Документооборот современного предприятия

Оглавление

Приложения...........................................................................................................44

Введение

 Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

    Должностные лица, работающие с документами, должны  иметь ясное представление о  том, как документы попадают в  организацию, кто и в какой  последовательности их обрабатывает, что происходит с документами  после того, как работа с ними  закончена.

    Работа с документами  предполагает хорошо организованный, рациональный, документооборот, т. е.:

• оперативный;
• прямоточный;
• целесообразный;
• максимально единообразный.

     Правильная  организация документооборота способствует  оперативному прохождению документов  в аппарате управления, равномерной  разгрузки подразделений и должностных  лиц. Оказывает большое положительное  влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении  должно быть оперативным, оправданным.

    Документооборот – это  путь, который совершает документ  от момента его составления  до сдачи в архив. Документооборот  в организации – это сложная  система, требующая постоянного  контроля и регулирования и  оказывающая значительное влияние  на эффективность деятельности  организации.

    Осуществляется  документооборот в виде потоков  документов, циркулирующих между  пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами  технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная  служба и т. п.).

    Движение документов  должно быть прямоточным, то есть  исключать возвратные, зигзагообразные  и другие маршруты. Следует руководствоваться  принципом однократного пребывания  документа в одном структурном  подразделении или у одного  исполнителя.

    Современным организациям  жизненно важно  совершенствовать  ДОУ. Это прежде всего связано с тем, что  документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет.

    С ростом масштабов  предприятия и численности его  сотрудников вопрос об эффективности  документационного обеспечения  управления становится все более  актуальным. При этом возникают  следующие основные проблемы. Руководство  теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея  информации о деятельности, друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.

    Для производственных  предприятий увеличение штата  может повлечь изменение технологии  производства, что потребует дополнительных  инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль. В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

    Осознав важность  совершенствования ДОУ, организации  нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и  определяющей в этой ситуации  является проблема выбора методов  автоматизации.

    Наиболее распространенное  решение – это автоматизация  отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого  подхода, как правило, являются: отсутствие  способов организации электронного  информационного обмена между  сотрудниками и подразделениями  предприятий; отсутствие функциональной  связи автоматизации прикладных  процедур с автоматизацией делопроизводственных.

    Один из самых  важных факторов успешного развития  организации – это ее качественное  управление. И следствием этoгo будет неизменный рост oбoрота, прибыли предприятия и благoсoстoяния сотрудников.

    Если постараться  выявить основные функциональные  части (компоненты) в управлении  предприятиями и организациями, они будут выглядеть так. Система  автоматизации делопроизводства  должна включать средства и  правила создания документов, ведения  их электронного архива, поддержки  документооборота и при этом  базироваться на программно-технических  платформах предприятия. С точки  зрения комплексной автоматизации  деятельности предприятий их  прикладные информационные системы  должны опираться на программно-технические  платформы и систему автоматизации  делопроизводства.

    Практически каждая  организация сталкивается с проблемами  в делопроизводстве, даже если  речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

    Актуальность  и не достаточная разработанность  определили выбор темы исследования  выпускной квалификационной работы, ее цель и задачи.

    Целью курсовой работы является изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере конкретной организации.

    В соответствии  с поставленной целью определены  задачи исследования выпускной  квалификационной работы:

• изучить теоретические основы организации документооборота современного предприятия;
• определить особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия;
• провести анализ деятельности и организации документооборота исследуемого предприятия;
• проанализировать систему автоматизации документооборота, особенности ее внедрения, преимущества и недостатки.

    Предметом исследования  является документооборот современного  предприятия.

    Объектом исследования  была выбрана предприятия Оренбургский центр Организация воздушного движения (ОВД).

    Теоретической  основой выполнения исследования  послужили нормативно-законодательные  акты,  специальная литература, научные  труды и практические разработки  российских и зарубежных ученых  и исследователей в области  документационного обеспечения  управления и делопроизводства.

1. Теоретические основы организации документооборота современного предприятия

1. Понятие документооборот и его характеристика

    Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин  «делопроизводство» в России  возник во второй половине XVIII в. Этот термин образован от  сочетания слов «производство  дела».

    Термин «дело»  обозначал не папку с документами, а вопрос (судебный или административный), который необходимо решить органу  управления, т.е. при возникновении  термин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную  с принятием решений (производством дел) .

    В наше время  термин «делопроизводство» определяется  следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование  и организацию работы с официальными  документами. Появления понятия  «документационное обеспечение  управления» связано с изменением  организационно-технической основы  делопроизводства и методологических  подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря  активному внедрению в сферу  работы с документами средств  вычислительной техники и современных  информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации  в управлении.

    Результатом документирования  является документ – зафиксированная  на материальном носителе информация  с реквизитами, позволяющими ее  идентифицировать. Под документированием  понимается запись (фиксация) информации  на различных носителях по  установленным правилам, т.е. это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

    Организация работы  с документами предполагает организацию  документооборота учреждения, хранение  документов и их использование  в текущей деятельности учреждения.

    Документооборот  учреждения – это совокупность  взаимосвязанных процедур, обеспечивающих  движение документов в учреждении  с момента их создания или  поступления и до завершения  исполнения или отправки.

     В целях  рациональной организации документооборота  все документы распределяются  по документопотокам; например, регистрируемые  и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из подведомственных организаций, и т.д.  Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Различают три основных типа документопотоков:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние)

    Процесс работы  с документами любого типа  сводится к передаче данного  документа от одного должностного  лица к другому, из одного структурного  подразделения в другое, т.е. к  движению документа внутри организации.

    В настоящее  время согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания иди получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело».

    Схема примерного  документооборота предприятия представлена  на рисунке 1.

             Рис. 1 – Примерный план документооборота предприятия

    Каждый из перечисленных  выше документопотоков характеризуется  собственными показателями, а состав которых прежде всех входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т.е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации долен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:

• прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
• доставка документов по назначению;
• рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
• регистрация документов;
• информационно-справочная работа;
• контроль исполнения документов;
• исполнение документов;
• отправка документов.

    Кроме перечисленных  этапов документооборота в организацию  работы с документами входит  также хранение и использование  документов в текущей деятельности  организации и прежде всего  работа с уже исполненными  документами до их передачи  в архив организации .

    При движении  документов следует руководствоваться  принципом однократного пребывания  документа в одном структурном  подразделении или у одного  исполнителя.

      Различные  операции по обработке документа  следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его  пребывания в сфере делопроизводства  и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в  исполнении которого должны принимать  участие несколько лиц, и одновременная  передача копий всем исполнителям.

      Копии с  документа снимают после рассмотрения  его руководителем и нанесения  резолюции. Количество копий соответствует  количеству исполнителей; подлинник  передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит  в резолюции первой). Учетно-информационные  данные о ходе исполнения документа  могут передаваться по телефону  или другим путем, но без возвратного движения документа .

1.2 Нормативно-методическая  база документооборота

    Нормативно-методическая  база документооборота – это  совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических  документов, регламентирующих технологию  создания, обработки, хранения и  использования документов в текущей  деятельности учреждения, а также  регламентирующие работу службы  делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

    Нормативно-методическая  база документооборота и делопроизводства  включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• государственную систему документационного обеспечения управления.

    Основные требования  к документам и службам документационного  обеспечения (ГСДОУ):

• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

    Документационное  обеспечение – важнейшая сторона  деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство  российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических  и юридических лиц.

    Основу гражданского  законодательства составляет гражданский  кодекс российской Федерации, который  определяет гражданские правоотношения  и тем самым устанавливает  виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации  актов гражданских взаимоотношений.

    Наряду с гражданским  кодексом Российской Федерации  отдельные стороны работы с  информацией и документацией  регулируются специальными федеральными  законами. Закон Российской Федерации  «О техническом регулировании»  от 27.12.2002 № 184-ФЗ (в редакции от 01.05.2007) устанавливает правовые основы  стандартизации в Российской  Федерации, обязательные для всех  государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений и определяет  меры государственной защиты  интересов потребителей и государства  посредством разработки и применения  нормативных документов по стандартизации .

    Федеральный закон  Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации»  устанавливает правовой режим  создания, хранения и использования  информационных ресурсов, в частности:

• порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов;
• документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней;
• порядок правовой защиты информации.

    Развитие отдельных  положений этого закона нашло  выражение в Указе Президента  «Об основах государственной  политики в сфере информации»  от 20.01.94 и постановлениях Правительства.

    Закон РФ «О  государственной тайне»  № 5485 от 21 июля 1993 г. (с изменениями от 6 октября 1997 г., 30 июня, 11 ноября 2003 г., 29 июня, 22 августа 2004 г., 1 декабря 2007 г., 18 июля 2009 г) регулирует  отношения, возникающие в связи  с отнесением сведений к государственной  тайне. Закон устанавливает полномочия  государственных органов и должностных  лиц, призванных обеспечивать сохранение  и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих  государственную тайну, порядок  засекречивания и рассекречивания  сведений и их носителей и  другие вопросы.

    Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов и т.д.

    Законодательство  РФ регулирует и другие сферы  деятельности, тесно связанные с  документационным обеспечением, например, создание и использование современных  автоматизированных и телекоммуникационных  систем и т.д.

