Документированная информация

Содержание

Введение………………………………………………………………………………….3

Глава 1. Документированная  информация……………………………………………..5

Глава 2. Современные носители документированной информации………………...18

Заключение………………………………………………………………………………28

Список источников………………………………………………………………………30

Приложения………………………………………………………………………………31

Введение

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что  понятие "документированная информация" основано на двуединстве информации и материального носителя. В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации.

В итоге мы получаем в  качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник  статей, фонд документов, банк данных или  иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируется на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная  система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

Высокую степень актуальности имеет в настоящее время именно документированная информация. Документы при формировании единого информационного пространства органов федерального, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием  информационных технологий. Большое  значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований.

Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую  организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами  для ее идентификации в целях  поиска и использования, а также  осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов  и накопить информационный ресурс в  целях развития организации и  сохранения индивидуальной памяти о  ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа  как формы организации и представления  информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное  и практическое значение.

Открывшийся доступ к мировым  информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход  на принципиально новые способы  организации информации и доступа  к ней, ставят перед документоведением, архивоведением, и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы.

Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в условиях новых  информационных технологий.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Дать определение понятию   документированной информации.

2. Проанализировать свойства  документированной информации.

3. Раскрыть материальную  составляющую документа.

4. Рассмотреть документы  на различных современных носителях информации.

Глава 1. Документированная информация

1. Понятие и характеристика документированной информации

Под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)¹. Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.

Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов. 

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано  с предметом их исследований.

В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое  нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут  по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение  визами, учетными номерами и пр. Кроме  того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа  то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как  официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать  и учитывать.

У архивиста  основные задачи - сохранить документы  в целости и обеспечить учет, чтобы  при необходимости выдать их пользователю. Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.

Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:

1) документ — материальный  объект;

2) документ — носитель  информации;

3) документ — документированная  информация.

Под документированной информацией или документом (закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления)².

Эта же формулировка приводится и в Федеральном Законе «Об  участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ, сохраняя жесткую взаимосвязь информации, содержащейся в документе, и материального  носителя данной информации

Из термина «документированная информация (документ)», содержащегося  упомянутых законах, вытекают три основных признака документа.

Первый из них - наличие  материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые  объекты материального мира, включая  вещи и физические поля, в которых  находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут  быть зафиксированы на различных  материальных носителях. Наибольшее распространение  получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные  документы), видео- и звукозаписи.

Вторым  признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных  на носителе сведений. Это достигается  путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых  реквизитами, которые позволяют  установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в  ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная  цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной  информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения  форм ее закрепления. Данный признак  проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей  без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность  копирования информации.

Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление  сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем  самым обособляется от создателя  информации. В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник  статей, фонд документов, банк данных или  иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

Не менее важна для  управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического  развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика  заключается в том, что человек  не может воспринять электронный  документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

1.2 Свойства документированной информации

Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние  и внутренние, а среди внешних  свойств выделить три группы в  зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов  и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой  характеристикой, которая свидетельствует  о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и  одновременно свойствами документированной  информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся  к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее  свойство документированной информации - её ценность, т.е. потребительская  значимость, которая выражается, как  правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована  только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

Ценность документированной  информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной  сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень  достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной  или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

Существенной  характеристикой документированной  информации является её полнота, которую  обычно определяют как оптимальное  соотношение между необходимой  и полученной информацией. От полноты  информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Информация  может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что  иное, как ценность информации в  определённых конкретных условиях.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности  в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность  увеличивается.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку  документ создаётся человеком, постольку  содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному  документу присуща своя, большая  или меньшая, степень субъективности. Достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со  временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством  является новизна.  Понятие новизны  относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной  среде, может оказаться новой  при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции  документа как исторического  источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать  запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно  из свойств документированной информации - её доступность, т.е. возможность получения  потребителем.

Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность  несанкционированного доступа и  изменения, искажения её со стороны  других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность  формы или объёма информации для  конкретного потребителя.

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной  информации. Они находят своё выражение  в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Таким образом, свойства документированной  информации - это качества, признаки которые присущи документу вне  зависимости от того, осознаются они  человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием  понятия документа и его основными  функциями.

1.3 Виды документирования  информации

1.3.1 Текстовое документирование

Письменная речь сделала  запечатление информации и ее передачу на расстояние и во времени более  надежным. Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько  ступеней развития.  
Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8–6 тыс. лет до н.э.) – “письмо в картинках” [Приложение 1]. Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм – первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передач каких-либо сообщений и для закрепления их во времени.

У любого народа, стоявшего  на уровне первобытнообщинного строя, существовало “рисунчатое письмо”. Языком рисунков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие  письменности, вплоть до начала XX века.

Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо [Приложение 2]. В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь, появляется при зарождении классового общества. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья.

В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками. А  для передачи общих понятий использовались слова со сходным звучанием.

В Китае традиции древнего иероглифического письма живы до сих  пор. Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки  доллара, фунта стерлингов и т. п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак – это целое  слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем русских слов.

