Документы и документооборот в бухгалтерском учете. 2

   Документы и документооборот в бухгалтерском учете

   Содержание.

Введение                                                                                       

1.Понятие документа  бухгалтерского учета                             

2.Функции документов                                                                                    

3.Классификация  документов                                                   

4.Документооборот                                                                    

Заключение                                                                                  

Список использованной литературы                                        

Введение.

  В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур, существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия.

  Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами – это принципиальные, ключевые моменты в работе любой негосударственной структуры, обладающей полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной борьбы. Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведение документооборота в этом подразделении. Многочисленные виды документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетно-статистических, организационно-распорядительных) – “продукт” труда работников бухгалтерии, отражающий жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования.

1. Понятие документов  бухгалтерского учета.

    Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» – «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство» . Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

Документ (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Однако понятия постоянно  изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего, потому, что углубляются  представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах.

Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский  язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

«документ» – материальный объект;

«документ» – носитель информации;

«документ» – документированная  информация.

В последнее время при  определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

1)  «Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;

2)  Информация – это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;

3) «Информация – это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)»;

4) «Информация – это то, что уменьшает неопределённость события».

Однако в конечном счёте  все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя  общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится  социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

     Таким образом,  к настоящему времени понятие  «документ» вобрало в себя  такие наиболее существенные  характеристики, как информационное  предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных  аспектов.

Вместе с тем определение  понятия «документ» в различных  науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более  или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его  функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В  результате под это определение  подпадает необъятное множество  объектов, так как в природе  нет материальных объектов, которые  не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная  любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе». Это определение  значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы  и т.п.

Для общественных наук, в  зависимости от их предмета, целей  и задач, в определении понятия  документа характерно выделение  каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется  внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно  как средство документирования и  доказательства правовых отношений.

В сфере управления документ исследуется главным образом  как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются  прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

Таким образом, стандартизованное  определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый  уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и  жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как  научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости  уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных  стандартов.

2. Функции документов

  Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Социальная природа документа  самым тесным образом связана  с функциями документа. Под функцией (от лат. «functio» – исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно  связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.

Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных  человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций  является средством достижения цели и реализации задач, для решения  которых документ предназначен. Функции  оказывают непосредственное влияние  на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой  предпосылкой для классификации  документов и дальнейшего более  глубокого их изучения.

Различные функции документа  тесно взаимосвязаны и переплетены  между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения  каких-либо отдельных функций.

 Функции документа  можно разделить на общие и  специальные, функции первичного  и вторичного порядка, а также  на явные и скрытые. При этом, удовлетворяя какую-либо определённую  потребность, т.е. реализуя одну  функцию, человек может не задумываться  либо даже не подозревать о  наличии в документе других  функций. Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается  о том, что эта же самая  вода может быть использована  для полива растений, тушения  пожара, для разгона демонстрантов  и т.д.

 Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника,  функция учета. 

Информационная функция  определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и  передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать  информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.

Информацию, содержащуюся в  документах можно подразделить на:

1. ретроспективную (относящуюся  к прошлому);

2. оперативную (текущую);

3. перспективную (относящуюся  к будущему)

Существуют и другие классификации  информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч.

Каждый документ имеет  информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость  характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются  они для удовлетворения различных  потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в  зависимости от назначения, роли в  данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция  выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные  в одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего  действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.).

Культурная функция –  способность документа сохранять  и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция  выполняется официальными документами, которые специально созданы для  целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти  документы играют большую роль в  информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные  уровни принятия решений.

Правовая функция присуща  документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории  документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие  ее на время.

 В первую группу  входят все документы, устанавливающие,  закрепляющие, изменяющие правовые  нормы и правоотношения или  прекращающие их действие, а также  другие документы, влекущие за  собой юридические последствия.  Сюда относятся все правовые  акты органов государственной  власти (законы, указы, постановления  и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся  документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах  следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и  тем самым временно будет наделен  правовой функцией.

Функция исторического источника  изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с  момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком  лишь когда документ поступает в  архив. Таким образом, эта функция  начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или  иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.

3. Классификация  документов

     Отдельные  виды и разновидности документов  составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении  не существует непротиворечивой  научной классификации видов  и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для  классификации документов является его содержание. Служебные документы  могут подразделяться по:  

1.административным вопросам;  

2.материально-техническому  снабжению;

3.планированию;

4.оперативной деятельности;

5.бухгалтерскому учету;

6.подготовке и расстановке  кадров;

7.финансово-кредитным и  внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные  требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические  и фото-кинодокументы.

По степени сложности  документы классифицируют на простые  и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько  вопросов.

По степени гласности  различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы  для служебного пользования (ДСП), с  грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы  подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения  срока действия или отмены его  другим документом.

По срокам исполнения документы  классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками  исполнения, установленными законом  и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы  с грифом «срочно».

По происхождению документы  классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и  личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы  делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в  свою очередь подразделяются на документы  со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и  директивные – обязательные для  исполнения, носящие характер юридической  или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и  унифицированные в виде анкеты и  таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют  заранее напечатанный текст с  пробелами, которые заполняются  при окончательном оформлении документа  в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

 Примерные документы  носят ориентировочный характер  и используются для составления  и оформления документов по  аналогии.

Анкета – способ представления  унифицированного текста, при котором  постоянная информация располагается  в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его  составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в  котором постоянная информация размещается  в заголовках граф и боковика (заголовки  строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

 Текст, представленный  в виде таблицы, обладает большой  информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать  информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие  документы.

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три  группы:

1.             Распорядительная документация (приказы,  распоряжения, постановления, решения,  указания);

2.             Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы,  акты, протоколы, докладные и служебные  записки);

3.             Организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

Дадим определение наиболее распространенным видам документов:

Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителей  предприятия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих  перед предприятием.

     По содержанию  и назначению приказы делятся  на приказы по основной деятельности  и по личному составу.

Приказ по основной деятельности регламентирует наиболее важные вопросы  перспективного развития предприятия, административно-хозяйственной и  финансовой деятельности.

Протокол – фиксирующий  ход обсуждения вопросов на совещаниях, заседаниях у руководства.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной  по указанию руководителей.

Распоряжение – документ, издаваемый директором преимущественно  по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и  административной деятельности предприятия.

 Указание – распорядительный  документ по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений.

4. Документооборот.

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения  организации документооборота, даны теоретические обоснования главных  положений рациональной организации  движения документов - распределение  документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление  документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации  единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники  управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила  организации работы с документацией  и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы  обработки документов. Государственные  стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная  система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная  система документационного обеспечения  управления.

 Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения " уточнила понятие  "документооборот", включив в  него и операцию "подшивка документа в дело". Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил определение понятия " документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение  документа, с наименьшими затратами  времени;

- максимальное сокращение  инстанций прохождения документа  (каждое перемещение документа  должно быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные  перемещения документов);

- порядок прохождения  и процесс обработки основных  видов документов должны быть  единообразными.

 Соблюдение этих правил  позволяет реализовать основной  организационный принцип службы  делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций. Основой структуры любого  документооборота является документ. Все документы (традиционные на  бумаге и на магнитных носителях)  в комплексе должны быть согласованы  путем соблюдения правил особенностей  представления информации на  каждом из носителей. 

Организация документооборота - это правила, в соответствии с  которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот  является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Четко организованный документооборот  ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при  работе с ними, должен быть регламентирован  инструкцией по делопроизводству в  организации (учреждении) и табелем  унифицированных форм документов. Разделяют  централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в  структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное  подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного  документооборота. Структурное подразделение  может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел  и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки  могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих  документов являются ответом организации  на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например, запросы  в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий  за пределы подготовившей его  организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся  организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения. Следуя определению, регистрация  документа - это присвоение ему индекса  и проставление его на документе  с последующей записью данных о документе в журнале регистрации  или регистрационной карточке. Целью  регистрации является обеспечение  учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации  документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и  внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен  перечень документов, не подлежащих регистрации  службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем  организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем  того структурного подразделения, на документы  которого перечень распространяется. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.