    Огромное количество  документов привело к необходимости  их унификации и стандартизации. Суть стандартизации заключается  в возведении в норму, обязательную  для применения, оптимальных правил  и требований по разработке  и оформлению документов, принятых  в установленном порядке для  всеобщего и многократного их  применения в делопроизводстве. Таким образом, стандартизация в  соответствии с законом РФ  «О техническом регулировании»  стандартизация - деятельность по  установлению правил и характеристик  в целях их добровольного многократного  использования, направленная на  достижение упорядоченности в  сферах производства и обращения  продукции и повышение конкурентоспособности  продукции, работ или услуг −  безопасности продукции, работ и  услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества .

    Важными средствами  информационного обеспечения являются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации –  нормативные документы, содержащие  систематизированный свод наименований  объектов, представленных как классификационные  группировки, и присвоенные им коды .

    Нормативные документы  по труду и охране труда  являются основанием для определения  затрат времени на выполнение  конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий  труда.

1.3 Материально-техническое  обеспечение документооборота

    Документационное  обеспечение управленческого труда  реализуется путем делопроизводственного  обслуживания деятельности аппарата  управления.

    Осуществление  документационных процессов связано  с созданием, хранением, передачей  и использованием больших массивов  документированной информации.

    Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы  с документной информацией достигаются  различными путями. Наиболее эффективный  путь – это внедрение в практику  делопроизводственной деятельности  офиса технических средств информационных  технологий, в том числе и средств  организационной техники (оргтехники), к которой относятся достаточно  большой перечень технических  средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая  сложными системами и средствами  передачи информации.

    В настоящее  время состав групп средств  оргтехники претерпел существенные  изменения, что связано с проникновением  на российский рынок ведущих  мировых фирм-производителей различного  рода техники и программных  продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции  обработки документов при минимальных  затратах физического труда, расширению  возможности средств и систем  электронной передачи документов  на большие расстояния, но в  то же время уделяется пристальное  внимание разработке новых и  совершенствованию традиционных  механических средств оргтехники.

    Средства оргтехники  в офисных процедурах и процессах  применяются для выполнения различных  операций по обработке документированной  информации или же связанных  с организацией управленческого  или иного труда. Поэтому классификация  всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе. Поэтому предлагаемая классификация средств оргтехники основана на функциональном признаке с учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники России .

    1. Носители информации: носители информации на бумажной  основе несветочувствительные; носители  для репрографических процессов; микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители; магнитные  носители для записи кодированной  информации; перфоносители машинные  для записи кодированной информации.

    2. Средства составления  и изготовления документов: ручные  пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; печатающие  устройства персональных компьютеров  и графопостроители; специализированные  программные продукты для персональных  компьютеров.

    3. Средства репрографии  и оперативной полиграфии: средства  фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового; средства  микрографии; средства ризографического копирования; машины для гектографической печати; машины для трафаретной печати; оборудование для оперативной офсетной печати.

    4. Средства обработки  документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины; машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертов скрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов, агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

    5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов: первичные средства хранения документов, вторичные средства хранения документов; картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортировки документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации.

    6. Средства электросвязи: средства и системы стационарной  и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной  связи; средства и системы факсимильной  передачи информации; электронная  почта.

    7. Банковская оргтехника: машины для счета купюр, детекторы  валют; машины для упаковки банкнот; банкоматы.

    8. Другие средства  оргтехники: сканеры, компьютерные  аксессуары.

    9. Офисная мебель  и оборудование: мебель служебных  помещений специализированная; оборудование  служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для  исследования условий труда.

    Средства составления  и изготовления документов. Наиболее  распространенным среди средств  составления текстовых документов  являются ручные пишущие средства: автоматические ручки печати, они  работают тихо, компактно, потребляют  небольшую мощность, однако вывод  на печать дороже, чем в других  принтерах, из-за высокой стоимости  принтерных картриджей. Из-за хрупкости  печатающего механизма следует  использовать бумагу хорошего  качества.

    Появление устройств для вывода графической информации – плоттеров (графопостроителей) – было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности (в т.ч. офисной) систем автоматизированного проектирования. Результат работы практически любого такого пакета – это комплект конструкторской и(или) технологической документации, в котором различные графические материалы.

    Средства репрографии  и оперативной полиграфии. Речь  идет о совокупности машин, предназначаемых  для копирования и тиражирования  документов.

    Группа средств  обработки документов включает  в себя машины и приспособления  для физической обработки носителя.

    Средства электросвязи. Настоящее время характеризуется  значительным количеством и качеством  телефонных аппаратов, аппаратов  с использованием новейших достижений  электронной и вычислительной  техники.