Документы Архивного фонда в собраниях музеев и библиотек

Документы Архивного фонда в собраниях музеев и библиотек: проблемы учета и описания

Классификация письменных (архивных) документов Архивного фонда РФ, хранящихся в музеях, порядок их учета и описания в музейной документации. 

Тема статьи довольно сложна и нечасто обсуждаема: это взаимоотношения, которые существуют между двумя родственными фондами, музейным и архивным, хранящими исторические источники – культурное наследие страны. Названное деление закреплено в законодательстве РФ и в подзаконных актах, регулирующих деятельность в той или иной области[1].

На практике музейный и архивный (а также библиотечный) фонды не являются замкнутыми сущностями, переданными в оперативное управление соответствующим уполномоченным государством и управляемым собственным федеральным исполнительным органом структурам: музейный – музеям, архивный – архивам, библиотечный – библиотекам. На самом деле, объекты – исторические источники, отнесенные к этим трем фондам, – распределяются между организациями в различных пропорциях таким образом, что каждый из музеев, архивов и библиотек хранит в своих собраниях ту или иную часть сопредельного фонда.

В этом утверждении нет никакого открытия: всем известно, что в собрания музеев на правах (зачастую) самостоятельных отделов входят собрания архивных документов и коллекции редкой книги; архивы, в свою очередь, хранят книжные собрания и музейные предметы, а в библиотеках есть документы и предметы, отнесенные к ведению Архивного и Музейного фондов. 

Видовое разнообразие порождает ряд проблем, в частности в области учета и описания конкретных видов объектов культурного наследия (архивных документов, музейных предметов, книжных памятников).  

Преодолению этих проблем посвящены соответствующие “перекрестные” разделы отраслевых инструкций[2] и правил по учету, предполагающие обязательные учет и описание таких “чужих” для типа данной организации объектов по правилам, соответствующим их природе[3]. 

Все инструкции предписывают в случае работы с объектами культурного наследия, относящимися к “соседнему” фонду, учитывать эти объекты по правилам, действующим в соответствующем им фонде.  

Но многие ли организации, владеющие подобными “чужими” для себя объектами, реализуют на практике “правильные” учет и описание? Многие ли музеи (даже литературные, мемориальные, большая часть коллекций которых состоит из документов архивного фонда) следуют этому правилу, осуществляя, по сути, двойной (по музейным и архивным правилам) учет хранящихся у них архивных документов (фондирование, составление описей, ведение и развитие научно-справочного аппарата, использование единого классификатора документной информации и т. п.)? С высокой степенью уверенности можно утверждать, что таковых единицы. Зеркальная ситуация по отношению к музейным предметам и книгам редкого фонда существует и в архивной, и библиотечной сферах. 

Игнорирование норм Инструкций и Правил, с одной стороны, является нарушением единой государственной политики в области учета культурных ценностей. В результате исследователи не могут получить качественную информацию о содержании фондов различных организаций и полноценный доступ к историческим источникам и артефактам. 

Ситуация усугубляется тем, что системы учета и описания фондов в музейной и архивной практике и сформированная на их основе учетная документация выполняют также справочно-информационную функцию и являются единственным инструментом предоставления исследователям информации о предметах (документах), включенных в собрания. То есть, в отличие от библиотек, где функции учета библиотечного фонда и справочно-информационных каталогов разделены и реализованы в разных видах документов (инвентарные книги и карточные каталоги), в музеях и архивах обе функции выполняют одни и те же документы (инвентарные книги в музеях и описи в архивах).

Поэтому отсутствие грамотного, ведущегося по утвержденным инструкциям и правилам, учета приводит к крайне негативным последствиям, среди которых:

■  невозможность исполнения управленческих функций;

■  невозможность в полной мере реализовать государственные проекты;

■ спорность отчетности и статистических данных о составе соответствующих фондов, их состоянии и использовании;

■  недоступность фондов исследователям.

Между тем, еще в 1990 г. Министерство культуры СССР и Главное архивное управление при Совете Министров СССР при участии ведущих специалистов и экспертов в области архивного и музейного дела разработали и утвердили “Правила работы музеев по учету и организации хранения письменных документов Государственного архивного фонда СССР”, основной задачей которых было “введение в практику работы музеев единых межотраслевых требований по централизованному государственному учету, организации хранения и обеспечения сохранности документов ГАФ СССР”.

