленню проведення атестації.

     Організовує своєчасне оформлення прийому, переведення  і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій і наказів керівника  підприємства, облік особового складу, видачу довідок про чинну і минулу трудову діяльність працівників, зберігання і заповнення трудових книжок і ведення встановленої документації по кадрах, а також підготовку матеріалів для представлення персоналу до заохочень і нагороджень.

     Забезпечує  підготовку документів по пенсійному страхуванню, а також документів, необхідних для призначення пенсій працівникам підприємства і їх сім’ям, а також представлення їх в орган соціального забезпечення.

     Проводить роботу по оновленню науково-методичного  забезпечення кадрової роботи, її матеріально-технічної  і інформаційної бази, впровадженню сучасних методів управління кадрами  з використанням автоматизованих  підсистем і автоматизованих  робочих місць працівників кадрових служб, створенню банку даних про персонал підприємства, його своєчасному поповненню, оперативному представленню необхідної інформації користувачам.

     Інспектор відділу кадрів здійснює методичне  керівництво і координацію діяльності фахівців, контролює виконання керівниками підрозділів законодавчих актів і постанов уряду, постанов, наказів і розпоряджень керівника підприємства з питань кадрової політики і роботи з персоналом. Забезпечує соціальні гарантії трудящих в області зайнятості, дотримання порядку працевлаштування і перенавчання працівників, що звільняються, надання їм встановлених пільг і компенсацій. Проводить систематичний аналіз кадрової роботи на підприємстві, розробляє пропозиції по її поліпшенню.

     Організовує табельний облік, складання і  виконання графіків відпусток, контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах  підприємства і дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, аналіз причин плинності, розробляє заходи по зміцненню трудової дисципліни, зниженню плинності кадрів, втрат робочого часу, контролює їх виконання.

     Забезпечує  складання встановленої звітності ( по обліку особового складу і роботі з кадрами).

     Значне  місце в кадровій роботі займають функції, зв'язані із соціальним розвитком  колективу, а також з використанням  людського фактора в процесі  виробництва. У зв'язку з цим інспектор по кадрам усе більше уваги приділяє питанням педагогіки, психології, соціології, інших наук.

Інспектор по відділу кадрів повинен знати:

• основи трудового законодавства;
• положення, інструкції й інші керівні матеріали, що стосуються роботи з кадрами, обліку особового складу на підприємствах, збереження документів у відділах кадрів;
• положення про порядок призначення і виплати державних допомог;
• порядок оформлення прийому, переведення і звільнення працівників;
• правила ведення і збереження трудових книжок і особових справ, а також ведення обліку руху кадрів;
• керівні матеріали з питань підготовки і підвищення кваліфікації кадрів;
• порядок складання звітності по кадрам.

РОЗДІЛ  ІІ

ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ОБЛІКУ ПРАЦЮЮЧИХ

     Чітка організація обліку працюючих є необхідною передумовою успішної, аналітичної і оперативної роботи з кадрами. Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

     Чинним  українським законодавством «Наказ №72, Наказ №336, Лист № з6-508» передбачено необхідність ведення на підприємствах наступних документів з обліку працюючих на підприємстві¹:

• особові картки;
• особові справи;
• трудові книжки;
• книга обліку трудових книжок та вкладишів до них;
• книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них.

     В той же час в, українському законодавстві  чітко не визначено мінімально обов’язковий перелік документів для цілей обліку персоналу, що має існувати на підприємстві. Тому вищезазначений перелік документів, ведення яких передбачено законодавством, не є вичерпним. Можуть також вестися:

• табель обліку робочого часу;
• штатно-посадова книга;
• алфавітна книга і алфавітна картка;
• журнал обліку прийняття, переведення, звільнення працюючих.

       Найбільш численною є документація, яка супроводжує процеси обліку кадрів на підприємстві. Під обліком кадрів умовно розуміється:

• прийом, переведення і звільнення працівників;
• надання відпусток;
• відрядження.

