Документы акционерного общества

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального образования

«Тульский государственный университет»

Кафедра «Государственное и муниципальное управление»

 

 

 

Контрольно-курсовая работа

по дисциплине:

«Основы делопроизводства»

На тему:

«Документы акционерного общества»

 

 

 

 

Выполнил студент

гр . Б760311:                                                                                   Булуев Р.А.

 

Проверил:                                                                                      Трушина Е.В.

 

 

Тулгу 2015.

Оглавление

 

Введение

Глава1 .Характеристика отдельных видов и разновидностей

 документов акционерного общества

1.1.Организационно-рспорядительные документы

акционерного общества……………………………………………………………….4

1.2. Особенности составления учредительных документов.............................6

1.3. Особенности оформления деятельности

коллегиальных органов. Протоколы…………………………………………………9

Глава 2. Особенности документирования деятельности

акционерных обществ…………………………………………………………………10

2.1.Документирование процесса государственной

регистрации акционерных обществ………………………………………………….13

2.2. Правила документирования общего собрания акционеров………..…....16

2.3. Особенности утверждения внутренних документов

акционерного общества……………………………………………………………….17

Глава3. Особенности хранения документов в акционерном обществе

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Тема данной курсовой работы - документирование деятельности одной из самых распространенных организационно-правовых форм в российской экономике, акционерного общества.

Эта тема актуальна, прежде всего, потому, что документы, являясь основой для организационного оформления деятельности общества, требуют постоянного совершенствования и соответствия действующему законодательству.

Это обуславливает непрерывную работу законодательных органов над проработкой и корректировкой нормативной базы по вопросам создания, реорганизации и ликвидации акционерных обществ.

С переходом к рыночной экономике они вновь получили распространение. Это объясняется не только приспособленностью этой организационно-правовой формы к условиям рыночной экономики, но и тем, что приватизация государственных и муниципальных предприятий проводилась, как правило, путём преобразования в акционерные общества.

Основным законодательным актом, регулирующим деятельность обществ, является Закон «Об акционерных обществах». Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред.ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ).Этот закон, являясь главным документом, достаточно полно регламентирует вопросы создания и ведения многих документов акционерного общества.

Целью курсовой работы является характеристика способов и особенностей документирования деятельности акционерных обществ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества.

 

1.1 Организационно-распорядительные документы акционерного общества.

 

Организационно-распорядительные документы - вид документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, ст.38

Все организационно-распорядительные документы входят в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М.: ИПК Изд-во стандартов, 1995, С.4-6

В акционерных обществах, как и в других коммерческих организациях, существуют следующие виды организационных документов:

 

· Уставы;

· Положение;

· Правила;

· Инструкции;

· Должностные инструкции;

· Штатное расписание;

· Структура и штатная численность.

 

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия или свод законов, договоров, положений по определенному вопросу. Краткий словарь видов и разновидностей документов, - М.:ВНИИДАД, 1974, с.43

В уставе акционерного общества должно определяться «наименование общества, место его нахождения, порядок управления деятельностью общества, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида». Гражданский кодекс РФ. Части первая, вторая и третья. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. - ст. 52

Устав общества должен и может содержать сведения, предусмотренные и не противоречащие не только закону «Об акционерных обществах», но и иным федеральным законам. Надершина М,Д.Вопросы доументирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах(№ 120-ФЗ от 07.08.2001)//Секретарское дело, 2002, № 4, С.19

Именно в уставе прописаны все основные организационные моменты работы акционерного общества, в нем заложены принципы работы организации.

Положение определяется, во-первых, как правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности общества. Во-вторых, как свод правил, регулирующих определенное направление деятельности в данном случае коммерческое). Акционерные общества на основании устава разрабатывают положения для своих филиалов и представительств, в которых определены задачи, функции, права, порядок организации работы и др.

Положения бывают не только индивидуальными, но и типовыми и примерными, которые разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур.

Положение входит в альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. - М., 1980, с.12. Структура текста положения следующая:

 

· Общее положение;

· Основные задачи;

· Функции;

· Права и обязанности;

· Руководство;

· Взаимоотношения (связи);

· Контроль;

· Проверка и ревизия деятельности;

· Реорганизация и ликвидация.

 

Наиболее часто встречаемая разновидность положения - положение о структурном подразделении. Оно разрабатывается на каждый отдел во всех организациях.

В акционерном обществе, руководимом Советом директоров, разрабатывается Положение о Совете директоров, в котором закрепляются статус Совета, его компетенция, порядок избрания Совета, полномочия его членов и срок их полномочий, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов Совета директоров и другие организационные вопросы. Кузнецова Т.В.Организационные документы//Секретарское дело,2003, № 11, С.6-9.

Правила - постановления, предписания, устанавливающие порядок в исполнении чего-нибудь. Ожегов С.И.Словарь русского языка. - М.: Русский язык,1990, с.574

Правила как вид организационного документа разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности.

Правила внутреннего распорядка организации - локальный нормативный акт общества, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Трудовой кодекс РФ. - М.: Изд-во Экзамен, 2004. - ст.189. и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Кузнецова Т.В.Организационные документы//Секретарское дело,2003, № 11, С.6-9.

Инструкция - подзаконный правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения законодательного акта, приказа руководителя; в широком смысле - указание технического порядка.

 

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Должностная инструкция определяет организационно- правовое положение работника, его обязанности, права, ответственности.

Структура и штатная численность - правовой акт, составление которого предусматривается уставом общества. В нем устанавливается состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всего общества в целом. В этом документе перечислены названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная численность. Текст дается в табличной форме.

Штатное расписание - не только организационный, но и первичный учетный документ, его форма входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении Альбома унифицированных форм первичных учетных документов по учета труда и его оплаты». В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименование и код), профессия (должность), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя общества. Кузнецова Т.В.Организационные документы//Секретарское дело,2003, № 11, С.6-9.

К распорядительным документам относятся:

 

· указания;

· приказы;

· распоряжения;

· решения.

 

Создание распорядительной документации связано с необходимостью принять акт по основным вопросам компетенции и деятельности общества. Вялова Л.М.О некоторых аспектах состава и оформления организационно-распорядительных документов//Секретарское дело, 2001, № 1, С.21-24

Распорядительные документы решают управленческие функции и подчиняют цели повседневного руководства производственной деятельностью данного общества. Мосеев Р.Н.Информационно-справочные документы в англоязычном делопроизводстве//Секретарское дело, 2003, № 11, С. 11

 

1.2 Особенности учредительных документов

 

Для акционерного общества основным учредительным документом является устав, требования которого обязательны для исполнения всеми органами общества и его акционерами.

Согласно Гражданскому кодексу РФ, в уставе юридического лица должны быть указаны:

• наименование юридического лица;
• место его нахождения;
• порядок управления деятельностью общества;
• условия о категориях выпускаемых акций, их номинальной стоимости и количестве;
• размер уставного капитала общества;
• права акционеров;
• состав и компетенция органов управления обществом и порядок принятия ими решений;
• иные сведения, предусмотренные законом об акционерных обществах. Гражданский кодекс РФ. Части первая, вторая и третья. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. - ст. 52

 

По закону устав регламентирует также права, предоставляемые акциями, ограничивает право общества размещать дополнительные акции при отсутствии в уставе этих положений. «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 07.08.2001.№ 120-ФЗ.

Помимо вышеперечисленного устав акционерного общества содержит:

 

• тип общества (открытое или закрытое);
• порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
• сведения о филиалах и представительствах общества;
• иные положения, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

 

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

По требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества. Плата, взимаемая обществом за предоставление копии, не может превышать затрат на ее изготовление.

Внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров. Внесение в устав общества изменений, связанных с уменьшением уставного капитала общества, осуществляется на основании решения об уменьшении уставного капитала общества, принятого общим собранием акционеров. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред.ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ),ст.11, ст.12

Могут указываться предмет и цели деятельности общества. Гражданский кодекс РФ. Части первая, вторая и третья. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. - ст. 52,96,98.

В уставе определяется не только порядок избрания годовым общим собранием акционеров членов совета директоров (наблюдательного совета), но и порядок созыва и проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), порядок принятия решений и количественный состав.

Устав также может устанавливать требования, предъявляемые к лицам, избираемым в состав совета. Устав общества определяет кворум для проведения заседания совета директоров (наблюдательного совета), но закон вводит ограничение - не менее половины от числа избранных членов совета директоров.

Устав может предусматривать право решающего голоса председателя совета директоров общества при принятии советом директоров общества решений в случае равенства голосов членов совета директоров. Надершина М.Д.Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «Об акционерных обществах»// «Секретарское дело», 2001, № 1.С 30

Конкретизирован порядок внесения в устав общества изменений, связанных с созданием филиалов, открытием представительств общества и их ликвидацией.

Изменения вносятся на основании решения совета директоров (наблюдательного совета). Надершина М.Д.Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах»(№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.)// «Секретарское дело», 2002, № 4.С 19

Закон обязывает общества указывать в уставе сведения об использовании в отношении общества специального права на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования в управлении обществом («золотая акция»).

Внесение в устав общества сведений об использовании в отношении общества специального права на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования в управлении обществом («золотая акция») осуществляется на основании соответственно решения Правительства РФ, органа государственной власти субъекта РФ или органа местного самоуправления об использовании указанного специального права, а исключение таких сведений - на основании решения этих органов о прекращении действия такого права. Надершина М.Д.Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах»(№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.)// «Секретарское дело», 2002, № 4.С 19

Устав может предусматривать создание в обществе резервного фонда. Его размер закон ограничивает - не менее 15 % от уставного капитала.Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред.ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ,ст.11,12 Размер ежегодных отчислений в резервный фонд также предусматривается уставом и ограничивается законом - не менее 5 % от чистой прибыли до достижения размера, установленного уставом общества.

