Документирование управленческой деятельности. 6

ЮРГИНСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  «НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

Факультет Экономики  и Менеджмента 

Кафедра экономики и 

автоматизированных систем управления

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

 080502 Экономика и управление на предприятии (в машиностроении)

 

 

 

 

Тема: «Документирование управленческой деятельности»

 

 

Студент                         ___________________  ______________________

                                                 (подпись)                      (И.О. Фамилия)

 

 

Руководитель

___________   ________________      _______________________________

(должность,

ученая степень,                  (подпись)                             (И.О. Фамилия)

звание)                                                                       ______________

                                                                                                  (дата)

 

 

 

 

 

 

 

ЮРГА – 2012 

ЮРГИНСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

ФЕДЕРАЛЬНОГО  ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ «НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Факультет Экономики  и Менеждмента 

Кафедра экономики и 

автоматизированных систем управления

 

                                                                                               «УТВЕРЖДАЮ»

Зав. кафедрой ЭиАСУ

               __________

            «____» _______ 2012г.

ЗАДАНИЕ

на выполнение контрольной  работы по дисциплине

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

 080502 Экономика и управление на предприятии (в машиностроении)

 

Студенту гр. В 17590________________________________________

Содержание  задания:

Контрольная работа должна содержать:

 Титульный лист 

Задание на контрольную  работу

 Реферат

 Содержание 

Введение

 Основная часть

 Заключение

 Список использованных источников

Срок сдачи выполненной контрольной  работы:                                   20.12.12 г.

 

Задание принял к исполнению

__________________________________

                 (подпись, дата)

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

Контрольная работа     с.,    рис.,   источников, 5 прил. 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ДОКУМЕНТ, ДОКУМЕНТООБОРОТ, РЕКВИЗИТЫ, РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ, ПИСЬМО-ЗАПРОС, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ ОБ ОСВОБОЖДЕНИИ ОТ РАБОТЫ, ПРИКАЗ ОБ ИТОГАХ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, КРАТКИЙ ПРОТОКОЛ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО СОВЕЩАНИЯ РАБОТНИКОВ.

Объектом исследования являются документы управленческой деятельности. 

Цель работы –  основные понятия, регламентация документирования управленческой деятельности и оформление документов.

В процессе работы классифицировались управленческие документы, составлялись реквизиты, оформлялись документы. Результат проведённой работы определяется основными теоретическими понятиями документационного обеспечения организации и правильным оформлением предложенных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...5

1. Характеристика организации……………………………………………...6
2. Управленческая документация……………………………………………8
3. Схема движения документов организации……………………………...14
0. 3.1 Входящие документы…………………………………………………14
0. 3.2 Исходящие документы………………………………………………..16
0. 3.3 Внутренние документы……………………………………………….18

Заключение……………………………………………………………………….19

Список использованной литературы…………………………………………...20

Приложение А Письмо-запрос………………………………………………….21

Приложение Б Объяснительная записка……………………………………….22

Приложение В Приказ об освобождении от работы…………………………..23

Приложение Г Приказ об итогах работы с документами……………………..24

Приложение Д Краткий протокол производственного совещания работников……………………………………………………………………….25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения,  хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Характеристика организации

Полное наименование: Открытое Акционерное Общество «ОТП Банк».

Сокращенное наименование: ОАО «ОТП Банк». Организационная структура предприятия изображена на рис. 1:

 

 

рис.1 «Структура ОТП Банка»

 

ОТП Банк – «дочка»  одноименной банковской группы, один из крупнейших розничных банков на российском рынке с развитой сетью подразделений, как в Москве, так и в других регионах страны. Банк работает практически по всем направлениям розничного бизнеса – POS-кредитование, кредитные карты, автокредиты, ипотека.

ОТП Банк — один из лидеров  рынка финансовых услуг в России, представляющий широкий спектр банковских услуг и продуктов для корпоративных клиентов и частных лиц. Услугами ОТП Банка постоянно пользуются более 1,5 млн. клиентов.

ОТП Банк входит в число 50 крупнейших банков России, а по ряду направлений входит в число лидеров  рынка.

В частности, ОТП Банк занимает 15 место среди розничных  банков и 2 место на рынке pos-кредитования, 3 место на рынке беззалогового кредитования, 4 место на рынке кредитных карт.

