Содержание 

Введение

1. Понятие о  документе

1.1            Сущность и развитие понятия «документ»

1.2 Признаки и  функции документа

2. Документная  информация

2.1 Анализ свойств  документа

2.2 Изменение  функций документа

Заключение

Список используемых источников 

Введение 

Тема для данной курсовой работы выбрана, потому что  документы используются ежедневно  в жизни каждого человека, но лишь малая часть населения земли  знает определение слова «документ», лишь не многие имеют представление  об истории создания документов и реформ, которым они подвергались.

Актуальность  данной темы заключается в повседневном использовании человечеством документов и информации, которую они несут.

Объектом исследований в работе является документ, но не только изучение его понятия и предмета, а в основном как источника и носителя информации. Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

Предметом работы являются свойства документа – это  качества, признаки, которые присущи  документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет.

Целью данной работы является анализ свойств документа.

Для достижения цели были поставлены задачи:

1                   Дать определение понятию «документ»;

2                   Определить признаки и функции документа»;

3                   Проанализировать свойства документа.

Для решения  поставленных задач при написании  данной курсовой работы, были использованы работы следующих авторов: М.В. Ларина, Т.В. Кузнецовой, Н.Н. Кушнаренко, Л.А. Румыниной, С.Н. Данилина, Ю.Н. Столярова, Н.С. Ларькова. Также нельзя и обойтись без статей из журналов таких как «Делопроизводство», «Секретарское дело».

Данная курсовая работа состоит из введения, главы 1 «Понятие о документе», главы 2 «Документная информация», заключения и списка использованных источников. Глава 1 состоит из двух пунктов: Сущность и развитие понятия «документ», признаки и функции документа. Глава 2 содержит следующие пункты: анализ свойств документа, изменение функций документа. 

1. Понятие о  документе 

1.1 Сущность и  развитие понятия «документ» 

В документной  науке ключевым понятием является документ – основной объект ее изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано  едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационно-документационной деятельности.

Сам термин «документ» (documentum латинского происхождения, производный  от слова “docere” – учить, извещать). От одного с ним корня произошли  доцент, доктор, доктрина. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в  начале 8 века – и в русский язык.[1, с.44]

На разных этапах истории и в разных странах  термину «документ» приписывалось  разное содержание. Как известно, любое  понятие – это представление  о наиболее существенном, самом важном, главном в изучаемых предметах  и явлениях, поскольку невозможно охватить все и признаки, свойства, стороны. По мере проникновения вглубь изучаемых предметов и явлений происходит уточнение, расширение наших представлений о них, а следовательно, происходит расширение и самих понятий. Сказанное в полной мере относится и к документу.

В древнем мире слово documentum первоначально обозначались предметы, которые использовались для  обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная  на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрел правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до 19 века.[2, с.58]

В России он был  переведен Петром 1 именно как «письменное  свидетельство», и на всем протяжении 18 столетия в определении понятия  «документ» выделялось прежде всего  его правовое значение. Правда, сам  этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 веке к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта, что нашло отражение в знаменитом словаре В. И. Даля, где документ определялся как «всяка важная деловая бумага, также диплом, свидетельство».

К середине 2 столетия в отечественном документоведении получил определенность еще один важнейший аспект документа – исторический, т. е. его значение как носителя ретроспективной информации. В частности, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 г., выделяли «исторические документы – летописи, хроники, записи и т. п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т. п.».

Между тем за рубежом еще в начале 20 века было предложено гораздо более широкое  толкование понятия «документ». Уже  упоминавшийся бельгийский ученый Поль Отле рассматривал документ в широком социально-культорологическом контексте. «Документом, - писал он, - называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования. Так, документами являются: книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки письменные наброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле слова будут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или в уменьшенном виде. Документ – кристаллизованная мысль».

Следует отметить, что такое понимание документа  нашло положительный отклик и в России. В частности, в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося в начале 20 века Ф.А. Брокгаузом и И. А. Ефроном, в соответствующей статье (автор – А. Гойхбарг) было сформулировано определение понятия «документ» не только в узком, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ – в обширном смысле всякий неодушевленный предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности». Однако понадобилось несколько десятилетий, чтобы отечественная теория и практика работы с документами восприняли подобный подход.[1, с.68]

Между тем в  первой половину 20 столетия было существенно  предусмотрено содержание понятия  информация. До того времени это  понятие увязывалось прежде всего  с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Теперь же оно стало связываться с категорией отражения как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 века с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Документ стал рассматриваться как информация, закрепленная на материальном носителе. Таким образом, ученые выделили самое главное, существенное в документе – его информационную составляющую.[3, с.18]

Однако незавершенность научных представлений об информации и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержаний понятия «информация» не могли не отразиться и на определении понятия «документ. Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течении нескольких десятков лет идет спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация». Их сторонники признают существование информации в объективной действительности, но по-разному оценивают ее наличие в природе. Одни рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Причем некоторые из них ставят информацию в один ряд с категориями вещества и энергии. Эта концепция получала название атрибутивной.

Другие полагают, что информация появилась лишь с  возникновением жизни и связывают  ее с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе (функциональная концепция). В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию. Так, Ю. Н. Столяров пишет: «В объективном мире существуют бесчисленные свойства и отношения внутри вещества и энергии, а также между веществом и энергией. Часть их воспринимается органами чувств, распознается, т.е. превращается в образ (семантически преобразуясь в модель объективной реальности) и субъективно осознается как информация. Информация в сущности есть достояние только субъективного сознания, за его пределами информации не существует. Онтологически информация есть субъективная реальность». Однако информация может быть объективирована – в случае, если она фиксируется в знаковой форе на внешнем носителе.[4, с.26]

Такое представление  объясняет, почему одно и то е сообщение  по-разному понимается различными субъектами или не понимается ими вовсе.

Аноропоцентристы  фактически отождествляют понятия «информация» и «социальная информация».

Результатом продолжающихся научных споров является отсутствие сколько-нибудь точного и устоявшегося определения понятия информации. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространенных толкования этого понятия:

1)                «Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;

2)                Информация – это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;

3)                «Информация – его третья составляющая трех основ мироздания (материя, энергия и информация)»;

4)                «Информация – это то, что уменьшает неопределенность события»[1, с.89]

Однако все  авторы в конечном счете сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по определению В. Г. Афанасьева, представляет собой «знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и о всех ее других формах в той мере, в какой они используются обществом, человеком, вовлечены в орбиту общественной жизни».

В свою очередь, социальную информацию обычно подразделяют на:

-                   массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);

-                   специальную (научную, техническую, производственную, управленческую);

-                   личную (межличностную).

Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального носителя, а также ряд функциональных аспектов.[5, с.46]

Вместе с тем  определения понятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, т выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порах рассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде». В результате под это определение подпадало необъятное множество объектов, так как в природе фактически любой материальный объект содержит какую-либо информацию.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении  понятия документа характерно выделение  каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на первом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

В связи с  этим перед документоведение, изучающим  в историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чем свидетельствуют имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему. [6, с.11]

Сопоставив и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени. 

1.2 Признаки и  функции документа 

Документ, который  создан в обществе входит в соответствующую  систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком  для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.[7, с.13]

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу  фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото, фоно, кинодокументы.

По степени  сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени  гласности различают документы  открытые (несекретные) и документы  с ограниченным доступом. Документы  с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом"конфиденциально".

По юридической  силе документы подразделяют на подлинные  и подложные. Подлинные документы  бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные  и несрочные. Срочными являются документы  со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению  документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в  организациях, и личные (письма граждан  с изложением жалоб, предложений, просьб).[8, с.108]

По срокам хранения документы делятся на документы  временного и постоянного срока  хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет  и свыше 10 лет.

