Информационная система. 4

Министерство образования и науки Российской Федерации 

ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный педагогический

университет им. И. Я. Яковлева»

 

 

 

Кафедра информационных технологий

 

 

 

Курсовой проект на тему:

 

 

Разработка ИС для отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары

 

По дисциплине: информационные технологии управления

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: Савельева Оксана

Львовна,

студентка ГМУ- 2 -10

Научный руководитель:

Алексеева Н.Р.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Чебоксары - 2013

 

Оглавление

 

 

Введение

В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей. Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотрены основные области их применения. Главное внимание уделяется рассмотрению информационных систем и технологий с позиций использования их возможностей для повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях (фирмах).

Сегодня процесс информатизации в определенной степени затронул многие отрасли хозяйства, системы обороны и безопасности, банковскую сферу, бизнес и сферу государственного управления. Информационное обеспечение в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Основная цель информационной системы – организация хранения и  обработки информации. Информационная система представляет собой компьютерную систему обработки информации.

Автоматизация деятельности отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары  по расчету и наглядности значительно облегчит работу ее сотрудников, так как отдел ЗАГС тоже подсчитывает статистику и поэтому тема данного проекта является весьма актуальной.

Целью данного курсовой работы является создание автоматизированной информационной системы отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары.

Объектом курсового проекта является отдел ЗАГС администрации г.Чебоксары.

Предмет курсового проекта - применение информационных технологий в отделе ЗАГС администрации г.Чебоксары.

Цель проекта заключается в определении эффективных механизмов применения информационных технологий.

  Для достижений поставленной цели были выдвинуты следующие задачи:

• раскрыть сущность деятельности отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары;
• разработать автоматизированную информационную систему, предназначенную для автоматизации деятельности отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары.

 

Глава 1. Характеристика деятельности отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары

1. Общее положение отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары.

Отдел ЗАГС входит в систему органов государственной исполнительной власти, является государственным органом по организации государственной регистрации записи актов гражданского состояния. Отдел ЗАГС обладает правами юридического лица, имеет самостоятельный баланс, бюджетный и иные счета, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием на русском языке, а также другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы, бланки. Отдел ЗАГС в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Семейным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об актах гражданского состояния", другими законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Финансирование расходов, связанных с реализацией полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния, осуществляется за счет субвенций из федерального бюджета.

На отдел ЗАГС в соответствии с законодательством возложены следующие полномочия:

1. осуществлять государственную регистрацию рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени, смерти;
2. принимать документы, необходимые для государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом « Об актах гражданского состояния»;
3. в случаях предусмотренных законодательством  Российской Федерации, производить расторжение брака;
4. производить государственную регистрацию  заключения брака лиц, не достигших возраста 18 лет, на основании решений органов местного самоуправления и Комиссии Правительства Мурманской области  по рассмотрению заявлений о разрешении на вступление в брак  лицу, не достигшему возраста 16 лет;
5. вносить исправления и (или) изменения в первые экземпляры актовых записей;
6. производить восстановление и аннулирование  записей актов гражданского состояния  на основании решений судов, вступивших в законную силу.
7. отказывать в государственной регистрации  актов гражданского состояния и внесении исправлений  и изменений в записи актов гражданского состояния;  по требованию заявителя сообщать  причину отказа  в письменной форме;
8. составлять заключения отдела ЗАГС о внесении исправлений или изменений  в записи актов гражданского состояния  в случаях, предусмотренных ФЗ «Об актах гражданского состояния»;
9. выдавать и высылать повторные свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния и иные документы, подтверждающие факты государственной регистрации актов гражданского состояния;
10. сообщать сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния в  соответствии с действующим  законодательством РФ;
11. производить государственную регистрацию заключения брака в торжественной обстановке по желанию лиц, вступающих в брак;
12. обеспечивать конфиденциальность сведений в связи с государственной регистрацией актов гражданского состояния, в том числе хранящейся в электронном виде, в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации;
13. принимать для государственной регистрации  актов гражданского состояния документы, выданные  компетентными органами  иностранных государств, при наличии их легализации, если иное не установлено международными договорами Российской Федерации, и нотариально удостоверенные переводы на русский язык;
14. обеспечивать исполнение налогового законодательства Российской Федерации в части взимания государственной пошлины за государственную регистрацию  актов гражданского состояния  и совершаемые органами ЗАГС другие юридически значимые действия;
15. в установленном порядке направлять извещения  о внесении изменений или исправлений  в записи актов гражданского состояния.
16. обеспечивать в установленном порядке исполнение международных обязательств Российской Федерации в части истребования и пересылки документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории иностранных государств, в рамках компетенции отдела ЗАГС;
17. обеспечивать рассмотрение заявлений и жалоб, поступивших в отдел ЗАГС, в соответствии с Федеральным законом « О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в рамках компетенции отдела ЗАГС;
18. вести прием граждан по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния;
19. осуществлять в установленном порядке учет, хранение и предоставление  отчетности о расходовании бланков  свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
20. передавать в установленном порядке удостоверения личности умерших  в отделение Федеральной  миграционной службы России по муниципальному району;
21. участвовать во взаимодействии с государственными и муниципальными органами, средствами массовой информации в правовом просвещении граждан  по вопросам государственной регистрации  актов гражданского состояния;
22. осуществлять взаимодействие по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния с другими государственными и муниципальными органами;
23. осуществлять иные функции, вытекающие из основных задач отдела ЗАГС в рамках установленной компетенции;

 

1.2.  Структура ИС отдела  отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары.

Основной задачей отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары  является -  обеспечение соответствия действующему законодательству регистрации актов гражданского состояния на территории г.Чебоксары, в целях создания условий для оперативного правового обслуживания, защиты законных интересов населения, охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан, а также в интересах государства.

Для решения поставленных задач отдел ЗАГС исполняет следующие функции в установленной сфере деятельности:

• Оформляет материалы и составляет заключения по внесению исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния;
• В соответствии с законодательством аннулирует и восстанавливает записи актов гражданского состояния на основании решения суда;
• В соответствии с законодательством оформляет материалы и составляет заключение по перемене имени (фамилии, собственно имени, отчества);
• Исполняет в соответствии с законодательством запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований, предприятий и организаций независимо от их организационно правовых форм и форм собственности;
• Исполняет международные обязательства в сфере гражданско-правовых отношений в части, касающихся актов гражданского состояния;
• Осуществляет учет прихода и расхода, контроль за использованием бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
• Предоставляет в Сектор ЗАГС минюста Чувашкой Республике в установленном порядке отчеты по движению бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, статистическую и иную отчетность по государственной регистрации актов гражданского состояния;
• Предоставляет в территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Чувашской Республике в установленном порядке статистическую отчетность;
• Проводит прием граждан по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния;
• Рассматривает обращение граждан и организации по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
• Проводит среди населения разъяснения законодательства по государственной регистрации актов гражданского состояния;
• Обеспечивает защиту сведений отнесенных к категории конфиденциальной информации, а так же защиту информации на всех этапах ее хранения, обработки и передачи по системам и каналам связи.

Для упрощения деятельности работников отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары. Информационная система  отдела ЗАГС  (далее - ИС) оснащена двумя разделами: справочным и расчетным. Справочная информация содержит неизменяемые данные, которые используют для будущих расчетов данных. В справочной части выделены следующие вспомогательные данные:

• Структура отдела ЗАГС администрации г. Чебоксары;
• Справочник отделам ЗАГС Чувашской Республике;

 

 

Таблица 1.

Данные о справочнике по отделам ЗАГС Чувашской Республике.

№	Информация
1	Начальник отдела
2	Специалист
3	Район
4	Адрес
5	Телефон

• Родивших в среднем за год на 100 женщин в возрасте, чел;

Показывает следующие (рис.1.3)

Родивших в среднем за год на 100 женщин в возрасте, чел
Годы	моложе 20	20-24	25-29	30-34	35-39	40-44	45-49
2000	19,7	98,4	75,8	38,2	12,8	2,5	0
2001	18,3	94,1	75,2	36,1	13	2,9	0,1
2002	19,4	97	82,1	42,6	15,5	2,6	0,1
2003	19,2	94,5	83,1	46,6	16,4	2,6	0,1

 

• Необычные имена;

На основе этих данных рассчитывается процентное отношение родившихся девочек по определенным именам(рис.1.4). по формуле: количиство родивших девочек в определенном году делятся на данные определенного года и имени умноженного на сто процентов.

Имя	2012 год	2010год	2005 год	2000 год	1990 год
София, Софья	3841	3668	2127	826	193
Мария, Марья	3735	3341	2917	2124	2845
Анастасия	3049	3055	3371	3616	3199
Дарья, Дария	2695	2655	2203	1992	1969
Анна	2611	2581	2338	2007	3064
Елизавета	2335	2346	1893	1357	535
Виктория	2219	1994	1829	1076	1033
Полина	2051	2186	1703	1275	375
Варвара	1900	1455	766	280	110

 

• Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния на территории г.Чебоксары за 2013 год.

Таблица 2.

	Кол-во з/а о	Кол-во з/а о	Кол-во з/а о	Кол-во з/а о	Кол-во з/а об
месяц	рождении	смерти	браке	растор. брака	уст.отцовст.
январь	873	1623	442	409	111
февраль	770	1403	431	398	119
март	801	1547	553	412	119
апрель	838	1442	212	380	120
май	861	1515	367	372	100
июнь	764	1292	1051	330	109
июль	1082	1406	1026	473	140
август	980	1373	1324	416	149

По этим данным формируем отчеты расчетной части.

Расчетная часть ИС формируется на основе справочной информации и состоит из следующих разделов:

• Динамика браков и разводов.
• Выдача свидетельств о усыновлении/удочерение;
• Динамика 50-ти наиболее популярных имен Девочек;
• расчет числа браков и разводов.

Так же в ИС представлены отчеты, помогающие пользователю ИС быстро и конкретно по определенному критерию найти и рассчитать тот или иной показатель.

 

 

 

Глава 2. Разработка ИС для отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары.

2.1 Описание общей структуры  ИС.

Общая структура информационной системы состоит из следующих элементов:

1. При запуске ИС появляется  заставка

2. Главное меню, обеспечивает доступ  к следующим функциям ИС:

• к справочным данным

• Структура отдела ЗАГС администрации г. Чебоксары;
• Справочник отделам ЗАГС Чувашской Республике;
• Родивших в среднем за год на 100 женщин в возрасте, чел
• Необычные имена;
• Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния на территории г.Чебоксары за 2013 год.

• к расчетным данным

- расчет суммарного коэффициента по годам;

- расчет числа браков и разводов;

- расчет количества наиболее популярных имен девочек.

• Диаграммы

• диаграмма государственная регистрация заключения браков и разводов.
• Динамика родившихв среднем за год на 100 женщин в возрасте, чел

• Отчеты

 При выборе соответствующего  пункта меню система переходит на нужный лист, где реализованы необходимые операции. На каждом листе находится кнопка возврата к главному меню.

Схематично ИС представлена на таблица1.

Таблица 1.

№	Кнопка	Назначение
1	«Структура отдела ЗАГС»	Переход на лист «Структура отдела ЗАГС»
2	«Справочник»	Переход на лист «Справочник»
3	«Динамика девочек»	Переход на лист «Динамика девочек»
4	«Необычные имена»	Переход на лист«Необычные имена»
5	«Браки и разводы 2000-2012гг»	Переход на лист «Браки и разводы 2000-2012гг»
6	«Возрастные коэффициенты рождаемости»	Переход на лист «Возрастные коэффициенты рождаемости»
7	«Выдача свидетельств о усыновлении/удочерение»	Переход на лист «Выдача свидетельств о усыновлении/удочерение»
8	«Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния на территории г.Чебоксары за 2013 год»	Переход на лист«Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния на территории г.Чебоксары за 2013 год»
9	«Отчет»	Переход на лист «Отчет»
10	«Меню» на расчетных листах	Переход на лист «Меню»

 

2.2 Описание интерфейса  пользователя

Для создания ИС используется программа MS Excel. Работа по созданию самой ИС начинается с создания ее компонентов. Первым компонентом структуры системы является заставка. В функциональном плане от заставки требуется только вывести на экран название системы и по щелчку мыши перейти на лист меню. Переход к меню осуществляется с помощью гиперссылки.

Рис.1. Заставка ИС отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары.

С листа заставки по гиперссылке переходим в раздел «Меню». Меню ИС обеспечивает навигацию по основным разделам информационной системы.

Рис.2. Меню ИС отдела ЗАГС администрации г.Чебоксары.

Все существующие листы связаны определенной кнопкой, с  присвоенным макросом. В общем случае макросы представляют собой встроенные в документ Excel программы на Visual Basic. Они применяются в тех случаях, когда встроенных средств Excel не достаточно. Все макросы  переходов создаются практически одинаково.

Sub Меню()

    Sheets("Меню").Select

End Sub

Справочная информация в ИС представлена в виде таблиц, содержащих основные данные по определенным критериям. Таблицы относительно небольшие и содержат условно-постоянную информацию. Так, информация по справочным матерьялам выглядит следующим образом:

Начальник отдела

Специалист

Район

Адрес

Телефон

Рис.3. Справочник отдела ЗАГС по Чувашской Республике.

Аналогично выстраивается и другая справочная информация(рис.3), которая уже содержится в расчетной части. Динамика наиболее популярных имен среди девочек в % рассчитывается следующей формулой: =E10/E60*100%

Рис.3.Динамика наиболее популярных имен для девочек.

Таблица с информацией редкие имена содержит информацию о именах выбираемыми родителями редких имен (рис.4)

Рис.4. Данные о редких именах

С помощью данных о количестве браков и разводов можно увидеть динамику роста бракосочетаний и развода населения по годам через диаграмму (рис.5.)

Рис.5.Данные о браках и разводов населения

По данным о  родивших в среднем за год 100 женщин в возрасте, чел.(рис.6). Я показываю динамику виде диаграммы (рис.7.)

Рис.6. Коэффициенты родивших в среднем за год

Рис.7. Динамика родивших в среднем за год на 100 женщин в возрасте, чел

 

Разработана сводная таблица расчета на листе отчеты рис.9,а так же с помочи листа «Статус» на котором приставлено информация о выдаче свидетельств о усыновлении/удочерение выдачи сведельств о удочерении/усыновлении рис.8.

Рис.8. Статус о выдаче сведельств о удочерении/усыновлении.

 

Лист «Отчет» включает в себя итоговую информацию по листу «Статус» и сводную таблицу, наглядно показывающую количество во время выданных свидетельств (рис.8),а так же имеет сводную таблицу, при которых мы видим общие количество выданных свидетельств по з/а рождение, з/а заключения брака и з/а расторжение брака по справочной таблице (рис.9).

Рис.9. Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния на территории г.Чебоксары за 2013 год.

 

Рис.10. Структура таблицы «Отчет»

 

 

 

2.3 Описание методов работы с ИС

В соответствии с поставленными задачами в ИС автоматизированы следующие операции работы с имеющимися данными:

- Поиск данных;

- Построение диаграмм;

- Математические функции;

- Формирование отчета;

- Сводная таблица.

Операция «Сортировка» реализована в ИС на листе «Справочник»  быстро найти информацию которая интересует в результате  в редакторе Visual Basic макрос выглядит следующим образом:

Sub Сортировка()

Dim k As Integer            'Объявляем переменную целого  типа

Range("C9").Select     'Выделяем ячейку C11

k = Range("L15")    'Определяем  номер выбранного пункта

Range("Справочник").Sort Key1:=Cells(12, k + 2), Header:=xlGuess

End Sub

Операция «Поиск данных» реализована в ИС на листе «Справочник» и позволяет по критерию «Начальник отдела» быстро найти информацию. В результате  в редакторе Visual Basic макрос выглядит следующим образом:

Sub Найти()

    Range("C9").Select

    ActiveWindow.ScrollColumn = 2

    ActiveWindow.ScrollColumn = 1

    ActiveWindow.SmallScroll Down:=-3

Range("C9:G38").AdvancedFilter Action:=xlFilterInPlace, CriteriaRange:= _

        Range("C4:E5"), Unique:=False

End Sub

А так же на листе «Справочник» создана кнопка «Данные» для того что бы можно было добавить новую информацию или изменить старую на более новую(рис.11.),

Рис.11. таблица с кнопки «Данные»

и так же была создана кнопка отобразить все которая имеет следующий макрос:

Sub ОтобразитьВсе()

   Range("C11").Select

   ActiveSheet.ShowAllData

End Sub

Функции используются по всей ИС, начиная с простых вычислений, например, на листе «Выдача свидетельств о усыновлении/удочерение» была создана собственная функция которая выглядит следующим образом:

Function Статус(КонтрСрок, ДатаРешения, ТекДата) As String

If КонтрСрок >= ДатаРешения Then Статус = "Выданно"

If КонтрСрок < ДатаРешения Then Статус = "Выданно c опозданием"

If КонтрСрок >= ТекДата And ДатаРешения = "" Then Статус = "Рассматривается"

If КонтрСрок < ТекДата And ДатаРешения = "" Then Статус = "Не  выданно"

End Function

 Получается следующая математическая  формула: =Статус(F6;G6;G2)

Для формирования отчета об данных, родившиеся в среднем за год была создана сводная таблица, которая наглядно показывает количество родившиеся детей за год. Макрос для формирования сводной таблицы имеет следующий вид:

Для кнопки «Сформировать» сформирован следующий макрос:

Sub Сформировать2()

    ActiveWorkbook.PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _

        "Сведения !R10C6:R22C13", Version:=xlPivotTableVersion10).CreatePivotTable _

        TableDestination:="Отчет!R16C5", TableName:="СводнаяТаблица3", _

        DefaultVersion:=xlPivotTableVersion10

    Sheets("Отчет").Select

    Cells(16, 5).Select

    ActiveWorkbook.ShowPivotTableFieldList = True

    With ActiveSheet.PivotTables("СводнаяТаблица3").PivotFields("месяц")

        .Orientation = xlRowField

        .Position = 1

    End With

    ActiveSheet.PivotTables("СводнаяТаблица3").AddDataField ActiveSheet.PivotTables _

        ("СводнаяТаблица3").PivotFields("рождении"), "Сумма по полю рождении", xlSum

    ActiveSheet.PivotTables("СводнаяТаблица3").AddDataField ActiveSheet.PivotTables _

       ("СводнаяТаблица3").PivotFields("растор. брака"), "Сумма по полю растор. брака" _

        , xlSum

    With ActiveSheet.PivotTables("СводнаяТаблица3").DataPivotField

        .Orientation = xlColumnField

        .Position = 1

    End With

    ActiveSheet.PivotTables("СводнаяТаблица3").AddDataField ActiveSheet.PivotTables _

        ("СводнаяТаблица3").PivotFields("браке"), "Сумма по полю браке", xlSum

    ActiveWindow.SmallScroll Down:=0

End Sub

 

Заключение

 

Таким образом, современная система управления базами данных MS Excel действительно является мощным средством управления большим объемом данных. Она позволяет производить быструю сортировку большого массива данных, осуществлять быстрый переход по записям в произвольном порядке, производить быструю выборку большого количества данных из всего массива данных по заданным критериям. В таком СУБД каждый файл данных рассматривается как двухмерная таблица, столбцы которой соответствуют полям записей, а строки соответствуют отдельным записям файла и обращение к данным идет через указание номера записи имени поля. При этом работа с отдельным полем таблицы данных напоминает работу с переменными - обращение к данным максимально упрощено, и пользователю не нужно знать всю иерархическую структуру данных.

К тому же язык команд этой системы управления базами данных содержит широкий набор команд, выполняющих действия сложных конструкций, например, сортировка записей файла сводится только к двум командам. Помимо этого предусмотрены команды создания меню для организации прямого диалога с пользователем. Все это максимально упрощает написание программ и подтверждает, что современные системы управления базами данных действительно являются мощным инструментом для создания и обработки базы данных большого объема.

 

Список  литературы:

1. Положение о Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики по Чувашской Республике-Чувашии [Утверждено приказом Росстата от 11.01.2010г. № 8]. – Электрон. дан. – Режим доступа : http://chuvash.gks.ru
2. Официальный портал органов власти. – Электрон. дан. – Режим доступа : http://www.cap.ru.
3. Ванюлин, А. Н. Методические указания для студентов очной и заочной форм обучения по специальности «Государственное и муниципальное управление» по дисциплине «Информационные технологии управления» / А. Н. Ванюлин, Т. А. Лавина. – Чебоксары : Чуваш. гос. пед. ун-т, 2011. –   23 с.