Документирование фактов хозяйственной операции

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение

1. Понятие документооборота. Признаки подразделения документов в хозяйственной деятельности
2. Этапы документооборота
3. График документооборота

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Тема документооборота имеет  большую актуальность, так как  от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен. Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот  является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения.

Цель данной работы состоит  в том, чтобы исследовать документирование фактов хозяйственной деятельности и каким образом осуществляется документооборот.

Задачи: рассмотреть, как  правильно составляются и оформляются  документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль за исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив, а также изучить график документооборота.

1. Понятие документооборота. Признаки подразделения документов в хозяйственной деятельности

Документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное  на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций  до принятия к учету, обработке и передачи в архив.

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое  подтверждает факт совершения хозяйственных  операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Бухгалтерскими документами  оформляются любые хозяйственные  операции в той последовательности, в какой они совершались.[3, 124 c.] Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.[5, 81с.]

Все документы применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим основным признакам:

- По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).

- По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).

- По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции.

- По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

- По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).

- По способу заполнения документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.

Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

2. Этапы документооборота

Общее правило составления  документов:

- Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на компьютере;

- Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

- Точно и ясно излагать содержание документа;

- Четко и разборчиво писать текст и цифры;

- Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

- Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

- Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах. Копии  документов используются для различных целей.

Ошибки, допущенные при составлении документов,  исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. О произведенном исправлении на свободном месте документа делается оговорка, которая заверяется лицами, подписавшими документ. В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе.

Так как документы имеют  большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.

Каждый документ состоит  из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.[2]

Прием и регистрация документов:

На предприятии различают  три основных потока документации: входящие документы, поступающие из других организаций;  исходящие документы, отправляемые в другие организации; внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие  на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой обязательно проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в  день регистрации.

Внутренние документы  предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Регистрация документов - важнейший  этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения". Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер.[4, 61 с.]

Из документа в процессе регистрации в регистрационную  форму выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий № (индекс), дата документа, индекс документа, регистрационный номер документа, автор (корреспондент) - т.е. чей это документ, заголовок, резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения, № дела (куда документ помещен после исполнения). Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут  быть трех видов: журнальная, карточная  и автоматизированная электронная.

Журнальная система регистрации  нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная  система регистрации документов. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.[1, 154 с.]

Контроль за исполнением документов:

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:

• контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению – помощник;

• контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, обеспечение  получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности  доведения документов до конкретных исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов  контроля исполнения документов;

• регулярное информирование руководителей органа управления о  ходе исполнения документов;

• снятие исполненных документов с контроля.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Передача документов в  архив:

Исполненные учетные документы  хранятся в архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в  архив документы предварительно располагаются в удобном для  отыскивания порядке и подшиваются  или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии  работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке. [6, 120 с.]

Порядок пользования документами  из архива:

1. Для получения документов  для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.

2. Категорически запрещается  делать на документах пометки,  загибать листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.

3. Сотрудникам, работающим  в данной организации, документы  выдаются под расписку без  права выноса за пределы учреждения.

4. Документы по письменным  запросам выдаются доверительным  лицам по доверенности.

5. При снятии копии  с документа, который находится  в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

6. Лица, работающие с документами  архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случае нарушения - привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

3. График документооборота

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка  и передача в архив первичных  документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

 Графиком устанавливается  рациональный документооборот, т.е.  предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

 Ответственность за  соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и  доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

Для составления графика  документооборота применяются различные  методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

В зависимости от целей, поставленных перед графиком документооборота, предприятия  имеют право утверждать свои правила  внутреннего движения первичных документов.

Срок хранения первичных  документов может быть указан в графике  документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно, достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок сдачи документов в архив организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы.

Без документирования не сможет долго просуществовать ни одна организация, во многих случаях оно является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Документ есть первоисточник информации для бухгалтера. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Так же, изучив данную тему, мною были сделаны выводы, что за последнее время происходит совершенствование документооборота. А именно, использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами и применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации; сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов; стандартизация или установление одинаковых форм и размеров документов одного названия; рационализация путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Борискина И.П., Лясковская Н.В. «Бухгалтерское дело: Учебное пособие».-Изд-во: Тула: НОО ВПО НП «ТИЭИ», 2008 г.;

2. Бортник Н. А., Бортник Н.Н «Бухгалтерское дело: Учебное пособие».-Изд-во: Дашков и Ко, 2009 г.– 400с.;

3. Бычкова С.М., Макарова Н.Н. «Бухгалтерское дело».- Изд-во: М.: Эксмо, 2008 г. — 336 с.

4. Ерина Т.А. «Бухгалтерское дело».-Изд-во: МИЭМП, 2010 г.- 121 с.;

5. Маренков Н.Л., Веселова Т.Н. «Бухгалтерское дело».- Изд-во: Феникс, 2005 г.- 544 с.

6. Швецкая В. М., Головко Н.А. «Бухгалтерское дело. Учебник».- Изд-во: Дашков и Ко, 2010 г.- 304 с.