По степени  обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени  унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные  документы разрабатываются конкретными  организациями для внутреннего  пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы  имеют заранее напечатанный текст  с пробелами, которые заполняются  при окончательном оформлении документа  в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы  носят ориентировочный характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и  боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой  информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.[8, с.88]

Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа  понимается внутренне присущее ему  целевое назначение, специально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно  связаны с функциями  информации, которые  документ принимает  на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.[9, с.89]

Различные функции документа  тесно взаимосвязаны  и переплетены  между собой.

Функции документа  – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Весь спектр социальных функций документа можно  условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.

Главная, наиболее обобщающая функция документа- это хранение и передача (распространение) информации во времени или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Общие функции  – информационная, коммуникативная, кумулятивная – характерны для всех документов, независимо от их вида и типа.

Информационная  функция – это способность  документа удовлетворять потребности  общества и информации, т. е. служить  источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа  является его информационная емкость, т. е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации. Документ неразрывно связан с информацией. Это главное свойство документа – закреплять и нести информацию. Более точно, на мой взгляд, эту функцию можно было бы назвать функцией закрепления (запечатления) информации.

Коммуникативная функция – это способность  документа быть информативным средством  передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. С помощью коммуникативной функции документа осуществляются все информационные связи общества. Именно эта функция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой ее реализации.

Кумулятивная  функция – это способность  документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего  и грядущего поколений. [10, с.37]

Специальные функции  присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где  они проявляются в большей  степени в соответствии с социальными  потребностями общества. К ним  относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

Управленческая  или регулятивная функция – выполняется  документами, которые созданы для  целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т. е. официальные и деловые документы). Подавляющая часть документов создается именно в сфере управления, и составляются документы для выполнения управленческой функции. С помощью документов организуется работа (организационные документы: положения, инструкции, правила и т. д.), разрабатываются и доводятся до исполнителей решения (распорядительные документы: приказы, постановления, решения и т. п.), подтверждаются факты, идет обмен информацией о состоянии дел (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационно-справочные документы). К документам, созданным для выполнения управленческих функций, предъявляются особые требования объективности, достоверности, полноты информации и, конечно, прежде всего своевременности получения информации. Как гласит поговорка, что «кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король». Именно документы, выполняющие управленческую функцию, то есть циркулирующие в системах управления, являются объектом унификации и стандартизации.

Познавательная  или когнитивная функция способность  документа служить средством  получения и передачи знаний для  изучения процессов и явлений  природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении  общественного и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т. п. – т. е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет, научные документы).[11]

Правовая функция  – это способность документа  служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь  обладают официальные издания (конституции, законы, уставы), а также исторические источники служащие средством свидетельствования. Также эта функция заключается в установлении и заключении правовых норм и правоотношений в обществе.

Общекультурная  функция – способность документа  содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.

Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа  служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять  информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающая особой социально-культурной и исторической ценностью ( рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

Гедоническая  функция – способность документа  служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени.[1, с.45]

К специальным  функциям документа можно также  отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ создается  человеком и для человека, что  сразу подчеркивает его социальную природу. Никакое сообщество не может  существовать без информационных связей. Документ закрепляет эти социальные связи, все процесс, происходящие в обществе. Конкретный документ целенаправленно создается в определенной социальной среде, которую он отражает, и, следовательно, он выполняет социальную функцию.[12, с.66]

Не менее древней  является учетная функция. Человек  с древнейших времен хотел учесть количество населения в государстве (княжестве) для обложения налогами, размеры принадлежащей ему земли, количество скота, имеющегося у него урожая, денег и т. д. Документы, выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские, различные регистрационные журналы и другие формы.

Таким образом, рассмотрев основные функции, выполняемые  документом, мы видим, что любой документ всегда полифункционален. Он одновременно выполняет несколько функций. Одни из них – общие, присущие любому документу в момент создания. Другими  функциями документ наделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжая выполнять общие функции.[13, с.43]

Изучение функций  документа имеет не только научное, но и практическое значение.