Документ управленческий

Содержание

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) – это  специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

Документ - это  информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.

Можно без преувеличения  сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Достижение науки и  техники, бурное развитие научно - технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы.

 

1.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

 

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления  и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности  должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых  в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей  среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования  к оформлению и порядок работы  с документами.

Независимо от способа  документирования и вида носителя к  документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической  силы документа;

- создание условий  для оперативного исполнения  документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные  нормативно – технические документы  предназначены также для обеспечения  качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований¹.

01-Государственный герб Российской  Федерации;

02-герб субъекта Российской Федерации;

03-эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-код формы документа;

06-наименование организации;

07-справочные данные об организации;

08-наименование вида организации;

09-дата документа;

10-регистрационный номер документа;

11-ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12-место составления или издания  документа;

13-гриф ограничения доступа к документу;

14-адресат;

15-гриф утверждения документа;

16-резолюция;

17-заголовок к тексту;

18-отметка о контроле;

19-текст документа;

20-отметка о наличии приложения;

21-подпись;

22-гриф согласования документа;

23-визы согласования  документа;

24-печать;

25-отметка о заверении  копии;

26-отметка об исполнителе;

27-отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

28-отметка о поступлении документа  в организацию;

29-идентификатор электронной  копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид  документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

1.1.ФОРМАТЫ  БУМАГИ И ПОЛЯ

 

Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов² бумаги.

Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок  в ее производство, различных изделий  из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствие с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-69 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные формы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации.

Для измерения форматов принята метрическая система  мер. Площадь основного формата  А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна  квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего деления большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три  основных ряда - А, Б, В (табл. 1.).

 

Таблица 1. Потребительские  форматы бумаг (мм).

Ряд А		Ряд В		Ряд С
А0	841х1189	В0	1000х1414	С1	917х1287
А1	594х841	В1	700х1000	С2	648х917
А2	420х594	В2	500х707	С3	452х648
А3	297х420	В3	353х500	С4	323х458
А4	210х297	В4	250х353	С5	229х324
А5	148х210	В5	176х250	С6	162х229
А6	105х148	В6	125х176	С7	114х162
А7	74х105	В7	88х125	С8	81х114
А8	52х74	В8	62х88		57х81
А9	37х52	В9	44х62
А10	26х37	В10	31х44
А11	18х26	В11	22х31
А12	13х18	В12	15х22
А13	9х8

 

Документы оформляются  главным образом на бумаге формата  А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420).

Форматы потребительских  бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США = североамериканские форматы бумаги, где основной формат – аналог А4 – равен размеру 21, 59 смх27, 94 см.

Любой документ должен иметь поля, т.е определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:

левое поле – 20; верхнее поле – 15;

правое поле – 10; нижнее поле – 20.

Это минимальные размеры  полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

1.2.БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

 

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа –  это лист бумаги с заранее воспроизведенными  реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На бланках изготавливают  только первую страницу документа, для  всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков  используют в основном два формата  бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков  рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля  по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации»допускается печатать разными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирается в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков в названии организации - автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков – типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведения с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, в котором и печатают текст конкретного документа.

В любой организации  создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Бланк письма. В зависимости  от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

01-Государственный герб  Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской  Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-код формы документа;

06-наименование организации;

07-справочные данные  об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 – дата документа, 10 – регистрационный номер документа, 11 - ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем  наименований вида документа (слово  «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».

 

Пример оформления бланка для писем  с угловым расположением реквизитов.

 

 

 

 

 

 

 

 

Общий бланк. В зависимости  от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01-Государственный герб  Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской  Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

06-наименование организации;

12-место составления  или издания документа.

Кроме того, на общем бланке предусмотрена нанесение меток для размещения реквизитов 09 – дата и 10 – регистрационный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор  реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

 

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Государственная налоговая  служба Российской Федерации ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ ПО г. МОСКВЕ _____________№____________ Москва

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. В организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов.

Возможно, создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут  создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий  вид деятельности и сертификаты  о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно  по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

- наименование вида  бланка;

- дату поступления; 

- номер сопроводительного  документа;

- наименование предприятия-изготовителя;

- серию и номера  гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

- наименование вида  бланка;

- количество экземпляров; 

- серию и номера  бланков; 

- наименование структурного  подразделения; 

- фамилию и инициалы  должностного лица-получателя;

- расписку в получении; 

- примечание (отметка  об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков  оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться надежно в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы, изготовленные  на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации – автора документа.

Помимо бланка организации  в крупных управленческих аппаратах  создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименовании должности размещается ниже наименования организации –автора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено  государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72, 8х88, 6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается  располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными  для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается

- размещение на бланке  только сокращенного наименования  организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

- составление бланка на двух языках, но с различной формацией об организации – авторе;

- «украшение» бланка  рисунками, которые можно принять  за эмблему;

- размещение на бланке  справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;

- произвольного расположения  реквизитов бланка, не соответствующих требования государственного стандарта;

- размещение дополнительных  элементов в оформлении (лишние  линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);

- размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

2. ОФОРМЛЕНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕCКИХ ДОКУМЕНТОВ

 

При документировании управленческой деятельности используется большое количество видов и разновидностей документов. Существует 18 систем документации. Самую массовую группу документов в сфере управления, вне зависимости от специфики учреждения, организации, представляет унифицированная система организационно – распорядительной документации. Всего насчитывается около 40 видов организационно – распорядительных документов.

Их можно классифицировать следующим образом:

- организационные документы  – уставы, положения, инструкции, правила, договоры, регламенты;

- распорядительные документы  – постановления, решения, распоряжения, приказы по общим вопросам, протоколы, указания;

- справочно-информационные  документы – письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты;

- документы по личному  составу – приказы по личному  составу (трудовые договоры, контракты, личные дела, приказы, заявления, трудовые книжки).

2.1.ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ  ДОКУМЕНТЫ

 

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного  вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Организации, учреждения, частные предприятия создают  уставы, положения, инструкции и т.д.

2.1.1. Устав

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д.

Уставы – это сложные документы, структуру и содержание которых  определяют сами разработчики.

Текст устава состоит из разделов:

- общие положения (определяют  задачи и цели создаваемой  организации);

- организационное единство (структурные  подразделения, их взаимосвязи);

- регламент деятельности (формы  управления, права и обязанности  должностных лиц);

- финансово-материальная база (определение  размеров основных оборотных средств, источники, порядок распоряжения средств и ценностями);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации и ответственность  по делам государственной власти.

Уставы общественных организаций  по делам организации.

Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).

Уставы муниципальных предприятий  утверждают районные или городские администрации.

Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации  в областных, краевых, городских  или районных администрациях.

2.1.2. Должностные  инструкции

Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно  разделить на две основные группы:

- инструкции, регламентирующие  порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

- должностные инструкции, определяющие функции, права,  обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

Инструкция состоит  из нескольких разделов, каждый из которых  является логически законченной частью документа.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут  иметь и другие названия.

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных  подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.

Изменения в должностную  инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.