Устав предусматривает формирование из чистой прибыли специального фонда акционирования работников общества.

Другой учредительный документ акционерного общества - учредительный договор.

Учредители акционерного общества заключают между собой договор, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности по созданию общества, размер уставного капитала общества, категории выпускаемых акций и порядок их размещения.

Договор о создании акционерного общества заключается в письменной форме. Гражданский кодекс РФ. Части первая, вторая и третья. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. - ст. 52

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.

Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Гражданский кодекс РФ. Части первая, вторая и третья. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. - ст.98

 

1.3 Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы.

 

Протокол - организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Единая государственная система делопроизводства. С. 74.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

Текст протокола делится на две части: первую - вводную, где указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания.

Словом «председатель» начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, затем слово «секретарь». Например,

Председатель - Иваненко О.Д.

Секретарь - Круглов Ю.А.

 

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

На собраниях акционеров в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на собрание.

Далее следует повестка дня. Здесь перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

Основная часть текста протокола строится по разделам, в соответствии с пунктами повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

 

СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)

 

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указывается с новой строки с абзаца. ГОСТ 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления) прилагается»

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

При выборе, голосовании за акционеров в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на собраниях протоколы делятся на полные и краткие.

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.

Кратко протоколируются оперативные совещания. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). - М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - С 23-29

Протоколы в акционерном обществе - это особый документ, требования к которому установлены Федеральным законом «Об акционерных обществах» Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ,гл.8.

Протоколы общего собрания акционеров, заседания Совета директоров, заседания правления общества оформляются в соответствии с Положением о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров. Постановление ФКЦБ от 31.05.2002 г. № 17/пс «Об утверждении Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров»

 

Глава 2. Особенности документирования деятельности акционерных обществ.

 

2.1 Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ.

 

С юридической точки зрения государственная регистрация акционерного общества - это акт уполномоченного федерального органа исполнительной власти, осуществляемый посредством внесения в государственный реестр сведений о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иных сведений о юридических лицах в соответствии с ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц».Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8.08.2001 г. N 129-ФЗ                                   

Общие правовые основы государственной регистрации акционерных обществ установлены Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом «Об акционерных обществах». После принятия Федерального закона «О приведении законодательных актов в соответствие с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» были внесены изменения в соответствующие статьи этих законодательных актов.

В настоящее время государственная регистрация юридических лиц регулируется также рядом постановлений Правительства РФ:

 

• От 17.05.02 №319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц». Постановление Правительства РФ «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц» от 17.05.2002 г. № 319 Министерство РФ по налогам и сборам и его территориальные органы являются уполномоченными регистрирующими органами;
• От 19.06.02 № 438 «О едином государственном реестре юридических лиц», Постановление Правительства РФ «О едином государственном реестре юридических лиц» от 19.06.2002 г. № 438 которым утверждены Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и представления содержащихся в нем сведений;
• от 19.06.02 № 439 «Об утверждении форм документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, и требований к их оформлению», Постановление Правительства РФ «Об утверждении форм документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, и требований к их оформлению» от 19.06.2002 г. № 439.которым утверждены унифицированные формы документов не только для регистрации вновь создаваемых предприятий и организаций, но и для регистрации их организации, ликвидации, внесения изменений в учредительные документы и т.д. Быкова Т.А.Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ//Секретарское дело,2003,№ 8, с 15-16

 

Закон «О государственной регистрации юридических лиц» определяет перечень документов, необходимых для государственной регистрации создаваемого акционерного общества:

 

1. Заявление учредителей  о регистрации по форме, утвержденной Правительством РФ;

2. Решение о создании  акционерного общества (протокол, договор);

3. Подлинник или нотариального  заверенная копия учредительного документа (устава);

4. Документ об уплате  государственной пошлины.

 

Форма заявления о государственной регистрации - аналог анкеты. В нем содержится постоянная информация - перечень определенных сведений. В заявлении указывается: фирменное наименование на русском языке, вариант на другом языке тоже указывается; организационно-правовая форма; адрес; сведения о количестве учредителей общества; сведения о размере уставного капитала; данные о лице, подписывающем заявление.

Следующий шаг - внесение сведений об акционерном обществе в Единый государственный реестр юридических лиц, который содержит: записи о государственной регистрации при создании, реорганизации, ликвидации юридических лиц; записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы; записи об изменении сведений, содержащихся в государственном реестре; документы, представленные в регистрирующий орган в соответствии с законом «О государственной регистрации юридических лиц». Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8.08.2001 г. N 129-ФЗ