    Окремо  зауважимо, що відповідно до чинного українського законодавства, мовою діловодства і документації в Україні є українська мова². Однак, для внутрішніх цілей, особливо у міжнародних компаніях, документи з обліку персоналу можуть дублюватися також іншими мовами (англійською, російською тощо).

2.1 Облікові первинні  документи

     Облікові  первинні – це документи, в яких відображається вся інформація про  кожну конкретну особу від  початку роботи найманого працівника у роботодавця до його звільнення. До таких документів належать:

• особові картки (форма П-2, П-4);
• особові справи.

     На  робітників, що приймаються на постійну, тимчасову або сезонну роботу, заповнюється особиста картка по формі П-2 (Додаток 1). Її заповнює інспектор відділу кадрів на основі: паспорта, трудової книжки, диплому, військового квитка. На спеціалістів з вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи,крім особової картки по формі П-2, ведеться особова картка по формі П-4 (Додаток 2). Особливості цієї картки зумовлені специфікою підвищення кваліфікації наукових кадрів. Особова картка по формі П-4 заповнюється і ведеться інспектором відділу кадрів аналогічно типовій формі П-2.

    Правила ведення особової картки П-2:

       І Загальні відомості: вказується повне прізвище, ім’я, по батькові (без скорочень). Дата народження повністю (арабськими цифрами). Місце народження (найменування населеного пункту записується в називному відмінку, а району і області – в родовому). Освіта вказується: повна вища, незакінчена вища, базова вища, повна загальна, базова загальна середня, початкова (записується повне найменування і дата закінчення навчального закладу). Спеціальність за дипломом (свідоцтвом) – заповнюють лише на спеціалістів з повною та базовою вищою освітою. Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) для особи, яка закінчила вищий навчальний заклад: технікум, коледж, інститут, консерваторію, академію, університет – заповнюють повну назву кваліфікації згідно із написом у дипломі, ставлять номер та дату видачі диплома про закінчення вищого навчального закладу.

     Далі  записується дата заповнення особової картки інспектором з кадрів з моменту оформлення, прийняття працівника на роботу.

     Загальний стаж записується з початку трудової діяльності людини. Безперервний стаж роботи вказують стаж роботи, відповідно до якого обчислюють виплати по соціальному страхуванню на підставі положення про порядок призначення і виплати посібників з соціального страхування.

     Останнє місце роботи, посада: записується  повне найменування підприємства, установи, організації, де востаннє працював і яку посаду займав. В графі дата і причина звільнення: вказується дата і причина звільнення людини з підприємства, установи, організації (з вказівкою відповідної статті КЗпП).

     Родинний  стан: записуються всі члени сім’ї із зазначенням дати народження і записується родинний стан людини. Паспорт, домашня адреса (місце реєстрації, місце фактичного проживання), телефон: вказується повністю серія і номер паспорта, ким виданий, дата видачі. Данні паспорта і адреси записується олівцем із паспорта.

     Після заповнення інспектором відділу  кадрів усіх пунктів першого розділу  особисту картку підписує особа, що оформляється на роботу і проставляє дату заповнення. Усі наступні зміни в даних про працівника (освіта, зміна місця проживання, зміна прізвища та ін.) регулярно відбивається в особистій картці.

       ІІ Відомості про військовий облік: у цьому розділі відображаються всі необхідні відомості про військовозобов'язаних працівників та призовників, за якими здійснюється звіряння з військовими комісаріатами. Відомості про військовий облік заповнюються на підставі військово-облікових документів, зокрема:

• для військовозобов'язаних — військового квитка або тимчасового посвідчення, яке видають замість квитка;
• для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці.

     ІІІ Професійна освіта на виробництві (за рахунок  підприємства): у цьому розділі вказується період навчання, вид навчання(бюджет чи контракт), форма навчання (денна чи заочна) і  потрібно вказати повну назву документа, що посвідчує професійну освіту, і ким він виданий.

     ІV Призначення і переведення: при оформленні на роботу робиться відповідний запис, надалі в цьому розділі відбиватимуться переміщення по роботі, зміни кваліфікації (посади, розряду, окладу). Усі записи з цього розділу переносяться і в трудову книжку працівника.

     V Відпустки: цей розділ призначений для обліку щорічних і всіх додаткових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.

Формування  особової справи

     Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає  основне місце в системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що знаходяться в особовій справі, проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління (Додаток 3).

     Особові справи заводяться на керівника організації  його заступників, спеціалістів та матеріально-відповідальних осіб незалежно від посади. Оформляються особові справи після зарахування працівників на роботу, спочатку до особової справи вносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

     Систематизуються  особові справи в алфавітному  порядку або за структурними підрозділами, згідно зі штатним розписом.

     Справи  на матеріально-відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно – посадовій книзі. Цей номер записується в алфавітну книгу та в особову картку форми П-2.

     Особова справа складається  з таких документів:

• Особовий листок з обліку кадрів з фото розміром 4×6 см.
• Додаток до особового листка з обліку кадрів.
• Автобіографія.
• Копії документів про освіту, науковий ступінь, підвищення кваліфікації.
• Перелік наукових праць ( для працівників, які мають учений ступінь чи звання).
• Характеристики чи рекомендаційні листи.
• Документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (заява, контракт, подання , листи про переведення).
• Копії наказів про прийняття, звільнення, переведення або виписки з них.
• Матеріали проведення атестації ( характеристика, атестаційний лист, пропозиції атестаційної комісії.
• Опис документів.

     Порядок розміщення документів в особовій справі хронологічний.

     До  особової справи не допускається включення  наказів про відпустки, про відрядження, про направлення на курси підвищення кваліфікації, документи другорядного значення можуть групуватися в самостійну справу окремо від особової справи або розміщуватись у кишені на зворотному боці особової справи.

     Документи особової справи ведуться протягом усього часу праці особи на підприємстві й до номенклатури справ не заносяться.

     Обкладинка  особової справи повинна містити  повну назву підприємства, номер  справи, в називному відмінку прізвище, ім’я, по батькові особи, на яку заведено , обов’язково ставиться дата заведення (день прийому на роботу), дата звільнення (дата закінчення особової справи).

     Обкладинка  особової справи зазвичай тверда, бо вона є документом тривалого зберігання.

     Доступ  до особових справ обмежений, вони знаходяться на особливому зберіганні, як секретні документи. Зберігаються у сейфах або в залізних шафах. По закінченню робочого дня сейфи(шафи) замикаються. Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, інспектор відділу кадрів, секретар (залежно від категорії підприємства).

     Особові справи видаються для службового використання лише особам, коло яких визначено  керівником установи. Не дозволяється виносити особові справи за межи кабінету. В разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення в документах, вносити нові записи, вилучати підшиті документи чи долучати нові. Не дозволяється  видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

     В особовій справі необхідно тримати  контрольну картку, яка заповнюється в період видачі особової справи. Особова  справа зберігається в архіві, як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення  працівника на інше підприємство особова  справа не передається.

    2.2 Облікові похідні документи

     Облікові  похідні документи призначені для  узагальнення інформації про кадри  в цілому по господарюючому суб’єкту. До таких документів належать:

• книга реєстрації наказів;
• штатно – посадова книга;
• алфавітна книга і алфавітна картка;
• журнал обліку руху особового складу;
• журнал обліку трудових книжок.

     Книга реєстрації наказів

     Усі накази по особовому складу реєструються в книзі реєстрації наказів (Додаток 4).

     Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та печаткою підприємства. Вилучення аркушів з книги та виправлення не допускаються.

       У разі відміни наказу чи  зміни пункту наказу пишеться  новий наказ, який реєструється  в цій книзі на загальних  підставах.

     Кількість записів у книзі повинна відповідати наявності наказів .

     Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності та постійного зберігання. Ведеться працівником кадрової служби, який готує і веде облік  наказів з особового складу. Заповнення граф необхідно робити коротко відповідно до змісту наказу. 

     Штатно  – посадова книга

     Штатно-посадова книга - це основний робочий документ відділу кадрів який показує стан укомплектованості апарату підприємства і його підрозділів працівниками усіх категорій персоналу. Цю книгу складають на основі штатного розпису виробничого підприємства по певній формі з такими графами: номер по порядку; найменування підрозділу і посад; оклад; ПІБ; дата народження; кваліфікація (категорія, розряд); дата і номер наказу про прийняття на роботу, переведення (Додаток 5).

     Порядкові номери записів працівників в  книзі привласнюють їх особовим справам і особовим карткам за формою П-2. Ведення штатно-посадової книги дає можливість працівникам відділу кадрів швидко дати відповідь про укомплектованість, якісний і кількісний склад персоналу будь-якого підрозділу, підготувати довідку, інформацію необхідного змісту.

     Особливістю ведення штатно-посадової книги  є те, що всі відомості до неї (окрім  назв структурних підрозділів і  посад) записують олівцем. Після  звільнення працівника з роботи чи переведення на іншу посаду відомості  про нього витирають ластиком, а на цьому місці записують  відомості про нового працівника. За відсутності нового працівника відповідні графи навпроти вакантної посади мають залишатися незаповненими.

     Записи  до штатно-посадової книги слід робити відразу після видання наказу про прийняття на роботу, переведення  на іншу посаду тощо, інакше книга втратить своє практичне значення.

     У філії штатно-посадова книга не ведеться в зв’язку з тим, що персональний склад підприємства невеликий. Замість штатно-посадової книги допускається ведення штатно-посадового списку за тією ж формою, що й посадова книга. 

    Алфавітна книга

     В компаніях з невеликою чисельністю  персоналу доцільно вести алфавітну  книгу особового складу для зручності  пошуку узагальненої інформації про  працівників в розрізі структурних  підрозділів або категорій персоналу. Як і всі облікові книги, алфавітна  книга нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника й  печаткою. В алфавітну, як і в штатно-посадову, книгу запис роблять одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення, звільнення робітника (Додаток 6).

    Алфавітна картка

     На  великих підприємствах з метою  полегшення роботи з картотекою, де це доцільно, на кожного працівника відкривається додатково алфавітна картка (форма П-3). Картотека алфавітних карток ведеться по підприємству в цілому і картки в ній розкладаються в алфавітному порядку (Додаток 7).

     На  практиці компанії визначають необхідність ведення окремо взятих документів з  обліку персоналу, виходячи з їх практичної доцільності. Крім того, рекомендується узгоджувати практичну доцільність  необов’язкових документів та їх рекомендовану  форму із спеціально уповноваженими органами державної влади, які здійснюють нагляд і контроль за додержанням  законодавства про працю³, а саме:

• Державний департамент нагляду за додержанням законодавства про працю 
• Територіальні державні інспекції праці
• Державний комітет України по нагляду за охороною праці
• Інспекції служб зайнятості тощо

    Книга обліку руху особового  складу

     Для вирішення проблем управління підприємством, установою, організацією керівництву необхідно мати загальні та аналітичні дані про особовий склад, його чисельність, про плинність кадрів, про зв’язок з державними службами зайнятості населення тощо. Керівник щоденно повинен знати рух кадрів у структурних підрозділах і загалом, щоб своєчасно приймати рішення щодо укомплектування, особливо спеціалістами.

     У кадровому діловодстві, особливо для  підготовки державної звітності, підрахування плинності кадрів, необхідно вести  журнали руху кадрів з обліку прийнятих, переведених, звільнених. Для усього у відділу кадрів ведуться: