Информационная подсистема организации

Оглавление

Введение 2

Глава 1. Теоретическая часть.  Состав и содержание организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации. 4

1.1 Информационное обеспечение, его состав и роль в управлении 4

1.2 Проблемы создания информационной системы в организации, структура организации и ее информационное обеспечение 10

Глава 2. Аналитическая часть. Предпроектная подготовка разработки организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации. 16

2.1. Технико-экономическое  обоснование необходимости  разработки организационного проекта. 16

2.1.1.Краткая характеристика  предприятия и  перспективы 16

его развития. 16

2.1.2. Организационная структура ОАО «Прогресс». 20

2.1.3. Системный анализ состояния объекта управления. 22

2.1.4. Системный анализ  состояния субъекта управления. 24

2.2. Разработка задания  на оргпроектирование. 30

2.2.1. Древо целей оргпроектирования: 30

2.2.2. Разработка задания на оргпроектирование. 31

Глава 3. Проектная часть 34

3.1. Организационное проектирование информационного обеспечения управления системы управления персоналом. 34

Глава 4. Внедрение организационного проекта. 49

Заключение 52

Список  литературы 55

Приложение А 56

Приложение Б. 57

Приложение В. 60

 

 

 

Введение 

Информационное  обеспечение – одна из основных составляющих бесперебойной  работы любого предприятия. Ни один отдел не может без неё нормально и продуктивно функционировать. Информация  может поступать в организацию  или её отделы извне – это внешняя информация. Данный вид информации очень важен для организации. Ни одно предприятие  не может быть изолированно от внешней среды. Всегда необходимо знать, какие конкуренты у вас существуют на рынке, с какими потенциальными  партнерами и поставщиками вы могли бы вместе работать и т.д. Велика потребность работы с внешней информацией, например,  у таких отделов, как отдел маркетинга, отдел планирования и др. При этом к информации предъявляются обязательные требования: она должна быть точной, достоверной и предоставляться в нужное время и в необходимом объеме. Информация  также может быть внутренней. Эта  та информация, которая циркулирует  внутри предприятия. Этот вид информации не менее важен, чем предыдущий. Без составления каких-либо отчетов, ведомостей и документов предприятие не сможет составить, например, план дальнейшего развития, а следовательно, не сможет развиваться. Также существуют различные информативные документы, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники, а без эффективной системы информационного обеспечения это сделать не возможно.

Основной целью работы является разработка организационного проекта по совершенствованию  информационного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс», чтобы предприятие могло продолжать максимально эффективно функционировать и развиваться. 

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1. Сформулировать теоретические основы понятия «организационное проектирование»;
2. Изложить информацию дающую представление о том, что есть «информационное обеспечение»;
3. Провести анализ технико-экономических показателей ОАО «Прогресс», а так же объекта и субъекта управления организации;
4. Сделать системный анализ объекта и субъекта управления;
5. Разработать перечень проектных предложений;
6. Осуществить организационное проектирование подсистемы информационного обеспечения ОАО «Прогресс»;
7. Разработать план внедрения организационного проекта;

Объект исследования: ОАО  «Прогресс».

Предмет исследования: подсистема информационного обеспечения ОАО  «Прогресс».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретическая часть.  Состав и содержание организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации.

1.1 Информационное  обеспечение, его состав и роль  в управлении

 

Информация - совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии  управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и  разработки управленческих решений¹.

Государственные учреждения обычно получают огромный объем данных по каждому проекту или отдельному лицу, и эти данные должны храниться, организовываться, анализироваться  и обмениваться для того, чтобы  приносить пользу². Поиск оборудования, анализ тенденций изменения, анализ времени реакции, обмен знаниями становятся основной принятия решений Правительства будущего³.

1. Многие государственные учреждения вводят сложные внутренние сети, базы хранения данных и другие системы, но им не удается эффективно использовать вложения, так как они игнорируют все остальное, что необходимо сделать для обеспечения открытого доступа к знаниям. Речь идет о внедрении информации в системы и процессы, поощрении служащих, создание альянсов для обогащения организации новыми знаниями.

Управленческие информационные системы представляют собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют  принципы единства производственного  процесса, информации и организации  путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов⁴.

Повышение эффективности  использования информационных систем достигается путем сквозного  построения и совместимости информационных систем (интеграции), что позволяет  устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования  информации⁵.

Информационная технология – это система методов и  способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления  и использования информации.

Информационные технологии существуют в автоматизированном и  традиционном (бумажном) видах. Объем  автоматизации, тип и характер использования  технических средств зависят  от характера конкретной технологии.

Цель любой информационной технологии – получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения  на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного  ресурса, надежность и оперативность  процесса обработки информации, качество получаемой информации.⁶

Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации  – высший, средний и низший.

Каждый из них характеризуется  собственным набором функций, уровнем  компетенции и нуждается в  соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п. Средний  уровень – уровень тактического управления. Здесь составляются тактические  планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т. п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются  объемно-календарные планы, производится оперативный контроль и учет и  т.п.

Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций  отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти  функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и  оперативных действий организации), вплоть до того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления.⁷

Информационное обеспечение  – одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности  функционирования системы управления⁸.

Поскольку речь идет об информационном обеспечении управленческой деятельности, необходимо отметить, что в рамках любой организации информация для  управления используется в двух видах, как показано на рисунке 1.: она либо оформлена как документ (план, отчет, приказ, заявка и т.д.), либо имеет  недокументированную форму (речевая  информация и т.д.)

 

 

Информационные ресурсы

  организации

 

Недокументированная информация

Документированная информация – комплекс взаимосвязанных документов, принимаемых в процесс выполнения различных функций управления

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1. – Информационные ресурсы организации

 

Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь  лишь на доступной ему информации об объекте управления. Осуществление  таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности⁹.

Информационное обеспечение  управленческой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации  путем использования недокументированной  и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки  и предоставления этой информации. На рисунке 2. представлена схема информационной среды управленческой деятельности.

В организационно-экономической  сфере циркулирует огромная по объему, разнообразию и динамике обновления информация¹⁰. Для управления этой информацией необходимо использовать:

общероссийский классификатор  управленческой документации ОК 011-93;

 

 

Информационная система организации

Пользователи  – органы управления

Информационные ресурсы

Документированная информация

Недокументированная информация

Процедуры

Документооборот

Процедуры для недокументированной  информации

Источники информации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2. – Информационная среда управленческой деятельности

 

межгосударственные стандарты  и государственные стандарты  Российской Федерации группы Т54 "Система  планово-экономической, учетной, статистической, товаросопроводительной, потребительской, транспортной, банковской и других видов документации";

межгосударственные стандарты  и государственные стандарты  Российской Федерации группы Т55 "Система  административно-управленческой документации, документооборота, организации архивного  дела";

межгосударственные стандарты  и государственные стандарты  Российской Федерации класса Т6 "Система  классификации, кодирования и технико-экономической  информации".

Системы документации (в  соответствии с ОКУД), используемые в учреждениях, организациях, предприятиях в процессе их деятельности, приведены  ниже:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
2. Унифицированная система банковской документации;
3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
4. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
6. Унифицированная система документации по труду;
7. Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;
8. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Требования к информационному  обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формируются  так:

1. удовлетворение информационных потребностей органов управление;
2. правильный отбор первичных сведений и источников информации;
3. правильная систематизация и классификация информации;
4. непрерывность процесса сбора и переработки информации;
5. отсутствие дублирование информации;
6. проверка корректности (непротиворечивости данных);
7. многократное использование информации;
8. приведение к общему формату информации;
9. фильтрация, агрегирование и актуализация информации;
10. уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

В России сейчас реализуется  Федеральная целевая программа "Электронная  Россия (2002-2010 годы)" (далее именуется - Программа), над которой работает ряд государственных структур.

Программа должна обеспечить формирование нормативной правовой базы в сфере информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), развитие информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, сформировать условия для подключения  к открытым информационным системам (в том числе, посредством сети Интернет), а также обеспечить эффективное  взаимодействие органов государственной  власти и органов местного самоуправления с гражданами и хозяйствующими субъектами на основе широкого внедрения ИКТ.¹¹

В Программе провозглашен революционный принцип снижения доли бумажных документов до 35%. Этот эффект должен быть достигнут за счет интеграции разрозненных ресурсов в единую межведомственную систему, унификации и стандартизации документооборота.

Приоритетным направлением автоматизации является создание единых информационных потоков и баз  данных управления. В этот процесс  должны быть вовлечены все ветви  власти - исполнительная, законодательная, региональная, судебная.

"Электронное правительство" - главная задача властей в  едином сетевом пространстве  и основа всех моделей государственного  управления XXI века.

1.2 Проблемы  создания информационной системы  в организации, структура организации и ее информационное обеспечение

 

С проблемой интеграции и  создания интегрированной информационной системы (ИИС) сталкиваются все организации: и те, которые имеют уже достаточно большой опыт автоматизации, и вновь  создаваемые, где информационное обеспечение  организуется «с нуля». В целом варианты достижения интеграции информационной системы зависят от следующих исходных условий: наличия достаточной технической базы и определенного опыта использования различных видов автоматизированных рабочих мест (АРМ).

В том случае, когда задачу интеграции информационной системы  приходится решать в условиях уже  существующей автоматизированных систем управления (АСУ), возможны следующие  варианты: создание на основе имеющихся  массивов информации единого банка  данных, интегрирующего все базы и  файлы. Несколько иной выглядит ситуация, если интеграция осуществляется на базе автономных комплексов и подсистем, обеспечение которых не унифицировано, т.е. которые программно и информационно  несовместимы. В случае создания новой  ИИС возможны также различные  варианты: например, создание ее в виде централизованного банка данных или обособленных, но информационно  взаимосвязанных подсистем на базе распределенных банков данных. Выбор  варианта существующей АСУ на основе интеграции осуществляется в зависимости  от ряда конкретных факторов с учетом перспективы ее развития.

При проектировании ИИС необходимы серьезные предварительные исследования, что требует участия высококвалифицированных  специалистов и сопряжено со значительными  затратами труда и времени. Разработка информационного и программного обеспечения таких систем, ориентированных  на широкий круг приложений, значительно  дороже, чем АРМ. Однако гибкость и  универсальность этих средств значительно  упрощает процесс дальнейшего внедрения, эксплуатации и развития ИИС, т.е. первоначальная стоимость окупается на последующих  этапах ее существования.

Вместе с тем длительные сроки разработки проекта, его высокая  стоимость, отсутствие специалистов могут  сделать этот вариант недоступным, поэтому более рационально обратиться к компромиссному варианту, когда  производится предварительное обследование объекта с целью определения общей концепции создания системы, а сама разработка начинается с локальных подсистем и комплексов задач, которые, однако, ориентированы на дальнейшую интеграцию в единую систему поэтапно, с внедрением отдельных частей.

Информационная система  организации представляет собой  многоуровневую автоматизированную систему  управления, обеспечивающую наиболее эффективное решение задач планирования, производства, реализации товаров и  услуг. Интеграцию здесь можно определить как способ организации отдельных  компонентов в единую систему, обеспечивающую их согласованное и целенаправленное совместное взаимодействие и высокую  эффективность функционирования всей системы.¹²

Информационная система  должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все относящиеся  к делу события внутри организации  и вне ее. Подсистемы информационной системы не являются отдельными или  самостоятельными, они объединяются, все структуры организации связаны  с помощью информационных потоков.¹³

Выделенные информационные подсистемы обязательно существуют в организациях в традиционном или  автоматизированном виде и одна из наиболее сложных задач - координация  их функционирования, которую можно  эффективно решить только в рамках интегрированной системы. При этом исключаются дублирование, потери информации, обеспечиваются наиболее быстрый ее оборот, преобразование и поиск.

Для создания систем, ориентированных  на принятие решений, используются различные  технологии, влияющие в свою очередь, на уровень интеграции. Среди них  можно выделить:

- Электронную систему  обработки данных (ЭСОД), предназначенную  для решения хорошо структурированных  задач, по которым имеются необходимые  входные данные и известны  алгоритмы решения. Система работает  в этом случае в автоматическом  режиме с минимальным участием  человека. Применяется на уровне  оперативного управления - информационной  системе бухгалтерского учета,  АРМ. Главная задача системы  - первичная обработка информации¹⁴.

- АСУ, использующие СУБД, которые позволяют осуществлять  поиск и обработку входящей  информации. Выходная информация  выдается в виде ответов на  вопросы пользователя и управленческих  отчетов. Система не предназначена  для чисто автоматического режима, все решения принимает человек.  Она является примером системы,  осуществляющей информационную  поддержку управленческих решений,  и применяется на нижних уровнях  управления для выполнения хорошо  структурированных задач.

- Системы поддержки принятия  решений (СППР) работают в режиме  диалога и используются для  решения плохо структурированных  задач, для них характерны - неполнота  входящих данных, отсутствие четких  целей. Участие человека в работе  системы велико - он выбирает альтернативу. Помимо запросно-ответной системы,  созданной на базе СУБД, СППР  включает в себя базу моделей  и систему управления этой  базой, а также системы управления  диалогом. СППР ориентированы на  информационную поддержку деятельности  конкретного человека, решающие  специфические задачи.

- Экспертная система (ЭС) основывается на моделировании  процессов принятия решений человеком-экспертом  при помощи компьютера и разработок  в области искусственного интеллекта. ЭС основана не только на  использовании данных и информации, но и знаний.

Сложность и многообразие подходов к построению информационной системы свидетельствует о трудности  решаемой задачи, необходимости создания определенных предпосылок, в том  числе технических, организационных, программных и др., но в первую очередь выдвигается проблема концептуального  проектирования такой системы на основе глубокого и подробного анализа  информационных потребностей организации  и профессионального использования  информационных технологий. Практически  отсутствуют технологии принятия управленческих решений.¹⁵ Нет целенаправленной аналитической и прогнозной работы, не осознана необходимость поддержки автоматизированных информационных систем при выработке проектов решений. В большинстве органов власти нет схемы подготовки и принятия оперативных решений, особенно в чрезвычайных случаях. До аналитических обследований дело практически не доходит. Слабо осуществляется информационная поддержка принятия управленческих решений. Органы власти не разграничивают научно-аналитические работы, выполняемые по целевым федеральным программам. Многие органы власти не имеют подведомственные научных или научно-производственных центров.

Имеются большие пересечения  функций между ведомствами. Вместе с тем, монопольность реализации функций рядом ведомств не мешает другим ведомствам «дублировать» их работу – особенно это относится  к функциям, дающим возможность воздействовать на финансовые потоки: владение и управление имуществом, тарифы, контроль, антимонопольная  политика, распоряжение от имени государства  финансами, лицензирование, сертификация и др¹⁶.

Очевидно, что в таких  условиях трудно законодательно определиться с понятием «государственное управление»  и «информационное обеспечение» органов государственной власти. Однако начало в наведении управленческого и информационного порядка в органах государственной власти уже положено. Важнейшее место в развитии работ по информации законодательное и содержательное определение понятий «информационное обеспечение органов государственной власти», «технология поддержки управленческих решений».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Аналитическая часть. Предпроектная подготовка разработки организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации.

2.1. Технико-экономическое   обоснование необходимости  разработки организационного проекта.

2.1.1.Краткая характеристика  предприятия и  перспективы

его развития.

ОАО «Прогресс», расположенное в Москве, является  крупной промышленной организацией.  Состав организации включает: 7 цехов основного производства, специализирующихся на разработке и производстве генераторов и оборудования для строительного комплекса – башенных кранов, мобильных грузовых подъемников, то есть основной продукции завода, предназначенной для реализации. Кроме этого, в настоящее время освоены и серийно выпускаются товары народного потребления.

В структуру вспомогательного производства входя 3 цеха,  мастерские и производственные участки, главная задача которых:

• изготовление, ремонт, заточка и настойка инструментов, приспособлений, приборов, хозяйственного инвентаря;
• надзор за работоспособностью и ремонтом оборудования, машин, механизмов, зданий и сооружений;
• обеспечение электрической и тепловой энергией, надзор и ремонт электрооборудования и тепловых сетей;
• внутрипроизводственная и внешняя транспортировка сырья, материалов, заготовок, готовой продукции;
• складирование готовой продукции.

 

 Конечный  результат деятельности основных цехов  – готовая товарная продукция, которая  реализуется внешнему потребителю; конечный результат вспомогательных цехов потребляется внутри самого завода.

Обеспечивающее  производство, включает информационное и административное обеспечение основного и вспомогательного производств и выполняет функции координации и контроля текущей деятельности персонала, а также наем, оформление и расстановку кадров.

Рассматриваемая организация работает на условиях полного хозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансирования. Она самостоятельно заключает договоры с потребителями продукции, в том числе получает государственные заказы, а также заключает договоры и ведет расчеты с поставщиками нужных производственных ресурсов. ОАО «Прогресс» несет полную ответственность перед финансовыми органами за своевременное перечисление налогов и других платежей, покрывает из собственного дохода все убытки и потери. За счет выручки от реализации продукции завод производит оплату расходов на организацию и развитие производства, а также на закупку сырья, материалов и оплату рабочей силы.

Завод основан в 1960 году и на протяжении всего этого времени обеспечивает строительный  и энергетический комплекс города и регионов средствами механизации, технологическим оборудованием, что отразилось и на организационной структуре (в состав организации входят три КБ, ориентированные на три вида выпускаемой продукции: КБ  мелкосерийного производства оборудования для строительного комплекса, проектно-конструкторское отделение для  разработки генераторов и КБ товаров народного потребления).

Научно-техническая  деятельность представляет собой весьма специфический вид человеческой деятельности, связанный с получением и преобразованием новых знаний, технических и технологических решений в конкретных областях народного хозяйства. Важнейшая  особенность состоит в специфическом характере труда конструкторов и инженерно-технических работников.

Исследуемая организация действует в рамках  стратегии организационного развития, и, в частности, стратегии умеренного роста, использование которой предполагает: маневренность, использование внешних ресурсов; диверсификацию бизнеса; расширение фундаментальных исследований; концентрацию усилий на реализации нововведений, в которой механизмы размещения рабочей силы ориентированы, как на внешние конкурентные условия, так и на создание внутренних систем развития, компенсирующих влияние внешней среды.

Завод оснащен необходимым станочным парком, сборочным и испытательным оборудованием, которое в настоящее время используется в среднем на 90%, и способен выдерживать конкуренцию на внутреннем рынке.