ОТП Банк является лауреатом  национальных премий «Финансовый Олимп 2008» в категории «Потенциал и  перспектива» и дважды лауреатом  премии «Брэнд года 200/EFFIE» за успехи в построении бренда в сфере финансовых услуг. В 2011 году ОТП Банк стал лауреатом в специальной номинации «Финансовая грамотность» от Дирекции Премии Ежегодной премии "Права потребителей и качество обслуживания - 2011". Организаторы Премии являются Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, Фонд «Социальные проекты и программы».

ОТП Банк осуществляет обслуживание клиентов через собственную сеть, которая состоит в настоящее  время из более, чем 16 тыс. точек потребительского кредитования, 95 кредитно-кассовых офисов (ККО), сети отделений, которая состоит из 150 точек клиентского обслуживания, и банкоматной сети из 228 ATM. Всего ОТП Банк присутствует в более чем 2 700 населенных пунктов в России. Услугами банка постоянно пользуются более 1,5 млн. клиентов.

ОАО «ОТП Банк» является универсальной кредитной организацией, имеющей широкую продуктовую линейку, как для корпоративных, так и для розничных клиентов. При агрессивном развитии розничного бизнеса ОТП Банк стремится оставаться универсальным, предлагая своим клиентам весь спектр банковских услуг. Также Банк ведет активные операции на финансовых рынках с использованием технологий алгоритмической торговли, являясь лидером по объему конверсионных операций в Евро на ММВБ. В настоящее время список контрагентов Банка насчитывает более 300 российских и зарубежных финансовых организаций. Банк также ведет собственные операции с долговыми ценными бумагами и операции РЕПО с различными финансовыми инструментами.

Банк предоставляет  следующие продукты своим розничным  клиентам:

· POS-кредиты (кредиты  в торговых точках)

· Банковские карты

· Кредиты наличными (необеспеченные кредиты)

Эти продукты являются наиболее приоритетными направлениями развития бизнеса Банка. Кроме того, ОТП Банк предоставляет ипотечные кредиты, автокредиты и кредиты для малого бизнеса, имеет широкую линейку вкладов, предлагает услуги денежных переводов, аренды банковских сейфов и валютообменные операции.

ОТП Банк продолжает устойчивое и динамичное развитие, его финансовое положение укрепляется, все основные показатели, характеризующие состояние банка, стабильно растут.

 

2. Управленческая  документация:

а) организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

 

 

 

 

 

 

 

                       УТВЕРЖДЕНО

Годовым общим собранием  акционеров

                                                         Открытого акционерного общества

                   «ОТП Банк»

                                                  (Протокол №1 от 16.04.2012г.)

 

 

 

 

 

 

 

Положение об исполнительных органах

 

 

 

 

1. Общие положения
2. Порядок формирования исполнительных органов
3. Компетенция Президента
4. Компетенция Правления
5. Прочие условия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Уполномоченное лицо – Директор дирекции

Юридического сопровождения

ОАО «ОТП Банк»                             подпись                       Орешкина Юлия Сергеевна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2 пример оформления положения об исполнительных органах

 

б) информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. Состав информационно-справочных документов: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

 

 

                                                                                                Генеральному директору

                                                                  ОАО «ОТП Банк» 
                                                              Иванову И.И. 
                                                                                     от менеджера по продажам 
                                                              Петрова П.П.

 

 

Объяснительная записка

 

Я, менеджер по продажам ОАО «ОТП Банк» Петров П.П., опоздал  на работу 01.12.2012, поскольку это был  официальный нерабочий праздничный день, установленный статьей 112 ТК РФ, а письменного согласия на работу в этот день я не давал. 
Прошу оплатить мне фактически отработанное 01.12.2012 время в количестве 6 (шести) часов в двойном размере.

 

 

01.12.2012                                            л.п.                                           П.П. Петров  

 

Рис.3 пример оформления объяснительной записки

 

в) кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.). Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу: заявление о приеме на работу; контракт о назначении на должность; приказ о приеме на работу; протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу: заявление о переводе на другую работу; представление о переводе на другую работу; приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы: заявление об увольнении; приказ об увольнении; протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков: график отпусков; заявление о предоставлении отпуска; приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений: представление о поощрении; приказ о поощрении; протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; приказ о наложении дисциплинарного взыскания; протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

 

 

 

 

 

 

 

ОАО «ОТП Банк»

 

ПРИКАЗ

 

17.12.2012 № 121-к

г. Кемерово

 

 

 

О поощрении

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Алексеева Б.В. Главного  бухгалтера ОАО «ОТП Банк» за добросовестное исполнение трудовых обязанностей и достижений особо высоких показателей в труде выдать премию в размере 10000 руб.