Правила регламентируют работу государственных музеев с письменными документами[5] государственного Архивного фонда, хранящимися в отделах (секторах) письменных источников, рукописей или документальных фондов в зависимости от структуры и сложившейся практики работы с документами в конкретном музее. При этом Правила могут быть использованы не только для государственных (федеральных, муниципальных и пр.) музеев, но и для музеев с иной формой собственности.

На сегодняшний день эти Правила стали библиографической редкостью, но не утратили, не своей юридической силы, ни актуальности. Текст Правил состоит из введения и шести разделов. В первом разделе изложены основные принципы классификации и фондирования документов государственного Архивного фонда в музеях. Во втором-пятом разделах поэтапно рассмотрен порядок учета и описания документов государственного Архивного фонда: первичный учет при поступлении (первая стадия музейного учета), учет и описание в отделе (фондохранилище) в музее (вторая стадия музейного учета) и централизованный государственный учет документов в Главархиве СССР. Шестой раздел посвящен вопросам организации хранения и обеспечения сохранности документов.

В рамках данной статьи, учитывая объемность и сложность темы, сосредоточимся только на классификации письменных (архивных) документов Архивного фонда РФ, хранящихся в музеях, и рассмотрим порядок их учета и описания в музейной документации. 

Классификация документов Архивного фонда

Под классификацией документов Архивного фонда РФ в музеях понимается их группировка:

■ по историческим эпохам (досоветский, советский и постсоветский периоды);

■ по способу и технике закрепления информации (письменные, графические, кино- фото-, фоно-, электронные документы);

■ по архивным фондам, архивным коллекциям, архивным собраниям, а внутри них – по единицам хранения (делам) и/или единицам учета.

Письменным документом Архивного фонда РФ является подлинник (или заверенная копия на правах подлинника) текстового документа, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма.

В государственных музеях к числу письменных документов государственного Архивного фонда, как правило, относятся включенные в состав основного фонда документы личного происхождения рукописи, письма, автографы, дневники, нотные и текстовые записи фольклора и музыки, другие документы, содержащие текстовую информацию. Также к документам государственного Архивного фонда относятся прошедшие экспертизу ценности и подлежащие постоянному (бессрочному) хранению наиболее ценные документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея.

В комплексе с письменными документами государственного Архивного фонда учитываются логически взаимосвязанные с ними печатные издания с автографами и пометками, а также фотографии, карты, плакаты, афиши, эстампы, лубки, марки, открытки, листовки, вырезки из газет и журналов и др. 

Основные принципы учета документов государственного Архивного фонда в составе музейных собраний. Термины и определения

Письменные документы государственного Архивного фонда должны быть сосредоточены в составе основного фонда, текущего (ведомственного) и научного архивов музея. 

Учет и описание документов государственного Архивного фонда, входящих в  основной фонд музея, ведется отдельно от учета и описания документов текущего (ведомственного) и научного архивов. 

Для документов Архивного фонда, входящих в собрание музея, также как и в архивах, основными учетными единицами являются архивный фонд, архивная коллекция (собрание) и единица хранения (дело).

Согласно Закону № 125-ФЗ, Архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. В музейной практике Архивный фонд – это часть документального фонда учреждения или лица, имеющая историческую, научную, художественную и иную культурную ценность, принятая на постоянное (бессрочное) хранение либо сформированная в музее. Учреждение или лицо, в результате деятельности которого образуется архивный фонд, называется фондообразователем.

Архивные фонды личного происхождения подразделяются на личные (персональные), семейные и родовые:

■ личный фонд состоит из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица. В состав личного фонда, кроме документов личного происхождения, могут быть включены более поздние документы об этом лице, дающие возможность с наибольшей полнотой охарактеризовать его жизнь и деятельность. В музейной практике личные фонды выдающихся деятелей принято называть персональными фондами;

■ семейный фонд состоит из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности представителей не более трех поколений одной семьи;

■ родовой фонд состоит из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности представителей более трех поколений одного рода.

Архивная коллекция – это совокупность документов, являющаяся результатом деятельности коллекционера, поступившая в музей на постоянное (бессрочное) хранение.

Архивное собрание – это совокупность отдельных документов, объединенных непосредственно музеем по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, хронологическому и т. д.).

Единицей учета письменных документов государственного Архивного фонда является единица хранения (“дело”). Она представляет собой физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку. 

Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам, коллекциям, собраниям (все это входит в понятие “фонд”) называется фондированием. Фондирование включает в себя определение (уточнение) фондовой принадлежности документов, обозначение хронологических границ документов фонда, формирование фонда и установление его названия.

При определении фондовой принадлежности документов, прежде всего, учитываются их хронологические и тематические признаки. Определение (уточнение) фондовой принадлежности документов может производиться как на этапе научной экспертизы ценности, так и на этапе научного описания фонда.

Хронологическими границами архивного фонда являются даты самого раннего и позднего документа (в терминологии архивного дела – “крайние даты документов”). Хронологические границы документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты и др.

Принадлежность архивных фондов к соответствующему историческому периоду определяется в зависимости от хронологических рамок документов, а в отношении фондов личного происхождения – в зависимости от того, в какой эпохе протекала вся или большая часть деятельности фондообразователя.

Вновь поступающие в музей отдельные документы или группы документов, которые не могут быть отнесены к имеющимся в музее архивным фондам, коллекциям, собраниям, включаются в архивное собрание единичных поступлений с последующим (по мере их накопления) фондированием. 

Поступление архивных документов в музей

Поступление архивных документов в музей на практике оформляется аналогично поступлению иных музейных предметов.

Так, на документы, поступающие в музей отдельно или в комплексе с другими музейными предметами, составляется Акт приема предметов на постоянное (временное) хранение в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в отделе (секторе) учета музея или у главного хранителя фондов, второй – вручается владельцу (лицу или учреждению), сдавшему документы в музей.

При передаче документов в музей в дар или при закупке Акт приема предметов на постоянное (временное) хранение составляется только на основании заявления владельца и с заключением соответствующего договора. К Акту приема предметов на постоянное (временное) хранение может быть приложена “легенда”, отражающая сведения об истории поступивших документов. 

При поступлении в музей документов отдельно или в комплексе с другими музейными предметами одновременно с Актом приема предметов на постоянное (временное) хранение составляется в двух экземплярах Коллекционная опись на документы или коллекционная опись на предметы, включая документы. 

При одновременном поступлении в музей большого объема предметов и документов они опечатываются комиссией и комиссионное вскрываются для составления коллекционной описи. Срок записи в Книгу поступлений музейных предметов основного фонда на постоянное хранение предметов и документов определяется фондовое закупочной комиссией (ФЗК) с учетом сложности и объема работ. 

При поступлении в музей одного или нескольких документов коллекционная опись не составляется, но в Акте приема предметов на постоянное (временное) хранение они указываются по документной.

В течение месяца после поступления в музей архивные документы рассматриваются ФЗК, которая выносит решение об отнесении их к основному или научно-вспомогательному фондам. Решение фиксируется в протоколе.  

В основной фонд включаются подлинники. В отдельных случаях допускается включение в основной фонд заверенных копий или дубликатов документов. 

В состав основного фонда на правах документов государственного Архивного фонда РФ могут быть включены наиболее ценные документы из научного и текущего (ведомственного) архивов музея, отражающие историю и деятельность музея, с передачей их в фондо хранилище. 

В научно-вспомогательный фонд включаются не подлежащие государственному учету копии документов, муляжи, полученные от государственных учреждений или частных лиц или подготовленные музеем для экспозиционно-выставочной и другой деятельности.

Включение подлинных документов государственного Архивного фонда РФ в научно-вспомогательный фонд категорически запрещается. Ранее включенные подлинники подлежат переводу в основной фонд по решению ФЗК. 

Учет документов

Первая ступень

Первичный учет (регистрация) письменных (архивных) документов в музеях на практике осуществляется аналогично учету музейных коллекций на первой стадии музейного учета.

Документы, включенные в состав основного фонда на постоянное хранение, по решению ФЗК записываются (регистрируются) в Книге поступлений музейных предметов основного фонда[21].

Запись документов производится под дробным номером, в числителе которого ставится порядковый номер по Книге поступлений музейных предметов основного фонда на постоянное хранение, а в знаменателе через тире – крайние порядковые номера документов по коллекционной описи, приложенной к Акту приема предметов на постоянное хранение.

При поступлении в музей одного или нескольких документов без составления Коллекционной описи на документы они регистрируются в Книге поступлений музейных предметов основного фонда на постоянное хранение на основании Акта приема предметов на постоянное хранение.