 Третья ступень – слоговое письмо [Приложение 3]. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Письменность, построенная  на слоговой системе, имеет от 35–40 до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки  возникли во II тыс. до н.э. в шумерском  письме из логограмм.

Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового в II тыс. до н.э. Появление буквенно-звукового письма имело огромное значение для развития мировой культуры.

Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой  простейшие знаки типа “черт и  резов”. B VII–VIII веках славяне, как  и другие народы, заимствовали греческое  письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX века существовали две  азбуки: глаголица [Приложение 4] и кириллица [Приложение 5]. По своему алфавитно-буквенному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были замысловаты.

Более удобная кириллица  очень быстро почти повсеместно  вытеснила глаголицу. Этому способствовало и стремление государства к унификации письма. В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно развивалось.

Появление полуустава –  результат стремления ускорить процесс  написания документов. В XIV веке возникает  и декоративное письмо – вязь.

На смену полууставу приходит скоропись, для которой  характерно совмещенное изображение  соседних букв. В XVIII веке скоропись  отличается введением гражданского шрифта и нового алфавита (в 1708 г. была проведена реформа азбуки: кириллицу заменила гражданская азбука), она продолжает развиваться в гражданской письменности XIX–XX веков Завершающим этапом является современное письмо [Приложение 6].

Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в  ней информации о явлениях объективной  действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации.

С изобретением англичанином Генри Милем пишущей машины появляется машинопись как способ текстового документирования. Во второй половине XIX века (с 1867 года) началось промышленное изготовление пишущих машин. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального составления документа.

Поскольку человек говорит  в 5–6 раз быстрее, чем пишет, издавна  у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография  – скоростное письмо, ведущееся  с помощью особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное  письмо в несколько раз. Скорость в стенографической записи приобретается  за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности  написания слов и словосочетаний. Скорость стенографической записи доходит до 120 и более слов в минуту.

Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется  деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий  и отдельных лиц.

1.3.2 Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической  мысли. Технические документы –  обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Возникновение технической  документации относится к глубокой древности и связано с развитием  техники и изменениями в организации  производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI–XVII веках техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации. Есть много вариантов классификации технической документации. Например, ее делят на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются следующим  образом:

1. Технические документальные  материалы – результат записи  средств производства. К ним относятся  проектно-конструкторские документы,  отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства (изделие) или объект капитального строительства.

2. Технические документальные  материалы – запись процессов  труда. Материалы этой группы  дают ответ на вопрос: как изготовить  изделие и построить объект  капитального строительства. 

3. Технические документальные  материалы, в группу которых  входит документация, связанная  с геодезией, картографией, гидрометеослужбой  и др.

4. Технические документальные  материалы – запись процессов,  возникающих в сфере обращения  и обслуживания, т. е. материалы,  фиксирующие некоторые юридические  нормы и способствующие использованию  технических средств.

В состав групп могут  входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические  карты, картографические материалы, проектные документы и др.

1.3.3 Фотодокументирование

Появление фотодокументов относится  к первой половине XIX века и связано  с изобретением фотографии (от греч. “photos” – свет, “grapho” – пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе –  светопись).

Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый  способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документов. Фотография – совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негативов при печатании получают позитивное изображение – отпечаток. Кроме того, во второй половине XX века для любительских съемок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съемки получить готовую фотографию. Открытие фотографии датируется 1839 годом, когда появилась публикация об изобретенном во Франции художником Дагером первом технически разработанном фотографическом процессе, названном дагерротипией.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом³.

Фотодокументы отличаются существенной особенностью – они возникают в момент событий и на месте событий, что придает им большую ценность.

Фотодокументы изготавливаются  на бумаге, стекле и других материалах со специальным покрытием, темнеющим  под воздействием световых лучей.

1.3.4 Кинодокументирование

Кинематограф изобретен братьями Люмьер в 1895 году во Франции и одновременно Складовским в Германии и Самарским и Акимовым в России.

Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении.

Он состоит из ряда отдельных  фотоснимков-кадров. Таким образом, кинодокумент – это комплекс изображений, полученных фотографическим путем.

Кинодокумент определяется как “изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом”⁴. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, как и фотодокументы, возникают в момент событий. Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводство возникло в начале XX века. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы.

Кино вооружало человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие  события жизни нашей страны. Кинодокументацию можно разделить на три группы:

1. кинолетопись;
2. киножурналы;
3. документальные фильмы.

1.3.5 Фонодокументирование  и аудиодокументирование

К концу XIX века относится  появление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается “документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи”⁵.

Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной  ленте, диске, лазерном диске и т. д. Первые попытки записать звук относятся  к 1807 году, но первые фонодокументы, воспроизводящие  звук, были созданы в 1877 году (валики фонографа Эдисона).

Фонограф был одним  из изобретений Эдисона, которым  он особенно гордился.

Уже с 1888 года механическая запись звука производится на плоских  дисках (грампластинках). С начала XX века зазвучали оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее  время магнитная звукозапись  является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием  в разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В настоящее время фоно- и аудиодокументирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций.