Информационная система. 5

Содержание

1. Цели и задачи бизнеса компании.

2. Цели автоматизации компании.

3. Способ автоматизации компании.

4. Ограничения, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании.

5. Внутренняя ситуация в компании.

6. Анализ требований к ИС.

7. Этапы внедрения ИС.

1. Цели и задачи бизнеса компании.

Основной целью своей  деятельности «Рассвет» ставит обеспечение  потребителя качественными товарами по доступным ценам.

Целью торговой компании является расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подобного типа.

Для достижения этих целей  необходимо:

1. повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов;
2. повышение контроля над выполняемыми операциями;
3. изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей;
4. управление финансами;
5. планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности и т.д.

2. Цели автоматизации компании.

Функции, которые необходимо автоматизировать для решения проблемы компании:

1. Бухгалтерские функции – ведение бухгалтерского учета (фиксация, сбор и обработка информации); формирование бухгалтерской отчетности; 
   предоставление бухгалтерской отчетности в сроки и адреса, предусмотренные законодательством, учредительными документами.
2. Функции по работе с персоналом – контроль соблюдения порядка документооборота; составление и корректировка штатного расписания (проекты, штатная расстановка, хранение архивов); прием на работу (учет вакансий, анкетные данные сотрудников, личные карточки, приказы); книга приказов по кадрам, формирование и регистрация текущих приказов (движение по службе, учет командировок, отпусков и пр.).

3. Способ  автоматизации компании.

В 1998 году в торговой компании «Рассвет» были установлены кассы, компьютеры (Pentium), проложены сети и самостоятельно разработана система ведения бухгалтерского учета, которая автоматизирует следующие функции: операции по банку и кассе; взаиморасчеты с организациями, дебиторам и кредиторами; расчеты по зарплате; расчеты с бюджетом; учет товаров.

В 1999 году была самостоятельно разработана система ведения товарного учета, которая автоматизирует: ведение учета складских запасов и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых первичных документов.

По мере развития компании разработанные системы устанавливались в новых открываемых магазинах. Поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в настоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании. Кроме того, в каждом магазине есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.

На данный момент в компании существует способ автоматизации по участкам.

Разработанные компанией  системы на данный момент не удовлетворяют  предъявляемым требованиям своей  функциональностью и скоростью  обработки данных, поэтому необходимы расширение функциональных возможностей информационной системы компании и увеличение скорости обработки информации.

Для данной конкретной компании подходит комплексная автоматизация.

Преимущества комплексной автоматизации:

1. Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета).
2. Значительное повышение эффективности работы компании, ее прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников.
3. Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации.
4. Встроенные функции контроля за учётными операциями.

Недостатки комплексной автоматизации:

1. Необходимость в реорганизации большинства бизнес-процессов.
2. Высокая стоимость внедрения.
3. Длительные сроки внедрения.

4. Ограничения, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании.

В центральном офисе  компании в результате анализа сложившихся  проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала 2005 года с бюджетом $500000.

Следовательно, величина инвестиций, которые компания способна сделать в развитие автоматизации составляет $500000, а временные ограничения – 5 лет, до 2005 года.

Возможные ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора: отношение персонала компании к автоматизации; новые процедуры работы, которые могут потребоваться после автоматизации; увеличение нагрузки на персонал в первое время работы ИС; необходимость обучения персонала; прием дополнительного персонала после автоматизации; перестановки персонала после автоматизации.

Возможные технические ограничения: низкая скоростью обработки данных; нет единого сервера по приему, консолидации и обработки информации; все компьютеры должны поддерживать данную программу автоматизации.

5. Внутренняя  ситуация в компании.

Схема «Организационная структура компании».

Управление магазинами сети осуществляется центральным офисом.

Функции ИТ-службы компании: разработка, поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в настоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании. Кроме того, в каждом магазине есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.

Таблица «Существующие  в компании ИС».

Используемые технические средства: кассы, компьютеры (Pentium), программное обеспечение.

6. Анализ требований к ИС.

ИС которые необходимо внедрить: "1С:Комплексная автоматизация 8" и "1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)".

6.1. "1С:Комплексная автоматизация 8".

"1С:Комплексная автоматизация  8" – прикладное решение, решающее  задачи комплексной автоматизации  управления и учета для широкого  круга коммерческих предприятий.

В единой информационной базе ведется управленческий, бухгалтерский  и налоговый учет как одной, так  и нескольких организаций. Это существенно  снижает трудоемкость ведения учета  за счет использования общих массивов информации. Управленческий учет по предприятию может вестись в любой выбранной валюте, бухгалтерский и налоговый учет ведется в национальной валюте. Регламентированная отчетность для каждой организации формируется раздельно.

Прикладное решение "1С:Комплексная  автоматизация 8" позволяет организовать на предприятии единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета:

• управление продажами, запасами и закупками;
• управление отношениями с клиентами (CRM);
• ценообразование;
• оперативное ресурсное планирование;
• управление денежными средствами и взаиморасчетами;
• упрощенный производственный учет;
• управление основными средствами и оборудованием;
• бухгалтерский и налоговый учет, регламентированная отчетность;
• расчет зарплаты и управление персоналом;
• мониторинг и анализ эффективности для руководителей.

Прикладное решение "1С:Комплексная  автоматизация 8" создано на технологической  платформе "1С:Предприятие 8", которая  обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений.

Перечень  основных функциональных возможностей "1С:Комплексная автоматизация 8".

В прикладное решение "1С:Комплексная  автоматизация 8" включены наиболее востребованные функции - с учетом реальных потребностей широкого круга организаций.

1. Управление продажами, запасами и закупками.

Прикладное решение  позволяет автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и управления на предприятиях, которые ведут оптовую, розничную, комиссионную торговлю (включая  субкомиссию), осуществляют прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.

Программа обеспечивает решение  следующих задач:

• планирование продаж и закупок;
• управление поставками и запасами;
• управление взаиморасчетами с контрагентами.

Функционал управления заказами позволяет оптимальным образом размещать заказы покупателей и отражать их в планах подразделений в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ). При регистрации заказа необходимые товары будут автоматически зарезервированы на складах предприятия, а при отсутствии нужного количества товаров - может быть сформирован заказ поставщику.

Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как  с автоматизированными, так и  не автоматизированными торговыми точками. Автоматизировано отражение возвратов товаров (от покупателя, поставщику). Ведется учет возвратной многооборотной тары как особого вида товарно-материальных ценностей.

2. Управление отношениями с клиентами (CRM).

Управление отношениями  с клиентами является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия. В прикладном решении реализован основной функционал, обеспечивающий персонифицированный подход в отношении каждого контрагента - покупателя, поставщика, смежника и др.

• регистрация и хранение информации о контрагентах, истории взаимодействия;
• оповещение о событиях и запланированных действиях;
• анализ и планирование контактов и сделок;
• интегрированный анализ отношений с клиентами;
• оценка эффективности рекламных и маркетинговых акций.

3. Ценообразование.

Развитые механизмы  ценообразования позволяют предприятию  определять и реализовывать ценовую  политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении на рынке и себестоимостью реализуемой продукции. В прикладном решении реализованы следующие возможности:

• построение различных схем формирования цен и скидок;
• контроль за соблюдением сотрудниками установленной ценовой политики;
• сопоставление отпускных цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов;
• учет накопительных скидок по дисконтным картам.

4. Оперативное ресурсное планирование.

Программа предусматривает  планирование по следующим направлениям деятельности: продажи, производство, закупки. На основании планов продаж, производства и закупок составляются планы для отдельных участков деятельности и отдельных объектов планирования.

Состав плана может  быть детализирован в рамках основного  периода плана - на год, полугодие, квартал, месяц, декаду, неделю, день. Каждая позиция плана может быть детализирована по контрагентам, договорам и заказам.

Для ускорения процесса подготовки планов предусмотрен специальный  инструмент - "Помощник планирования".

5. Управление денежными средствами и взаиморасчетами.

"1С:Комплексная автоматизация 8" позволяет организовать:

• оперативный учет и контроль движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и в кассах;
• оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств - платежный календарь.

Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость (достаточность денежных средств на счетах и в кассах предприятия).

Предусмотрена возможность учета денежных расчетов в иностранных валютах. Обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа "Клиент-банк".

Функционал управления взаиморасчетами с контрагентами  охватывает полный цикл операций по взаимодействию с деловыми партнерами от момента возникновения обязательств по договорам до их выполнения. Программа позволяет анализировать изменение задолженности во времени, поддерживает методики учета задолженностей в различных разрезах: по договорам, заказам, счетам.

6. Производственный учет.

В "1С:Комплексной автоматизации 8" поддерживается "упрощенный" учет производства, которые позволяет  без использования сложных механизмов (в частности - сложных алгоритмов распределения затрат, посменного планирования, определения лимитов отпуска материалов и пр.) обеспечить учет производственных процессов - от момента передачи материалов в производство до выпуска готовой продукции.

Прикладное решение  предоставляет следующие возможности:

• ведение массивов нормативно-справочной информации, необходимых для учета готовой продукции;
• планирование и учет выпуска готовой продукции;
• учет сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции;
• учет брака;
• учет спецодежды и спецоснастки;
• учет и анализ производственных затрат, расчет плановой и фактической себестоимости.

7. Управление основными средствами.

В программе предусмотрен учет следующих видов долгосрочных активов:

• оборудование, поступившее на предприятие и не переданное в эксплуатацию;
• оборудование, переданное в монтаж;
• объекты строительства;
• основные средства.
• Поддерживается широкий спектр способов расчета амортизации.

8. Бухгалтерский и налоговый учет.

Приложение обеспечивает ведение учета и подготовку регламентированной отчетности в соответствии с российским законодательством.

Автоматизирован учет по всем участкам:

• учет банковских и кассовых операций;
• учет расчетов с контрагентами, персоналом, бюджетом;
• учет материалов, товаров, продукции;
• учет затрат и расчет себестоимости;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет торговых операций, в том числе в розничной и комиссионной торговле.

Поддерживается налоговый  учет по общему и упрощенному режимам  налогообложения, а также с применением  ЕНВД по отдельным видам деятельности. Для возможности сопоставления  данных бухгалтерского и налогового учета методики учета и механизмы хранения информации максимально приближены друг к другу. Ведение налогового учета по налогу на добавленную стоимость реализовано в соответствии с нормами главы 21 Налогового кодекса РФ, в том числе в условиях применения ставки НДС 0 %.

На основе данных бухгалтерского и налогового учета формируется  регламентированная отчетность.

9. Расчет зарплаты и управление персоналом.

Программа предназначена  для поддержки кадровой политики компании и автоматизации расчетов с персоналом:

• расчет заработной платы;
• автоматический расчет начислений, удержаний, налогов и взносов с ФОТ;
• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
• управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;
• кадровый учет и анализ кадрового состава;
• автоматизация кадрового делопроизводства;
• планирование потребностей в персонале;
• планирование занятости и графика отпусков работников;
• управление финансовой мотивацией персонала.

10. Мониторинг и анализ эффективности для руководителей.

"Монитор эффективности" позволяет  руководителю охватить "весь бизнес  одним взглядом" - с помощью  ключевых показателей, которые  рассчитываются на основе оперативной  информации. В состав прикладного  решения включен набор из 50-ти "преднастроенных" показателей эффективности. Возможна быстрая разработка новых показателей.

Основные возможности "Монитора эффективности":

• план-фактный анализ ключевых показателей;
• отслеживание динамики показателей;
• возможность уточнения информации;
• представление информации в наглядной и удобной форме.

"Монитор эффективности"  по сути является основной "точкой  входа" в информационную систему  предприятия для владельцев бизнеса  и руководителей высшего уровня.

Стоимость приобретения ИС.

6.2. "1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)".

"1С:Предприятие 8. Управление  торговлей и взаимоотношениями  с клиентами (CRM)" объединяет  функционал управления торговым  предприятием и CRM-систему с  расширенными функционалом  на платформе 1С:Предприятие 8.

  Продукт специально  создан для компаний, которые  строят систему управления бизнесом  в соответствии с концепцией CRM. Он предназначен для организации  эффективной работы отделов закупок,  продаж, сервисного обслуживания и маркетинга на всех этапах работы с клиентами.

Программный продукт позволяет  в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого  учета, анализа и планирования торговых операций, бизнес-процессы предприятия  и механизмы взаимоотношений с клиентами, что помогает организовать эффективную работу всех отделов компании, в том числе отделов закупок, продаж, маркетинга, сервисного обслуживания и службы качества.

Решение предназначено  для автоматизации управления и  учета в организациях, занимающихся оптово-розничной торговлей и предоставлением услуг, и будет полезно для компаний, которые стремятся управлять бизнесом в соответствии с концепцией CRM.

Функциональные  возможности.

"1С:Управление торговлей  и взаимоотношениями с клиентами (CRM)" автоматизирует следующие направления торговой деятельности:

• управление отношениями с клиентами (CRM), консолидация, классификация и сегментация клиентской базы;
• управление бизнес-процессами;
• автоматизация процессов продаж, начиная с момента первого обращения клиента;
• управление заказами покупателей;
• управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
• управление поставками;
• планирование продаж и закупок;
• управление складскими запасами;
• управление маркетингом, планирование и проведение маркетинговых кампаний;
• управление обслуживанием клиентов;
• анализ товарооборота предприятия, цен и управление ценовой политикой;
• расширенный анализ клиентской базы;
• совместный анализ взаиморасчетов, товарооборота и истории отношений с клиентами;
• мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Программа позволяет регистрировать любые взаимодействия с клиентами  и поддерживает оформление всех основных первичных документов торгового  учета. С помощью расширенного функционала "1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)" учитывается вся информация в процессе работы с клиентом:

• отдельные факты взаимодействия с клиентами (встречи, звонки, e-mail и др.); 
• последовательность и регламент действий по продаже, сервисному обслуживанию или разбору жалобы (бизнес-процессы); 
• совершение хозяйственных операций; 
• предпродажное и послепродажное взаимодействие (в т.ч. сервисное); 
• маркетинговые воздействия (реклама, анкетирование и опросы) и т.д.

На основе этой информации производится реализация управленческих функций.

1. Управление отношениями  с клиентами (CRM).

Модуль CRM позволяет фиксировать  все моменты взаимодействия с  клиентами, собирать и анализировать  информацию о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства и, в конечном итоге, сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) предприятию за определенный период времени. Отслеживаются все стадии отношений в работе с клиентом. Функциональные возможности конфигурации позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями (CRM), поставщиками (SRM), смежниками и любыми другими контрагентами в соответствии с концепцией клиентоориентированного бизнеса.

В "1С:Управление торговлей  и взаимоотношениями с клиентами (CRM)" реализованы следующие возможности  управления взаимоотношениями с  контрагентами:

· управление клиентской базой: контактная информация и подробная характеристика для каждого клиента и контактного лица, возможность быстрого ввода и доступа к полной информации о клиенте, помощник быстрого ввода новых клиентов, поиск двойников и групповая обработка контрагентов, сегментация клиентов на основе анализа продаж, стадии взаимоотношений;

· управление контактами с клиентами: планирование и регистрация событий, история взаимоотношений, регистрация потребности клиентов, оперативная передача информации между отделами, использование шаблонов для быстрой регистрации контактов;

· управление продажами: фиксация первичного интереса клиента, механизм подготовки коммерческих предложений и договоров с выгрузкой печатных форм в MS Word, готовые бизнес-процессы «Продажа», «Согласование коммерческого предложения» и «Согласование договора»;

· планирование деятельности: система напоминаний, календарное планирование, планирование и контроль загрузки сотрудников, система выдачи и контроля поручений, готовый бизнес-процесс «Поручение»;

· анкетирование: сбор информации о клиентах, товарах, конкурентах, регионах, анализ анкет, электронные рассылки;

· встроенный почтовый клиент (e-mail): получение и отправка электронных писем из программы;

· быстрый доступ к оперативной информации по клиентами и по текущим делам сотрудника;

· сервисное обслуживание: хранение информации о регистрационных номерах, сроке и типе гарантийного обслуживания, регистрация сервисного выезда, готовый бизнес-процесс «Сервис»;

· система менеджмента качества: регистрация и обработка жалоб, готовый бизнес-процесс «Разбор жалобы» клиента;

· база знаний: ведение база знаний по продажам, товарам, конкурентам и сервису; структурирование информации, поиск по ключевым словам, быстрый доступ к информации;

· оперативная и аналитическая отчетность: анализ клиентской базы, результаты деятельности сотрудников, анализ событий и потребностей клиентов, многофакторный анализ продаж и т.д.

2. Управление торговлей.

Конфигурация позволяет  автоматизировать задачи контроля и анализа торговых операций в комплексе с другими задачами управленческого учета.

В решении реализованы  следующие возможности:

• механизм ценообразования;
• система управления заказами;
• удаленное управление заказами;
• оптовая торговля;
• комиссионная торговля;
• розничная торговля;
• учет затрат;
• учет НДС;
• подключение торгового оборудования.

Все это позволяет обеспечить эффективное управление торговым бизнесом современного предприятия.

3. Управление поставками  и запасами.

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение  позволяет:

· управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;

· вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, возвратной тары;