После записи документов в Книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение они передаются на ответственное хранение в отдел (сектор) или ответственному хранителю документальных фондов по Акту приема предметов (документов) на ответственное хранение, который составляется в двух экземплярах: первый остается в отделе (секторе) учета, второй – хранится в деле фонда. К Акту приема предметов (документов) на ответственное хранение прилагается Коллекционная опись на документы. 

Вторая ступень

Учет документов в фондохранилище музея ведется:

■ по книге учета поступлений документов – для учета каждого поступления документов в фондохранилище музея;

■ по списку фондов – для пофондового и количественного учета фондов;

■ по листу фонда – для учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи отдельно;

■ по архивной описи (на правах научного инвентаря)[22] – для поединичного учета и определения общего количества единиц хранения по каждому фонду.

Документы, поступившие на ответственное хранение, записываются (регистрируются) в Книге учета поступлений документов. Каждое поступление независимо от объема получает один порядковый номер. Запись всех поступивших документов производится суммарно, согласно Акту приема предметов (документов) на ответственное хранение и приложенной Коллекционной описи на документы.

В Книгу учета поступлений документов записываются последовательно все первичные и повторные поступления документов каждого фонда, ежегодно подводится итог поступивших за год единиц хранения.

Фонд заносится в список фондов только один раз при первом поступлении или при образовании фонда. Каждому фонду присваивается очередной порядковый номер. В списке фондов указывается полное название фонда.

Если в музее присутствуют фонды разных исторических эпох, то перед номером фонда советского периода через тире проставляется индекс “Р”, который сопровождает номер фонда во всех учетных документах.

В случае передачи фонда в другой музей или архив, а также если фонд был использован и позднее объединен с другим архивным фондом, освободившийся номер фонда другому фонду не присваивается. 

Изменение нумерации фондов не допускается. 

На 1 января каждого года в списке фондов составляется итоговая запись о фактическом наличии фондов в музее. В числителе дроби указывается общее количество фондов, а в знаменателе – количество фондов советского периода.

В листе фонда фиксируется количество описанных (включенных в архивную опись) и неописанных единиц хранения (дел, документов, листов).

Поступление документов фиксируется в листе фонда на основании Акта приема предметов (документов) на ответственное хранение, а выбытие (списание) – на основании приказа Министерства культуры.

Листы фондов располагаются в порядке номеров фондов в папках с клапанами и составляют, в зависимости от количества листов, один или несколько томов. Листы каждого тома нумеруются, составитель (хранитель) заверяет их количество. В случае изменения количества листов в томе составитель (хранитель) делает новую завершительную надпись. 

К листам фондов в случае необходимости составляется карточный указатель фондов, систематизированный по установленной музеем классификационной схеме. На карточках указателя фондов проставляется в обязательном порядке номер фонда, его название, крайние даты документов.

Архивная опись закрепляет результаты научной обработки (описания) фонда, систематизацию единиц хранения внутри фонда, выполняет функцию их учета.

Опись составляется в трех экземплярах:

■ первый (страховой) хранится в сейфе;

■ второй (рабочий) находится у ответственного хранителя в соответствующем хранилище;

■ третий выдается для работы с документами в процессе их использования в различных целях.

На каждый фонд заводится дело фонда. В него включаются:

1) документы по истории  фондо образователя и фонда, отражающие процесс комплектования фонда;

2) Акт приема предметов (документов) на ответственное хранение  с коллекционной описью на  документы;

3) схема систематизации  фонда;

4) другие документы, фиксирующие  работу по описанию, проверке  наличия, изменениям в объеме  фонда;

5) информация о выбытии (списании), старые листы фонда  после усовершенствования и переработки и т. д. Учетные и другие документы включаются в дело фонда только после их окончательного оформления (утверждение, подписи, печать и др.). Документы, фиксирующие изменения в объеме фонда или отдельных единиц хранения, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. При усовершенствовании или переработке учетных документов (список фондов, листы фондов, описи) старые учетные документы сохраняются. Отметка о переработке с указанием даты переработки, должности и подписи проставляется на старом и вновь составленном учетном документе. Музей обеспечивает хранение основных учетных документов в сейфах. Учетные документы, за исключением третьего экземпляра архивной описи, исследователям не выдаются. Описание архивных документов в музейной документации: Процесс научной обработки (описания) документов фонда состоит из следующих этапов:1) предварительный просмотр документов;2) систематизация документов по основным разделам типовой схемы систематизации (первичный разбор);3) формирование единиц хранения;

4) описание и научная  аннотация единиц хранения;

5) составление схемы систематизации  фонда;

6) расположение единиц  хранения в соответствии со  схемой систематизации и их  шифровка, оформление обложек;

7) составление и оформление  описи;

8) составление научно-справочного аппарата к описи.

