Документы и документооборот в бухгалтерском учете

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    ГОУ ВПО «МАГНИТОГОРСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ» 
 

    Факультет информатики 

    Кафедра экономики, учета и статистики 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    КУРСОВАЯ  РАБОТА 

    по  бухгалтерскому учету 

    на  тему «Документы и  документооборот в бухгалтерском учете» 
 
 
 
 
 

                                           Выполнила:      студентка 34 гр.

Макарова  Наталья Олеговна

                                                Проверил:        преподаватель

    Агеева  Ирина Александровна 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Магнитогорск

2011 

Содержание 
 

Введение…………………………………………………………………………….3

1 Документы в бухгалтерском учете и их классификация………………………4

2 Первичные документы…………………………………………………………..11

 3 Учетные регистры: содержание нормативно-правовых документов ………18

 3.1 Виды и последовательность записей в регистры бухучета………………..20

 3.2 Ошибка в учетных записях в регистры бухучета…………………………..21

 3.3 Сущность, виды и необходимость применения регистров налогового учета……………………………………………………………………………..…..23

4 Бухгалтерская и налоговая отчетность: общие правила составления бухгалтерской отчетности………………………………………………………....27

 4.1 Особенность формирования бухгалтерской отчетности ………………….32

 4.2 Порядок представления налоговой отчетности ……………………………36

5 График документооборота……………………………………………………….40

6 Порядок хранения бухгалтерских документов…………………………………42

Заключение  ……………………………………………………….………………...49

Список  использованной литературы………………………….…………………..51

Приложение А. Классификация бухгалтерских документов…………………....53

Приложение Б. Учетные регистры…………………………………..…………....54

Приложение В. Примеры графика документооборота…………………….…….55 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Документооборот - это движение документов от момента  их составления или получения  от других организаций до использования  их для бухгалтерских записей  и последующей передачи в архив.

Тема  организации работы с документами  в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

      В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

      Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Цель  данной работы состоит в том, чтобы  исследовать основные этапы документооборота.

     Задачи: рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль над исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Документы в бухгалтерском  учете и их классификация 

    Согласно  ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная  информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

    Документы бухгалтерского учета преимущественно  составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных  и отчетных данных различных организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

    Бухгалтерская документация является частью системы  управленческой документации организации  согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам:

    В целом документы бухгалтерского учета, как видно из приведенного выше перечня, можно разделить на три уровня: первичная учетная  документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская  документация. Такая градация полностью  отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации. Отметим, что первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

    Регистры  бухгалтерского учета предназначены  для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

    Согласно  ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном  и финансовом положении организации  и о результатах ее хозяйственной  деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

    В рамках каждого уровня документы  не однородны. Масштабы учетных работ  в организации на всех стадиях  обработки документов зависят от объема документооборота: количества документов, поступивших в организацию  и созданных ею за определенный период. При этом структура документооборота различается по составу, назначению и типам документов.

    Так, по составу принято разделять  документы на входящие, исходящие  и внутренние. Первая группа представляет собой документы, поступившие в  организацию. Во вторую группу входят официальные документы, представляемые организацией внешним респондентам. Внутренние документы - это официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

    Отметим, что документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).

    Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяет  оценить соотношение объемов  внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

    По  назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

    Распорядительные  документы - это документы, в которых  содержатся распоряжения, указания о  производстве, выполнении тех или  иных хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

    Исполнительные  документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним  относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.

    Комбинированные документы - это документы, которые  одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся  приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

    Документы бухгалтерского оформления составляются в случае, если для записей хозяйственных  операций нет других документов или обобщаются и обрабатываются исполнительные и распорядительные документы. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

    Приведенная классификация выявляет необходимость  документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, например, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов в соответствии с принципом регистрации, должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

    Применяемые в бухгалтерском учете документы  также делятся на разовые и  накопительные.

    Разовые первичные документы оформляют  каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

    Накопительные документы составляются в течение  определенного периода путем  постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце  периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т.п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации.

    Наконец, учетные документы делятся на первичные и сводные.

    Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним  относятся документы о поступлении  на предприятие материалов и отпуске  их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

    Сводные документы обобщают показатели путем  их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

    Говоря  о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.

    Рассмотрим  подробнее характеристики и особенности  оформления отдельных групп документов, участвующих прямо или косвенно в бухгалтерском учете организации, и порядок их оборота. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Первичные документы 

      Первичные документы составляют основу всего  бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная  деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета — документация. Документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ — это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

     Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

- наименование  документа;

- дата;

- наименование  организации, от имени которой  составлен документ;

- содержание  операции;

- количественные  и стоимостные измерители;

- фамилия  и должность лиц, ответственных  за ее свершение и правильность  оформления;

- личные  подписи этих лиц и их расшифровки;

- печати  организации, штампы.

     Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) — также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

     В составе документов различают:

- первичные  (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);

- учетные  регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты  и т. д.);

- отчетность (баланс и приложения к нему).

     Все записи в бухгалтерском учете  ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

     Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

     По  назначению все первичные документы  делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в  них, не отражается в учетных  регистрах;

- оправдательные (накладные, требования, приходные  ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;

- документы  бухгалтерского оформления составляют  в бухгалтерии на основании  распорядительных или оправдательных  документов для обобщения бухгалтерских  записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.

- комбинированные  документы одновременно выполняют  функции распорядительных и оправдательных  и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных  ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

     По  способу отражения операций документы  подразделяются на разовые и накопительные.

     Разовые документы применяются лишь однажды  для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопительным документам относятся лимитно - заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

     По  месту составления документы  бывают внутренними и внешними.

     Внутренние  документы составляются на предприятии  для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

     Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают  в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

     По  порядку составления документы  бывают первичными и сводными.

     Первичные документы составляются на каждую отдельную  операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные  поручения, акты на списание основных средств и т. д.

     Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

     По  порядку заполнения документы можно  классифицировать на составленные вручную  и при помощи вычислительной техники.

     Документы, составленные ручным путем, заполняются  вручную либо на пишущей машинке.

     Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях  в момент их совершения.

     Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

     При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной  хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

     В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  при осуществлении отдельных  хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления за­работной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

     Проверка  по форме позволяет убедиться, что  для оформления конкретной хозяйственной  операции был использован бланк  соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

     После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.