Документирование распорядительной функции управления

Содержание  

Введение…………………………………………………………………………...3

1Теоретические  основы документоведения распорядительной  функции управления……………………………………………………………………...4

1.1Понятие   и функции управления…………………………………………..….4

1.2 Характеристика и классификация распорядительной документации……..8

1.3Требования  и оформление распорядительной  документации……………10

2 Анализ распорядительной документации ЗАО «Мелон»……………….…..15

2.1Характеристика  деятельности ЗАО» Мелон»………………………………15

2.2Особенности  оформления распорядительной документации ЗАО «Мелон»…………………………………………………………………………..18

3 Рекомендации по совершенствованию документирования распорядительной функции управления в ЗАО «Мелон» ……………………28

Заключение………………………………………………………………………33

Список использованной литературы…………………………………………...34 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Тема  «Документирование распорядительной функции управления» является актуальной в наше время в связи с тем, что вся управленческая деятельность тесно связана с документами, поскольку для принятия любого решения необходима информация по рассматриваемому вопросу, носителем которой выступает документ.

     Документ  – объект труда в сфере управления.

     Значение  рациональной организации управленческого  труда постоянно возрастает. Удельный вес затрат на операции с документами в общей загрузки рабочего времени для значительной части работников сферы управления (экономисты, бухгалтера, персонал-менеджеры, секретари, делопроизводители и т.д.) составляет 60-80% их бюджета. А такие операции как анализ, обработка содержащейся информации являются основным содержание их труда.

     Руководители  предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность  и правильное оформление управленческих документов. Беспорядок в хранении документов оборачивается риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Неправильно оформленные документы или их отсутствие может послужить причиной штрафных санкций при проверках предприятия, проводимых аудиторами, налоговой инспекцией, ревизорами из других госорганов.

     Правильная  организация документационного  обеспечения управления (ДОУ) влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления и повышает культуру управленческого  труда. В правильной организации  труда – залог сохранности и эффективного использования документов в будущем.

     Достигается повышение производительности труда, прежде всего, путем внедрения средств  механизации и автоматизации. Для  этого необходимо выполнение двух условий:

     -единообразие  форм документов;

     -единообразие их механической обработки.

     Таким образом, не нужно доказывать, что  знание делопроизводства, умение документально  оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для  документоведа любого уровня, специалиста  стало неотъемлемым признаком профессионализма.

     Целью и задачей работы является краткое  изложение единых правил, норм, требований к составлению и оформлению основных видов организационно-распорядительной документации.

     Объектом  и предметом исследования является в первую очередь история развития систем документоведения, а также реквизиты, которые входят в оформления любого вида документа. 

     1 Теоретические основы документоведения распорядительной функции управления 

     1.1 Понятие  и функции управления 

     Под управлением (менеджментом) понимается система, обеспечивающая успешное целостное функционирование, сохранение и развитие организации. В конечном счете назначение управления сводится к формированию эффективной организации, меняющейся так, чтобы ее деятельность согласовывалась с задачами и обстоятельствами внешней и внутренней среды функционирования. Соответственно менеджер должен обладать способностью добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект и мотивы поведения своих сотрудников.

     Для адекватного осознания и решения  задач управления необходимо освоение философии и культуры организации. Культура организации – это особая субкультура со своими ценностями и нормами корпоративного поведения. В таком качестве менеджмент является средством рационализации целенаправленной деятельности организации, смягчения и предотвращения возникающих при этом противоречий, достижения ею функциональных и социальных целей.

     Современный менеджмент можно определить как  стратегический. Имеются различия в  понимании сущности стратегического  менеджмента и его отличий от оперативного управления. Многие специалисты считают, что необходимо различать текущее управление на уровне производства и управление, осуществляемое на высшем уровне.

     Понятие стратегического менеджмента получило распространение в 1960-1970 гг. в связи с качественно новым уровнем экономического развития и радикальными изменениями во внешней среде. Тем самым стратегический менеджмент, осуществляемый в условиях имманентно изменчивой и неопределенной среды, призван находить возможности эффективного управления организацией.

     С этой позиции стратегический менеджмент предполагает:

     – наличие четко обозначенных целей, путей и ресурсов их достижения;

     – открытость системы – ее быстрая  приспособляемость к меняющемуся  окружению;

     – ориентацию на изучение ограничений, накладываемых рыночной средой (внешние факторы);

     – расчет темпов по обстоятельствам (согласно конъюнктуре экономики);

     – увеличение горизонта планирования в связи с непредсказуемостью далеких последствий;

     – решающее значение фактора времени (в конкурентной борьбе);

     – риск как форму бытия организации;

     – изменения как движущую силу, изменчивость критериев развития;

     – прибыль с учетом социальных интересов;

     – гибкость структуры организации (ее адаптивные возможности) как открытой системы, подверженной постоянному воздействию многочисленных факторов внешней среды.

     Организация, взаимодействуя с окружающей средой, должна оставаться восприимчивой к  ее требованиям и сигналам. Для  этого необходимы перманентный анализ, оценка внешней среды и про-гнозирование того, как она будет меняться во времени. Вместе с тем следует создать также систему управления, способную поддерживать постоянное соответствие между средой, характером и результатами деятельности организации. В этом важнейшая предпосылка успешной деятельности при стратегическом управлении.

     Стратегический  менеджмент является сферой деятельности высшего руководства организации, и важнейшая его обязанность  состоит в определении предпочтительных направлений и траекторий развития организации, постановке основополагающих целей, распределении ресурсов оптимальным образом, использовании всего того, что дают организации конкурентные преимущества. Персонал организации также должен иметь реальное представление о ее целях и возможностях их достижения при определяющем значении внешней среды. Именно в ней и заключен основной источник информации, содержащей необходимые сведения о своевременности выявления проблем организации и способов их решения.

     Цели  организации представлены в ее стратегии (стратегиях). По своему содержанию стратегия – это модель действий организации, в которой определены стратегические направления ее развития, сферы, формы и технологии, применяемые для достижения поставленных целей. Важнейшей целью является (должно являться) обеспечение конкурентных преимуществ, гарантирующих приемлемый уровень рентабельности хозяйственной деятельности.

     Организация – весьма сложное образование. Достижение ею цели сопряжено с выполнением  многих взаимодополняющих субстратегий. Их объединение и приносит прогнозируемые результаты. Различаются стратегии трех видов: корпоративные – общие для организации, по отдельным направлениям деятельности (бизнеса) и функциональные – маркетинга, исследований, повышения профессионального потенциала сотрудников и др.

     При разработке стратегии любого вида необходимо учитывать особенности организации: ее назначение и сферы интересов, обеспеченность ресурсами, возможности создания и реализации конку-рентных преимуществ, рыночную конъюнктуру, корпоративную культуру, профессиональный уровень кадров, их готовность к оправданному риску. Большое влияние на качество разработки стратегии и последующее ее выполнение оказывают ценностные ориентации руководителей высшего уровня и масштаб их амбиций.

     Таким образом, при разработке стратегии  необходимо ставить следующие задачи:

     – создать работоспособную организационную  структуру, наладить четкое взаимодействие организации с внешней средой, а также управляющей и управляемой  подсистемами, поскольку правильное соотношение между структурными составляющими системы является обязательной предпосылкой ее успешного функционирования и развития;

     – аргументировать выбор целей, в  рамках и для достижения которых  планируется объем выпуска продукции  с достаточным ресурсным обеспечением, разрабатываются программы ее продвижения  на рынке, проектируются новые технологии;

     – достичь максимальной индивидуализации, исходя из того, что всякая организация  по определению уникальна (неповторима) и отличается материально-технической  базой, условиями ресурсного обеспечения, корпоративной культурой, составом кадров и другими особенностями, которые непременно должны учитываться;

     – проводить исследования и поиск  новых направлений, форм организации  бизнеса, адекватных меняющейся рыночной конъюнктуре и ориентированных  на сохранение, повышение и реализацию конкурентоспособных преимуществ организации;

     – придерживаться политики мотивации  персонала и разработки системы  вознаграждений.

     Упомянутые  задачи будут решаться тем эффективнее, чем четче задачи стратегического  менеджмента отделены от задач оперативного (текущего) управления. Последнее следует рассматривать как продолжение стратегического менеджмента, который находит свое выражение в конкретизации стратегических задач, поставленных и решаемых в пределах принятой стратегии. И при разработке, и в процессе реализации стратегии возникает необходимость в творческом подходе и решениях, без которых успешная ее реализация невозможна.

     Необходимость этого особенно очевидна в ситуации управленческого реагирования на возникающую  опасность. Реакция на угрозы должна следовать по возможности в режиме реального времени, ибо после «пожара» она становится в лучшем случае поучением на будущее. В противоречивой и полной риска среде функционирования организации управление должно умело использовать свой потенциал для предупреждения возникновения нежелательных проблем, а в случае их неизбежности быть готовым с помощью средств и технологий специального назначения свести их к минимуму. Только при своевременной адаптации к меняющимся условиям внешней среды и корректировке параметров первоначальной стратегии можно не только сохранить, но и усилить позиции организации на конкурентном рынке.

     Функция управления – это направление  или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами.

     Среди основных характеристик функций  управления можно выделить следующие:

     1) однородность содержания работ,  выполняемых в рамках одной  функции управления;

     2) целевая направленность этих  работ;

     3) обособленный комплекс выполняемых  задач.

     Функция управления должна иметь четко выраженное содержание (набор действий в рамках функции), процесс осуществления (логическую последовательность осуществляемых в  рамках функции действий) и структуру, в рамках которой завершается  ее организационное обособление.

     Выделение функций управления имеет большое  значение. Во-первых, функции управления организацией, их распределение по исполнителям определяют структуру  и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда. Любое воздействие на управляемую  систему может быть реализовано только через функции управления. Таким образом, выявляется тесная взаимосвязь и взаимообусловленность структуры и функций управления. Во-вторых, выделение функций управления помогает совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта. В-третьих, изучение функций управления дает понимание сущности управленческой деятельности.

     Анализ  функций управления дает возможность  систематизировать знания о динамике, темпах и направлениях развития, причинных  связях и взаимосвязях функций, резервах совершенствования их организации. Результаты анализа – основа для совершенствования существующей системы управления.

     Анализ  функций управления охватывает широкий  круг вопросов, определяющих как природу, цель, структурные свойства функций, так и способы осуществления каждой функции, т.е. технологию процессов менеджмента. Основное направление анализа функций управления –исследование всей их суммы и установление степени ее соответствия целям и задачам, стоящим перед объектом управления.

     Анализ  эффективности реализации функций  позволяет более четко определить обязанности и права работников аппарата управления и на этой основе спроектировать более рациональную систему менеджмента.

     Результаты  анализа функций управления могут  быть выражены в виде функциональной модели управления, отражающей взаимосвязь функций управления с конкретными исполнителями, показывающей, как связаны между собой подразделения в статике, отражающей динамику выполнения работ и их взаимосвязь.

     Функциональные  модели строятся для каждого уровня менеджмента. Модели более высокого уровня содержат управляющее воздействие для моделей, решающих задачи более низкого уровня, определяя их содержание и ограничения. Эти задающие воздействия устанавливаются с учетом информации, которую получает высший орган управления по результатам анализа функций управления низшего уровня.

     Результатом анализа могут быть мероприятия, направленные на:

     1) отделение вспомогательных и рутинно-расчетных работ;

     2) рационализацию связи между работами и исполнителями;

     3) выделение общих работ для системы управления в целом, результаты которых используются всеми подразделениями;

     4. Выделение координирующих межфункциональных  работ.

     В определении функций получил  всеобщее распространение подход, направленный на выделение общих и конкретных, или специальных, функций. Первые рассматриваются как функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе, вторые — как функции, отражающие специфику той или иной организационной системы. 

     1.2 Характеристика и классификация распорядительной документации 

     В соответствии с действующим законодательством  и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам - филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.

     Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового  акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих  черт, что связано с единством  нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять  нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции  организации.

     Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

     С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:

     -    документы, действующие на федеральном уровне, - правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;

     -    правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;

     -    правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

     -    распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

     Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

     Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

     Постановление - правовой акт, принимаемый высшими  и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

     Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

     Как правило, распоряжение представляет собой  способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.

     Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

     Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями  преимущественно по вопросам информационно-методического  характера, а также вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

     Распорядительные  документы - постановления, распоряжения, приказы, решения и др., относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000) оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт является базовым актом, оговаривающим состав, схемы расположения и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов с воспроизведением Государственного герба РФ. 

     1.3 Требования  и оформление распорядительной документации 

     Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен Государственный  герб РФ.

     Код организации проставляют по общероссийскому  классификатору предприятий и организаций.

     Код форму документа проставляют  по общероссийскому классификатору управленческой документации.

     Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

     Над наименованием организации указывают  сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

     Наименование  организаций субъектов РФ, имеющих  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

     Наименование  на иностранном языке воспроизводят  в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном  языке располагают ниже наименования на русском языке.

     Наименование  филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

     Автором документа может быть должностное  лицо, представляющие организацию.

     Справочные  данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

     Наименование  вида документа составленного или  изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать  видам документов, предусмотренным  УСОРД.

     В письме наименование вида документа не указывают.

     Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола  дата заседания. Если авторами документа  являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

     Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  заполнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел.

     Регистрационный номер документа, составленный двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

     Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный  номер и дату документа на который  дается ответ.

     Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

     Оформление  реквизитов, размещенных на рабочем  поле документа.

     Гриф  ограничения доступа к документу  проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно  дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

     В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

     Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

     Если  документ отправляется в несколько  однородных организаций, то их следует  указывать обобщенно.

     Документ  не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

     Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа.

     Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

     Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым  наклоном, пастой, отличающейся по цвету  от основного текста документа.

     Допускается оформление резолюции на отдельном  листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

     К тексту документов оформленных на бланках  А5 заголовок можно не составлять.

     Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

     Тексты  документов пишут только на русском  языке при направлении их:

     - в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

     - на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся  в