Информационная поддержка производственных фирм

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Современная экономика немыслима без информации. Тысячи предприятий и фирм нуждаются в информационной поддержке. Миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые котировки, реестры акционеров — все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение.

Информационные технологии управления являются основой системы  управления, она постоянно видоизменяется, появляются новые информационные потоки, обусловленные широким внедрением средств вычислительной техники  и расширением производственных и финансовых связей предприятия. Функциональное назначение и тип информационной системы зависят от того, чьи интересы и на каком уровне она обслуживает.

Информационные системы фирм характеризуются различной степенью сложности создания, сопровождения и интеграции с другими системами. Их функционирование обычно направлено на реализацию нескольких целей, поэтому их качество определяется совокупностью свойств, характеризующих способность системы удовлетворять потребности пользователя.

Данный реферат является попыткой дать четкое представление о том, что такое информационные системы, каково их место в фирме, показать необходимость овладения технологиями и методами использования информационных систем.

Объясняются базовые  понятия информационных систем. Рассматриваются основные типы информационных систем в экономике, организация взаимодействия с ними. Даются основные представления о компонентах, обеспечивающих работу информационных систем. Проводится обучение навыкам работы в разных информационных системах, методика внедрения корпоративной информационной системы. Приводятся и подробно объясняются базовые понятия различных видов информационных систем.

ГЛАВА I. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА В ФИРМАХ

1.1 Понятие информационной  системы (ИС)

 Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Система может  быть определена как совокупность взаимосвязанных  элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития, относительно изолированная от окружающей среды.

В информатике  понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых  значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических  средств и программ.

Добавление  к понятию «система» слова  «информационная» отражает цель ее создания и функционирования.

Информационные  системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой  в процессе принятия решений задач  из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная  система (ИС) — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание  информационной системы предполагает использование персонального компьютера в качестве основного технического средства переработки информации.

В крупных организациях наряду с персональным компьютером  в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ.

1.2 Экономическая информационная  система (ЭИС)

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира.

ЭИС предназначены  для решения задач обработки  данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных  задач, основанных на методах искусственного интеллекта,

Задачи обработки  данных обеспечивают обычно рутинную обработку и хранение экономической  информации с целью выдачи (регулярной или по запросам) сводной информации, которая может потребоваться  для управления экономическим объектом.

Автоматизация конторских работ предполагает наличие в ЭИС системы ведения картотек, системы обработки текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты и связи.

Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается независимо от экономики или иных сфер использования найденной информации.

Итак, экономическая информационная система представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений.

Теперь информационную систему можно определить как сложную кибернетическую систему, объединяющую потоки информации аппарата и объекта управления экономической системы.

Понятия, характеризующие  экономические информационные системы:

• интегрируемость — обеспечивает взаимодействие системы с вновь подключаемыми компонентами или подсистемами;
• масштабируемость — характеризует возможность расширения системных ресурсов и производительной мощности;
• управляемость — характеризует возможность гибкого управления системой;
• адаптивность — характеризует возможность системы приспосабливаться к условиям конкретной предметной области;
• используемость — обеспечивает возможность реализации заложенных в систему функций;
• обоснованность — позволяет получать обоснованные результаты в ходе выполнения прикладных программ;
• реактивность — характеризует способность системы реагировать на внутренние и внешние воздействия;
• безопасность — характеризует возможность предотвращения разрушения системы в результате несанкционированного доступа, и др.

1.3 Фирмы. Основные компоненты фирмы

Под организацией (фирмой) будем понимать сообщество людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправных началах будут употребляться два слова: «организация» и «фирма». Существенные компоненты фирмы могут рассматриваться с точки зрения рабочего места, культуры, основных фондов или заинтересованных лиц. Для хорошей работы фирмы эти компоненты должны ориентироваться на одну цель и синхронизироваться друг с другом. 

 Информация — ключевой компонент, который позволяет организации достигать и удерживаться в состоянии единения и гармонии.

Рабочее место

Фирма состоит из людей, которые объединяются для общей  цели — чтобы создавать и предлагать продукт или услугу. Например, изготовитель перерабатывает сырье в конечный продукт; банк обеспечивает финансовые услуги; больница предоставляет медицинские услуги. Чтобы достигнуть целей фирмы, работа делится между людьми в соответствии с их навыками и целями работы, а затем соединяется вместе для общего согласования. Работа включает физическую и умственную деятельность, а в некоторых случаях — слияние обоих. Рассмотрим рабочее место с точки зрения производственных рабочих, имеющих физическую ориентацию, и информационных работников, которые имеют умственную ориентацию. 

Производственные работники — это рабочие, непосредственно связанные с производством и распределением продуктов или предоставлением услуги. В производящей организации, например, производственные рабочие заняты преобразованием сырья в готовую продукцию. Другие, кто не работает непосредственно с изделиями, но считаются производственными рабочими — это операторы челюстных погрузчиков, кладовщики, инспекторы, водители грузовиков и т.д. Вместе с увеличением степени автоматизации производственного рабочего места, возрастает и их потребность в информации.

Информационные работники. Информация — основной компонент их деятельности. Создание, обработка, распределение, интерпретация, и анализ информации — их работа. Они имеют дело с различными типами сообщений, телефонными звонками и записями. Они изучают сообщения, подготавливают сообщения, принимают решения, действуют, поскольку решения были сделаны, организуют собрания или участвуют в них.

Информационных работников можно разделить на три больших  категории:

1) основные потребители информации, например, менеджеры, которые используют информацию для управления, планирования и принятия решений,

2) работники, являющиеся  как потребителями, так и производителями  информации, например, бухгалтеры и

3) персонал информационной поддержки, например, секретари, программисты, операторы ЭВМ, специалисты по информационным технологиям, администраторы баз данных и системные аналитики.

Культура

Короткое, но емкое определение  организационной или корпоративной культуры состоит в том, что «это способ создавать ценности». Это повседневная среда, которую наблюдают и чувствуют те, кто работает в ней. Без ее поддержки большинство попыток что-то предпринять обречены с самого начала.

Что должна делать организационная  культура с ИС? Многие организационные культуры держат оборону из-за обоснованных опасений, связанных с информационными системами. Как результат — культура чувствует необходимость защищать себя. Любое изменение в ИС заставляет людей вести себя иначе, таким образом, который в некотором отношении идет вразрез со сложившимися нормами данной культуры. Практически всегда попытки осуществить такие изменения систем встречают большое сопротивление. Кроме того, новая информационная система может потребовать делиться информацией между группами, и очень может быть, что эти группы не доверяют друг другу. Некоторые могут даже чувствовать, что информация будет использована против них. Кроме того, некоторым менеджерам не нужна система, которая увеличивает их ответственность. Она лишает их возможности сказать: «У меня не было информации, и я не мог принять правильное решение».

Разработчики информационных систем не могут значимо влиять на культурные нормы фирмы, но они могут сделать информационную систему более привлекательной для культуры и таким образом привлечь культуру на свою сторону. Лучший способ этого добиться — вовлечь пользователей системы в ее разработку и этим самым делать систему, которая работает так, как люди хотят, а не заставляет людей работать так, как ей надо. Если разработчики не будут иметь поддержки культуры и коллектива, они встанут перед каменной стеной и самая технологически совершенная информационная система будет отторгнута организацией.

Разные фирмы имеют  разные потребности в определенных видах информации, но независимо от их типа или природы, всем организациям нужна довольно универсальная информация относительно их фондов. Например, всем нужна основная бухгалтерская информация, которая включает счета-фактуры, учет затрат, платежную ведомость, дебиторские и кредитные счета и различные финансовые и аудиторские отчеты. Всем нужна маркетинговая информация, которая включает анализ продаж продукта или услуги, рыночные исследования, прогнозы продаж, результаты изучения конкурентов, жизненного цикла продуктов или услуг и т.п. Независимо от того, включается рабочая сила в основные фонды или нет,  информация о персонале несомненно нужна. Она включает личные дела сотрудников, поощрения, запас навыков, вакантные места, описания работ, руководства для переподготовки, описания внутренних правил и т.п.  Информация о приобретении фондов включает заказы на покупку, точки пополнения запасов, страховочные запасы, объемы заказов, спецификации, информацию о поставщиках и прохождении заказов, предлагаемые цены и т.п.

ГЛАВА II. ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДДЕРЖКА ПРЕДПРИЯТИЙ

Конечная цель любого предприятия — предоставлять ценности своим клиентам. Бизнес будет прибыльным, если стоимость, которую он создает, больше, чем затраты на его продукцию и услуги.

2.1 Цепочка создания ценностей

В каждой компании можно выделить девять видов деятельности, которые образуют цепочку создания ценностей. Следующие пять основных видов деятельности связаны с созданием, реализацией и доставкой продукции покупателям с последующим ее обслуживанием и поддержкой.

• Материально-техническое снабжение состоит из получения, хранения и распределения материалов, которые являются входами для производства товаров или услуг. Пример — получение и обработка стали, резины и стекла, которые автомобильный завод использует для производства машин.
• Производственная деятельность превращает входы в конечные продукты или услуги. Например, сборочный конвейер на автомобильном заводе преобразует сырье в готовые автомобили.
• Поставки содействуют распределению готовых товаров или услуг покупателям. Например, отправка автомобилей дилерам.
• Маркетинг и сбыт облегчают приобретение товаров или услуг. Пример — телевизионная реклама и представление на рынке новых автомобилей.
• Сервис обеспечивает ремонт, обслуживание и эксплуатацию. Рабочие, ремонтирующие машины, выполняют сервисные услуги.

Четыре вспомогательных вида деятельности. Следующие четыре вспомогательных вида деятельности обеспечивают возможность осуществления основных видов деятельности:

• Инфраструктура фирмы — организационная вспомогательная деятельность и функции, которые поддерживают цепочку увеличения стоимости. Они включают ИС, бухучет, финансирование, юридическое обеспечение и общее руководство.
• Понятие «кадры» относится к таким видам деятельности, как прием на работу, обучение, оплата и предоставление льгот служащим.
• Технологии улучшают продукт или услугу. Эта область охватывает НИОКР, компьютерные технологии и разработку промышленных образцов продукции.
• Приобретения означают закупки материалов, приспособлений, оборудования и помещений, необходимых для основных видов деятельности.

Каждый из основных видов деятельности добавляет стоимость  при создании товара или услуги. Например, стоимость увеличивается, когда сырье превращаться в конечный продукт. Чтобы быть конкурентоспособным, предприятие должно уметь работать с более низкими затратами или с более высоким качеством, чем его конкуренты.

Деятельность  коммерческих организаций состоит  из выполнения таких операций, как  сбор заказов, производство продукции, приобретение сырья. Работа, которую  клиент захочет оплатить, например, переработка лесоматериалов в мебель, называется деятельностью, создающей потребительские ценности. Работа, необходимая для управления организацией, например, сведение проверочного баланса по счетам дебиторов, называется деятельностью, создающей деловые ценности. Работа, которую потребители не оплачивают и которая не приводит к созданию деловой стоимости, называют деятельностью, не создающей ценности.

Многие организации при  разработке компьютерных ИС просто автоматизируют существующие «ручные» бухгалтерские системы. Они не используют информационные технологии (ИТ) для улучшения и ускорения работ, придания им новых качеств. Результат — большое количество работ, которые не создают стоимости. Гораздо эффективнее использовать достижения в ИТ, чтобы пересмотреть свои производственные процессы с целью расширить деятельность по созданию потребительской ценности, (минимизировать затраты и увеличить эффективность деятельности, создающей деловую ценность и устранить деятельность, не создающую ценности. 

Цепочка создания ценностей в каждой организации  является частью системы создания ценностей, которая состоит из цепочек компании, ее поставщиков и потребителей. Обращая внимание на связи между элементами этой системы, компания может создавать ценности не только для себя, но и для других участников. Например, система своевременных поставок, которая связывает компанию с ее поставщиками (just-in-time — один из вариантов организации поставок, когда они осуществляются не заранее, а точно в сроки, когда это необходимо; в таких системах очень важна оперативная информация, поэтому их использование практически невозможно без электронного обмена данными с удаленным поставщиком), может уменьшить затраты фирмы на обработку и хранение товаров. Поставщики в этом случае также выигрывают, так как получают больше информации о продажах и заказах своего партнера, что позволяет им планировать свое производство и уменьшать материально-производственные запасы.

ИС — важный компонент вспомогательной деятельности, который может использоваться для того, чтобы более целесообразно и эффективно выполнять основную деятельность. Чтобы определить, где и как ИС может быть полезной в организации, необходимо использовать цепочку создания ценностей. Чтобы это сделать, надо выделить отдельные виды работ в цепи, определить затраты и добавленную стоимость каждой из них и проанализировать, где и как ИС может быть полезной. Этот подход, кроме того, помогает понять производственный процесс и связь между различными видами работ.

2.2 Полезность ИС в организации

ИС может  внести свой вклад следующими способами:

• ИС может улучшить товары или услуги, повышая качество, уменьшая издержки или добавляя желательные свойства.

Например, в  производственной организации ИС может  контролировать оборудование и немедленно извещать оператора при возникновении неисправностей. Результатом может оказаться продукция более высокого качества с меньшим количеством брака. В организациях, ведущих прием клиентов, ИС используются для ускорения обслуживания, в консалтинговых фирмах — для быстрого поиска эксперта, имеющего опыт и знания, необходимые в конкретном случае, интересующем клиента.

• ИС увеличивает эффективность и производительность.

Предположим, что  в компании происходят задержки на сборочном конвейере из-за того, что цех испытывает недостаток сырья, даже если оно в достаточном количестве имеется на складе. ИС могла бы внести свой вклад, отслеживая количество сырья, имеющегося на производственной площадке и автоматически отправляя заказ на склад, когда это необходимо.

• ИС предоставляет своевременную и надежную информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений.

Информация  о продажах, собранная оптовым  поставщиком, может помочь своевременно обнаружить спад в продаже отдельных  товаров, давая возможность выяснить причины и принять меры.

• ИС улучшает коммуникации.

Находясь в  командировках, дома или просто в  другом здании, служащие могут использовать компьютеры для входа в сеть своей  компании, чтобы посылать и принимать  сообщения, просматривать файлы  данных компании, исследовать проблемы, готовить презентации.

• ИС улучшает использование знаний.

Например, консалтинговые фирмы помогают своим клиентам планировать  налоги, используя экспертные системы  по налогообложению, в которых сконцентрированы знания лучших экспертов фирмы.

Информационная система определяется следующими свойствами:

• любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
• информационная система является динамичной и развивающейся;
• при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
• выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;
• информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее  время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной  с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в  некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться  в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:

• структурированность решаемых управленческих задач;
• уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;
• принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;
• вид используемой информационной технологии.

Технология  работы в компьютерной информационной системе.

Она доступна для  понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно  использована для контроля процессов  профессиональной деятельности и управления ими.

Внедрение информационных систем может способствовать:

• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;
• освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
• обеспечению достоверности информации;
• замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;
• предоставлению потребителям уникальных услуг;
• отысканию новых рыночных ниш;
• привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

При создании и  использовании информационной системы для любой организации необходимо выполнить следующие условия:

• Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме — эффективный бизнес; в государственном предприятии — решение социальных и экономических задач.
• Информационная система должна контролироваться людьми, пониматься ими и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.
• Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Построение  информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные  вместе, не дают дома. Нужны проект, землеустройство, строительство и проч., чтобы появился дом.

Аналогично  для создания и использования  информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции  и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности  компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации — структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Существует  взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации  и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями информационной системы.

Следует заметить также, что информационные системы  сами по себе дохода не приносят, но могут  способствовать его получению. Они  могут оказаться дорогими и, если их структура и стратегия использования  не были тщательно продуманы, даже бесполезными. Внедрение информационных систем связано с необходимостью автоматизации функций работников, а значит, способствует их высвобождению. Могут также последовать большие организационные изменения в структуре фирмы, которые, если не учтен человеческий фактор и не выбрана правильная социальная и психологическая политика, проходят трудно и болезненно.

2.3 Принцип организации ИС в фирме

В любой фирме  желательно иметь несколько локальных  ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях.

На основе интеграции ИС разного назначения с помощью  компьютерных сетей в фирме создаются  корпоративные ИС. Подобные ИС предоставляют  пользователю возможность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.

Рассмотрим  роль корпоративной ИС в фирме  относительно формирования стоимости  выпускаемой продукции.

Информационные  системы в фирме, поддерживая  все стадии выпуска продукции, могут  предоставлять информацию разной степени подробности для анализа, в результате которого выявляются этапы, где происходит сверхнормативное увеличение стоимости продукции. В этом случае может быть выбрана стратегия по уменьшению стоимости продукции. Результаты принимаемых мер, в свою очередь, отразятся в информационной системе. Снова можно будет использовать полученную информацию для анализа. И так до тех пор, пока не будет достигнута поставленная цель. Например, фирма может резко сократить издержки, связанные с хранением сырья и полуфабрикатов, договорившись с поставщиками о ежедневных поставках. Сведения о произведенных поставках будут учтены информационной системой, из которой будет получена информация для принятия решений на соответствующем уровне управления.

Информационная система может иметь наибольший эффект, если фирму рассматривать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стоимости производимых продуктов или услуг.

2.4 Примеры информационных систем

Информационная  система по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых фирмах информационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет:

• определять группы покупателей, их состав и запросы, а затем
• ориентироваться в своей стратегии на наиболее многочисленную группу;
• посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;
• предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежей.

Информационные  системы, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение, например, в больницу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно. Чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к информационной системе. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу. Эти данные поступают в информационную систему по учету заказов.

Менеджеры, делая  выборки по поступившим заказам, принимают оперативные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Таким образом, экономятся огромные деньги на хранении товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.

Информационные  системы по снижению издержек производства. Эти информационные системы, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг.

Например, информационная система, установленная в фирме  по сдаче автомашин внаем, отслеживает местонахождение, стоимость и техническое состояние парка прокатных машин. Это позволяет минимизировать потери от простоя и пустого прогона для каждой автомашины, перераспределяя предложения согласно спросу.

Информационные  системы автоматизации технологии («менеджмент уступок»). Суть этой технологии состоит в том, что, если доход фирмы остается в рамках рентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересован во взаимодействии с фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов. Если же клиент не желает взаимодействовать с данной фирмой и переходит на обслуживание к другой, то его затраты могут возрасти из-за потери предоставляемых ему ранее скидок.