2. Контроль над исполнением  приказа возложить на главного  бухгалтера Митину К.О.

 

 

 

Генеральный директор

ОАО «ОТП Банк»                                 подпись                                П.А. Костеков

 

Главный бухгалтер                               подпись                            К.О. Митина

 

С приказом ознакомлен                        подпись                            Б.В. Алексеева            20.12.12

рис.4 пример оформления приказа о поощрении

 

г) деловая корреспонденция - это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.

Кредитно-кассовый офис

 

 

ТЕЛЕФОНОГРАММА                                                Управляющему ККО г.Кемерово

 

Передал – секретарь  В.И.Тишкова                             Принял – секретарь ККО И.А.Юматова

Т. 26-69-85                                                                     т. 69-87-52

 

 

 

14ч. 30 мин.

 

17.12.12 №156

18.12.12 в 13:00 в конференц-зале  состоится совещание сотрудников  офиса ОАО «ОТП Банк» по  организации работ по подготовке  новых кредитных специалистов. Явка  сотрудников офиса обязательна.

 

 

 

 

Управляющий ККО г.Кемерово                                                      П.А.Костеков

Рис.5 пример оформления телефонограммы

 

3. Схема движения  документов организации

Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

 

3.1 Входящие документы:

Документы, поступившие, в ОАО «ОТП Банк» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ОАО «ОТП Банк»  обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя  руководителя и без указания  конкретного адреса;

2. Документы в адрес  структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, а второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших  документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО «ОТП Банк»  и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО «ОТП Банк» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на данную организацию.

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО «ОТП Банк» и структурным подразделениям. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

 

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

3.2 Исходящие документы:

Проект  исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ РФ 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом. Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется.

Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с  материалами, на основании которых  он готовился.  
         К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. 
         Руководитель ОАО «ОТП Банк» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем  двух экземпляров исходящего документа  он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале  регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На  ОАО «ОТП Банк»  имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих  документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

 

3.3 Внутренние документы:

Внутренние документы  готовятся, оформляются в пределах ОАО «ОТП Банк».

 Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. 
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. 

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учет объема документооборота организуется для установления:

- загрузки ОАО «ОТП Банк», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

- потребности ОАО «ОТП Банк»  организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно  учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения.

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

этап подготовки и  оформления                              этап исполнения

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Цель контрольной работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота ОАО «ОТП Банк я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в компании документообороту всегда уделяется большое внимание.

Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота  связана  с быстротой прохождения и  обработки документов. Ускорение  документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ОАО «ОТП Банк» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексеев Л., Пигалов В. Деловое администрирование на практике. М-: Перспектива, 1996.

2. Веслополова Г. Н. Первокурснику. Пенза: ИСИ, 1993.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М.: Изд-во МГУ, 1995.

4. Гейтс Б. 10 советов менеджерам//Московские новости. 2001.20 сент.

5. Горчакова Н.Н. Менеджмент. М.; ЮНИТИ, 1997.

6. Дункан Дж. У. Основополагающие идеи в менеджменте. Уроки основоположников менеджмента и управленческой практики / пер. с англ. М.:Дело, 1996.

7. ЕгоршинА.П. Управление персоналом. Н. Новгород: НИМБ, 1997.

8. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер. с

англ. М.: Дело, 1992.

9. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.

10.www.wikipedia.ru

11.www.edou.ru/enc/

12.www.lib.rus.ec/b/383461/read

13. www.coolreferat.com

14. www.delo-press.ru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А 

Письмо-запрос

 

ОАО «ОТП Банк»                                            Заведующему кафедры ЭиАСУ

Россия, г. Кемерово,                                        Момот М.В.

ул. Красная, д.19а                                            

Тел. 8(3842) 11 11 00

Факс 8(3842) 11 11 01

 

01.12.12 № 125

на № 121 от 17.12.12

 

Просим направить на нашу организацию студента кафедры ЭиАСУ Григорьеву Людмилу Владимировну для прохождения преддипломной практики с 13 февраля по 13 марта 2013 г с последующим дипломным проектированием с 13 марта по 28 июня 2013 г.

Тема практики и направление  дипломного проектирования − Управление человеческими ресурсами.

Руководитель практики от предприятия Пономарева Екатерина Олеговна, куратор кредитных специалистов, 8(3842)58-45-62.

Консультант по дипломному проектированию Баркова Валерия Викторовна, старший преподаватель, 8(38451)5-85-63.