Предварительный просмотр документов предусматривает сверку документов фонда с учетной документацией (актами, коллекционными описями), ознакомление с историей фонда и фондообразователя, выяснение полноты, состава, содержания и хронологических рамок документов фонда.

Систематизация документов фонда при первичном разборе проводится в соответствии с основными разделами типовой схемы. Типовая схема систематизации определяется видом фонда (личный, семейный, родовой и др.), родом деятельности фондообразователя, видами документов и др.

Формирование документов в единицу хранения внутри каждого раздела типовой схемы проводится по одному из определенных признаков (авторскому, корреспондентскому, хронологическому, номинальному и др.) или в их сочетании.

Описание и научная аннотация единиц хранения проводится одновременно с их формированием.

При описании единицы хранения устанавливаются:

■ виды документов;

■ автор;

■ адресат;

■ лицо или учреждение, создавшее документы;

■ название или заглавие документов;

■ содержание документов, степень их полноты, подлинность, язык, способ написания или воспроизведения,

■ опубликованность;

■ наличие приложений;

■ внешние особенности;

■ даты документов;

■ количество листов единицы хранения.

Заголовок единицы хранения должен обобщенно и точно отражать смысловое содержание и состав документов. Содержание документов излагается современным языком независимо от времени происхождения документа, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

По “Правилам организации хранения…”, в архивной описи описываются единицы хранения (дела), а не документы. Описание документов отнесено к научно-справочному аппарату. Тем не менее, на практике в музеях можно совмещать в описях и описание единиц хранения, и их оглавление (т. е. описание входящих в них документов).  При этом описание самих документов производится в соответствии с п. 5.4.3. главы “Общие требования к описанию архивных документов” “Правил организации хранения…”[30]. 

Схема систематизации фонда составляется после формирования и описания единиц хранения.

Единицы хранения располагаются в соответствии со схемой систематизации фонда и нумеруются в валовом порядке. Все элементы описания полностью переносятся на обложку единицы хранения. Кроме того, на обложке указывается сокращенное название музея, номер по Книге поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение, архивный шифр, который состоит из номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения по описи.

При наличии в единице хранения особо ценных документов на обложке делается отметка – “ОЦ”.

В единицу хранения вкладывается лист-заверитель. В его первой графе оговаривается, есть ли в оформлении документов следующие особенности:

■ средства почтового обращения, (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпеля, штампы, пломбы);

■ печати и оттиски;

■ карты, планы, чертежи, фотографии, рисунки, типографские материалы, чистые листы бумаги с водяными знаками и другие материалы, имеющие коллекционную или материальную ценность.

Во второй графе указываются соответствующие номера листов единицы хранения.

Если на одном листе документа имеется несколько особенностей оформления, то все особенности перечисляются отдельно в первой графе, а во второй графе соответственно проставляется номер этого листа. Если в документе на одном листе имеется несколько экземпляров марок или иных материалов, то во второй графе в скобках после номера листа единицы хранения указывается количество экземпляров.

Перечисленные выше особенности единицы хранения, состоящей из одного документа, переносятся на обложку.

Листы внутри единицы хранения нумеруются карандашом, не брошюруются и в дальнейшем единица хранения не пополняется.

В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда составляется одна или несколько описей.

Описательная статья описи включает в себя совокупность сведений о единице хранения: порядковый номер по описи, номер по Книге поступления музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение, заголовок, аннотацию (на особо ценные документы), крайние даты документов, количество листов, техника воспроизведения, сохранность, примечания.

При наличии особо ценных документов на титульном листе архивной описи и в графе “Примечание” ставится отметка – “ОЦ”.

Итоговая запись к описи помещается за последней описательной статьей и закрепляет (цифрами и прописью) количество единиц хранения, числящихся по данной описи, первый и последний номера единиц хранения по описи, отражает все особенности нумерации единиц хранения (пропуски номеров и литерные номера) и изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления.

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, где указывается основание внесенных изменений.

Если к фонду, на который уже составлены архивные описи, поступили дополнительные документы, то в зависимости от характера и объема этих документов они могут включаться в фонд следующими путями: